SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Model Sistem Umum
Perusahaan
[email protected]
Definisi Model
• Adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang
mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas
(entity)
• Jenis-jenis model
•
•
•
•
Model Fisik
Model Naratif
Model Grafik
Model Matematika
Jenis Model
 Model Fisik  Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
Contoh: Maket atau Prototipe Mobil Baru
 Model Naratif  menggambarkan entitasnya secara lisan atau
tulisan. Contoh: model komunikasi bisnis
 Model Grafik  menggambarkan entitasnya dengan sejumlah
garis, simbol atau bentuk.
Contoh: DFD, Flowchart
 Model Matematika  segala formula atau persamaan
matematika.
Contoh: Persamaan Trigonometri
Model Sistem Umum Perusahaan
• Penyederhanaan objek, yang terdiri dari
berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan
agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan
memperkirakan masa depan.
• Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model
sistem secara fisik dan konseptual.
Model Sistem Secara Fisik
 Mengubah sumber daya input menjadi sumber daya
output, yang berhubungan dengan lingkungannya
melalui arus sumber daya fisik.
 Sistem fisik perusahaan merupakan sistem
terbuka
Sumber daya
input
Proses
Transformasi
Sumber daya
output
Model Sistem Konseptual
• Sistem yang menggunakan sumber daya konseptual
(informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik
• Sistem terbuka
• Sistem lingkaran terbuka
• Sistem lingkaran tertutup
• Elemen sistem konseptual: Manajemen, Pengolah
Informasi, Standar
Sistem
Lingkaran
Tertutup
Umpan balik
Umpan balik
Mekanisme
pengendalian
Sumber
daya input
Proses
Transformasi
Sumber
daya output
Pengolah Informasi
Informasi
Informasi
Manajemen
Pengolah
Informasi
Data
Sumber
daya input
Proses
Transformasi
Sumber
daya output
Information Processing
• Para manajer memperoleh informasi dari suatu sistem
atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang
terkumpul.
• Manajer menentukan output yang harus disediakan
pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4
(empat) dimensi dasar informasi, yaitu (1) relevansi, (2)
Akurasi (3) Ketepatan Waktu, (4) Kelengkapan informasi,
• Mekanisme pengolah informasi dalam hal ini
menggunakan komputer, namun bukan sebagai suatu
keharusan.
Definisi Standar
• Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima,
dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan
sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual.
• Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk
menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.
• Contoh: Spesifikasi Produksi menunjukkan kualitas
mutu produk
Standar
Informasi
Informasi
Manajemen
Pengolah
Informasi
Data
Sumber daya
input
Proses
Transformasi
Sumber daya
output
Manajemen Sistem Umum
Perusahaan
Lingkungan
Standar
Keputusan
Informasi
Manajemen
Pengolah
Informasi
Informasi
dan Data
Data
Sumber
Daya
Fisik
Sumber daya
input
Proses
Transformasi
Sumber daya
output
Sumber
Daya
Fisik
Penggunaan Model Sistem
Umum
Contoh : Pasar Swalayan
 Arus material: bahan makanan dan barang2 lain yang dijual
 Arus personil: manajer toko, kasir, pegawai gudang dan orang2
lain yang dipekerjakan
 Arus mesin: komputer, kalkulator, barcode scanner, telepon,
kulkas, rak-rak
 Arus uang: pemasukan dari pelanggan dan pengeluaran
berbentuk pembayaran kepada pemasok, pegawai dan pemilik
Post test!
• Buatlah contoh lain dari model sistem umum dengan
3 jenis proses bisnis yang berbeda.
Pendekatan Sistem
• Masalah  suatu kondisi yang memiliki potensi
untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau
menghasilkan keuntungan luar biasa.
• Gejala  kondisi yang dihasilkan oleh masalah
• Pemecahan masalah  tindakan memberi respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya
atau memanfaatkan peluang keuntungan.
Jenis Masalah
• Masalah terstruktur
• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen
dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah tidak terstruktur
• Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen
tidak dipahami oleh pemecah masalah.
• Masalah semi terstruktur
• Sebagian elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen dipahami oleh pemecah masalah.
Pemecahan Masalah
• Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan
pada jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada
konsekuensinya.
• Keputusan
• Pemilihan suat strategi atau tindakan
• Pengambilan keputusan
• Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini
akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Elemen-elemen dalam
Pemecahan
Masalah
Masalah
Standar
Pemecah
Masalah
(Manajer)
Berbagai
solusi
alternatif
Kendala
Informasi
Solusi
Langkah-langkah Pemecahan
Masalah
• Langkah-langkah pemecahan masalah dengan
pendekatan sistem :
• Usaha Persiapan
• Usaha Definisi
• Usaha Pemecahan
Usaha Persiapan
 Langkah 1  Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, dgn
menggunakan model umum perusahaan
 Langkah 2  Mengenali sistem lingkungan; pemasok, serikat
buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat global,
pemerintah dan masyarakat keuangan
 Langkah 3  Mengidentifikasi subsistem perusahaan,
berdasarkan area fungsional, tingkatan manajemen, arus sumber
daya.
Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu
sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan sistem itu berada
dalam suatu lingkungan, maka orientasi sistem telah tercapai
Usaha Definisi
• Langkah 4
• Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem dapat
berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini
dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat
penyebab persoalan berada.
• Langkah 5
• Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan
tertentu;
Usaha Pemecahan
Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan
alternatif terbaik dan penerapannya.
 Langkah 6  Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi; brainstorming, joint
application design, group decision support system.
 Langkah 7  Mengevaluasi berbagai alternatif solusi; seberapa jauh suatu
alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya
• Langkah 8  Memilih solusi terbaik; analisis (evaluasi pilihan yang sistematik dg
mempertimbangkan akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari seorang
manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa manajer)
• Langkah 9  Menerapkan solusi. Masalah tidak terpecahkan hanya dengan
memilih solusi. Solusi itu perlu diterapkan.
• Langkah 10  membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu
efektif.
FAKTOR-FAKTOR MANUSIA
 Gaya merasakan masalah (problen sensing styles); bagaimana manajer
menghadapi masalah
 Penghindar masalah
 Pemecah masalah
 Pencari masalah
 Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles); sikap
terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajer
 Gaya teratur
 Gaya menerima
 Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara
menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.
 Gaya sistematik
 Gaya intuitif