BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 KOMUNIKASI ORGANISASI Suatu

13
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
KOMUNIKASI ORGANISASI
Suatu organisasi terdiri dari kumpulan atau individu-individu yang secara
bersama-sama mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui penetapan
pembagian kerja. Dalam usaha secara bersama-sama dibutuhkan komunikasi antar
individu-individu, tanpa adanya komunikasi maka organisasi tentunya tidak akan
berjalan.
Everett M. Rogers dan R Agarwala dalam bukunya Communication in
Organization sebagaimana dikutip oleh Effendy1 menyebut suatu sistem, secara
lengkap organisasi didefinisikan sebagai “suatu sistem mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan
pembagian tugas”.
2.1.1
Komunikasi Internal
Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang terjadi dalam
lingkungan kantor atau organisasi. Komunikasi ini bisa terjadi antara
karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan
atasan. Komunikasi ini dapat terjadi karena terdapat sebuah struktur
1
Suprapto, Tommy. Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi, Yogyakarta: Medpress 2004
Hal 109
13
14
organisasi. Tujuannya meningkatkan kinerja karyawan dalam organisasi.
Kualitas komunikasi ditentukan dari frekuensi dan intensitasnya.
Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para
administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur
lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan
vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan (operasi dan
manajemen)2. Menurut Lawrence D. Brennan menyatakan bahwa
“Management
is
Communication”3.
Manajemen
adalah
proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha
para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya
agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan4. Segala kegiatan
manajemen akan berjalan dengan adanya komunikasi.
Dalam mempengaruhi kinerja karyawan ada beberapa faktor
penunjangnya yaitu adanya kenaikan gaji, prosedur pekerjaan yang baru
dalam mempermudah pekerjaan dan penghargaan, hubungan komunikasi
yang baik antara atasan dan bawahan sehingga bawahan dapat
memberikan hasil kinerja yang maksimal bagi perusahaan atau organisasi.
2
Pace R. Wayne and Faules, Don F. Komunikasi Organisasi. ROSDA. Bandung. 2000 hal 65
Onong Uchyana Effendi. Human Relations dan Public Relations. Mandar Maju. Bandung. 1993
Hal 10
4
James A.F Stoner. Management Prentice/ Hall International. Inc. Englewood Cliffs. New York.
1982 Hal 8
3
15
2.1.2
Dimensi-dimensi dari Komunikasi Internal
Komunikasi dalam sebuah organisasi sangat penting demi
terjalinnya aktivitas kerja yang kompak dan solid, dalam hal ini terbagi
dua jenis komunikasi, yaitu :
1. Komunikasi Formal
Komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi, yang
secara tegas telah di atur dan telah ditentukan dalam struktur
organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan
tingkah laku organisasi, pembagian departemen, atau tanggung
jawab tertentu, posisi jabatan, dan distribusi pekerjaan.
Ada tiga bentuk arus komunikasi organisasi, Ronald Adler dam
George
Rodman
dalam
Buku
Understanding
Human
Communication, mencoba menguraikan masing-masing fungsi
kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut :5
a). Arus Komunikasi Vertikal
Downward communication, Komunikasi ini berlangsung
ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen
mengirimkan pesan kepada bawahannya.
5
Adler, Ronald and George Rodman. Understanding Human Communication. USA: Oxfor
University Press. 1999 Hal 196
16
Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini, yaitu :
a.
Pemberian
atau
penyampaian
intruksi
kerja
(jobinstruction);
b.
Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu
tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale);
c.
Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan
yang berlaku (procedures and practices);
d.
Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja
lebih baik.
Upward
communication
terjadi
ketika
bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah :
a.
Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun
tugas yang sudah dilaksanakan;
b.
Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan
pekerjaan
ataupun
tugas
yang
tidak
dapat
diselesaikan oleh bawahan;
c.
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan;
17
d.
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya
sendiri maupun pekerjaannya.
b). Arus Komunikasi Horizontal
Horizontal communication, Tindak komunikasi ini
berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian
yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah :
a. Memperbaiki koordinasi tugas;
b. Upaya pemecahan masalah;
c. Saling berbagi informasi;
d. Upaya memecahkan konflik;
e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Ciri-ciri yang terdapat dalam komunikasi formal
adalah sebagai berikut :
a). Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi
resmi. Ciri informasi ini menunjukkan bahwa
informasi yang disampaikan itu mempunyai nilai
tepat guna dan tepat waktu.
18
b). Bahwa komunikasi formal bersumber dari perintah
perintah resmi, dan perintah-perintah itu hanya
diberikan oleh orang-orang yang berwenang.
c). Bahwa komunikasi formal bertalian erat dengan
masalah proses penyelenggaraan kerja, dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
d). Dalam praktik komunikasi formal lebih ditonjolkan
penggunaan sarana yang dipergunakan, pada
umumnya mempergunakan surat.
2. Komunikasi Informal
Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi, tetapi tidak
direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi.
Komunikasi informal merupakan komunikasi yang tidak
mendapat pengakuan resmi. Komunikasi dari mulut ke mulut
merupakan bagian komunikasi informal, dan merupakan berita
atau kabar angin atau desas-desus. Dalam hal kebenaran
informasi kemungkinan komunikasi informal bertentangan
dengan kepentingan perusahaan.
Ciri-ciri dari komunikasi informal adalah :
a). Komunikasi informal sifatnya tidak resmi.
19
b). Komunikasi informal dapat terjadi melalui informasi dari
mulut ke mulut.
c). Dalam komunikasi dari mulut ke mulut ini terdapat
hubungan dan keterangan yang tidak resmi.
d). Komunikasi informal terjadi atas kehendak para anggota
organisasi sendiri atau hasrat pribadi.
2.2
TUJUAN DAN FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Suatu organisasi yang bersifat komersial maupun sosial tentunya memiliki
tujuan dan fungsi komunikasi yang ditetapkan di dalamnya. Setiap kebijakan dan
aturan-aturan yang ada di dalam organisasi harus disampaikan melalui
komunikasi yang baik, sehingga apa yang dimaksudkan oleh pemimpin dapat
dicerna dengan baik oleh para anggotanya.
Tujuan utama komunikasi organisasi adalah sebagai tindakan koordinasi
atas seluruh bagian tugas dan fungsi organisasi yang telah di bagi-bagi dalam
bagian atau sub bagian yang melaksanakan visi dan misi. Komunikasi
mengarahkan manusia dan aktifitas mereka tentang tujuan, arah dari suatu tugas,
bagaimana usaha untuk mencapai hasil dan pengambilan keputusan. Tujuan
selanjutnya adalah untuk menampilkan perasaan emosi karena dalam organisasi
ada sekumpulan manusia yang bekerja sendiri maupun bekerjasama dengan orang
20
lain. Mereka mempunyai kebutuhan dan keinginan, perasaan dan emosi yang
diungkapkan6 .
2.2.1
Tujuan Komunikasi dalam Organisasi
Tujuan komunikasi dalam organisasi adalah untuk membentuk
saling pengertian (mutual understanding) sehingga terjadi kesetaraan
kerangka referensi (frame of reference) dan kesamaan pengalaman (field of
experience) diantara anggota organisasi.
2.2.2
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi merupakan hal terpenting dalam dunia kerja,
pertukaran informasi, tanggapan maupun masukkan baik keatas maupun
kebawah diperlukan komunikasi yang optimal, berikut ini adalah fungsi
komunikasi dalam organisasi :
a.
Fungsi Informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan
informasi (information-processing systems). Informasi yang didapat
memungkinkan
setiap
anggota
organisasi
dapat
melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti.
6
Alo Liliweri. Wacana Komunikasi Organisasi. Bandung Mandar Maju. 2004. Hal 61-64
21
b.
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang
berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada
dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini.
Pertama, atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran
manajemen
yaitu
mereka
yang
memiliki
kewenangan
untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan
membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
c.
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan
tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya
kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan
secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih
besar dibanding kalau pimpinan memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya
22
d.
Fungsi Intergratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan
baik.
2.3
PUBLIC RELATIONS / HUMAS DALAM ORGANISASI
Dalam sebuah struktur organisasi kurang lengkap tanpa kehadiran bagian
Hubungan Masyarakat atau humas. Humas adalah bagian yang sangat
menentukan dalam membentuk citra sebuah organisasi. Tugas pokok seorang
humas juga diharapkan mampun memberikan sebuah tindakan yang positif dalam
mengelola isu, berita, rumor, juga dalam penyampaian informasi kepada
karyawan tentang perusahaan agar karyawan merasa dihargai dan merasa puas
sesuai dengan yang diinginkan karyawan.
Dr. Rex F. Harlow, ilmuwan dan tokoh profesional humas mendefinisikan
humas sebagai berikut :
Humas
merupakan
fungsi
manajemen
khusus
yang
membantu
pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian,
penerimaan, dan kerja sama antara organisasi dan masyarakatnya, yang
melibatkan manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu
mendapat informasi dan merespons pendapat umum, mendefinisi dan menekakan
tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat, membantu
manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi
23
sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan
dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana
utamanya.
Menurut Frank Jefkins, “PR adalah semua bentuk komunikasi yang
terencana, baik ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan seluruh
khalayak dalam rangka mencapai tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling
pengertian”, sedangkan menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M.
Broom “Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan
memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan
masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya”7.
2.3.1
Fungsi Humas / Public Relations
Public Relations sebagai fungsi manajemen yang membangun dan
mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi
dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi
tersebut. (Scott M. Cutlip, 2007: 6).8
Adapun fungsi dari Public Relations menurut Bettrand R. Canfield
(1964: 6) adalah sebagai berikut :9
a.
7
Mengabdi kepada kepentingan umum
Firsan Nova. Crisis Public Relations. Gransindo. Jakarta. 2009 Hal 35
Cutlip, M. Scott & Center. H. Ellen. 1971. Effective Public Relations. London : Prentice Hll
International Inc. 2008 Hal 215
9
Canfield, Betrand R. Public Relations Principles. Cases and Problem Fourth Edition illinois. 1964
Hal 56
8
24
Jika tidak untuk kepentingan publik baik itu internal maupun
eksternal, maka tidak mungkin akan tercipta suatu hubungan yang
menyenangkan. Sebaliknya suatu badan / perusahaan akan dapat sukses
apabila segala tindakannya adalah sebagai pengabdian kepada kepentingan
umum.
b.
Memelihara komunikasi yang baik
Seorang pimpinan yang melakukan kegiatan Public Relations akan
berhasil di dalam kepemimpinannya, apabila ia ikut bergaul dengan para
karyawannya. Ia harus melakukan kegiatan komunikasi bukan saja dalam
hubungan dinas tetapi juga diluar dinasnya. Misalnya dengan mengadakan
pertandingan olahraga, kegiatan dan lain-lain.
c.
Menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku yang baik
Seorang pemimpin yang baik dalam tingkah lakunya akan menitik
beratkan kepada moralitas, ia juga akan mempunyai wibawa apabila tidak
cacat moral dan tingkah lakunya. Ia harus menjadi teladan bagi
bawahannya.
25
2.3.2 Tujuan Kegiatan Humas / Public Relations
Tujuan utama kegiatan Public Relations adalah membangun
kredibilitas dan membangkitkan motivasi bagi stakeholders perusahaan
guna meminimalkan biaya pengeluaran proses transfer komunikasi10.
Tujuan kegiatan Public Relations dapat dikelompokkan sebagai
berikut :
1)
Performance Objective
Public
Relations
mempresentasikan
(stakeholders),
merupakan
citra
kegiatan
perusahaan
melaksanakan
komunikasi
kepada
serangkaian
yang
publiknya
kegiatan
untuk
membentuk dan memperkaya identitas, serta citra perusahaan di
mata stakeholders.
2)
Support of Consumer Market Objective
Kegiatan Public Relations dapat digunakan untuk mengidentifikasi
permasalahan
komunikasi
yang
yang
timbul
sehubungan
dilaksanakan
oleh
dengan
perusahaan
kegiatan
dengan
menitikberatkan pembahasan pada identifikasi tingkat kesadaran
konsumen, sikap, dan persepsi konsumen terhadap produk dan
layanan yang ditawarkan perusahaan. Hasil identifikasi kemudian
10
Ibid. 23
26
dijadikan
sebagai
bahan
pertimbangan
perusahaan
untuk
menerapkan strategi/pendekatan yang sesuai.
2.4
KINERJA
Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk
menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Seseorang sepatutnya memiliki derajat
kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan
seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman
yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakan.
Kinerja pegawai dikemukakan oleh Prawirosentono dalam bukunya
Manajemen Sumber Daya Manusia Kebijakan Kinerja Karyawan (1999:2),
menyatakan:
Kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau
sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung
jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi
bersangkutan secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral
maupun etika11.
Kinerja merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai
prestasi kerja yang dihasilkan oleh pegawai sesuai dengan perannya dalam
instansi. Kinerja karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam upaya
instansi untuk mencapai tujuan.
11
Prawirosentono, Suyadi. Kebijakan Kinerja Karyawan. BPFE. Yogyakarta. 1992 Hal 6
27
2.4.1 Faktor-faktor Kinerja
Untuk meningkatkan kinerja seseorang diperlukan rangsangan atau
tenaga pendorong seseorang untuk berbuat. Proses ini disebut dengan
memotivasi, sarana untuk memotivasi adalah sebagai berikut :
a.
Uang
b.
Pujian
c.
Perhatian tulus terhadap karyawan secara pribadi
d.
Persaingan
e.
Kebanggaan
f.
Pelimpahan tanggung jawab
Dalam menerapkan gaya kepemimpinan hendaknya melaksanakan
Peranannya dan mengetahui keinginan para karyawan terlebih dahulu,
baru kemudian dapat memberikan tugas atau pekerjaan yang sesuai
dengan kemampuan karyawan yang bersangkutan sehingga dapat
mempengaruhi gairah kerja dan kepuasan kerja untuk meningkatkan
kinerja karyawan tersebut.
28
2.5
KARYAWAN
Kelangsungan dan pencapaian sebuah organisasi atau perusahaan dalam
meraih keberhasilan dan eksistensi di dunia bisnis didukung oleh banyak faktor,
salah satunya ialah karyawan. Karyawan adalah mereka yang bekerja dengan
menerima upah atau gaji berupa uang maupun barang. Archilbald William
bahwa:12
“Employee relation down in the day–by-day are built or torn down
established at the bench machine of office desk”
Hal ini bisa diterjemahkan bahwa hubungan dengan karyawan merupakan
suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang dibangun atau diruntuhkan dengan
hubungan perseorangan sehari-hari terbina di belakang kerja, mesin, dan meja
tulis
Malayu Hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual saja, baik pikiran
maupun tenaga dan pendapat kompensasi dari perusahaan yang besar telah
ditetapkan terlebih dahulu.13
Komunikasi karyawan juga disebut komunikasi internal atau hubungan
karyawan (Employee Relations) yaitu melakukan hubungan komunikasi baik
secara formal maupun informal. Komunikasi adalah dua arah, sehingga semua
12
13
Onong Uchjana. Human Relation dan PublicRelations. Mandar Maju. Bandung. 1993 Hal 1142
Malayu Hasibuan. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT.Gunung Agung. Jakarta. 2000 Hal 12
29
karyawan harus berperan aktif dalam berpartisipasi bebas dengan perturakan
informasi.
Komunikasi yang baik di perusahaan menjadi sebuah acuan dalam
membangun sebuah tim untuk mengoptimalkan kinerja dan mendorong agar
bekerja lebih keras agar memenangkan kompetisi. Komunikasi perusahaan
awalnya dianggap komunikasi ke bawah saja atau berkomunikasi dua arah.
Karena kebutuhan hukum yang megharuskan pihak manajemen untuk lebih
terbuka dan informative kepada semua karyawannya sehingga tidak adanya
pemogokan atau unjuk rasa yang bersumber dari desas-desus yang berkembang
sebagai akibat dari sikap tertutup manajemen perusahan.
Karyawan merupakan faktor kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan,
demi menjaga kesejahteraan dan motivasi kerja agar maksimal, terdapat faktor –
faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja. Secara umum, As’ad (1987)
menyatakan ada empat faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja bagi seorang
individu:14
1
Faktor Fisiologis
Adalah faktor-faktor yang berhubungan dengan kondisi fisik
lingkungan kerja ataupun lingkungan fisik karyawan. Hal ini meliputi jenis
pekerjaan, pengaturan jam kerja, waktu istirahat, perlengkapan kerja,
14
Agoes Dariyo. Psikologi Perkembangan Dewasa Muda. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.
Jakarta. 2008 Hal 83
30
keadaan ruangan, penerangan, dan sirkulasi udara. Sementara itu, kondisi
fisik karyawan meliputi kesehatan karyawan, umur, dan jenis kelamin.
2 Faktor Psikologis
Adalah faktor yang berhubungan dengan aspek-aspek psikologis
individu, misalnya minat, ketentraman kerja, sikap terhadap kerja, bakat,
intelegensi, dan keterampilan/ pengalaman.
3
Faktor Sosial
Adalah faktor-faktor yang berhubungan dengan interaksi sosial
antarsesama karyawan (dalam satu bagian ataupun dengan bagian lain),
dengan atasan dan bawahan.
4
Faktor Finansial
Adalah
faktor
yang
berhubungan
dengan
jaminan
dan
kesejahteraan karyawan yang meliputi sistem dan besarnya gaji, jaminan
sosial, macam-macam tunjangan, fasilitas yang diberikan, dan kesempatan
promosi.
2.6
HIPOTESIS PENELITIAN
Semakin baik komunikasi internal di PT Aditya Sarana Graha, semakin
baik pula kinerja karyawan.