Model Sistem

Model Sistem – Sistem Informasi Manajemen
1
Model Sistem
Model sistem digunakan, diantaranya untuk :
 Seorang manajer menggunakan model untuk memecahkan masalah.
 Membuat suatu model, misalnya dengan model umum. Model umum memiliki
keuntungan dapat diterapkan pada situasi yang beragam.
 Model umum perusahaan terdiri dari :
o Sistem fisik, mencakup elemen input, elemen transportasi dan elemen
output.
o Sistem konseptual, terdiri dari data dan informasi yang mewakili sistem
fisik.
 Membuat model sistem umum perusahaan karena model tersebut mewakili
segala jenis organisasi dan menunjukkan bagaimana informasi digunakan
dalam mengelola informasi, sehingga dapat sangat membantu memecahkan
masalah.
Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu, model memiliki
sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas.
Jenis-jenis Model
1. Model fisik
Adalah penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model ini
membantu dalam pemecahan masalah dengan benda nyata. Contoh
pembuat model ini. Seperti pembuatan prototipe, misalnya maket pusat
perbelanjaan, mobil dan lain sebagainya yang memerlukan sesuatu dalam
bentuk tiga dimensi untuk membantu memecahkan masalah.
2. Model Naratif
Model ini terkadang sulit untuk dikenali, karena model naratif
menggambarkan entitisnya secara lisan atau tulisan. Pendengar atau
pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi
bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan jenis model
yang paling populer.
3. Model Grafik
Model ini menggambarkan entitasnya dengan jumlah garis, simbol atau
bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan
informasi. Contoh model grafik yang sering digunakan adalah
menggambarkan EOQ (Economic Order Quantity).
4. Model Matematika
Model matematika, digunakan untuk mendapatkan tingkat ketelitian yang
lebih lagi, namun tidak lebih rumit dari menghitung EOQ.
EOQ 
2PS
M
P adalah biaya pembelian per unit, S adalah penjualan pertahun dan M
adalah biaya penyimpanan per unit untk satu tahun.
Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan
hubungan antara bagian dari suatu objek. Matematika dapat menangani
hubungan-hubungan yang berdemensi lebih banyak dibanding model grafik
yang hanya dua dimensi atau model fisik yang hanya tiga dimensi.
Kegunaan Model
 Mempermudah pengertian
 Mempermudah komunikasi
 Dan memperkirakan masa depan
Model Sistem – Sistem Informasi Manajemen
2
Model Sistem Umum
Suatu model yang membantu menjelaskan penggunaan komputer dalam bisnis.
Mencoba menerapkan prinsip-prinsip pada semua jenis sistem informasi
disegala jenis organisasi.
Sistem Fisik
Sistem fisik suatu perusahaan merupakan sistem sistem terbuka, yang
berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik. Sumber
daya fisik lain yang mengalir yakni mesin, uang dan sumber daya manusia.
Sistem Konseptual
Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, pengendalian dicapai
dengan menggunakan lingkaran yang terdapat didalam sistem, lingkaran
tersebut yang dinamai lingkaran umpan balik.
 Sistem lingkaran terbuka
Sumber Daya
Input
Proses
Transformasi
Sumber Daya
Output
Mekanisme
pengendalian
Umpan Balik
Proses
Transformasi
Sumber Daya
Output
 Sistem lingkaran tertutup
Umpan Balik
Sumber Daya
Input
Lingkaran umpan balik terdiri dari informasi. Mekanisme pengendalian adalah
manajemen perusahaan. Manajemen perusahaan menggunaakan informasi
sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
 Pengendalian manajemen
Informasi
Sumber Daya
Input
Manajemen
Informasi
Proses
Transformasi
Sumber Daya
Output
Manajemen menerima informasi, misalnya volume produksi, biaya distribusi,
analisis penjualan dan lain sebagainya. Output yang dihasilkan bisa berupa
laporan atau keputusan-keputusan yang menunjang perkembangan kinerja
perusahaan.
 Pengolah Informasi
Pengolah informasi merupakan mekanisme yang menghasilkan informasi,
yang dibutuhkan oleh setiap elemen perusahaan. Para menajer harus
memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan
informasi dari data yang terkumpul.
Dimensi-Dimensi Informasi
Model Sistem – Sistem Informasi Manajemen
3
1. Relevansi, informasi memiliki relevansi jika berkaitan langsung dengan
masalah yang ada.
2. Akurasi, idealnya setiap informasi yang ada harus akurat, disini manajer
harus bisa menilai tingkat ketelitian suatu informasi untuk mengambil tindakan
selanjutnya.
3. Ketepatan Waktu, informasi yang tersedia untuk menyelesaikan masalah
sebelum situasi kritis dan menjadi tidak terkendali atau kesempatan hilang.
Informasi yang ada harus bisa menggambarkan apa yang terjadi saat ini
selain menggambarkan apa yang terjadi masa lampau.
4. Kelengkapan, menyajikan informasi secara lengkap yang dapat
menggambarkan suatu permasalahan atau penyelesaian.
Kelebihan Informasi (Information Overload), juga berbahaya karena
penerimaan informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan
jumlah rincian yang diperlukan. Manajer harus dapat menentukan dimensidimensi informasi yang ia perlukan. Analisis sistem dapat membantu kendala
yang dihadapi manajer dalam mendapatkan informasi.
Standar, adalah ukuran kinerja yang dapat diterima, diperlukan sebagai
pengendali, agar manajer dapat mengendalikan suatu bagian yang merupakan
tanggung jawabnya. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem
fisik dengan membandingkan kinera aktual seperti yang dilaporkan pengolah
informasi dengan standar, hasil perbandingan menentukan suatu tindakan yang
diperlukan.
Unsur yang menjadi standar tersebut adalah :
1. Harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai
bagian tersebut.
2. Harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai
bagian tersebut.
Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen
penting, yaitu manajemen, pengolah iformasi, dan standar.
Manajement by Exception
Adalah manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang
dari kinerja yang dapat diterima.
Manajement by exception memberi 3 keuntungan dasar yaitu :
1. Manajer tidak mebuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang
berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat
memperoleh perhatian menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkna pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang
tidak berjalan semestinya..
Manajement by exception juga memberikan kendala :
1. beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukaan secara
kuantitas sehingga standar tidak dapat ditentukan.
2. suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat
diperlukan.
3. perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar
pada tingkat yang tepat.
4. manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat.
Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum
situasi menjadi tidak terkendali.
Manajement by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan oleh
CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau
sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.