Modul DELAPAN (b)

Modul 8b
KOMUNIKASI BISNIS
LISTENING
(KEMAMPUAN MENDENGARKAN)
DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Prepared & Arranged by
R.M.RASYID,SE.,MM.
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
ISI MODUL 8b
 A. Pentingnya Listening dalam
Bisnis
 B. Pengertian Listening
 C. Mengapa Listening Anda Tidak
Efektif?
 D. Tips untuk Listening yang
Efektif
 E. Daftar Kepustakaan
TUJUAN MODUL
Setelah mempelajari modul 8b
mahasiswa diharapkan mampu
Mendiskusikan
pentingnya listening dalam bisnis

Mendiskusikan
pengertian listening

Mendiskusikan
mengapa listening Anda tidak efektif

Mendiskusikan
tips untuk listening yang efektif
2
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
A. PENTINGNYA LISTENING DALAM BISNIS
Menyimak atau mendengarkan yang dalam istilah lain lebih dikenal
dengan sebutan listening merupakan hal penting dalam dunia bisnis karena
merupakan keahlian berkomunikasi yang paling sering digunakan dalam
interaksi manusia. Dari berbagai riset ternyata bahwa banyak orang tidak
mendengarkan atau menyimak secara efektif. Kebiasaan mendengarkan yang
kurang tepat seringkali mengakibatkan orang gagal dalam mengingat atau
memahami apa yang dikatakan oleh orang lain. Hal ini menimbulkan
berbagai masalah seperti penyimpangan pesan, distorsi, evaluasi yang buruk
terhadap pesan, peluang hilang, waktu berharga terbuang, surat harus
diketik ulang, perjanjian dijadwal ulang, kiriman dikirimkan kembali, dan
seterusnya.
Sebuah riset yang dilakukan pada tahun 1980 oleh Becker & Ekdom
tentang keahlian manajerial yang dibutuhkan oleh para manajer menemukan
bahwa ketika para manajer yang dijadikan responden diminta mengurutkan
20 keahlian manajerial terpenting, maka menyimak atau mendengarkan
yang aktif ditempatkan pada urutan pertama dan dianggap ‘superkritis’.
Kemampuan Anda dalam berinteraksi dan bekerja sama dengan orang
lain merupakan bagian penting dari keberhasilan Anda dalam bisnis. Belajar
menyimak dengan baik akan sangat membantu meningkatkan hubungan Anda
dengan orang lain. Komunikasi yang baik selalu mengandung unsur terapi.
Faktor utama dalam komunikasi adalah kemampuan melihat gagasan dan
sikap yang diungkapkan dari sudut pandang orang lain. Apabila Anda
mengingat kembali pentingnya umpan balik, bekerja dalam kelompok,
memberikan tanggapan keberatan, dan aspek-aspek komunikasi bisnis
lainnya, maka Anda akan mengetahui bahwa bagian antarpersona dalam
menyimak merupakan sesuatu yang sangat penting.
3
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
B. PENGERTIAN LISTENING
Berdasarkan pengertian yang sangat umum, listening atau menyimak
(mendengarkan) didefinisikan sebagai suatu proses yang meliputi hal
mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi, dan menanggapi pesanpesan yang diucapkan. Listening merupakan orientasi penerima terhadap
proses komunikasi; karena komunikasi melibatkan sumber dan penerima,
menyimak terdiri atas peranan yang dimainkan si penerima dalam proses
komunikasi.
Pengertian listening (menyimak atau mendengarkan) di sini mencakup
pesan visual dan pesan oral karena adanya hubungan yang sangat erat
antara pesan visual (nonverbal) dan pesan oral (verbal-lisan). Misalnya, Anda
meminta bantuan teman Anda. Teman Anda berkata, “Tidak, saya tidak
mau,” sambil mengedipkan matanya. Pengabaian terhadap unsur visual
(nonverbal) dalam situasi tersebut akan mengakibatkan kesalahpahaman
yang serius terhadap pesan tersebut.
C. MENGAPA LISTENING ANDA TIDAK EFEKTIF?
Paling tidak ada enam alasan mengapa seseorang menyimak tidak
efektif. Alasan-alasan ini tidak berlaku sama pada semua penyimak dan
tingkat atau derajat pemberlakuannya akan berbeda-beda dari satu situasi
ke situasi yang lain, dari satu pembicara ke pembicara yang lain, dari satu
topik ke topik yang lain, dan sebagainya. Meskipun demikian, alasan-alasan
tersebut
mewakili
berbagai
penyebab
umum
yang
penting
dalam
mendengarkan yang buruk. Enam alasan yang dimaksud terdiri dari:
(1) lebih banyak berbicara dari pada menyimak,
(2) sindrom hiburan,
(3) mengutamakan prasangka,
(4) menyimak secara tidak kritis,
(5) terpengaruh oleh gangguan, dan
(6) rasa takut terhadap materi yang sukar.
4
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
Tampilan 1
Penyebab dan Solusi Listening Tidak Efektif
ALASAN
LISTENING
TIDAK EFEKTIF
PENYEBAB UTAMA
Hasrat berbicara
sendiri
Lebih tertarik untuk
berbicara
Mengembangkan
ketertarikan kepada
orang lain
Sindrom hiburan
Berhasrat untuk tidak
bosan
Menyimak agar tidak
kehilangan yang
berharga
Pengalaman pribadi
Mengesampingkan
prasangka
Pembicara
mengatakan apa yang
ingin kita dengar
Membuat berbagai
keputusan di antara
berbagai alternatif
Gangguan selalu ada
Mengurangi, atau
menghilangkan
gangguan
Takut kegagalan
Menerima kegagalan
sebagai hal wajar
Prasangka
Menyimak secara
tidak kritis
Gangguan
Rasa takut
terhadap materi
sukar
SOLUSI
Lebih banyak berbicara dari pada menyimak terjadi pada saat Anda
ingin lebih banyak berbicara dari pada menyimak. Orang lebih suka
mendengar suara sendiri dan merasa bahwa tidak satu pun yang dikatakan
orang lain semenarik atau sepenting komentar sendiri. Hal ini menghalangi
Anda untuk memperhatikan dan memahami si pembicara.
Sindrom hiburan merupakan masalah besar dalam menyimak. Pada
dasarnya, setiap manusia itu suka dihibur. Tidak seorang pun yang ingin
bosan. Namun tidak semua orang dapat menjadi pembicara yang menarik.
Padahal, seorang pembicara yang tidak menarik, bahkan membosankan,
mungkin memiliki suatu hal penting untuk disampaikan. Singkatnya, Anda
mungkin akan merugikan diri Anda sendiri, jika tidak mencurahkan perhatian
5
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
pada isi pembicaraan. Menyimak merupakan hal yang berguna sekalipun isi
dan penyampaiannya tidak menarik.
Mengutamakan prasangka menimbulkan mendengarkan yang tidak
efektif karena kurangnya perhatian dan kegagalan memahami pembicara
serta adanya pemberian analisis dan evaluasi yang buruk terhadap pesan
orang lain. Setiap orang memiliki prasangka, karena setiap orang mempunyai
preferensi, kesukaan, dan ketidaksukaan. Meskipun berprasangka seperti itu
tidak ada salahnya, prasangka tersebut mengganggu mendengarkan yang
efektif. Apabila Anda mendengar seorang pembicara membahas suatu
gagasan atau menggunakan kata-kata yang tidak Anda sukai, Anda mungkin
berhenti
memperhatikan
pesan
yang
disampaikannya.
Atau,
karena
prasangka Anda, Anda mungkin merubah pesan tersebut sehingga gagal
memahaminya. Akibatnya, evaluasi Anda terhadap pembicara dan/atau
pesan mungkin salah dan tidak wajar.
Menyimak secara tidak kritis mungkin terjadi bila Anda tidak mengikuti
hal-hal yang telah dibahas terdahulu tentang mendengarkan yang tidak
efektif. Orang cenderung bersikap tidak kritis karena orang mungkin telanjut
diajari bahwa bersikap kritis itu tidak baik. Kata kritik dan kritis acapkali
dianggap negatif; kata-kata tersebut berkesan menyalahkan, merendahkan
orang lain, berbuat keji terhadap orang lain, dan sebagainya.
Sebenarnya, kritik melibatkan pujian dan penyalahan. Bahkan hal yang
disebutkan terakhir justru bersifat membantu dan membangun. Belajar
menyimak secara kritis benar-benar penting, karena analisis dan evaluasi
tersebut membawa kita pada aspek-aspek menyimak yang paling penting
dan mendalam. Oleh karena itu, Anda harus cermat dalam memperhatikan,
memahami, dan kemudian menganalisis dan mengevaluasi hal-hal yang
dikatakan pembicara.
Terpengaruh oleh gangguan merupakan hal yang sukar dihindari.
Gangguan adalah segala sesuatu yang mengalihkan perhatian Anda dari apa
6
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
yang ingin atau perlu Anda perhatikan. Gangguan mungkin terdapat dalam
lingkungan, mungkin juga dalam diri Anda sebagai penyimak. Misalnya, suatu
saat Anda hadir dalam suatu pertemuan dan menyimak sebuah laporan.
Pada saat yang bersamaan, Anda memperhatikan lukisan yang tergantung di
dinding dan memikirkannya selama beberapa detik atau beberapa menit.
Kemudian
Anda
kembali
memperhatikan
si
pembicara.
Tidak
lama
kemudian, Anda mulai merasakan kursi yang Anda duduki tidak nyaman.
Sambil mengubah posisi duduk, Anda bertanya-tanya mengapa orang-orang
memilih kursi yang tidak nyaman seperti itu untuk sebuah ruang pertemuan.
Pada saat Anda berpikir mengenai lukisan yang ada di ruangan tersebut,
mengubah posisi duduk, dan bertanya-tanya dalam hati mengapa kursi yang
tidak nyaman seperti ini dipakai, Anda mungkin ketinggalan bagian pesan
terpenting.
Mungkin, alasan yang paling tepat pada mendengarkan yang tidak
efektif adalah rasa takut terhadap materi yang sukar. Menyimak banyak
melibatkan situasi dan materi yang baru, sukar, dan menantang.
D. TIPS UNTUK LISTENING YANG EFEKTIF
Bahwasanya pemahaman berarti Anda memahami maksud dan tujuan
pembicara. Pembicara dan penulis tidak menyiarkan pikiran, gagasan, atau
arti, tetapi menyampaikan simbol. Simbol mengartikan sesuatu walaupun
simbol itu sendiri sebenarnya bukan sesuatu yang diartikan. Simbol mewakili
pikiran, gagasan, saran, dan pengalaman, tetapi simbol bukan merupakan
hal-hal tersebut. Jadi pada saat pembicara dan penulis mengirimkan simbol
– baik simbol verbal maupun nonverbal – para penyimak harus menerima
simbol dan mengartikannya. Jika pada suatu tingkatan tertentu arti simbol
yang dimiliki oleh penyimak sama dengan arti simbol yang digunakan oleh
pembicara
dan
penulis,
maka
penyimak
tersebut
telah
memahami
pembicara dan penulis. Dan sebaliknya, Jika pada suatu tingkatan tertentu
arti simbol yang dimiliki oleh penyimak tidak sama dengan arti simbol yang
digunakan oleh pembicara dan penulis, maka penyimak tersebut telah gagal
7
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
memahami atau salah memahami pembicara dan penulis.
Berikut ini beberapa TIPS yang dapat digunakan untuk memperbaiki dan
meningkatkan kemampuan menyimak yang Anda miliki.
1.
Berikan perhatian yang besar. Perhatian adalah hal memusatkan pikiran
pada pembicara
dan
pesan,
serta
mempertahankan pemusatan
tersebut.
2.
Berupaya memahami komunikasi nonverbal yang mengiringi komunikasi
verbal, terutama pada komunikasi verbal-lisan, dengan cara memahami
konteksnya, menafsirkan komunikasi verbal dan nonverbal secara
bersamaan, menggunakan umpan balik untuk mengecek persepsi Anda.
3.
Berupaya meningkatkan kemampuan dalam memahami simbol verbal
melalui peningkatan kualitas dan kuantitas pengalaman, belajar
menggunakan konteks sebagai alat untuk meningkatkan pemahaman
Anda,
menjaga
prasangka
Anda
dari
rintangan
pemahaman,
mengendalikan kekhawatiran akan kegagalan, dan menambah kosa kota
Anda. Banyak orang berpendapat bahwa pemahaman merupakan hasil
upaya pembicara dan penulis agar maksudnya ditangkap dengan jelas.
Dengan tidak mengabaikan kewajiban pembicara dan penulis agar
menyampaikan pesan dengan jelas, Anda perlu mengingatkan diri
sendiri bahwa komunikasi merupakan proses dua arah yang memerlukan
sumber (pembicara dan penulis) dan penerima (pendengar dan
pembaca), sehingga penerima memiliki tanggung-jawab yang sama
besarnya dengan sumber.
4.
Menyimak untuk memahami dan menganalisis. Setelah Anda memahami
sebuah pesan, barulah Anda dapat menganalisisnya. Berusahalah untuk
menunda
penilaian
Anda
sampai
Anda
benar-benar
telah
memahaminya.
5.
Menggunakan komunikasi yang dialogis, bukan komunikasi yang
8
Total: 9 halaman / Komunikasi Bisnis / R.M.RASYID,SE.,MM. / Modul 8b
monologis. Ciri-ciri sebuah komunikasi yang dialogis adalah adanya
kesungguhan, empati, berpikir positif, kebersamaan, kejujuran, dan
spontanitas.-
D. DAFTAR KEPUSTAKAAN
Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work:
Principles and Practices for Business and Professions. Fifth Edition.
New York: McGrawH-Hill.
Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and
Professional Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda
Jayaputra
Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power.
(Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.
Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.
Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.
Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts,
Controversies, Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta:
PT. Prenhallindo.
Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan).
Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
9