sistem informasi manajemen - E

SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
Materi 4 – Model Sistem Umum Perusahaan
[email protected]
[email protected]
Definisi Model
Model
Naratif
• Adalah
penyederhanaan
(abstraction) dari
sesuatu yang
mewakili sejumlah
objek atau aktivitas
yang disebut
entitas (entity)
Model Fisik
Jenis
Model
Model
Matematika
Model
Grafik
Jenis Model
 Model Fisik  Penggambaran entitas dalam bentuk 3
dimensi. Contoh:
Maket atau Prototipe Mobil
Baru
 Model Naratif  menggambarkan entitasnya secara
lisan atau tulisan. Contoh: model komunikasi bisnis
 Model Grafik  menggambarkan entitasnya dengan
sejumlah garis, simbol atau bentuk.
Contoh: DFD, Flowchart
 Model Matematika  segala formula atau persamaan
matematika.
Contoh: Persamaan Trigonometri
Kegunaan Model
• Mempermudah Pengertian
• Suatu model pasti lebih sederhana dari pada
entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemenelemennya dan hubungannya disajikan dalam cara
yang sederhana.
• Mempermudah Komunikasi
• Setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian
itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
• Memperkirakan Masa Depan
• Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat
model matematika dapat memberikan kemampuan
yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
Model Sistem Umum Perusahaan
• Penyederhanaan objek, yang
terdiri dari berbagai jenis model yang
digunakan oleh perusahaan agar
mempermudah pengertian,
komunikasi, dan memperkirakan masa
depan.
• Yang biasa digunakan oleh
perusahaan adalah model sistem
secara fisik dan konseptual.
Model Sistem Secara Fisik
 Mengubah sumber daya input menjadi sumber daya
output, yang berhubungan dengan lingkungannya
melalui arus sumber daya fisik.
 Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka
Sumber daya
input
Proses
Transformasi
Sumber daya
output
Aliran arus Sumber Daya Fisik
• Arus Material
• Arus Personil
• Arus Mesin
• Arus Uang
Model Sistem Konseptual
• Sistem yang menggunakan sumber daya konseptual
(informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik
• Sistem terbuka
• Sistem lingkaran terbuka
• Sistem lingkaran tertutup
• Elemen sistem konseptual: Manajemen, Pengolah
Informasi, Standar
Sistem Lingkaran Tertutup
Umpan balik
Sumber
daya input
Mekanisme
pengendalian
Proses
Transformasi
Umpan balik
Sumber
daya output
Pengendalian Manajemen
Lingkaran umpan baliknya adalah informasi dan
mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan.
Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk
membuat perubahan dalam sistem fisik.
Informasi
Informasi
Manajemen
Sumber
daya input
Proses
Transformasi
Sumber
daya output
Pengolah Informasi
Informasi
Informasi
Manajemen
Pengolah
Informasi
Data
Sumber
daya input
Proses
Transformasi
Sumber
daya output
Information Processing
• Para manajer memperoleh informasi dari suatu
sistem atau prosedur yang menghasilkan
informasi dari data yang terkumpul.
• Manajer menentukan output yang harus
disediakan pengolah informasi, mereka
mempertimbangkan 4 (empat) dimensi dasar
informasi, yaitu (1) relevansi, (2) Akurasi (3)
Ketepatan Waktu, (4) Kelengkapan informasi,
• Mekanisme pengolah informasi dalam hal ini
menggunakan komputer, namun bukan sebagai
suatu keharusan.
Contoh: Laporan Analisis Supplier
Item Number: 410615
Item Description: Upper Door Hinge
SUPPLIER
NUMBER
3062
4189
0140
2111
NAME
CARTER
& SONS
PACIFIC
MACHINING
A.B.
MERRIL
BAY AREA
LAST
DATE
P.O. #
7/12
1048-10
360
$8.75
12
.00
4/13
962-10
350
9.10
08
.02
1/04
550-10
350
8.12
03
.00
8/19
1196-10
360
11.60
19
.04
QTY.
UNIT
DAYS TO
PRICE RECEIPT
PCT.
REJECTS
Standar
Standar
Informasi
Informasi
Manajemen
Pengolah
Informasi
Data
Sumber daya
input
Proses
Transformasi
Sumber daya
output
Definisi Standar
• Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima,
dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan
sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual.
• Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk
menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.
• Contoh: Spesifikasi Produksi menunjukkan kualitas mutu
produk
Perbandingan Standar dan Tujuan
Objectives
Memenuhi kebutuhan
pelanggan
Produce a return on
investment for the
owners
Operate efficiently
Invest in the future
Develop sources of
supply
Operate ethically
Standards of Performance
Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 million
Mempertahankan 20% pangsa pasar
Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15%
Pay dividends to stockholders each quarter
Maintain the price of the firm’s common stock above $85
per share
Realize an after-tax profit of 15% of sales
Maintain a record of accident-free days
Keep employee turnover below 10%
Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research
and development
Achieve stockout on no more than 2% of the items in
inventory during the year
Keep the number of backorders to less than 5% of all orders
processed
Have no plant shutdowns due to unavailable materials
Have no legal actions filed against the firm by customers,
suppliers, and the government
Manajemen Sistem Umum Perusahaan
Lingkungan
Standar
Keputusan
Informasi
Manajemen
Pengolah
Informasi
Informasi
dan Data
Data
Sumber
Daya
Fisik
Sumber daya
input
Proses
Transformasi
Sumber daya
output
Sumber
Daya
Fisik
Penggunaan Model Sistem Umum
Contoh : Pasar Swalayan
 Arus material: bahan makanan dan barang2
lain yang dijual
 Arus personil: manajer toko, kasir, pegawai
gudang dan orang2 lain yang dipekerjakan
 Arus mesin: komputer, kalkulator, barcode
scanner, telepon, kulkas, rak-rak
 Arus uang: pemasukan dari pelanggan dan
pengeluaran berbentuk pembayaran kepada
pemasok, pegawai dan pemilik
Penggunaan Model Sistem Umum
Contoh : Pasar Swalayan
 Proses Transformasi, Semua kegiatan yang
membuat berbagai produk siap untuk dijual secara
mudah dan menarik, misal; membuka karton dan
mengatur barang dagangan dirak, menyiapkan sayur
dan buah segar, memotong daging.
 Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan
para asisten manajer. Pengolah informasi meliputi
komputer, barcode scanner dan menyediakan harga
untuk berbagai barang
 Standar kinerja: kuota penjualan, anggaran operasi
Contoh : Kantor Pengacara
• Arus material
• Perlengkapan pencatatan, kertas, buku-buku
• Arus personil
• Pengacara, partner, office boy
• Arus mesin
• Komputer, telepon
• Arus uang
• Pemasukan dari klien, pengeluaran untuk biaya kantor, biaya
sidang, dll.
Contoh 2 : Kantor Pengacara
• Proses Transformasi, proses mengubah bahan
mentah (klien dg permasalahan hukum) menjadi
produk jadi (klien yang masalah hukumnya
terselesaikan).
• Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner.
• Pengolah informasi meliputi komputer, database
hukum
• Standar kinerja; biasanya tidak ada standar formal
dan rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus,
memenangkan persidangan, menerima laba,
database hukum
Management By Exception
• Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah
informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE
• MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer
terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut
menyimpang dari kinerja yang dapat diterima/standar.
• Tiga keuntungan MBE
• Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang
berlangsung normal
• Lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat
menerima perhatian lebih menyeluruh
• Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada
hal-hal yang tidak berjalan semestinya
Management By Exception
Kendala MBE :
• Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak
mudah ditentukan secara kuantitas
sehingga standar tidak dapat ditetapkan
• Suatu sistem informasi yang memantau
kinerja secara akurat sangat diperlukan
• Perhatian harus tetap diarahkan pada
standar untuk menjaga standar pada tingkat
yang tepat
• Manajer tidak boleh menjadi pasif dan
hanya menunggu batas kinerja dilewati.
Contoh : MBE
• Seorang manajer menetukan bahwa
jumlah produksi Susu Bantal Real
Good dalam sehari harus ada 50.000
bungkus sampai 75.000 bungkus.
• Suatu waktu dimana saat kapasitas
tenaga kerja lebih banyak bekerja
(lembur) maka jumlah produksi Susu
Bantal Real Good meningkat drastis
menjadi 94.000 bungkus hari.
Contoh : MBE
• Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang
harus dilakukan oleh kelebihan produksi.Keputusan
yang dapat diambil antara lain:
• Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan
stock.
• Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang
terjangkau.
• Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.
PENDEKATAN SISTEM
Pemecahan Masalah
• Masalah  suatu kondisi yang memiliki potensi untuk
menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan
keuntungan luar biasa.
• Gejala  kondisi yang dihasilkan oleh masalah
• Pemecahan masalah  tindakan memberi respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau
memanfaatkan peluang keuntungan.
Jenis Masalah
• Masalah terstruktur
• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah tidak terstruktur
• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi terstruktur
• Sebagian elemen-elemen atau hubungan-
hubungan antar elemen dipahami oleh pemecah
masalah.
Pemecahan Masalah
• Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada
jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada
konsekuensinya.
• Keputusan
• Pemilihan suat strategi atau tindakan
• Pengambilan keputusan
• Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan
memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Elemen-elemen dalam Pemecahan Masalah
Masalah
Standar
Pemecah
Masalah
(Manajer)
Berbagai
solusi
alternatif
Kendala
Informasi
Solusi
Langkah-langkah Pemecahan Masalah
• Langkah-langkah pemecahan masalah dengan
pendekatan sistem :
• Usaha Persiapan
• Usaha Definisi
• Usaha Pemecahan
Step 1: Usaha Persiapan
 Langkah 1  Memandang perusahaan sebagai suatu
sistem, dgn menggunakan model umum perusahaan
 Langkah 2  Mengenali sistem lingkungan; pemasok,
serikat buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat
global, pemerintah dan masyarakat keuangan
 Langkah 3  Mengidentifikasi subsistem perusahaan,
berdasarkan area fungsional, tingkatan manajemen, arus
sumber daya.
Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai
suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan
sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka orientasi
sistem telah tercapai
Step 2 : Usaha Definisi
• Langkah 4
• Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem dapat berupa
perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini dilakukan untuk
mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan
berada.
• Langkah 5
• Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu;
Step 3 : Usaha Pemecahan
Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak
(feasible), pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya.
 Langkah 6  Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi;
brainstorming, joint application design, group decision
support system.
 Langkah 7  Mengevaluasi berbagai alternatif solusi;
seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem
untuk mencapai tujuannya
Step 3 : Usaha Pemecahan (lanjutan)
• Langkah 8  Memilih solusi terbaik; analisis (evaluasi
pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan akibatnya
pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari
seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara
beberapa manajer)
• Langkah 9  Menerapkan solusi. Masalah tidak
terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi itu
perlu diterapkan.
• Langkah 10  membuat tindak lanjut untuk memastikan
bahwa solusi itu efektif.
FAKTOR-FAKTOR MANUSIA
 Gaya merasakan masalah (problen sensing styles);
bagaimana manajer menghadapi masalah
 Penghindar masalah
 Pemecah masalah
 Pencari masalah
 Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles);
sikap terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajer
 Gaya teratur
 Gaya menerima
 Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara
menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.
 Gaya sistematik
 Gaya intuitif
37