TRANS_bab3 - Official Site of MSHERAWATI

Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
1
III
TEORI DAN METODOLOGI SISTEM
1. MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
A. Pendahuluan
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu.
Jenis-jenis Model:
1. Model Fisik
Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi
2. Model Naratif
Menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik
Menggambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau
bentuk.
Contoh (Economic Order Quantity / EOQ)
A Graphic Model of the
Economic Order Quantity Concept
Cost
Total cost
nt
Mai
e
st
e co
c
n
na
Purchasing cost
0
EOQ
Order Quantity
4. Model matematika
Semua rumus atau persamaan matematika dalam pembuatan
model bisnis.
2PS
EOQ =
M
Kegunaan Model:
1. Semua empat model memudahkan pemahaman dan komunikasi.
2. Model matematika juga membantu meramalkan masa depan.
Sistem Informasi Manajemen
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
2
Model Sistem Umum Perusahaan
Diagram grafis yang disertai dengan narasi yang melukiskan semua
system organisasi umum, dengan menggunakan suatu kerangka
system.
B. Sistem Fisik
Proses
Transformasi
Sumber Daya
Input
Sumber Daya
Output
1. Arus material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
Transformation
Process
Input
Resources
Output
Resources
Boundary of
The Firm
SISTEM FISIK PERUSAHAAN
SISTEM KONSEPTUAL
1. Sistem Lingkaran Terbuka
Suatu system tanpa lingkaran umpan balik/mekanisme kontrol.
2. Sistem Lingkaran Tertutup
Suatu system yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme
pengendalian,
dapat
mengendalikan
penyesuaian pada inputnya.
Sistem Informasi Manajemen
outputnya
dengan
membuat
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
3
Mekanisme
Pengendalian
Input
Resources
Proses
Transformasi
Output
Resources
3. Pengendalian Manajemen
Informasi
Management
Input
Resources
Informasi
Proses
Transformasi
Output
Resources
4. Pengolah Informasi
Perjalanan informasi tak selalu langsung dari system fisik kepada manajer
karena berada jauh dari aktivitas. Para manajer harus memperoleh
informasi dari suatu system/prosedur yg menghasilkan informasi dari
data yg terkumpul, disebut Pengolah informasi.
Informasi
Management
Informasi
Information
Processor
Data
Input
Resources
Dimensi-Dimensi Informasi
1. Relevansi
2. Akurasi
3. Ketepatan waktu
4. Kelengkapan
Sistem Informasi Manajemen
Proses
Transformasi
Input
Resources
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
4
Agar Manajer dapat melakukan pengendalian atas bagian yang telah
menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat 2 unsur:
1. Harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai.
2. Harus ada standar kinerja yg mencerminkan apa yang harus dicapai.
Standar : Ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal
dalam istilah-istilah spesifik.
Tujuan : sasaran keseluruhan yang harus dicapai system. Suatu
system harus memiliki sedikitnya 1 tujuan, tetapi dapat pula
beberapa tujuan.
“Sistem Konsepsual yang mengendalikan system fisik terdiri dari 3
elemen penting : manajemen, pengolah informasi dan standar.”
MANAGEMENT BY EXCEPTION (MBE)
 Membandingkan standar dengan
output informasi dari pengolah
informasi
 Manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang
dari kinerja yang dapat diterima.
 MBE merupakan kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS.
MBE memberikan 3 keuntungan dasar:
1. Manajer tidak membuang waktu untuk memantau aktivitas yg
berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat
memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang, maupun pada hal yang tak
berjalan semestinya.
Arus Keputusan
- Data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi
- Informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer
Sistem Informasi Manajemen
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
5
MODEL UMUM PERUSAHAAN
`
Standards
Keputusan
Management
Informasi
Information
Processor
Informasi
dan
Data
Data
SD FISIK
Input
Resources
Proses
Transformasi
Input
Resources
SD FISIK
MENEMPATKAN MODEL SISTEM UMUM DALAM KONTEKS
- model tersebut akan membantu anda menyesuaikan diri dgn
perusahaan.
- Akan memberikan suatu rasa kemantapan ketika anda mempelajari
perusahaan.
- Akan memberikan suatu gambaran mental mengenai apa yang harus
diperkirakan.
2. PENDEKATAN SISTEM
A. Pemecahan Masalah
Masalah ?
Pemecahan masalah ?
Keputusan ?
Pengambilan keputusan ?
Sistem Informasi Manajemen
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
6
 Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah
Sistem konseptual adalah suatu system pemecahan masalah yang
terdiri dari:
- manajer
- informasi
- standar.
- Dua elemen lain masuk dalam proses pengubahan masalah
menjadi solusi. Kedua elemen tersebut adalah solusi alternative
dan kendala.
Setelah berbagai alternatif pemecahan masalah diidentifikasikan oleh
manajer, system informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap
alternatif
dengan
mempertimbangkan
berbagai
mungkin baik intern maupun lingkungan
Masalah
Elemen-elemen
Elemen-elemen
Proses
Prosespemecahan
pemecahan
masalah
masalah
Elemen2 system konseptual
Standar
Informasi
Keadaan yang
diinginkan
Berbagai Solusi
alternatif
Pemecah
masalah
(manajer)
Keadaan saat ini
Solusi
 Masalah Versus Gejala
 Struktur Masalah.
 Masalah terstruktur
 Masalah tidak terstruktur
 Masalah semi-terstruktur.
Sistem Informasi Manajemen
kendala
kendala
yang
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
7
Struktur Masalah
Pemecahan
Oleh
Komputer
Pemecahan
Oleh
Manajer
DSS
DSS
Structured
Semi-structured
Unstructured
B. PENDEKATAN SISTEM
John
Dewey,
professor
filosofi
di
Columnia
University,
ia
mengidentifikasikan tiga seri penilaian dalam pemecahan masalah.
1. Mengenali kontroversi
Masalah
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Solusi
 Serangkaian langkah-langkah dalam pendekatan system
Terdiri dari 10 langkah yang dikelompokkan menjadi 3 tahap:
 Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan
masalah dengan menyediakan orientasi system.
1. Memandang perusahaan sebagai suatu system
2. Mengenali system lingkungan
3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan
 Usaha
definisi,
mencakup
mengidentifikasi
masalah
dipecahkan dan kemudian memahaminya.
1.Bergerak dari tingkat system ke subsistem
2.Menganalisis bagian system dalam urutan tertentu
Sistem Informasi Manajemen
utk
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
8
 Usaha solusi, mencakup langkah2 yg tersebut dibawah:
1.Mengidentifikasi solusi alternative
2.Mengevaluasi solusi alternative
3.Memilih solusi terbaik
4.Menerapkan solusi terbaik
5.Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu
efektif.
Pendekatan system memerlukan pengambilan keputusan
Tahap
Usaha
definisi
Usaha
solusi
Langkah
Keputusan
1. Bergerak
dari
tingkat system ke
subsistem
2.Menganalisis
bagian system dalam
urutan tertentu
1.Mengidentifikasi
solusi alternative
Dimanakah permasalahannya?
Apakah perlu dikumpulkan data baru
atau data itu sudah ada?
Bagaimana data akan dikumpulkan?
Apa penyebab masalah itu?
2.Mengevaluasi
solusi alternative
Berapa banyak alternative yg perlu
diidentifikasi?
Apakah alternatif2 ini layak?
Kriteria apa yg harus digunakan?
Bagaimana
tiap
alternative
memenuhi tiap criteria?
Apakah semua criteria memnuhi tiap
kriteria
3.Memilih
terbaik
solusi Apakah terdapat cukup informasi
untuk membuat pilihan?
Alternatif
mana
yg
merupakan
criteria terbaik?
4.Menerapkan solusi Kapan
sebaiknya
solusi
ini
terbaik
diterapkan?
Bagaimana Seharusnya solusi ini
diterapkan?
5.Membuat
tindak Siapa yang harus membuat evaluasi?
lanjut
untuk Seberapa baik solusi itu mencapai
memastikan bahwa tujuan?
solusi itu efektif.
 Faktor –faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Gaya dasar dalam merasakan masalah:
Sistem Informasi Manajemen
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
9
 penghindar masalah
 pemecah masalah
 pencari masalah
Manajer juga berbeda dalam cara mereka mengumpulkan informasi:
 Gaya teratur
 Gaya menerima
Cara mereka menggunakan informasi untuk memecahkan masalah :
 Sistematis
 Intuitif

Menempatkan pendekatan system dalam Perspektif
1. Pendekatan system sebenarnya hanyalah akal sehat.
2. Pendekatan system hanyalah satu cara memecahkan masalah
3. Pendekatan system adalah metodologi system dasar.
Walau tidak semua manajer mengikuti pendekatan system dalam
pemecahan masalah, pendekatan system merupakan metodologi system
dasar.
3. METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM
A. Siklus Hidup Sistem
 Tahap-tahap siklus hidup
Siklus hidup system/system life cycle (SLC) adalah proses
evolusi system yang diikuti dalam menerapkan system atau subsistem
informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang
erat mengikuti langkah-langkah pendekatan system. Empat tahap
pertama dalam SLC adalah
perencanaan, analisis, rancangan dan
penerapan. Empat tahap tersebut ditujukan bagi pengembangan. Istilah
Siklus hidup pengembangan system/ system development life cycle
(SDLC), sering digunakan bagi empat tahap ini. Tahap yang kelima
adalah tahap penggunaan.
 Pengelolaan Siklus Hidup
Sistem Informasi Manajemen
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
10
Tanggung jawab manajemen sikus hidup dapat berada pada
beberapa tingkatan organisasi. Pada tingkat puncak, pengarahan
menyeluruh dapat dating dari direktur utama dan eksekutif lain, yang
sering berfungsi sebagai suatu komite pengarah. Pada tingkatan yang
lebih rendah, kepemimpinan berada pada komite pengarah SIM. Dalam
tim-tim proyek, pengarahan diberikan oleh para pemimpin proyek.
Manajer Siklus Hidup Sistem Diatur Secara Hirarki
Ekskutif
Komite
Pengarah SIM
Marketing
Pemimpin Proyek
Tim model lokasi gudang
Project leader
MRP II team
Manufacturing
Project leader
ISDN
system team
Project leader
Credit approval
system team
Finance
Human
Resources
Project leader
HRIS team
Manajer dari area pemakai terlibat dalam perencanaan siklus
hidup dengan
Analisis
maksud memperoleh manfaatnya nanti dalam proyek.
system
membantu
manajer
mendefinisikan
masalah,
menetapkan tujuan, dan mengenali kendala, kemudian mengadakan
studi kelayakan. Studi kelayakan menjadi dasar bagi komite pengarah
SIM dan manajer untuk menentukan apakah perlu melanjutkan proyek
tersebut. Keputusan untuk maju menjadi tanda bagi para peserta
untuk menetapkan suatu mekanisme pengendalian.
Sistem Informasi Manajemen
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
11
The Planning Phase
MIS Steering Comm
Manager
1.
Systems
Systems Analyst
Menyadari
Masalah
Definisikan
masalah
2.
3.
Menentukan
tujuan sistem
4.
Identifikasi
Kendala sistem
konsultasi
5.
6.
7.
Membuat Studi
kelayakan
Menyiapkan usul
penelitian sistem
Approve or disapprove the study project
8.
Menetapkan mekanisme pengendalian
Tahap analisis dimulai dengan
pengumuman kepada para
pegawai dan pembentukan tim proyek. Langkah-langkah selanjutnya
sangat penting bagi keberhasilan proyek: pemakai mendefinisikan
kebutuhan informasi mereka dan menentukan criteria kinerja. Analis
menyiapkan usulan rancangan, yang memberikan justifikasi untuk
merancang system baru.
The Analysis Phase
MIS Steering
Committee
1.
Manager
Systems Analyst
Mengumumkan the system study
2.
Organize the project team
3.
Define information needs
4.
Definisikan kriteria kinerja sistem
5.
6.
Approve or disapprove the design project
Sistem Informasi Manajemen
Menyiapkan
usulan
rancangan
7-21
Bab 3. Teori dan Metodologi Sistem
12
Tahap rancangan mulai saat analis terlibat terlibat dalam
rancangan system yang terinci, dengan menggunakan teknik-teknik
dan peralatan terstruktur
maupun
data.
Konfigurasi
yang men-dokumentasikan baik proses
system
alternative
diidentifikasi
dan
dievaluasi , dan yang terbaik dipilih. Usulan penerapan memberikan
manajemen
dasar
untuk
menciptakan
suatu
system
kerja
dari
dokumentasi rancangan.
Tahap penerapan melibatkan para spesialis informasi, pemakai
dan mungkin orang luar seperti konsultan dan kontraktor. Setelah
perencanaan yang terinci dan pengumuman, diperoleh perangkat keras
dan perangkat lunak, dan diciptakan database. Saat fasilitas fisik telah
siap dan pendidikan yang diperlukan telah dilaksanakan, cutover ke
system baru dapat terjadi.
Segera setelah tahap penggunaan dimulai, analis system dan
auditor internal melaksanakan penelaahan setelah penerapan, yang
diulangi secara berkala sepanjang umur hidup system. Spesialis
informasi juga melakukan pemeliharaan.
Walau siklus hidup system mewakili bentuk dasar dari kerja
system, siklus hidup system terpengaruh perubahan oleh metodologi
lain yang menekankan penggunaan peralatan pengembangan berbasis
komputer. Rapid application development (RAD) adalah salah satu
metodologi tersebut, dan meyatukan baik Computer-aided software
engineering (CASE) maupun prototyping.
Sistem Informasi Manajemen