Teknologi Informasi Kesehatan 3
advertisement
80 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen BAB III MODEL UMUM PERUSAHAAN Tujuan pembelajaran Setelah mempelajari bab ini diharapkan : 1. Mengetahui apa itu model, jenis-jenis model yang ada dan bagaimana model-model tersebut digunakan dalam bisnis. 2. Mengetahui nilai dari suatu model umum 3. Mengenal konsep perusahaan suatu jaringan dari arus sumber daya 4. Memahami apa yang harus terdapat dalam suatu sistem agar sistem itu mengontrol dirinya sendiri. 4. 1. Pendahuluan Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empt jenis dasar model; fisik, naratif, grafik dan matematika. Semuanya membantu pemahaman maupun komunikasi dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa depan. Model umum memiliki keuntungan dapat diterapkan pada situasi yang sangat beragam. Model umum perusahaan terdiri dari sistem fisik dan sistem konseptual. Sistem fisik mencakup elemen input, elemen transformasi dan elemen output. Sistem konseptual terdiri dari data dan informasi yang mewakili sistem fisik. Bagian integral dari sistem konseptual adalah lingkaran umpan balik (feed back loop) dan mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian suatu perusahaan bisnis diwakili oleh manajemen dan lingkaran umpan balik diwakili oleh arus informasi. Data Evi indrayani 2012 81 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen dikumpulkan dari sistem fisik dan diubah menjadi informasi oleh suatu pengolah informasi. Ada empat dimensi informasi yang memberi kontribusi pada nilai informasi. Informasi harus relevan dengan permasalahan yang sedang dipecahkan, informasi harus akurat, informasi harus tepat waktu dan informasi harus lengkap. Manajer membandingkan informasi dari pengolah informasi dengan standarstandar yang menentukan tingkat kinerja yang dapat diterima. Kinerja tersebut mungkin lebih baik atau lebih buruk dari perkiraan. Setelah manajemen menetapkan bahwa perusahaan-perusahaan pada sistem fisik perlu dilakukan, keputusan ini dikomunikasikan kepada elemen-elemen sistem yang bersangkutan. Karena model sistem perusahaan, mewakili segala jenis organisasi dan menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam mengelola informasi, maka model ini merupakan peralatan yang berguna bagi pemecahan masalah. 4.2. Model Model adalah penyederhanaan dari sesuatu. Model mewakili sejumlah obyek atau aktivitas yang disebut dengan entitas. Para manajemen menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Obyek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas. 1. Model fisik Model fisik adalah menggambarkan entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi maket pusat perbelanjaan atau prototipe mobil baru. Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya investor pusat berbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model fisik mereka dibandingkan pada produk akhir. Evi indrayani 2012 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen 82 Dari empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para manajer bisnis. Umumnya seorang manajer tidak perlu melihat sesuatu dalam bentuk tiga dimensi untuk memahaminya atau menggunakan nya dalam pemecahan masalah. 2. Model Naratif Ada satu jenis model yang manajer gunakan setiap hari namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif yang menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif merupakan jenis model yang paling populer. 3. Model Grafik Model grafik menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada pemegang saham berisi grafik-grafik berwarna utuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada manajer. Model grafik juga digunakan dalam rancangan informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan prgrammer bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram). 4. Model Matematika Model matematika sering digunakan dalam pembuatan model bisnis. Segala formula dan persamaan matematika adalah suatu model matematika. Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang biasa digunakan. Misalnya rumus-rumus yang digunakan dalam statistik dalam menghitung mean, modus, median standar deviasi dan lain sebagainya. Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu obyek. Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang berdimensi lebih bayak model grafik yang dua dimensi atau Evi indrayani 2012 83 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan manajer yang menyadari kerumitan sistem bisnis, kemampuan multidimensional model matematika adalah model yang berharga. Kegunaan Model Keempat jenis model mempermudah pemahaman dan komunikasi. Model matematika sebagai tambahan,menyediakan kemampuan prediksi. Mempermudah pengertian . Suatu model pasti lebiih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah di mengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang disederhanakaan. Tiap jenis model dapat berbeda dalam rinciannya. Model fisik hanya dapat menggambarkan bentuk obyek yang ingin dipelajari, suatu naarasi dapat diolah menjadi suatu ikhtisar, diagram hanya dapat menunjukkan hubungan-hubungan utama dan persamaan matematika hanya berisi unsur-unsur primer. Tetapi dalam setiap hal, dilakukan upaya untuk menyajikan model dalam bentuk yang disederhanakan . Setelah model-model sederhana di mengerti, secara bertahap model-model ini dapat dibuat semakin rumit, sehingga dapat menggambarkan entitasnya secara lebih akurat. Bagaimanapun , model-model tetap hanya menggambarkan entitasnya tidak pernah tepat sama dengan entitasnya. Mempermudah pengertian Setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian itu sering perlu dikomunikasikan pada yang lain. Mungkin analis sistem harus berkomunikasi dengan manajar atau programmer. Atau mungkin seorang manajer harus berkomunikasi dengan anggota lain pemecah masalah. Memperkirakan Masa Depan Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain. Model matematika dalam memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak Evi indrayani 2012 84 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen seratus persen akurat. Tidak ada model yang sehebat itu. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya didasarkan atas berbagai asumsi, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model. 4.3. Model Umum Sistem Buku ini mengambil suatu pendekatan umum dalam menjelaskan penggunaan komputer dalam bisnis. Cara ini memungkinkan Anda menerapkan prinsip-prinsipnya pada segala jenis sistem informasi disegala jenis organisasi. Sarana yang kita gunakan sebagai perusahaan. dasar utama uraian yang disebut model sistem umum Ini merupakan suatuu diagram grafik yang disertaii narasin yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kerja sistem. 4.3.1. Sistem Fisik Pada bab sebelumnya kita telah membahas membedakan antara sistem terbuka dan sistem tertutup. Dan di ingat sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungannya, sedangkan sistem tertutup tidak. Perhatian utama kita adalah sistem terbuka. Gambar 4.1. menunjukkan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi dan sumber daya output dikembalikan lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik, perusahaan merupakan sistem terbuka yang berhubungan denggan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik. Gambar 4.1. Sistem Fisik Perusahaan S umber daya Proses Sumber daya Input output Evi indrayani 2012 transformasi 85 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen Walau gambar 3.1. dapat memperlihatkan segala jenis perusahaan, lebih mudah untuk melihatnya pada operasional manufaktur, tempat bahan mentah diubah menjadi produk jadi. Tiga sumber daya fisik juga mengalir seperti gambar diatas. Arus material Material-material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini disimpan di suatu tempat penyimpanan samapi dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material tersebut dimasukkan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material itu, sekarang dalam bentuk jadi, disimpan di suatu tempat penyimpanan samapi dikirimkan ke para pelanggan. Pada perusahaan manufaktur, dua are fungsional terlibat dalam arus material ini. Fungsi manufaktur mengubah bahan mentah menjadi barang jadi dan fungsi pemasaran mendistribusikan produk jadi kepada para pelanggan. Kedua area ini harus bekerja sama untuk mempermudah arus material. Arus personil Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal daari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional. Saat berada di area tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara lansung maupun tidak lansung. Sebagian pegawai bekerja bagi perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi sumber daya manusia memproses pemberhentiannya dan sumber daya itu dikembalikan pada lingkungan. Arus Mesin Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu yang lama- tiga sampai dua puluh tahun atau lebih. Namun akhirnya Evi indrayani 2012 86 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukaar tambah dengan model baru daan sebagai rongsokan. Saat berada di perusahaan, mesin-mesin jarang mesin-mesin itu dipakai terus menerus, misalnya disimpan. Sebaliknya truk pengakut di divisi pemasaran, kalkulator di departemen akuntansi atau mesin pembor di divisi manufaktur. Karena sumber pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan dan jalur pembuangannya yang khusus, arus mesin adalah arus sumber daya fisik yang paling langsung. Namun pengendalian arus mesin tersebar antara berbagai area fungsional yang menggunakan mesin-mesin tersebut. Arus Uang Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investaasi dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapataan penjualan. Sumber-sumber lain mencakup lembaga-lembaga keuangan yang memberikan pinjaman dan bungan atas investasi, serta dari pemerintah yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Walaupun ada beberapa sumber yang menyediakan uang, tanggung jawab pengendalian arus uang berada pada fungsi keuangan. Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya yang ada adalah arus sesuatu yang mewakili uang; cek, slip kartu kredit, bahkan transaksi-transaksi dalam bantuk elektronik. Hanya pada tingkat ecerang uang kas benar-benar berpindah tangan, bahkan disana terdapat pula berbagai cara pembayaran yang lain. Karena itu arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan para pelanggan, pemasok, pemegang saham dan pekerja. Ada kalanya perusahaan menyimpan dana-dana tertentu untuk waktu yang lama. Misalnya sertifikat deposito lima tahun. Ada kalanyaa terdapat perputaran uang yang cepat, seperti saat pendapatan penjualan segera diubah menjadi cek pembayaran para pemasok dan pekerja. Evi indrayani 2012 bagi 87 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen Sistem Konseptual Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendirinya, sebagian lagi tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut yang dinamakan lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem. Mekannisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan. Sistem Lingkaran tertutup. Kita telah mempelajri dalam bab sebelumnya bahwa suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian disebut sistem lingkaran tertutup. Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis yang berjenis lingkaran tertutup. Perusahaan –perusahaan tersebut merupakan sistem tertutup, umpan balik dan mekanisme pengendalian tidak bekerja semestinya. Perusahaan-perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika mereka kehilangan kendali tidak ada yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan). Sistem Lingkaran Terbuka. Gambar 3.2 menunjukkan sistem lingkaran terbuka yaitu suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan outpunya penyesuaian-penyesuaian pada inputnya. Gambar 4.2 Sistem Lingkaran Terbuka Umpan balik Sumber daya Input Evi indrayani 2012 Mekanisme Pengendalian Proses Transformasi Umpan balik Sumber daya Output dengan membuat 88 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen Gambar 4.3. menunjukkan suatu perusahaan bisnis sebagai sistem lingkaran terbuka. Lingkaran umpan balik terdiri dari informasi. Mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan-perubahan dalam sistem fisik. Gambar 4.3 Sistem Fisik Perusahaan Sebagai Sistem yang Terkendali Informasi Sumber daya Input Manajemen Informasi Proses Transformasi Sumber daya Output Pengendalian Manajemen. Seperti pada gambar 4.3 manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem. Banyak laporan manajemen mencakup informasi-informasi jenis ini – volumen produksi, biaya distribusi, analisis penjualan dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, suatu ukuran output merupakan bagian integral dari pengendalian sistem. Umpan balik output bernilai bagi manajer, tetapi manajer juga harus mengetahui status dari input dan proses transformasi. Misalnya manajer menginginkan informasi yang menjelaskan seberapa baik para pemasok memenuhi kebutuhan material perusahaan, serta efisiensi produksi dari operasional manufaktur. Gambar 4.4. mencerminkan tambahan aktivitas pengumpulan informasi pada bagian input dan bagian pengolahan dari sistem fisik. Gambar 4.4 Informasi dikumpulkan dari seluruh Elemen Sistem Fisik Evi indrayani 2012 89 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen Informasi Sumber daya Input Proses Transformasi Manajemen Informasi Sumber daya Output Gambar 4.5 adalah suatu laporan yang menggambarkan suatu aspek dari sistem input. Analisis pemasok ini membandingkan beberapa pemasok satu jenis tertentu bahan mentah dalam hal harga, pengiriman dan kualitas. Pembeli pada departemen pembelian dapat meminta laporan seperti ini sebelum menentukan siapa yang akan menjadi pemasok. Gambar 4.5 Contoh laporan Pengolah Informasi. Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi Evi indrayani 2012 90 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi ini dinamakan pengolah informasi. Gambar 4.6 menyertakan tambahan mengolah informasi yang dalam pembahasan ini, kita anggap adalah komputer. Gambar 4.6. Pengolah informasi Mengubah Data Menjadi Informasi Informasi Manajemen Informasi Pengolah Informasi Data Sumber daya Input Proses Transformasi Sumber daya Output Dimensi-dimensi Informasi. Saat manajer menentukan output yang harus disediakan, pengolah informasi mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi kontribusi pada nilai informasi 1. Relevansi 2. Akurasi Ketelitian (Precision) Ketepatan (Accuracy) Dapat dihitung (Quantifiable) Dapat diperiksa (Verifiable) 3. Ketepatan waktu 4. Kelengkapan Kesesuain Evi indrayani 2012 (Appropriateness) 91 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen Kejelasan Bebas dari Bias (Clarity) (Freedom form bias) Penjelasan 1. Relevansi : Informasi memiliki relevansi jika berkaitan lansung dengan masalah yang ada. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek-subyek lain. 2. Akurasi : Idealnya , semua informasi harus akurat, tetapi penikatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang seperti pembayaran gajian, penagihan dan piutang menuntut ketelitian 100 persen. Beberapa aplikasi lain seperti ramalan ekonomi jangka panjang dan laporan statistik sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung sedikit kesalahan. 3. Ketapatan waktu : Informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi kritis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa yang sedang terjadi sekarang, selain apa yang telah terjadi di masa lampau. 4. Kelengkapan : Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian. Namun rancangan sistem seharusnya tidak menegelamkan manajeer dalam lautan Evi indrayani 2012 92 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui bahaya dari informasi yang terlalu banyak, Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan . Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu, analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis. Standar. Agar manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur. Pertama harus ada informasi yang,menggambarkan apa yang sedang dicapai bagian tersebut. Kedua harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut. Pada bab sebelumnya kita telah mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud bersama mencapai suatu tujuan. Kita dapat mendefinisikan tujuan sebagai sasaran keseluruhan yang harus dicapai sistem. Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara umum. Supaya para manajer dapat mengendalikan sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus dari pada tujuan dan ini dicapai melalui standar. Standar adalah suatu ukuran kinerja yang dapat diterima. Dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual seperti yang dilaporkan pengolah informasi dengan standar. Hasil perbandingan menentukan apakah suatu tindakan diperlukan. Gambar 4.7 menggambarkan tambahan standar pada model umum Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting ; manajemen, pengolah informasi dan standar. Gambar 4.7.Standar Kinerja Disediakan Untuk Manajemen Pengolah informasi Standar Evi indrayani 2012 93 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen Informasi Manajemen Informasi Pengolah Informasi Data Sumber daya Input Proses Transformasi Sumber daya Output Seperti terlihat pada gambar 4.7. standar tersedia bagi pengolah informasi maupun manajer. Pengaturan ini memungkinkan pengolah informasi untuk membebaskan manajer dari banyak aktivitas pemantauan. Pengolah informasi dapat memberikan manajer saat kinerj aktual berbeda terlalu jauh dari standar. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan. Suatu konsep manajemen dapat disebut dengan faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors) – CSF. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Perusahaan biasanya memiliki beberapa CSF misalnya pada industri mobil, CFS yang telah teridentifikasi adalah gaya, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. Sistem informasi memungkikan manajer mengikuti CFS dengan melaporan informasi tentang CSF. Gambar 3.8.Perubahan dibuat dalam Sistem Fisik melalui Arus Keputusan Standar Keputusan Pengolah Informasi Evi indrayani 2012 Manajemen Informasi 94 Model Umum Perusahaan Sistem Informasi Manajemen Data Sumber daya Input Evi indrayani 2012 Proses Transformasi Sumber daya Output
