PROSEDUR SURAT KELUAR DENGAN KARTU KENDALI DISUSUN OLEH : ADELIA RODIAH K (1803001) AFIFAH AMINI (1803003) INDAH P (1803013) PUSPA RAMDANI (1803018) SERLY MERLIANTY (1803023) SASTI PUSPA K (1803022) Apa itu surat keluar? Suatu kertas tertulis yang dikirimkan oleh suatu pihak (instansi, organisasi) yang berisi pesan dari komunikator kepada komunikan memuat bahan komunikasi serta dapat menghasilkan feedback Apa itu kartu kendali? Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Berikut prosedur pembuatan surat keluar dengan kartu kendali A. Pengonsepan Surat Tahap awal pada penanganan surat adalah membuat konsep. Konsep surat dibuat oleh unit pengolah/sekretaris, kemudian diketik dalam bentuk draft pada lembar konsep surat. Kemudian draft diperiksa lalu disetujui oleh pimpinan dengan memberikan tanda paraf pada draft surat. Setelah di -acc, surat diketik rapi dan ditandatangani oleh pimpinan kemudian diserahkan ke pencatat surat. B. Pencatatan Surat 1. menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan 2. mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3 3. menentukan kode surat 4. memberikan stempel/cap dinas pada surat 5. meneruskan kartu kendali 1, surat dan lampiran kepada pengarah surat 6. memberi paraf pada kartu kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip 7. menyerahkan kartu kendali 3 ke unit pengolah/sekretaris C. Pengarahan Surat 1. menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat surat 2. mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta lampirannya 3. melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop 4. mencatat surat di buku ekspedisi eksternal 5. memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim 6. menyimpan kartu kendali 1 sebagai kartu kontrol 7. menyerahkan salinan surat/tembusan beserta kartu kendali 1 ke penata arsip. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2. D. Pengiriman Surat Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan itu sendiri. E. Penataan Arsip 1. Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata usaha/pengarah surat. 2. Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata usaha/pengarah surat. Indeks Kode Tanggal No urut M/K Isi ringkasan Lampiran : Diisi indeks surat : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi : Diisi tanggal terima surat : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar : Diisi ringkasan surat : Lampiran surat Dari Kepada Tanggal surat No surat Pengolah Paraf : Alamat pengirim surat : Alamat yang dikirimi surat/ penerima surat : Diisi tanggal surat : Diisi nomor surat : Diisi unit pengolah (pembuat surat) : Diisi paraf pengolah surat Fungsi kartu kendali keluar adalah sebagai berikut : 1. Alat pengendali surat keluar 2. Alat pelacak surat yang keluar 3. Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses 4. Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi Keuntungan menggunakan kartu kendali : 1. Lebih efisien dibanding buku agenda 2. Dapat membedakan sifat surat yaitu surat penting, biasa, atau rahasia 3. menghilangkan pencatatan berulang 4. memudahkan pengarsipan surat SEKIAN DAN TERIMA KASIH
