Cubicle Etiquette

PENGORGANISASIAN :
Pengorganisasian Struktur Vertikal &
Organisasi Horizontal
PERTEMUAN 8
7/18/2017
Mulyati
1
Struktur Organisasi (Organization Structure)
Struktur Organisasi
• Sekumpulan tugas formal yang dimandatkan pada
individu dan departemen.
• Hubungan pelaporan formal, termasuk garis
wewenang, tanggung jawab keputusan, jumlah tingkat
hirarki dan rentang pengawasan manajemen.
• Desain sistem untuk menjamin koordinasi yang efektif
dari karyawan di berbagai departemen.
• Serangkaian tugas formal dan hubungan pelaporan
formal memberikan kerangka kerja untuk kontrol
vertikal dalam organisasi.
• Karakteristik dari struktur vertikal digambarkan
dalam bagan organisasi
(organization chart).
7/18/2017
Mulyati
2
Spesialisasi Kerja
(Work Specialization)
• Pembagian Kerja (division of labor)
merupakan tingkatan tugas organisasi
dibagi-bagi lagi dalam pekerjaan yang
berbeda
7/18/2017
Mulyati
3
Bagan Organisasi Pabrik Botol Soda
Presiden Direktur/
Direktur Utama
Wakil Presiden
Akunting
Wakil Direktur
Produksi
Direktur SDM
Administrator
Benefit
Karyawan
Pusat
Informasi
Analisis
Keuangan
Manajer
Hubungan
Industrial
Kepala
Akuntan
Utang
Pembayaran
7/18/2017Gaji Karyawan
Direktur
Pemasaran
Supervisor
Penjualan
Darah
Pegunungan
Manajer
Pengendalian
Mutu
Penjualan
Darah
Tengah
Pengawas
Pabrik Botol
Penjualan
Darah
Barat
Supervisor
Pembotolan
Mulyati
4
Rantai Komando (Chain Comando)
• Merupakan garis wewenang tidak terputus yang
menghubungkan semua orang dalam organisasi dan
menunjukkan kepada siapa seseorang harus bertanggung
jawab.
• Hal ini berhubungan dengan dua prinsip dasar:
– Kesatuan perintah, tiap karyawan bertanggung jawab
hanya kepada satu supervisor.
– Prinsip scalar, merujuk pada garis wewenang yang
terdefinisi dengan jelas, termasuk selurtuh karyawan.
Wewenag dan tanggung jawab untuk
tugas yang berbeda
harus jelas.
7/18/2017
Mulyati
5
Wewenang, Tanggung Jawab dan Delegasi
(Authority, Responsibility, and Delegation)
Wewenang merupakan hak formal dan sah dari seorang
manajer untuk mengambil keputusan, mengeluarkan
perintah dan mengalokasikan sumber daya agar tercapai
hasil yang diharapkan organisasi.
Wewenang ditentukan oleh tiga kategori:
1. Wewenang berada pada posisi organisasi, bukan kepada
orang.
2. Wewenang diterima oleh bawahan.
3. Wewenang mengalir
ke bawah pada hierarki
vertikal.
7/18/2017
Mulyati
6
Tanggung jawab (responsibility)
Merupakan kewajiban seorang karyawan untuk
melakukan tugas atau aktivitas yang diberikan.
Akuntabilitas (accountability)
orang yang memiliki wewennag dan tanggung
jawab harus melakukan pelaporan dan penjelasan
mengenai tugas yang diberikan kepada atasan
mereka di rantai komando.
7/18/2017
Mulyati
7
Delegasi (delegatioan)
merupakan proses yang digunakan manajer untuk
memindahkan wewenang dan tanggung jawab ke
posisi hierarki di bawah mereka.
Wewenang Lini dan Staf (Line and Staff
Authority)
• Departemen lini melakukan tugas yang
menggambarkan tujuan utama dari organisasi.
• Departemen staf memiliki hubungan yang bersifat
pemberian saran (advisory) dengan departemen
lini.
7/18/2017
Mulyati
8
• Wewenang lini (line authority) tiap orang di
posisi manajemen memiliki wewenanf
formal untuk mengarahkan dan mengontrol
bawahan langsung.
• Wewenang staf (staff authority) bersifat
lebih sempit dan meliputi hak untuk
memberikan saran, merekomendasi, dan
memberi nasehat di bidang keahlian
spesialis staf.
7/18/2017
Mulyati
9
Rentang Manajemen (span of management)
Jumlah karyawan yang bertanggung jawab
kepada seorang supervisor. Atau disebut
juga,
Rentang pengawasan (span of control)
menentukan seberapa dekat seorang
supervisor dapat mengawasi bawahannya.
7/18/2017
Mulyati
10
Faktor-faktor yang menggambarkan keterlibatan
supervisor kecil sehingga memperbesar rentang
pengawasan:
•
•
•
•
•
•
•
•
Pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan stabil dan rutin.
Bawahan melakukan tugas yang hampir sama.
Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi.
Bawahan sangat terlatih dan tidak membtuhkan banyak
arahan dalam melakukan tugas.
Peraturan dan prosedur tersedia.
Adanya sistem pendukung dan Sumber Daya Manusia.
Adanya koordinasi dengan departemen lain atau
perencanaan.
Selera pribadi dan manajer
menyukai rentang yang
lebih besar.
7/18/2017
Mulyati
11
Rentang Pengawasan
• Struktur Tinggi (tall structure)
memiliki rentang yang sempit secara
keseluruhan dan lebih banyak tingkat
hierarki.
• Struktur Datar (flat structure)
memiliki rentang yang luas, dan melebar
secara horizontal, serta hierarki yang lebih
sedikit.
7/18/2017
Mulyati
12
Struktur lama, Tinggi
Presiden Direktur/
Direktur Utama
Wakil Presiden
Eksekutif
Spesialis Staf (6)
Wakil Presiden
Eksekutif
Wakil Presiden
Eksekutif
Mnajer
Operasi (5)
Spesialis Staf (3)
7/18/2017
Mulyati
Mnajer
Operasi (4)
Spesialis Staf (5)
Wakil Presiden
Eksekutif
Mnajer
Operasi (10)
Spesialis Staf (5)
13
Struktur Baru, Datar
Presiden Direktur/
Direktur Utama
Manajer Operasi (10)
7/18/2017
Spesialis Staf (9)
Mulyati
14
Sentralisasi dan Desentralisasi
Menggambarkan tingkat hierarki dimana keputusan
diambil.
Sentralisasi (centralization)
wewenang keputusan bertempat di dekat tingkat atas
organisasi.
Desentralisasi (decentralization)
wewenang pengambilan keputusan didorong kearah
bawah ke tingkat organisasi
yang lebih rendah.
7/18/2017
Mulyati
15
Faktor-faktor yang mempengaruhi Sentralisasi
dan Desentralisasi:
• Tantangan dan ketidakpastian yang lebih
besar dilingkungan.
• Jumlah sentralisasi dan desenralisasi harus
sesuai dengan strategi perusahaan.
• Di saat krisis atau risiko kegagalan
perusahaan, wewenang dapat disentralisasi
pada pada tingkat atas.
7/18/2017
Mulyati
16
Formalisasi (Formalization)
Merupakan dokumentasi tertulis yang
digunakan untuk mengarahkan dan
mengontrol karyawan.
7/18/2017
Mulyati
17
Departementalisasi
(Departementalization)
• Merupakan basis pengelompokan posisi ke
dalam departemen dan departemen ke
dalam organisasi secara total.
• Lima pendekatan dari desain struktural yang
menggambarkan kegunaan yang berbeda
dari rantai komando dalam
departementalisasi.
7/18/2017
Mulyati
18
Lima Pendekatan
•
•
•
•
•
Pendekatan Fungsional Vertikal
Pendekatan Divisional.
Pendekatan Matriks.
Pendekatan berdasarkan Tim.
Pendekatan Jaringan.
7/18/2017
Mulyati
19
Fungsional Vertikal
SDM
7/18/2017
Produksi
Mulyati
Akunting
20
Kelebihan dan Kekurangan Struktur
Fungsional
Kelebihan
• Penggunaan sumber daya secara
efisien, skala ekonomi.
• Spesialisasi keahlian dan
pengembangan yang dalam.
• Kemajuan karier diantara
departemen fungsional.
• Arahan dan pengawasan
manajer tingkat atas.
• Koordinasi yang sangat baik
antar fungsi.
• Pemecahan masalah teknis yang
berkualitas tinggi.
7/18/2017
Kekurangan
• Komunikasi yang buruk antara
departemen fungsional.
• Respons yang lambat terhadap
perubahan eksternal, lambat
berinovasi.
• Keputusan trkonsentrasi pada
hierarki di tingkat atas,
menyebabkan penundaan.
• Tanggung jawab masalah sulit
untuk ditetapkan .
• Keterbatasan pandangan
terhadap tujuan organisasi oleh
karyawan.
• Pelatihan manajemen umum
yang terbatas untuk karyawan.
Mulyati
21
Divisional
Divisi Produk 2
Divisi Produk 1
SDM
7/18/2017
Produksi
Akunting
Mulyati
SDM
Produksi
Akunting
22
Kelebihan dan Kekurangan Struktur Divisional
Kelebihan
• Respon dan fleksibilitas cepat
dilingkungan yang tidak stabil.
• Memperbesar perhatian pada
kebutuhan pelanggan.
• Koordinasi yang sangat baik di
antara departemen fungsional.
• Penugasan tanggung jawab yang
mudah untuk tiap permasalahan
produk.
• Penekanan pada produk dan
tugas divisi keseluruhan.
• Pengembangan keahlian
manajemen umum.
7/18/2017
Kekurangan
• Penggandaan sumber daya
diatara divisi.
• Kedalaman teknis dan
spesialisasi yang kurang
mendalam pada divisi.
• Koordinasi yang kurang baik
antar divisi.
• Pengawasan manajemen tingkat
atas yang berkurang.
• Bersaing untuk sumber daya
perusahaan.
Mulyati
23
Matriks
SDM
Produksi
Akunting
Divisi
Produk 1
Divisi
Produk 2
7/18/2017
Mulyati
24
Kelebihan dan Kekurangan Struktu Matriks
Kelebihan
• Penggunaan sumber daya yang
lebih efisien dibandingkan
hierarki tunggal.
• Fleksibilitas dan kemampuan
berasaptasi.
• Pengembangan keahlian
manajemen umum dna
manajemen khusus.
• Kerjasama antardisiplin,
keahlian tersedia bagi semua
divisi.
• Memperluas tugas bagi
karyawan.
7/18/2017
kekurangan:
• Frustasi dan kebingungan dari
rantai komando ganda.
• Konflik yang tinggi antaa dua
sisi matriks.
• Banyak pertemuan dan diskusi
daripada tindakan.
• Pelatihan antar hubungan
manusia dibutuhkan.
• Dominasi kekuatan oleh salah
satu matriks.
Mulyati
25
Berdasarkan Kelompok
7/18/2017
Mulyati
26
Kelebihan dan Kekurangan Struktur Kelompok
• Beberapa kelebihan struktur
fungsional.
• Mengurangi hambatan antar
departemen, meningkatkan
kompromi.
• Waktu respon lebih sedikit,
keputusan lebih cepat.
• Moral yang lebih baik,
antisiasmen dari keterlibatan
karyawan.
• Mengurangi biaya overhead
biaya administratif.
7/18/2017
• Kesetiaan ganda dan konflik.
• Waktu dan sumber daya yang
dihabiskan untuk pertemuan.
• Desentralisasi yang tidak
terencana.
Mulyati
27
Jaringan
Produsen
Desainer
Hub Pusat
Tenaga
Pemasaran
Agen SDM
7/18/2017
Mulyati
28
Kelebihan dan Kekurangan Struktur Jaringan
Kelebihan
• Daya saing global.
• Fleksibilitas atau
tantangan pekerja,
• Mengurangi biaya
overhead administrasi.
7/18/2017
Kekurangan
• Tidak ada pengawasan
langsung.
• Dapat kehilangan
bagian organisasi.
• Melemahnya kesetiaan
karyawan.
Mulyati
29
Pendekatan Organisasi Virtual
• Organisasi yang memiliki hierarki yang terintegrasi secara
vertikal memberi cara untuk saling berhubungan secara
longgar di antara sekelompok perusahaan dengan batas
yang dapat di tembus.
• Perluasan dari pendekatan jaringan ini adalah organisasi
virtual yang mengumpulkan sekelompok orang untuk
memanfaatkan kesempatan tertentu, kemudian berpisah
setelah tujuan tercapai.
7/18/2017
Mulyati
30
Kelebihan dan Kekurangan Pendekatan Virtual
Kelebihan
• Dapat menarik keahlian
dari amanj saja di seluruh
dunia.
• Sangat fleksibel dan
responsif.
• Mengurangi biaya
overhead.
7/18/2017
Kekurangan
• Kurangnya pengawasan,
batasan yang lemah.
• Permintaan yang semakin
besar bagi manajer.
• Kesulitan komunikasi dan
potensi kesalahpahaman.
Mulyati
31