Manajemen organisasi dan penyusunan rencana

MANAJEMEN ORGANISASI DAN PENYUSUNAN RENCANA STRATEGIS
Tujuan :
1. Memberikan pemahaman dan pengetahuan tentang perubahan-perubahan apa saja yang
diperlukan oleh Organisasi bagi keberhasilan COP
2. Memberikan pemahaman dan pengetahuan bagaimana menerapkan manajemen partisipatif
dalam organisasi
3. Memberikan pemahaman dan pengetahuan untuk melihat kinerja, job deskripsi. Kriteria
evaluasi dan tugas-tugas untuk mendukung pengembangan COP dan berfungsinya programprogram COP
4. Memberikan pemahaman dan pengetahuan untuk menyusun rencana strategis yang
berkelanjutan
Hasil yang diharapkan:
1. Peserta mampu melihat perubahan apa yang harus dilakukan oleh organisasii dalam
mencapai tujuan-tujuan COP
2. Peserta mampu menerapkan manajemen partisipatif dalam organisasi COP
3. Peserta mampu melakukan evaluasi terhadap aktifitas yang mendukung COP
4. Peserta mampu menyusun strategic plan yang berkelanjutan
Waktu : 150 menit
Metode :
1. Ceramah
2. Diskusi Kelompok
3. Pleno kelompok
Perlengkapan :
1. Whiteboard
2. Spidol
3. Flipcart
4. Plastik transparan
5. OHP
6. LCD Projector
Proses Pelaksanaan :
1. Fasilitator membuka acara dengan mendiskusikan materi latihan (20 menit)
2. Fasilitator membagi peserta menjadi 3 kelompok untuk diskusi (45 menit)
3. Fasilitator meminta anggota kelompok untuk mengulas hasil diskusinya dan memberikan
kesempatan pada kelompok lain untuk memberi tanggapan (25 menit)
4. Fasilitator memberikan resume diakhir materi (15 menit)
Materi :
1. Pengantar tentang Manajemen Organisasi
a. Perubahan-perubahan menajemen seperti apa yang diperlukan bagi keberhasilan progam
COP di masyarakat
b. Bagaimana membuat kegiatan terintegrasi secara jelas sehingga memenuhi target dan
tujuan kegiatan
c. Bagaimana membangun hubungan kerja secara bersama dalam menciptakan hubungan
yang terpola di antara stekholder .
2. Teknik Penyusuan Strategic Plan
a. Apa itu strategic plan, bagaimana menyusunnya dan menyiapkannya
b. Bagaimana peran dan manfaat strategi plan untuk pengembangan organisasi kedepan
3. Latihan; Masing-masing kelompok diwajiban untuk menyusun strategic plan dalam
mengelola Program COP sesuai dengan karakteristik wilayahnya
DESKRIPSI MATERI
Managing for result (mengelola untuk mencapai hasil) mungkin tepat untuk mencapai
COP yang juga berbasis problem solving. Para pemimpin polisi seharusnya bertanya pada diri
sendiri, ”Am I simply running a busy force, or am I leading and menaging a force which gets
results consistent with the mission?”- apa saya ini hanya ngurus kesatuan yang siibuk tok atau
saya ini memimpin dan mengelola suatu kesatuan yang mencapai hasil konsisten dengan
misi?” pilihan yang kedualah yang seharusnya dilakukan. Managing for result juga berbasis
pada problem solving. Pada setiap awal tahun seharusnya pemimpin polisi juga bertanya,
adakah masalah dikesatuan saya, apa masalah tersebut, dapatkah masalah tersebut saya
biarkan tanpa mengambil tindakan apa-apa?. Rasanya kalau mau jujur hampir tidak ada
kesatuan yang tidak mempunyai masalah sekecil apapun. Oleh karean ada masalah dan
masalah itu tidak bisa dibiarkan maka perlu dilakukan perubahan. Dengan perkataan lain,
Managing for Results mendorong kearah kerah perubahan yang kontinyu yang rasanya
hampir tidak bisa dihindari. Managing for Results juga relevan dengan problem solving karena
memang berbasis ini. Diawali dengan identifikasi permasalahan, apa yang menyebabkan,
siapa yang bertanggungjawab untuk memecahkan dan apa yang menunjukan bahwa masalah
tersebut terpecahkan, maka Managing for Result itu memliki dua keuntungan. Pertama ada
hasil yang terukur. Kedua problem itu sendiri terpecahkan sehingga dengan demikian
pendekatan ini sesuai dengan COP
1. Pengantar tentang Manajemen Organisasi
Peran penting dari manejer polisi di dalam melaksanakan dan memelihara Pemolisian
berorientasi masyarakat menjadi sangat jelas. Kalau polisi harus berubah dan kalaqu
pemolisian berorientasi masyarakat ingin berhasil; polisi membutuhkan pemimpinpemimpinyang mampu menerima dan mendukung perubahn dilingkungan bawahannya.
Tapa pemimpin yang mampu memberikan arahan dan petunjuk, Pemolisian berorientasi
masyarakat akan tetap menjadi gagasan ideal yang tak dapat diwujudkan.
2.1. Bentuk Perubahan Manajemen Polisi
DARI
Manajemen Birokratis
Manajemen Administrasi
Manajemen Pemeliharaan
KE
Manajemen Strategic
Manajemen Manusia
Manajemen Perubahan
2.1.
Dari Manajemen Birokrasi Ke Manajemen Strategic
Manajer birokrasi cendrung sering menempatkan kepentingan kesatuan diatas
kepentingan pelanggannya. Manajer strategic, sebaliknya mau menyesuaikan
organisasi menurrut kebutuhan dan prioritas pelanggan mereka.
Manajer strategic membuthkan kemampuan berikut ini :
1. Kemampuian untuk mendapatkan pengetahuan tangan pertama dari masalah dan
kebutuhan masyarakat
2. Kemampuan berkomunikasi secara terbuka dengan masyarakat dan anggotaanggota timnya
3. Kemampuan untuk memanfaatkan pengetahuan dan wawasan tentang masyarakat
dan tugas-tugas internal dalam organisasi polisi untuk secara proaktif mengenali
dan memecahkan masalah
4. Kemampuan untuk menjadi mitra masyarakat dan pemimpin bagi bahwahannya.
2.2.
Dari Manajemen Administrasi Menjadi Manajemen Manusia
Manajer administrasi sangat berkepentingan dengan perencanaan, pengorganisasian,
pengganggaran dan pengendalian. Mereka sering memandang manusia. Khususnya
para anggota hanya sebagai gigi geligi sebuah mesin raksasa
Manajer manusia, sebaliknya, perlu menyadari bahwa manusia merupakan aset
organisasi terbesar dan mengunakan waktu mereka untuk memotivasi dan
memberdayakan anak buah mereka. Hal ini tidak berarti tidak ada tempat untuk
manajemen adminstrasi. Ia akan selalau menjadi bagian dari proses manajemen
dalam organisasi yang besar seperti kepolisian, tetapi pergeseran ke COP
membuthkan penekanan yang kurang pada manajemen administrasi.
2.3.
Dari Manajemen Apa adanya menjadi Manajemen Perubahan
Kalau manajer tradisional berkepentingan dengan mempertahankan status quo,
pimpinan polisi harus berfokus pada perubahan, ini memerlukan pemipin yang :
1. Mampu membayangkan masa depan dan arah mereka sendiri- mereka harus tahu
kearah mana mereka pergi dan apa yang harus mereka lakukan untuk dapat
samapai kesana
2. Mampu mengenali peluang dan hambatan dan mampu mengelola keduanya secara
efektif
3. Mau mempertanykan praktek yang ada saat ini dan bereksprimen dengan cara-cara
baru
4. Menyadari bahwa perubahan mulai dari diri sendiri dan mampu menjadi contoh.
5. Mampu berpartisipasi dalam dan memajukan kerja tim.
2.2. Manfaat COP
1. Mengurangi peristiwa kejahatan dan berkurangnya rasa takut untuk menjadi korban
melalui pemolisian yang efektif
2. Meningkatnya kepuasaan masyarakat dengan pelayayan yang diberikan oleh polisi
3. Korrdinasi dan alokasi tanggungjawab yang lebih baik antara polisi dan lembaga
peradilan pidana dan lembaga sosial yang lain
4. Lebih banyak waktu untuk tindakan proaktif
5. Meningkatnya kepuasan bekerja bagi anggota polisi- khusnya petugas patroli
6. Partisipasi aktif dari masyarakat di dalam pencegahan kejahatan
7. Suatu penghargaan yang lebih baik terhadap hambatan dan masalah yang dihadapi
polisi
8. Diprioritaskannya pelayanan dan alokasi sumberdaya untuk memenuhi prioritas.
2. Teknik Penyusunan Strategic Plan
2.1. Perencanaan Strategic
Upaya untuk membuat keputusan dan tindakan penting yang membentuk dan
memandu bagaimana menjadi organisasi, apa yang dikerjakan organisasi, dan
mengapa organisasi mengerjakan hal seperti itu, perencanaan strategis dapat
menfasilitasi komunikasi dan partisipasi, mengakomodasi kepentingan dan nilai yang
berbeda.
2.2. Manfaat Perencanaan Strategis
1. Membantu organisasi untuk menetapkan isu strategis yang perlu dan relevan untuk
di perjuangkan.
2. Untuk menyadarkan keseluruhan anggota ataupun stekholders organisasi mengenai
visi, misi, mandat serta nailai-nilai yang dianut oleh organisasi
3. Agar organisasi tetap relevan dengan perubahan lingkungan sosial-politik, dan
bahkan dapat mempengaruhi, mengarahkan dan membentuk sistem sosial, politik
dan ekonomi sesuai dengan visi dan misi organisasi
4. untuk konsolidasi organisasi secara berkala, yang akan membawa pada suasana
meningkatnya partisipasi keseluruhan anggota dalam proses pegambilan keputusan
yang mendasar serta menghindarkan terjadinya proses alienasi bagi elit organisasi
terhadap masa anggotanya.
5. Memperjelas arah masa depan
6. Menciptakan prioritas
7. Memecahkan masalah utama organisasi
8. Memperbaiki kinerja organisasi
2.3. Langkah-langkah Menyusun dan Manyiapkan Strategic Plan
1. Menyepakati pendekatan apa yang akan dilakukan untuk menyusun strategic plan
2. Menyepakati proses seperti apa yang akan dilakukan untuk menyusun strategic plan
3. Mengidentifikasi isu-isu atau persoalan yang dihadapi oleh organisasi
4. Melakukan penilaian terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap
isu-isu atau persoalan yang dihadapi organisasi
5. Merumuskan strategi untuk mengelola persoalan tersebut.