Jenis Perencanaan SDM - Universitas Mercu Buana

MODUL PERKULIAHAN
KEWIRAUSAHAAN II
Laporan Perkembangan Usaha
( Manajemen SDM )
Fakultas
Program Studi
Ekonomi Bisnis
Manajemen
Tatap Muka
12
Abstrak
Modul ini menjelaskan bagaimana mengelola
karyawan dari proses perencanaan,
recruitment, Seleksi, Sosialisasi, Pelatihan
dan pengembangan, Evaluasi dan
tindaklanjut
Kode MK
Disusun Oleh
90029
Oloan Situmorang, ST, MM
Kompetensi
1. Mampu menjelaskan siklus
manajemen SDM
2. Mampu membuat perencanaan
SDM jangka pendek dan panjang
3. Mampu membuat standard
keahlian yang dibutuhkan
4. Mampu membuat laporan SDM
Pokok bahasan
1. Pentingnya Manajemen SDM
2. Motivasi : Kunci Utama Meningkatkan Kinerja tim
3. Pengorganisasian dan pengelolaan Sumber daya manusia
1. Pentingnya Manajemen SDM
Sukses yang diraih Sony di bawah Akio Morita dalam membangun konsep Sumber Daya
Manusia telah diikuti oleh perusahaan-perusahaan Jepang lainnya. Namun, sebelumnya
Matshushita juga telah melakukan hal yang sama untuk perusahaan Panasonic.
Sumber daya yang paling penting bagi suatu organisasi adalah orang yang memberikan
kerja, bakat, kreativitas, dan semangat kerjanya untuk tujuan organisasi. Arti Human
Resources Management atau Manajemen Sumber Daya Manusia adalah fungsi manajemen
yang berhubungan dengan perekrutan, penempatan, pelatihan, dan pengembangan
anggota organisasi.
Bagaimana manajemen SDM dapat memastikan organisasi akan mendapatkan karyawan
yang terampil dalam jumlah yang memadai dan konstan? Itulah fungsi dari manajemen
SDM. Apa saja ruang lingkup dari proses manajemen SDM? Ruang lingkupnya adalah:
1.
Perencanaan sumber daya manusia untuk kebutuhan organisasi.
2.
Perekrutan (recruitment), yaitu penentuan syarat, sistem, tata cara, prosedur, proses,
dan hasil seleksi untuk memenuhi permintaan dari organisasi. Prosedurnya adalah:
3.
2015
Seleksi karyawan
2
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4.
Sosialisasi kehadiran karyawan baru dengan cara memperkenalkan, melatih,
membekali, membimbing. Serta memantaunya.
5.
Pelatihan dan pengembangan
6.
Penilaian prestasi kerja
7.
Promosi, transfer, demosi, dan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
8.
Perencanaan pengembangan selanjutnya.
2. Motivasi : Kunci Utama Meningkatkan Kinerja tim
Sehebat apapun rencana bisnis, strategi bisnis, modal yang besar, Sistem Manajemen Mutu
yang baik dan pandainya sang wirausahawan namun bila tidak mengetahui cara memotivasi
sumber daya manusia (SDM)-nya, maka bisnis akan berjalan pelan dan tidak ada
produktivitas yang tinggi.
Motivasi itu, bila diibaratkan dengan sistem kemudi kendaraan, adalah ‘pedal gas’. Jika
gasnya terlalu kencang akan berbahaya dan jika tidak ditekan pedal gasnya maka
kendaraan tidak akan berjalan. Sistem Manajemen Mutu itu sendiri bagaikan sistem kendali
diri kendaraan sebagai quality control-nya (rem pada kendaraan). Jadi, kedua-duanya
adalah alat kendali yang paling penting bagi bisnis yang sudah dimulai dan dijalankan.
Terkadang seorang karyawan, pimpinan, dan wirausahawan belum mengetahui mengapa ia
termotivasi, bagaimana memotivasi diri, dan apa motifnya? Betulkah bahwa untuk
merangsang pegawai, salesman, atau manajer-manajernya hanya berorientasi pada upah
atau gaji semata? Apakah faktor uang saja cukup untuk memotivasi karyawankaryawannya? Apakah tidak ada di antara mereka yang sangat bersemangat melaukan
sesuatu atau enjual produk tanpa selalu hitung-hitungan mengenai imbalan yang
diperolehnya? Bukankah banyak orang yang demi semangat hidup (passion) juga tidak
menunggu ‘sandang-papan-pangan’ yang cukup untuk menghasilkan karya pekerjaan yang
hebat? Banyak juga manajer yang memiliki gaji yang besar tetapi tidak bekerja dengan baik
dan termotivasi untuk bekerja secara total tanpa beban (allout)?
Banyak orang yang tidak hanya berorientasi pada kepuasan uang, rasa aman, atau
posisinya. Lalu, faktor apa yang membuat mereka bekerja dengan tanpa beban?
Jawabannya adalah karena masalah motivasi dan cara memompanya. Kreativitas,
ketahanan fisik, kekuatan pikiran, dan value adding dari pegawai tidaklah cukup untuk
2015
3
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
membuat sebuah bisnis bisa berkembang. Orang yang malas sering disebut orang yang
tidak mempunyai motivasi. Jadi, perlukah kita menentukan apa, bagaimana, dan siapa saja
para pegawai yang perlu untuk dimotivasi? Caranya adalah dengan menemukan dua faktor
penting dalam memperlakukan para pegawai sebelum memotivasinya. Ada 2 bagian besar
yang
harus
diketahui
oleh
seorang
wirausahawan
dalam
memperlakukan
dan
memberdayakan para pegawainya, yaitu:
1.
Berdasarkan kemauan kerjanya (attitude yang positif).
2.
Berdasarkan kemampuan di bidangnya.
Bila dibuat diagramnya adalah sebagai berikut:
Dari diagram diatas, terdapat 4 keadaan, yaitu:
Kondisi 1 : Karyawan mampu dan mau kerja (termotivasi)
Tindakannya adalah memperlebar tanggung jawab pekerjaan dengan penambahan
tunjangan, promosi jabatan dengan posisi baru dan memberikan tantangan baru.
Kondisi 2 : Karyawan mau bekerja (termotivasi) tetapi belum mampu mengerjakannya.
Caranya adalah survei dengan menanyakan apakah ia suka dan cocok di pekerjaan
tersebut? Jika tidak maka dapat dipindahkan atau jika memang menyukai pekerjaan
tersebut maka berilah pelatihan (training), bimbingan, dan lengkapi dirinya hingga mencapai
skill yang baik.
Kondisi 3 : karyawan mampu melakukan pekerjaan tersebut tetapi tidak termotivasi atau
tidak mau kerja dengan baik.
2015
4
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Caranya adalah dengan melakukan diskusi, survei, dan tanya-jawab tentang kecocokan
dirinya dengan jenis pekerjan tersebut.
1.
Jika tidak cocok dengan pekerjaan tersebut, maka:
•
Gali alasannya, jangan-jangan tidak sesuai antara penerimaan pendapatan dengan
tanggung jawab serta beban kerjanya.
•
Bila tetap tidak mau atau termotivasi, maka ada kemungkinan ia telah berada pada
tahapan transformasi entrepreneurship, yaitu ingin menjadi wirausahawan.
2.
Jika cocok dengan pekerjaan dan bidangnya, mak lakukan evaluasi beban pekerjaan
dan mungkin bisa diberdayakan untuk ditingkatkan posisinya dan berilah tantangan yang
lebih besar.
Kondisi 4 : Karyawan tidak mau bekerja (termotivasi) dan tidak mampu untuk dipekerjakan
lagi, maka galilah alasan mengapa ia tidak termotivasi?
1.
Jika tetap tidak termotivasi, berarti ia tidak berguna lagi bagi bisnis Anda dan tidak
lagi produktif. Jadi, lebih baik diganti atau dipersilahkan mencari pekerjaan lainnya.
2.
Jika masih bisa dimotivasi atau adanya sedikit kemauan, berarti cobalah suatu
tantangan baru dalam waktu 3 bulan, dan jika masih bisa dan terus termotivasi maka
teruslah memotivasinya dan pantau dengan baik hingga semakin berkembang. Namun, jika
dalam jangka waktu 3 bulan tidak termotivasi dan tidak mampu sehingga pekerjaan tersebut
menjadi beban berat, maka jangan dipaksa dan persilahkan untuk mencari pekerjaan baru.
Menanamkan motivasi dalam diri seseorang atau sebuah tim itu sangat penting dalam
menciptakan tingkat produktivitasyang tinggi bagi perusahaan. Motivasi selalu ada dalam diri
seseorang dan menjadi sumber energi yang kuat untuk mencapai kesuksesannya. Ada
orang yang konsisten dan banyak juga yang tidak, tetapi bila ada orang orang yang memiliki
motivasi yang tinggi dalam perusahaan akan menimbulkan energi baru (menularkan)
kepada orang yang lain. Hal inilah yang membuat faktor motivasi begitu penting dalam
menciptakan kinerja seseorang seseorang dan membuat tim. Alasan serta manfaat
pentingnya motivasi bagi seseorang dan sebuah tim atau organisasi adalah:
1.
Menularkan energi bagi yang lainnya.
2.
Membuat ia dapat membawa timnya suksesnya.
3.
Mempunyai tingkat produktivitas yang tinggi.
2015
5
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4.
Calon-calon pemimpin masa datang bagi perusahaan.
5.
Menjadikan contoh bagi yang lain
6.
Meringankan pekerjaan bagi tim bila ada banyak yang termotivasi.
Namun, mengatuhi alasan dan manfaat tanpa mengetahui ciri-ciri orang yang termotivasi
juga tidak akan efektif. Ciri-ciri yang termotivasi adalah sebagai berikut:
1.
Keinginan kuat untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan
2.
Semangat kerja yang tinggi
3.
Konsisten dalam bekerja, baik dalam semangat kerja yang tinggi ataupun saat
semangat kerja sedang rendah.
4.
Tidak suka dipengaruhi oleh semangat kerja temanya yang memperlemah dirinya
atau juga memengaruhinya.
5.
Keinginan yang tinggi untuk maju dan berkembang
6.
Senang menerima tantangan dan pekerjaan yang baru serta menantang.
7.
Mempunyai gairah (passion) kerja yang tinggi di bidangnya.
8.
Mau mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan keahlian tanpa harus
diperintah.
Begitu juga bila seorang pengusaha tidak menyadari bahwa karwanyanya ada yang tidak
bermotivasi, padahal ia adalah karyawan yang potensial, maka perusahaan akan sangat
kehilangan tiang-tiang penyangga perusahaan. Adapun ciri-ciri orang yang tidak termotivasi
dengan pekerjaannya adalah sebagai berikut:
1.
Jenuh dengan tugas dan pekerjaan yang terlihat monoton baginya.
2.
Tidak fokus dan sering santai dengan pekerjaanya.
3.
Tidak lagi tertarik pada pekerjaan yang dilakukanya.
4.
Mengalami pusing dan stres di pagi hari bila ia memulai pekerjaanya.
5.
Sering tidak masuk kerja
2015
6
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
6.
Sering melihat jam di saat bekerja.
7.
Senang sekali (bahagia) ketika jam makan siang dan pulang kerja dibandingkan saat
bekerja.
8.
Sering murung, melamun, pendiam, dan muram.
9.
Suka marah-marah di tempat kerja dan mudah terbakar emosinya.
Masih banyak gejala yang lain,namun hendaknya seorang wirausahawan mengetahui ciriciri karyawan yang termotivasi dan karyawan yang tidak termotivasi untuk diambil langkah
dan keputusan yang strategis. Wirausahawan perlu mengambil tindakan yang mungkin dan
bisa dilakukan untuk memotivasi, tetapi ada hal yang perlu diketahui terlebih dahulu
mengapa manajemen gagal atas konsep motivasi itu sendiri. Sepertinya kita perlu
mengetahui hal ini, yaitu:
1.
Manajemen gagal menerapkan teori Maslow dalam organisasi dan individu dalam
mengidentifikasi kebutuhan pegawai untuk perencanaan motivasi.
2.
Tidak melakukan performance appraisal untuk melihat prestasi kerjanya.
3.
Tidak melakukan pemerkayaan isi dan beban pekerja (job enrichment) untuk
menciptaan tantangan baru.
4.
Tidak mengetahui 3 kriteria penting dalam proses motivasi, yaitu:
a.
Tersediannya sasaran kerja yang tidak dikomunikasikan
Contohnya adalah organisasi berjalan dengan visi tanpa arah yang jelas.
b.
Nilai sasaran kerja tidak ada atau hanya sekedar bekerja saja
c.
Seberapa besar kemungkinan bahwa imbalan (reward) yang ditawarkan dapat
memuaskan sasaran kerja seorang karyawan.
d.
Kemungkinan persepsi usaha-imbalan;
Apakah pemimpin memberikan imbalan yang konsisten dan peraturannya jelas?
Bagaimana tata cara dan kriterianya?
Wajarkah nilai imbalan tersebut dengan target kerja yang ditentukan?
2015
7
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Bagaimana menurut pakar yang lain? Menurut Hezberg, ada 2 kerangka yang bisa
membangkitkan
model
aplikasi
dan
pemerkayaan
pekerjaan
untuk
membantu
memotivasinya, yaitu:
1.
Kondisi tugas itu sendiri (faktor higienis pekerjaan)
Contohnya
a.
Kebijakan administratifnya bagaimana? Lama atau tidak ?
b.
Bagaimana kebersihan tempat kerja?
c.
Bagaimana hubungan antara pegawai ?
d.
Adakah manfaat dalam proses peningkatan penggajian yang berkala?
2.
Tugas itu sendiri (faktor motivasi pekerjaan)
Contohnya:
a.
Apakah tugas itu menarik baginya?
b.
Apakah pekerjaan itu memberikan kepuasan baginya?
c.
Apakah pekerjaan itu memberikan tantangan baginya?
d.
Apakah ada pertumbuhan kemampuan baginya?
Masalah motivasi bagi kinerja tim dan perusahaan merupakan masalah yang amat penting.
Cara memotivasi pegawai sangat dibutuhkan oleh seorang wirausahawan dalam
menjalankan usahanya. Ada beberapa cara yang perlu diketahui, yaitu:
1.
Seleksi, persyaratan, dan kualifikasi, dalam penerimaan pegawai
proses pencarian, pemilihan, dan pengangkatan pegawai merupakan faktor penting dalam
membangun dan memelihara tenaga kerja agar terus produktif.
2.
Pelatihan manajemen yang tepat
Banyak pegawai yang tidak termotivasi, bosan dalam kejenuhan kerja yang monoton. Untuk
itu diperlukan adanya pelatihan yang menyenangkan (fun) agar bisa membuat fresh tetapi
mampu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.
3.
2015
Tata usaha mengenai sistem penggajian dan upah
8
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sering terjadi ada perusahaan yang menggunakan sistem penggajian yang tidak jelas dan
tidak ada strukturnya, sehingga karyawan tiak mengetahui mana yang merupakan imbalan
karena prestasinya atau mana yang bukan,
4.
Cara berkomunikasi dan teknik berkomunikasi
Semakin banyak dan lancarnya komunikasi antara pimpinan dengan karyawan dan
karyawan dengan yang lain akan menambah motivasi kerja bagi karyawanya.
5.
Memerhatikan kondisi kerja
Kondisi tempat kerja yang buruk akan menyebabkan karyawan kurang termotivasi dalam
bekerja.
6.
Salah satu kiat jitu untuk memotivasi adalah menghargai dan memerhatikan
karyawan
Sikap menghargai dan memberikan perhatikan yang baik akan membuat karyawan
mempunyai rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan.
Perencanaan SDM
Pentingnya Perencanaan SDM
1. Mengetahui kebutuhan SDM ( kuantitas dan kualitas )
2. Sebagai dasar perumusan pola pengembangan SDM
3. Mengetahui kebutuhan biaya - biaya yang berkaitan dengan SDM
4. Mengurangi resiko dalam pengelolaan SDM ( shortage, over supply, cost, legal
aspects, dll )
5. Mampu meramalkan kondisi SDM pada masa datang
Sarana Perencanaan SDM
1. Visi, misi dan tujuan organisasi
2. Struktur dan prosedur organisasi
3. Tabel Organisasi dan Jabatan ( TOJ )
4. Diskripsi Jabatan ( Job Description )
2015
9
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
5. Daftar Susunan Personel ( DSP )
6. Pola Karier Personel ( PKP )
7. Standar Kualifikasi Personil ( SKP )
8. Buku Induk Personel ( BIP )
Jenis Perencanaan SDM
1. Rencana kekuatan ( Man Power Planning )
2. Rencana eselon
3. Rencana jabatan struktural dan fungsional
4. Rencana rekrutmen dan penyusutan
5. Rencana pangkat dan golongan
6. Rencana pendidikan dan pelatihan
7. Rencana penggajian dan renumerasi
8. Rencana mutasi ( tour of duty & tour of area )
9. Rencana promosi pangkat dan jabatan
Perencanaan pada Organisasi Tertutup
Tidak mengambil SDM langsung dari luar pada semua strata
Intake SDM hanya pada lapisan bawah dari setiap strata / golongan
Sistem intake ditangani secara internal dan terkait dengan pembinaan karier SDM
Sistem jaminan kesejahteraan mengikuti struktur baku
Pola karier bersifat tetap dan pasti dengan jangka masa kerja panjang
Contoh : TNI.Polri,PNS
Perencanaan pada Organisasi Terbuka
Mengambil SDM tenaga profesional dari luar untuk setiap strata jabatan yang diperlukan
2015
10
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sistem intake umumnya menggunakan jasa konsultan ( konsultan psikologi, konsultan
“Head Hunter”, Biro Jasa Perekrutan, dll )
Umumnya dengan sistem kontrak kerja dengan waktu terbatas
Sistem jaminan kesejahteraan mengikuti posisi jabatan, kompetensi dan personal ( tawar
menawar )
Pola karier berdasarkan Merit System ( Prestasi )
Contoh : Perusahaan swasta, BUMN /
BUMD,Organisasi internasional, LSM,Perguruan
Tinggi
2015
11
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Suharyadi, Arissetyanto Nugroho, Purwanto SK, Kewirausahaan membangun usaha sukses
Robert D. Hisrich, Entrepreneurship-Kewirausahaan, McGraw Hill, Salemba Empat ,Jakarta,
2008
H.Buchari Alma, Kewirausahaan, Alfabeta, Bandung, 2011
M.Rizky, Aku pengusaha, Terbitan Andi, 2013
Nanz Chong-Komo, Bringing out the entrepreneur in you, 47 rahasia pengusaha sukses,
Gramedia, Jakarta, 2012
Zimmerer Thomas W., Scarborough (2005) ; Pengantar Kewirausahaan dan Manajemen
Bisnis Kecil, Second edition, Prenhalindo, Jakarta
2015
12
Kewirausahaan I
Oloan Situmorang, ST,MM
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id