Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan
advertisement
Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi Universitas Gunadarma Tujuan Pembelajaran Memahami konsep dasar dari sistem dan sistem informasi untuk mendapat gambaran awal SIM, terutama dikaitkan dengan keterhubungan dengan organisasi dan manajemen perusahaan dimana manusia ikut berperan dalam pengolahan informasi. Materi Perkuliahan 1. 2. 3. Konsep Sistem dan Sistem Informasi Konsep Organisasi dan Manajemen Manusia sebagai Pengolah Informasi Konsep Sistem dan Sistem Informasi Definisi Sistem Sekumpulan elemen yang saling berkaitan & saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu susunan dari bagian yang teratur yang saling terkait yang beroperasi bersama untuk mencapai sasaran atau tujuan. Subsistem adalah sistem didalam suatu sistem dimana sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem. Karakteristik Sistem 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Karakteristik sistem terdiri dari : Komponen (Elemen) Batasan sistem (Boundary) Lingkungan luar (Environment) Penghubung sistem (Interface) Masukan (Input) Keluaran (Output) Sasaran sistem (Objective/Goal) Karakteristik Sistem Komponen (Elemen) Komponen dari suatu sistem dikenal sebagai subsistem. Batasan (Boundary) Daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya/dengan lingkungan luar. Lingkungan luar sistem (Environment) Segala sesuatu di luar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Contoh : vendor, pelanggan, pemilik, pemerintah, bank, pesaing. Karakteristik Sistem 1. 2. 3. Penghubung sistem (Interface) Suatu media penghubung antara subsistem dengan subsistem lainnya. Masukan (Input) Data/Informasi yang dimasukkan ke dalam sistem. Pada sistem informasi,masukan dapat berupa: Data transaksi Data non transaksi Instruksi Karakteristik Sistem 1. 2. 3. Keluaran (Output) Hasil dari pemrosesan, dapat berupa keluaran yang berguna (informasi dan produk) atau keluaran yang tidak berguna (limbah). Pada sistem informasi, keluaran dapat berupa : Informasi Saran Cetakan laporan Sasaran sistem (Objective/Goal) Suatu tujuan yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Model Umum Sistem Masukan SISTEM Keluaran Konfigurasi komputer sebagai sistem Interface INPUT CPU STORAGE OUTPUT Klasifikasi Sistem Sistem Abstrak Sistem yang berisi gagasan atau konsep. Sistem Fisik Sistem yang secara fisik dapat dilihat. Klasifikasi Sistem Sistem Deterministik Sistem yang operasinya dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat. Interaksi antar bagian diketahui dengan pasti. Sistem Probabilistik Sistem yang tidak bisa diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas. Sesuatu yang mungkin tetapi ada sedikit kesalahan atas ramalan. Klasifikasi Sistem Sistem Tertutup Sistem mandiri, sistem yang tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungan (tidak dipengaruhi oleh lingkungan). Sistem Terbuka Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Klasifikasi Sistem Sistem Alamiah Sistem yang terjadi karena alam (tidak dibuat oleh manusia). Sistem Buatan Manusia Sistem yang dibuat oleh manusia. Pembentukan Subsistem Pengunsuran (Factoring) Perancangan sistem menurut keseluruhan sistem, penguraian menjadi subsistem. Sistem hasil proses pengunsuran membentuk struktur. Pembentukan Subsistem Penyederhanaan (Simplikasi) Setiap sistem atau subsistem memiliki masukan, keluaran dan interface dengan subsistem-subsistem lainnya. Sehingga akan menyebabkan banyak interface yang harus didefinisikan. Oleh karena itu diperlukan suatu peneyderhanaan pada penggambaran interface. Setiap jalinan adalah interface yang berpotensi untuk komunikasi antar subsistem dan mengandung jalur informasi. Pembentukan Subsistem Pemisahan (Decoupling) Dua subsistem yang berhubungan sangat erat membutuhkan suatu koordinasi & penjadwalan waktu yang tepat. Pengendalian dalam Sistem Umpan Balik Diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback). Untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. Dilakukan dengan membandingkan keluaran sistem dengan keluaran yang diinginkan. Jenis Umpan Balik Umpan balik negatif (negatif feedback) Menyesuaikan penyimpanan terhadap standar. Umpan balik positif (positive feedback) Untuk menambah keluaran atau mendorong proses supaya memberikan hasil yang baik, tanpa harus menunggu terjadinya penyimpangan. Perancangan Sistem Analisis Sistem Penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tugas Utama Analisis Sistem 1. Menentukan lingkup sistem 2. Mengumpulkan fakta 3. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem Perancangan Sistem 1. 2. 3. 4. Langkah-langkah yang dilakukan analisis sistem : Identifity Understand Analize Report Sistem analis merupakan kunci dalam proses pengembangan sistem. Sistem analis bekerja dalam sebuah tim berbasis proyek. Perancangan Sistem 1. 2. Manajemen Proyek Memiliki 2 tujuan : Mencegah proyek selesai lebih dari waktu yang ditetapkan (terlambat) Mencegah proyek kelebihan anggaran Membantu manajemen dalam memantau kemajuan proyek Konsep Organisasi dan Manajemen Organisasi dan Manajemen Organisasi Alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan mempelajari organisasi untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif. Manajemen Suatu ilmu dan seni menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Teori Manajemen Konsep Organisasi dan Manajemen sehubungan dengan Sistem Informasi PERENCANAAN Pemilihan tujuan & penetapan kebijakan, prosedure & program untuk mencapainya. PENGORGANISASIAN Pengelompokan kegiatan yang harus dilaksanakan & menetapkan bentuk serta hubungan keorganisasian untuk menjalankan kegiatan. PENYUSUNAN STAFF Pemilihan & pelatihan orang untuk bekerja dalam organisasi. PENGKOORDINASIAN Penjadwalan kegiatan dalam urutan yang tepat & pengkomunikasian perubahan kebutuhan. PENGARAHAN Pemimpin, pemberian pedoman, pengarahan & pemotivasian orang dalam organisasi. PENGENDALIAN Pengukuran prestasi & penyimpangannya dari rencana. Pengaturan & pembetulan kegiatan atau kebijakan. Struktur Keorganisasian Model Dasar Struktur Hirarki Struktur Keorganisasian Spesialisasi Pembagian pekerjaan atas tugas-tugas khusus dalam organisasi. Hubungan Lini & Staff Lini menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsifungsi dalam organisasi. Staff berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendukung seperti analisis & konsultasi. Wewenang & Tanggung jawab Wewenang adalah hak untuk memerintah dari atas ke bawah. Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas. Rentang Kendali Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seseorang atasan. Struktur Keorganisasian Model Variasi 1. Organisasi berdasarkan produk & jasa mandiri. Struktur organisasi ini menghasilkan orang yang lebih diarahkan pada output dibandingkan pengolahannya. Struktur Keorganisasian 2. Organisasi Matriks Struktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral yaitu menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa. Organisasi fungsional dipandang sebagai suatu arus. Produk & Jasa dipandang sebagai aliran melalui organisasi fungsional. Struktur Keorganisasian Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah proyek-proyek yang ditugaskan dengan dikepalai oleh seorang direktur proyek. Model Pengolahan Informasi Pada Struktur Organisasi 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor : Ketidakpastian tugas. Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan. Saling ketergantungan unit organisasi. Tanggapan keorganisasian atas kebutuhan pengolahan informasi: Prosedure pengoperasian & aturan keputusan. Hirarki wewenang. Subsistem mandiri. Sumber daya lentur. Struktur mandiri. Sistem informasi manajemen. Bentuk organisasi lateral. Peranan Manusia dalam Organisasi Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar manusia yang terendah sampai dengan tertinggi. Rendah Tinggi Fisiologis Kebutuhan fisik seperti rasa lapar, haus Keamanan Perlindungan terhadap bahaya Perhatian Kepuasan dalam keikutsertaan dalam kelompok & menerima persahabatan Penghargaan Menghargai diri & dihargai Perwujudan Diri Pemenuhan diri, mencari kreativitas suatu Peranan Manusia dalam Organisasi Dinamika Kelompok Terkadang kelompok kecil merupakan faktor yang mempengaruhi antara individu dengan organisasi. Gaya Kepemimpinan Teori X yang mendukung gaya autorizer. 1. Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi unsur-unsur produktif/bahan, peralatan & manusia guna tujuan ekonomis. 2. Sehubungan dgn manusianya, ini adalah proses pengarahan upaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan. 3. Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang-orang menjadi pasif dan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka harus dihukum / diberi sanksi. Peranan Manusia dalam Organisasi 1. 2. 3. Teori Y yang mendukung gaya partisipatif / supportif. Orang adalah aktif akibat pengalaman dalam organisasi. Motivasi, potensi untuk perkembangan, kapasitas untuk menerima. Kesediaan untuk mengarahkan perilaku kepada tujuan organisasi. Manusia sebagai Pengolah Informasi Model Dasar Manusia sebagai Pengolahan Informasi Indera penerima yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah. Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar. Indera Penerima Saluran Pengolah mental Ingatan Saluran Hasil Manusia Sebagai Pengolah Informasi 1. 2. 3. Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas. Tingkat tanggapannya akan berkurang. Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah yg diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi. Penyaringan ini biasanya berdasarkan pada kemungkinan pentingnya rangsangan. Penyaringan merupakan akibat : Kerangka acuan individual. Prosedur keputusan normal. Keputusan dalam keadaan tertekan Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan dan lainlain. Manusia sebagai Pengolah Informasi Allen Newell dan Herbert. A. Simon Membuat model pengolahan sistem informasi manusia yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer, model tersebut dikenal dengan “model NewellSimon”. Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada manusia yang terdiri dari : 1. Ingatan jangka pendek, 2. Pengolahan dasar, 3. Penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatan luar. Manusia sebagai Pengolah Informasi Penerima Lingkungan Ingatan Pengolah Penghasil Struktur umum sistem pengolahan informasi manusia Penyimpanan Masukan Pengolahan Keluaran Model umum sistem informasi komputer Sistem Pengolah Informasi Manusia 1. 2. 3. Sistem pengolah informasi manusia terhadap sebuah pengolah, masukan, penggerak keluaran dan 3 jenis ingatan yaitu : Ingatan jangka panjang Ingatan jangka pendek Ingatan luar Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali. Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya. Sistem Pengolah Informasi Manusia Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad). Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia. Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space) Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental Manusia sebagai Pengolah Informasi Ingatan Dalam Ingatan jangka panjang Pengolah Ingatan jangka pendek Masukan Pengolah baku Keluaran Interpreter Ingatan Luar Kertas Papan tulis Tabung gambar Keterbatasan Manusia sebagai Pengolah Informasi 1. 2. 3. Pengolahan data & berhubungan langsung dengan ingatan jangka pendek. Kemampuan manusia untuk menemukan perbedaanperbedaan yaitu menemukan perbedaan data benar dengan data salah juga dalam reaksi penerima terhadap keanekaan dalam nilai data yg diterima. Dalam memadukan & menafsirkan data probabilitas : Kurang memahami intuitif akibat ukuran/sampel terhadap penyimpangannya Kurang kemampuan intuitif untuk mengenal korelasi & causality Cenderung mengambil kesimpulan dalam perkiraan dan kemungkinan Keterbatasan Manusia sebagai Pengolah Informasi Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya. Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.
