pengembangan sistem informasi dengan
advertisement
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN IN DAN OUTSOURCING DI PERUSAHAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ( SIM ) Dosen : Dr.Ir. Arif Imam Suroso,MSc (CS) Tati Maryati (P056134452.51E) Desember 2014 DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR.......................................................................................................................................... 2 LATAR BELAKANG.......................................................................................................................................... 3 PERUMUSAN MASALAH ............................................................................................................................... 6 TUJUAN PENULISAN ...................................................................................................................................... 6 TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................................................................................... 7 PEMBAHASAN ............................................................................................................................................. 13 Insourcing dan Outsourcing information system ................................................................................... 21 Insourcing................................................................................................................................................ 22 Outsourcing............................................................................................................................................. 23 KESIMPULAN ............................................................................................................................................... 32 SARAN ......................................................................................................................................................... 33 PUSTAKA ..................................................................................................................................................... 34 1 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 investigasi Sistem ....................................................................................................................... 14 Gambar 2. Studi Kelayakan ......................................................................................................................... 15 Gambar 3. ISO 9126 .................................................................................................................................... 15 Gambar 4. Tahapan Analisis........................................................................................................................ 16 Gambar 5. Siklus Pengembangan Sistem Informasi ................................................................................... 16 Gambar 6. Contoh Salah Satu Pendekatan Analisis dan Disain yang Melibatkan Tim dan Penggunaan Video ........................................................................................................................................................... 17 Gambar 7. Tahapan Disain .......................................................................................................................... 17 Gambar 8. Tahapan Implementasi.............................................................................................................. 18 Gambar 9. Konversi Sistem ......................................................................................................................... 18 Gambar 10. Major System Conversi Strategis ............................................................................................ 19 Gambar 11. Waterfall Model ...................................................................................................................... 21 2 LATAR BELAKANG Ketika perusahaan masih berskala kecil , segala jenis transaksi dalam perusahaan dapat dijalankan secara konvensional dan manual, karena semua masih mudah ditangani, namun ketika perusahaan bertumbuh , cara manual dan konvensional ini sudah tidak bisa diandalkan lagi, semua titik dalam perusahaan membutuhkan sistem yang dapat dijalankan secara mudah, cepat, dan tepat.Lalu adakah cara atau sistem yang mampu mangatasi persoalan ini? Teknologi informasi berkembang sangat pesat, semua elemen dalam menjalan kehidupan, organisasi, perusahaan dan lainnya tidak bisa lepas dari peran teknologi informasi.. Implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan sebagainya telah menerobos batas-batas fisik antar negara.Penggabungan antara teknologi komputer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang sistem informasi. Data atau informasi yang pada jaman dahulu membutuhkan waktu berhari-hari untuk diolah sebelum dikirimkan ke sisi lain di dunia, saat ini dapat dilakukan dalam hitungan detik. Secara mikro, ada hal cukup menarik untuk dipelajari,yaitu bagaimana evolusi perkembangan teknologi informasi yang ada secara signifikan mempengaruhi persaingan antara perusahaanperusahaan di dunia, khususnya yang bergerak di bidang jasa. Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini. Keempat era tersebut (Cash et.al., 1992) terjadi tidak hanya karena dipicu oleh perkembangan teknologi komputer yang sedemikian pesat,namun juga didukung pula oleh teori-teori baru mengenai manajemen perusahaan modern. Ahli-ahli manajemen dan organisasi seperti Peter Drucker, Michael Hammer, Porter, sangat mewarnai pandangan manajemen terhadap teknologi informasi di era modern. Oleh karena itu dapat dimengerti, bahwa masih banyak perusahaan terutama di negara berkembang (dunia ketiga), yang masih sulit mengadaptasikan teori-teori baru mengenai manajemen,organisasi, maupun teknologi nformasi karena masih melekatnya faktor-faktor budaya local setempat yang mempengaruhi behavior sumber daya manusianya.Sehingga tidaklah heran jika masih sering ditemui perusahaan dengan peralatan komputer yang tercanggih,namun masih dipergunakan sebagai alat-alat administratif yang notabene merupakan era penggunaan computer pertama di dunia pada awal tahun 1960-an.Sungguh suatu hal yang sangat mubazir. Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai. Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership) dalam berbagai hal. Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, dan paling 3 inovatif.Manajemen puncak, manajer madya dan karyawan perlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indikator keberhasilan (key performance indicator – KPI) yang berbeda pula. Menjalankan bisnis seperti biasa, akan mendapatkan hasil yang biasa-biasa. Menjalankan bisnis dengan luar biasa, dengan disiplin eksekusi strategi, akan memberikan hasil yang lebih baik, Bukan Bisnis Biasa. Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya. Apakah ada item biaya yang dapat dikurangi, dan di mana terjadi pemborosan ,bagaimana bila biaya dikalkulasi berdasarkan aktifitas (activity based costing),pemicu biaya (cost driver) mana yang perlu dipelajari, mana aktifitas yang tidak memberi nilai tambah,aktifitas berbiaya (cost activities) mana yang perlu dihilangkan,mana item biaya yang paling besar,apakah ada kemungkinan aktifitas dikerjakan bersama-sama sehinga total biaya lebih murah (shared services, shared activities), dan seterusnya. Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy) maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan,siapakah pelanggan,bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi,hal- hal apa yang paling disukai pelanggan,apa yang membuat pelangan tidak puas dan kabur, bagaimana menciptakan customer delight,bagaimana membuat pelanggan loyal, bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan, bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya. Dalam program ini manajemen belajar untuk mengidentifikasi,menilai,dan mengkomunikasikan keunggulan kompetitif strategy yg di mungkinkan oleh technology informasi. Membangun Customer Focused Bisnis inilah kondisi ril yang terjadi saat ini. Suatu tantangan besar yang harus dihadapi oleh produsen atau pihak pabrikan tak terkecuali yang bergerak di bisnis layanan atau jasa. Customer focused menjadi kata kunci yang sangat krusial. Customer focused tidak hanya diperhatikan pada saat penjualan atau sampai tahap pemakaian produk oleh konsumen, namun setelah itu apakah customer tetap setia . Pola pikir Customer focused perlu dibangun sejak dari proses awal. Mulai dari perencanaan dan perancangan produk baru, suara konsumen (voice of customer) harus dianalisa dengan baik. Value seharusnya dibangun berdasarkan perspektif kebutuhan pelanggan. Sudah banyak contoh perusahaan atau unit bisnis yang di waktu lampau sangat besar dan perkasa, kini tinggal nama akibat ditinggalkan customer. Ini yang paling berbahaya. Kualitas produk yang rendah, layanan customer service yang lambat dan bertele-tele, barang yang tidak tersedia ketika konsumen ingin membeli, produk yang tidak nyaman, buku panduan (owners manual) yang kurang jelas dan membingungkan, fitur yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis, harga yang tidak kompetitif, pelayanan yang terlalu lama dan kurang ramah, pemakaian dan penyetelan (setting) produk yang sulit dan membingungkan, serta sejumlah “nilai minus” lainnya merupakan hal dan kondisi yang tidak diinginkan konsumen. Customer focused juga berarti memberikan yang terbaik bagi konsumen dan menjadikannya puas akan sejumlah rupiah yang dikeluarkan. Value yang didapatkan konsumen harus lebih besar dari harga (price) yang mereka bayarkan. 4 Monitoring mempermudah memonitor apikasi situs web, sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC. Memotivasai user agar on-line user-friendly membangun Knowledge Creating Company setelah analisis yang luas, penulis mengidentifikasi hal-hal yang kunci yang harus dilakukan untuk membuat dan mendukung pengembangan pengetahuan ,mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan konstan ,mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaaan tertanam ,memastikan informasi umpan balik, melibatkan sebanyak mungkin dalam proses berfikir , menerapkan menengah-atas-bawah manajemen,yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif ,aspirasi dan oprasional. Begitu pentingnya teknologi system informasi bagi perusahaan yang sudah tidak sederhana ini, membuat perusahaan harus berhati-hati dalam memutuskan menyerahkan tugas membangun system informasi, apakah akan dibuat sendiri dengan bantuan tenaga konsultan ( insourcing ) atau diserahkan sepenuhnya ke pihak ketiga sehingga perusahaan tinggal memakai saja ( outsourcing ). 5 PERUMUSAN MASALAH 1. 2. Tahapan-tahapan apa saja yang harus dipahami dan dilakukan ketika hendak membangun sebuah system informasi di perusahaan. Apa kelebihan dan kekurangan dari in sourcing dan out sourcing agar perusahaan tidak salah dalam membuat keputusan. TUJUAN PENULISAN Tujuan penulisan ini adalah mengetahui manakah yang terbaik , pengembangan sisten informasi in sourcing atau outsourcing di sebuah perusahaan. 6 TINJAUAN PUSTAKA Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya yang dimiliki. Dalam penerapannya, rencana strategis teknologi informasi senantiasa diselaraskan dengan rencana perusahaan, agar setiap penerapan teknologi informasi dapat memberikan nilai bagi perusahaan, bukan sebagai ajang mengikuti trend semata. Robert N. Anthony dan Dearden dalam buku Management Control System menyebutkan bahwa sebuah sistem terdiri dari struktur dan proses struktur pengendalian manajemen dapat dinyatakan dalam bentuk unit-unit dalam organisasi dan sifat informasi yang mengalir diantara unit-unit tersebut sedangkan proses adalah berkenaan dengan apa yang dilakukan manajer terhadap inforrnasi tersebut. Dari pendapat tersebut jelas Anthony mengatakan bahwa informasi merupakan bagian dari sistem pengendalian manajemen baik dalam struktur maupun prosesnya. Bahkan oleh J.A. Marciariello dipertegas lagi dengan pendapatnya yang mengatakan bahwa, informasi adalah merupakan salah satu bagian yang permanen dari sistem pengendalian oleh karena itu informasi seharusnya dipandang sebagai elemen yang struktural walaupun secara integral dlhubungkan dengan proses pengendalian. Pada makalah ini akan dikemukakan bagaimana kaitan informasi terhadap sistem pengendalian manajemen dalam mendukung tercapainya tujuan sistem tersebut. Setiap organisasi mempunyai tujuan yang hendak dicapainya yaitu pertumbuhan dan kelangsungan hidup dengan memanfaatkan atau mengelola sumber daya yang ada. Untuk mendukung itu perlu suatu sistem guna mengarahkan agar aktivitas organiasasi searah dengan tujuan, yaitu sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen menurut Joseph A. Marciariello adalah : Management control is the process of ensuring that the human, physical and technological resources are allocated so as to achieve the overall purpose of an organization. Efforts of a multitude of organizational sub units so as to steer the overal organization and its managers foward its objektives and goals. An MCS consists of a structure and a process. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen adalah suatu proses yang menjamin sumber daya dialokasikan secara terkendali dalam arti searah dengan tujuan yang telah ditetapkan sehingga tercapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian manajemen akan membawa keseragaman tujuan diantara berbagai usaha sub unit didalam organisasi dan manajernya kearah tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran. Jika didalam organisasi tidak ada pengendalian maka masing-masing akan bekerja demi kepentingan sendiri-sendiri tanpa mengabaikan kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Dengan adanya pengendalian setiap tindakan akan dievaluasi, sudahkah sejalan antara hasil tindakan dengan rencana tindakan. Jika terjadi penyimpangan perlu dicari penyebabnya sebagai tindakan koreksi. Pengendalian tidak bisa dilaksanakan pada hasil tindakan karena sudah terjadi, 7 yang perlu dikendalikan adalah perencanaan dan pelaksanaan atau kegiatan yang sedang berjalan. Untuk itu diperlukan informasi yang cepat dan tepat agar setiap tindakan yang menunjukkan gejala akan lepas kendali bisa segera dideteksi. Kebutuhan informasi dalam pengendalian manajemen akan berbeda sesuai dengan tingkat pengendalian dalam manajemen proses. Oleh Anthony dan Dearden dikemukakan tiga proses: 1. Management control is the process by which management assures that the organization carries out its strategies effectively and efficiently. 2. Operational control is the process of assuring that specific tasks are carried out effectively and efficiently. 3. Strategic planning is the process of deciding on the goal of organization and on the broad strategies that are to be used in attaining these goals. Dari pendapat diatas bagaimana kebutuhan infarmasi bagi masing-masing kegiatan menajemen serta ciri operasionalnya. Untuk membahas ini, berikut adalah pendapat Gordon B. Davis dalam bukunya Management Information System: Conceptual. Foundations, Structure, and Development. Mengacu kepada arsitektur teknologi informasi perusahaan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut : • Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain. • Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain. • Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan Aplikasi Pergudangan. Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memandang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ? Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan 8 Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan. Keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya : • Perubahan dari yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll. • Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT,sebab dengan IT ini akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan. • Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif,sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order. • Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia. • Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi. Penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semakin meningkatnya margin perusahaan. Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut: - Minimize risk . Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factor- faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi. - Reduce costs . Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biayabiaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. 9 Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu: - Eliminasi proses . Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan. - Simplifikasi proses Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order. - Integrasi proses Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga). - Otomatisasi proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi. - Added- Value Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. - Create new realities Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak 10 ada acuan baku untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.Jadi semua disesuaikan dengan kemampuan dan keinginan perusahaan. Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada lingkungan seperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan. Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapaian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan merupaka salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis. Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI. SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri. IT mendukung perusahaan/organisasi di level Strategik relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan,taktis diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses. Operasional Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja kesesuaian TI dan Bisnis: • Melakukan sinergi antara external dan internal domain ,pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum dalam bisnis. 11 • Domain TI ,strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI ,TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis). Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan: - Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional - Operasional bisnis dan infrastruktur TI , hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan. - Fungsional sering disebut kemampuan TI untuk memberikan solusi bagi proses bisnis (lebih efisien, efektif, reduced cost). 12 PEMBAHASAN Suatu perusahaan yang bertumbuh menjadi perusahaan yang tidak sederhana membutuhkan suatu system yang bisa membantu menjalankan perusahaan secara lebih mudah dalam operasional dan pengawasan. Di dalam setiap perusahaan yang berdiri pasti ada suatu departemen yang diberikan nama sebagai Departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau lebih kerennya dikenal dengan sebutan Human Resource Department (HRD). Departemen ini biasanya merupakan bagian daripada back office sebuah perusahaan, dan memang biasanya merupakan salah satu cost center di dalam perusahaan tersebut. Namun apakah karena title cost center tersebut maka segala sesuatu yang dikerjakan pasti tidak berpengaruh signifikan terhadap perusahaan? Lingkup kerja HRD sendiri cukup luas, semisalnya saja pengaturan absensi, pengaturan pengambilan ijin dan cuti, pembayaran gaji, training karyawan sampai dengan proses recruitment. Bahkan di beberapa perusahaan ada yang mengatur sendiri prosedur proses reimbursement pengobatan yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja di dalam perusahaan tersebut tanpa bantuan . Terlihat cukup sederhana seluruh proses kerja yang dilakukan oleh HRD, namun karena proses yang banyak tersebut dan belum lagi apabila perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang mempunyai karyawan lebih dari 1000 orang. Maka pengaturan seluruh prosedur tersebut menjadi sulit dikarenakan jumlah karyawan yang banyak. Sekarang ini banyak perusahaan yang sudah mulai menerapkan sistem HRD di dalam perusahaan, salah satu contoh sistem yang sering dipakai oleh perusahaan adalah sistem pengelolaan gaji sampai dengan pajak yang harus dibayarkan setiap bulannya baik kepada karyawan ataupun kantor pajak. Salah satu kegunaan utama sistem seperti salah satunya adalah data yang dihasilkan oleh sistem ini bisa langsung digunakan di dalam e-SPT, agar HRD bisa langsung mencetak bukti potong pajak setiap tahunnya. Namun tidak semua sistem bisa menghasilkan data seperti ini, masih banyak juga sistem yang hanya bisa menghitung gaji tanpa bisa membantu proses-proses selanjutnya yang diperlukan oleh HRD-payroll. Komponen di dalam pembayaran gaji tentunya dipengaruhi banyak hal, salah satu contohnya adalah lembur dan kehadiran daripada karyawan di perusahaan tersebut. Seharusnya ketika seorang karyawan melakukan absensi maka kehadiran mereka otomatis akan tercatat di dalam sistem secara otomatis. Misalkan di dalam pengaturan absensi dan pencatatatanya dilakukan di dua sistem terpisah maka bisa dilakukan sebuah system interfacing di antara keduanya. Sehingga setiap lembur atau kehadiran yang menyebabkan perubahan yang siginifikan terhadap pembayaran gaji karyawan tersebut bisa langsung dihitung secara otomatis. Dengan adanya sebuah sistem di dalam HRD sendiri bisa memungkinkan seluruh karyawan untuk langsung melihat dan meminta cuti yang sudah menjadi hak mereka. Bahkan tidak tertutup kemungkinan untuk dilakukannya persetujuan secara elektronik tanpa harus menggunakan form yang sangat mendukung system paperless di dalam perusahaan. 13 Mungkin salah satu contoh proses yang sangat terbantu dengan menggunakan sistem ini adalah proses reimbursement pengobatan yang cukup kompleks apabila dilakukan secara manual, mengingat banyaknya jumlah karyawan dan jumlah klaim yang sangat dimungkinkan jumlahnya lebih dari satu per karyawan. Memang hal ini lebih mudah apabila ditangani oleh asuransi, namun dari perbandingan antara jumlah pembayaran premi per tahun dan jumlah klaim yang diganti kedua hal ini berbanding terbalik sehingga cukup menganggu perusahaan serta karyawan yang bekerja. Bahkan dari pengaturan reimbursement yang dilakukan oleh perusahaan sendiri, dirasakan sudah jauh lebih gampang mengingat sejumlah bank sudah menyediakan internet banking yang memungkinkan seluruh pembayaran diupload secara otomatis sehingga tidak mengganggu baik dari proses perhitungan dan penginputannya. Intinya daripada sistem yang diimplementasikan ini seluruh pengontrolan dilakukan oleh sistem dan mengurangi intervensi dari manusianya sendiri sehingga mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin terjadi. Dan dapat mengurangi biaya-biaya yang terjadi di dalam HRD mengingat HRD sebagai cost center. Ketika suatu perusahaan sudah membutuhkan system yang bisa memenuhi keinginan tersebut, hal yang perlu disiapkan adalah : 1. Penetapan tujuan dari pembangunan sistem informasi , agar system informasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan perusahaan, lakukan interview dengan pegawai, dan manajemen perusahaan , untuk mengetahui system seperti apa yang sebenarnya yang dibutuhkan,sampaikan keinginan dan kebutuhan ini kepada konsultan design system. Gambar 1 investigasi Sistem 2. Mempelajari studi kelayakan dari system yang akan dibuat. 14 Gambar 2. Studi Kelayakan 3. Melakukan analisa karena system yang dibuat harus functionally, reliability, usability, efficiency,maintainability,dan portability.. Gambar 3. ISO 9126 4. Melakukan tahapan analisa, berupa input ( data base ) yang dibutuhkan dan output apa yang dingin dihasilkan, bagaimana proses operasionalnya, penyimpanan datanya, dan juga bagaimana pengawasannya. 15 Gambar 4. Tahapan Analisis Gambar 5. Siklus Pengembangan Sistem Informasi 16 5. Melakukan pendekatan analisis. Gambar 6. Contoh Salah Satu Pendekatan Analisis dan Disain yang Melibatkan Tim dan Penggunaan Video 6. Melakukan tahapan – tahapan desain pembangunan system informasi. Gambar 7. Tahapan Disain 17 7. Melakukan tahapan implementasi dari system informasi yang dibangun Gambar 8. Tahapan Implementasi 8. Memahami konversi system, karena sering kali setelah system dibuat, kita terburu-buru mencoba system baru, padahal sering terjadi masalah ketika migrasi dari system lama ke system baru, untuk itu kita harus memahami konversi system sehingga hal yang tidak kita inginkan tidak terjadi. Gambar 9. Konversi Sistem 18 Yang paling mudah tentunya adalah langsung berpindah ke system yang baru, namun karena sering terjadi masalah yang tidak diduga, maka demi keamanan operasional perusahaan sebaiknya perpindahan dilakukan secara bertahap dari system lama ke system baru, sedikit lebih rumit dan sering merasa tidak nyaman ketika sudah mencoba system yang baru kembali mengoperasikan system yang lama. Gambar 10. Major System Conversi Strategis Ada beberapa model yang bisa diikuti seperti dua gambar model dibawah ini, yaitu waterfall model, dimana tahap-tahap dilalui tanpa pengujian ,dan model lainnya yang prototyping, dimana pada tahap-tahal awal khususnya, sebelum melaju ketahap berikutnya system diuji terlebih dahulu, apakah sudah valid atau belum, jika sudah valid baru dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Jika dilihat dari prosesnya implementasi yang prototyping akan lebih besar prosentasi keberhasilannya karena melalui beberapa pengujian. 19 20 Gambar 11. Waterfall Model Insourcing dan Outsourcing information system Pemahaman akan system informasi, kebutuhan perusahaan, bagaimana system dibuat, data apa yang dibutuhkan, perangkat keras dan lunak apa saja yang harus disediakan, kompetensi sumber daya, dan bagaimana pengoperasian system informasi yang dibuat, dan output pencapaian apa yang diharapkan perusahaan , merupakan suatu hal yang sangat penting untuk mempermudah suatu perusahaan memutuskan apakah system informasi yang dibangunnya akan diserahkan full kepada pihak ketiga atau dikenal sebagai outsourcing ataukah hanya menggunakan jasa pihak ketiga sebagai konsultan saja dalam pembangunan system informasi perusahaan atau insourcing. Suatu perusahaan yang akan membangun system informasi seperti telah dijelaskan di atas, harus mempertimbangkan apakah pembangunan system informasi ini akan dikerjakan 21 sendiri maksudnya menggunakan jasa designer system sebagai konsultan saja ataukah menyerahkan semua pekerjaan pembangunan system informasi ini kepada third party sehingga perusahaan tinggal menggunakan saja system yang sudah dibuat. Penggunaan in dan out sourcing ini tentunya memiliki kelebihan dan kekurangan,untuk itu kita pelajari terlebih dahulu kedua system tersebut sehingga diperoleh suatu keputusan yang tidak akan disesali. Dalam pembangunan sistem informasi terdapat sedikitnya 6 aspek penting di dalamnya dalam mengembangkan software. Ke enam aspek itu adalah bahwa software harus : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fungsionality Usebility Maintenebility Reality Protability dan Eficient. Sofware biasa dikategorikan baik apabila bisa mendeliver sesuatu yang dikehendaki oleh pengguna/user. Sedangkan masalah utama dalam pembangunan sistim informasi adalah : Sofware tidak bisa mendiliver keinginan user User tidak bisa menggunakan software tersebut Insourcing Banyak perusahaan yang dengan berbagai alasan mengadakan sistem informasi dengan cara melakukan pengembangan sendiri atau yang dikenal dengan istilah insourcing. Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut: 1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi 2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun. 3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan. 22 4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis. 5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem. 6. Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan. Pendekatan SDLC biasa disebut sebagai pengembangan tradisional dan mempunyai kelemahan yakni pengembangannya lambat dan mahal. Selain itu, pemakai akhir kurang terlibat sehingga rawan terhadap ketidakcocokan dengan yang diinginkan oleh pemakai. Outsourcing Selain in sourcing ,saat ini terdapat pula kecenderungan untuk mengadakan sistem informasi melalui outsourcing. Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi ke pihak lain ( pihak ketiga ) dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini. pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak. Pada prakteknya, outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut: ● Pahami jenis-jenis outsourcing yang ada. Hal ini karena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan. ● Pastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani. ● Gunakan suatu tolak ukur untuk penilaian terhadap outsourcing yang akan dijalankan ● Pastikan relasi outsourcing dengan vendor akan dapat terjalin dan terkelola dengan baik. ● Lakukan observasi sederhana terhadap perilaku organisasi atau perusahaan lain yang menggunakan outsourcing. Lihat apakah perusahaan atau oganisasi tersebut telah berhasil melakukan outsourcing atau tidak. Informasi ini (artikel kelima: faktor institusi) akan sangat berguna sebagai acuan untuk menggunakan outsourcing atau tidak tanpa harus melakukan survei yang mendalam terhadap vendor outsourcing maupun outsourcing itu sendiri. 23 Manfaat Outsourcing • • • • • • • Solusi untuk bisnis Penggunaan aset Akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih canggih Biaya yang lebih rendah Perbaikan waktu untuk pengembangan Peniadaan kepadatan dan kejarangan penggunaan Memfasilitasi pengecilan ukuran perusahaan Kelemahan Outsourcing • • • • • • Ketidakfleksibilitasan Kehilangan kendali Pengurangan keunggulan kompetitif Sistem paket Tujuan yang tidak terpenuhi Layanan yang kurang baik Ada 10 alasan ketika perusahaan memerlukan outsourcing: 1. Reduce and control operating costs. Seringkali ketika suatu perusahaan membuat atau mendesign sendiri suatu system informasi biaya nya malah jauh lebih mahal daripada menyerahkan nya kepada orang yang kompeten, karena operator yang mengoperasikan system informasi tersebut bukanlah orang-orang yang khusus punya keahlian disana, namun pegawai yang mendapat tugas ganda dari perusahaan , yaitu menjalankan pekerjaan utamanya dan juga mengoperasikan dan dipaksa mampu menjalankan suatu system informasi. 2. Improve company focus Seperti dijelaskan pada poin satu diatas, karyawan yang bertugas ganda menjadi tidak focus pada pekerjaan utama nya , begitu juga dengan perusahaan, menjadi tidak focus pada kegiatan bisnis utamanya, jadi keputusan outsourcing dalam hal ini sangat tepat, karena dengan outsourcing focus kegiatan utama perusahaan menjadi tidak terganggu. 3. Gain access to world class capabilities Menlanjuutkan poin ke dua diatas, suatu perusahaan yang bergerak dibidang pengembangan system informasi tentunya akan terus mengikuti trend atau update teknologi sehingga ketika suatu perusahaan menyerahkan kepada ahlinya, system informasi yang dijalankan otomatis akan mengikuti trend atau update terkini,dan sebaliknya ketika menjalankan sendiri maka tidak akan bisa terus menerus mengikuti up date teknologi , paling tidak akan tertinggal . 24 4. Free in internal resource for other purposes Ketika dalam perjalanan dibutuhkan pengembangan system informasi , maka internal resource dapat dimanfaatkan, sehingga ruang gerak menjadi lebih leluasa tanpa harus mengganggu yang selama ini dikerjakan. 5. Necessary resource are not available internally Ketika menggunakan outsourcing tidak ada istilah tidak tersedianya resource, karena pihak ketika akan selalu memiliki resource yang dibutuhkan karena memang pekerjaan mereka dan mereka focus dibidangnya. 6. Accelerate reengineering benefit Dengan update teknologi, pemanafaatan outsourcing ini akan mempercepat peroleh benefit dari reengineering yang ada dan dibutuhkan. 7. Function is difficult to manage internally or is out of control Ketika suatu perusahaan menetapkan suatu function merupakan suatu hal yang sulit di atur, karena keinginan seringkali berubah-ubah, paddahal system sudah dibuat sedemikian rupa, berbeda ketika system itu dibuat pihak ketiga dan perusahaan tinggal memakai, maka perusahaan akan berfikir berulang-ulang untuk mengubah system seenaknya. 8. Make capital funds available Ketika memutuskan membangun suatu system informasi, melalui beberapa tahap yang dilalui, sehingga perusahaan sudah bisa memprediksi capital yang harus disediakan , sehingga semua menjadi terukur antara modal yang dimiliki, dan system yang mau dibuat, dibuat sesuai, dan kalau ada perubahan pun perusahaan maupun pihak ketiga sudah mendapatkan gambaran , jangan sampai system dibuat belum selesai tapi biaya terus menerus berkembang. 9. Share risk Terjadinya sebuah resiko dalam aktifitas apapun pasti ada, dan ketika membagi suatu pekerjaan dengan pihak ketiga otomatis bukan pekerjaan nya saja yang terbagi namun juga resiko menjadi terbagi, hal ini menjadi tidak terlalu berat bagi kedua belah pihak khususnya bagi perusahaan. 10. Cash infusion Karena semua terukur maka semua pemasukan pun menjadi terukur, perusahaan akan mengetahui berapa yang harus dikeluarkan dan berapa yang akan diperoleh dengan membangun suatu system informasi. 25 Selain itu, ada 10 faktor pemilihan vendor agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan atau tidak sesuai di kemudian hari: 1. Commitment to quality Yang paling penting yang perlu diperhatikan dalam memutukan dengan siapa kita berpartner adalah harus dengan pihak atau orang yang memiliki komitment terhadap kualitas atau mutu. 2. Price Price juga merupakan suatu hal yanag harus dipertimbangkan, seperti kita tau bahwa ada harga ada mutu, perusahaan juga tidak bisa terjebak dengan harga yang murah tapi pihak ketiga yang kita pakai ternyata hit n run, jika hal ini terjadi maka kerugian yang dialami perusahaan akan makin besar. 3. References / reputation Salah satu hal yang penting dalam pemilihan vendor juga adalah reputasi, kita harus memilih vendor yang reputasinya sudah terdengar baik, sangatlah gambling jika mau coba-coba, harga yang harus dikorbankan terlalu mahal. 4. Flexible contract term Waktu kontrak yang fleksibel, jangan sampai terlalu lama sehingga improvement system operasional perusahaan terhambat tetapi juga tidak terlalu cepat karena bisa saja dalam perjalannya banyak ide-ide yang ditemukan untuk memperbaiki system. 5. Scope of resources Scope dari recource juga mutlah harus diperhatikan, sehingga semua berjalan sesuai kompetensinya. 6. Additional value- added capability Suatu system informasi bisa saja sama atau serupa dalam suatu system, namun ketik dihandle oleh orang yang kompeten dan kreatif maka akan dihasilkan suatu produk yang memiliki added value yang bisa terus dikembanagkan. 7. Cultural match Mencari pasangan bisnis tidak berbeda dengan mencari pasangan hidup, harus memiliki budaya yang setara, sehingga pemahaman yang dimiliki juga setara. 8. Existing relationship Alangkah baiknya kalau outsourcing yang dipakai sudah dikenal sebelumnya. 26 9. Location Lokasi sering jadi masalah, ketika terjadi sesuatu dan lokasi sulit dicapai dalam waktu yang singkat maka solusi yang diperoleh menjadi memakan waktu lebih lama. 10. Other Untuk mencapai keberhasilan outsourcing , perlu kita kita mengetahui 10 faktor untuk keberhasilan outsourcing: 1. Understand company goals and objective Outsourcing yang dipilih harus yang memahami tujuan dan objektif perusahaan. 2. Strategyc vision and plan Memiliki perencanaan dan strategi. 3. Select the right vendor Memilih vendor yang tepat. 4. On going manajement of relationship Hubungan yang berkelanjutan dan bersinergi. 5. A properly structured contract Kontrak yang terstruktur secara proper/pas. 6. Open communication with affected individual or groups Komunikasi yang terbuka antara individu maupun group. 7. Senior executive support and imvolvement Keterlibatan dan dukungan dari senior executive. 8. Carefull attention to personal issues Kehati-hatian akan isu personal. 9. Near-term financial justification Penilaian finansial yang tepat atau tidak meleset jauh. 10. Use of outside expertise Pemanfaatan tenaga ahli dari luar, 27 Dan yang terakhir adalah 10 area IT yang akan di outsource-kan: 1. Maintainance and repair Pemeliharaan dan perbaikan dari system yang dibangun baik hardware maupun softwarenya. 2. Training Pelatihan yang intens sampai para operator mengerti betul akan tugas yang harus dijalankannya. 3. Applications development Pengembangan aplikasi sesuai jaman, 4. Consulting and reengineering Konsultasi yang berkesinambungan. 5. Mainframe data centres 6. Client/server services and adminitrastion Pelayanan klien/server. 7. Network administration Jaringan networking 8. Desktop services 9. End-user support Dukungan dari end user. 10. Total IT outsourcing Satu hal yang perlu ditambahkan adalah kebimbangan suatu perusahaan ketika membangun system informasi secara outsourcing, yaitu masalah kerahasiaan system/ manajemen perusahaan yang mau tidak mau diketahui oleh orang lain paling tidak oleh pihak ketiga yang dipakai sebagai konsultan. Menurut G. J. Simons, keamanan informasi adalah bagaimana kita dapat mencegah penipuan (cheating) atau, paling tidak, mendeteksi adanya penipuan di sebuah sistem yang berbasis informasi, dimana informasinya sendiri tidak memiliki arti fisik. 28 Selain itu keamanan sistem informasi bisa diartikan sebagai kebijakan , prosedur, dan pengukuran teknis yang digunakan untuk mencegah akses yang tidak sah, perubahan program, pencurian, atau kerusakan fisik terhadap sistem informasi. Sistem pengamanan terhadap teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatanperalatan untuk mengamankan perangkat keras dan lunak komputer, jaringan komunikasi, dan data. Suatu perusahaan seringkali hanya kmementingkan reducing cost dan improving competitiveness daripada keamanan, padahal perbaikan system informasi setelah dirusak justru akan menelan biaya lebih banyak. Kemanan sebuah informasi itu sendiri sebenarnya dapat dikur dengan uang (tangible). Dengan adanya ukuran yang terlihat, mudah-mudahan pihak management dapat mengerti pentingnya investasi di bidang keamanan. Keamanan informasi menggambarkan usaha untuk melindungi komputer dan non peralatan komputer, fasilitas, data, dan informasi dari penyalahgunaan oleh orang yang tidak bertanggungjawab.Keamanan informasi dimaksudkan untuk mencapai kerahasiaan, ketersediaan, dan integritas di dalam sumber daya informasi dalam suatu perusahaan. Sangat pentingnya nilai sebuah informasi menyebabkan seringkali informasi diinginkan hanya boleh diakses oleh orang-orang tertentu. Jatuhnya informasi ke tangan pihak lain dapat menimbulkan kerugian bagi pemilik informasi. Jaringan komputer seperti LAN(Local Area Network) dan internet, memungkinkan untuk menyediakan informasi secara cepat.Hal ini menjadi salah satu alasan perusahaan mulai berbondong-bondong membuat LAN untuk sistem informasinya dan menghubungkan LAN tersebut ke Internet.Terhubungnya komputer ke internet membuka potensi adanya lubang keamanan(security hole) yang tadinya bisa ditutupi dengan mekanisme keamanan secara fisik. Suatu perusahaan memiliki sederetan tujuan dengan diadakannya sistem informasi yang berbasis komputer di dalam perusahaan. Keamanan informasi dimaksudkan untuk mencapai tiga sasaran utama yaitu: Kerahasiaan Melindungi data dan informasi perusahaan dari penyingkapan orang-orang yang tidak berhak. Inti utama dari aspek kerahasiaan adalah usaha untuk menjaga informasi dari orangorang yang tidak berhak mengakses. Ketersediaan Aspek ini berhubungan dengan metode untuk menyatakan bahwa informasi benar-benar asli, atau orang yang mengakses atau memberikan informasi adalah betul-betul orang yang dimaksud.Watermarking juga dapat digunakan untuk menjaga intelektual property, yaitu dengan menandatangani dokumen atau hasil karya pembuat. Masalah selanjutnya berhubungan dengan akses control, yaitu berkaitan dengan pembatasan orang-orang yang dapat mengakses informasi. 29 Dalam hal ini pengguna harus menunjukkan bahwa memang dia adalah pengguna yang sah atau yang berhak menggunakannya. Integritas Aspek ini menekankan bahwa informasi tidak boleh diubah tanpa seijin pemilik informasi. Adanya virus, trojan horse, atau pemakai lain yang mengubah informasi tanpa izin. Sistem informasi perlu menyediakan representasi yang akurat dari sistem fisik yang direpresentasikan. Ancaman Virus Ancaman yang paling terkenal dalam keamanan sistem informasi adalah virus.Virus adalah sebuah program komputer yang dapat mereplikasi dirinya sendiri tanpa pengetahuan pengguna. Setiap organisasi akan selalu memiliki pedoman bagi karyawannya untuk mencapai sasarannya. Setiap karyawan tidak dapat bertindak semaunya sendiri dan tidak berdisiplin dalam melaksanakan tugasnya.Setiap organisasi akan selalu memiliki pedoman bagi karyawannya untuk mencapai sasarannya. Setiap karyawan tidak dapat bertindak semaunya sendiri dan tidak berdisiplin dalam melaksanakan tugasnya.Kebijakan keamanan sistem informasi biasanya disusun oleh pimpinan operasi beserta pimpinan ICT (Information Communication Technology) dnegan pengarahan dari pimpinan organisasi. Rangkaian konsep secara garis besar dan dasar bagi prosedur keamanan sistem informasi adalah: Kemanan sistem informasi merupakan urusan dan tanggung jawab semua karyawan Karyawan diwajibkan untuk memiliki “melek” keamanan informasi.Mereka harus mengetahui dan dapat membayangkan dampak apabila peraturan keamanan sistem informasi diabaikan.Semua manajer bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan kepada semua bawahannya mengenai pengamanan yang dilakukan di perusahaan dan meyakinkan bahwa mereka mengetahui dan memahami semua peraturan yang diterapkan di perusahaan dan bagiannya. Pengaksesan ke dalam sistem harus berdasarkan kebutuhan fungsi.User harus dapat meyakinkan kebutuhannya untuk dapat mengakses ke sistem sesuai dnegan prinsip “need to know”. Pemilik sistem harus bertanggung jawab atas pemberian akses ini. Hanya data bisnis yang ditekuni perusahaan yang diperbolehkan untuk diproses di sistem informasi,sistem computer milik perusahaan beserta jaringannya hanya diperbolehkan untuk dipakai demi kepentingan bisnis perusahaan.Data perusahaan hanya diperbolehkan dipakai untuk bisnis perusahaan dan pemilik sistem bertanggung jawab penuh atas pemberian pengaksesan terhadap data tersebut. 30 Apabila pihak ketiga melakukan pekerjaan yang tidak dapat ditangani oleh perusahaan, maka perusahaan harus dilindungi oleh keamanan atas informasi perusahaan.Di dalam kontrak harus didefinisikan agar pihak ketiga mematuhi peraturan dan keamanan sistm informasi perusahaan.Manajemen harus bertanggung jawab agar pihak ketiga mematuhi dan mengikuti peraturan keamanan yang telah ditentukan. Pemisahan aktivitas antara pengembang sistem, pengoperasian sistem, dan pemakai akhir sistem informasi Untuk menjaga kestabilan sistem informasi di lingkungan perusahaan, dianjurkan agar diadakan pemisahan secara fungsional antara pengembang sistem, pengoperasian sistem harian dan pemakai akhir. Untuk mencapai tujuan ini, pihak ICT terutama bagian pengembangan sistem tidak dibenarkan apabila ia menangani administrasi yang menyangkut keamanan sistem. Implementasi sistem baru atau permintaan perubahan terhadap sistem yang sudah ada harus melalui pengontrolan yang ketat melalui prosedur sistem akseptasi dan permintaan perubahan (change request) Perubahan terhadap sistem informasi hanya melalui prosedur yang berlaku untuk pengembangan dan implementasi sistem baru. Setiap permintaan perubahan program harus disertai alasan yang kuat serta keuntungan yang akan didapatkan dan pemohon harus dapat meyakini manajer terkait dan pemilik sistem mengenai perubahan ini. Oleh karena itu, sangat penting apabila semua pihak yang terkait harus menandatangani “change request” sebelum kegiatan ini dimulai. Sistem yang akan dikembangkan harus sesuai dnegan standart metode pengembangan sistem yang diemban oleh organisasi Sistem yang akan dibangun harus memakai bahasa pemograman yang telah ditetapkan. Tidak dibenarkan apabila programer membuatnya dengan bermacam-macam bahasa pemograman.Patut dipertimbangkan semua risiko keamanan beserta penanggulannya di dalam sistem.Sebelum sistem aplikasi diimplementasikan, pemilik sistem harus mengevaluasi dan menilai keadaan keamanan di dalam aplikasi tersebut. Pemakai bertanggung jawab penuh atas semua aktivitas yang dilakukan dengan memakai kode identiitasnya (user-ID) Semua pemakai harus berhati-hati menyimpan password User-ID-nya. Semua aktivitas yang dilakukan dengan ID ini akan terekam di dalam audit-trial. Pemakai tidak dapat memungkiri bukti ini, apabila terjadi kesalahan fatal yang mengakibatkan kerugian terhadap perusahaan. Kesalahan yang berdampak akan mengakibatkan peringatan atau pemutusan hubungan kerja terhadap pemilik user-ID ini. 31 KESIMPULAN Perusahaan yang bertumbuh menjadi perusahaan yang tidak sederhana membutuhkan teknologi system informasi untuk mempermudah dalam operasional perusahaan dengan harapan profit yang dihasilkan juga menjadi lebih baik, dan menciptakan strategi persaingan. Ketika memutuskan membangun sebuah system informasi, dibutuhkan banyak pertimbangan, dan tahap-tahap yang harus dilalui untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan sesungguhnya demi mencapai output yang diharapkan. Jika sudah mengenali kebutuhan maka pertimbangan selanjutnya akan diserahkan kepada siapa pembangunan system informasinya, oleh karena itu banyak hal yang harus diketahui ketika akan menyerahkan pekerjaan kepada ahlinya atau akan menjalankan pekerjaan itu sendiri, insourcing atau outcourcing, keduanya harus dikenali dan dipahami untung ruginya supaya tidak salah dalam memutuskan. Insourcing dan outsourcing, keduannya memiliki kelebihan dan kekurangan, dan hanya userlah yang paling mengetahui alasan mengapa harus memilih insourcing dan mengapa harus memilih outsourcing. Keduanya bisa memberi keuntungan kepada perusahaan jika alasan pemilihannya tepat. Perhatian khusus ketika harus memutuskan menggunakan outsourcing adalah perusahaan harus mengathu benar dengan siapa perusahaan berpartner, jangan sampai ada hal-hal yang tidak diinginkan terjadi, kerahasiaan perusahaan sendiri harus bisa terjaga dengan baik. Setelah system dibuat, pemeliharaan system dan pengembangan serta pengawasan system selanjutnya juga merupakan bagian dari program ini , perhatian khusus apabila memilih insourcing, karena pemeliharaan dan pemgawasan system ini yang sudah dibuat jauh lebih sulit , jika hal ini tidak mendapat perhatian khusus, maka perhatian karyawan akan terbagi bahkan terbuang, karena sibuk memikirkan pemeliharaan system dan melupakan atau menjadi mengabaikan core bisnis sesusungguhnya. Pergeresan focus ini tentu saja sangat merugikan perusahaan, karena karwayan dan perusahaan menjadi tidak focus kepada pekerjaan meraka yang sesungguhnya. 32 SARAN Untuk mendapatkan output sesuai yang diharapkan, kenali dan pahami betul kebutuhannya, putuskan dengan baik apakah akan menggunakan jasa konsultan saja dan sisanya dikerjakan sendiri ( insourcing ) atau perlu berpartner dengan pihak ketiga ( outsourcing ) , untuk itu pilihlah vendor yang tepat jika diputuskan akan outsourcing. 33 PUSTAKA O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc Marimin, Tanjung,H, Prabowo, H. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta Lani Sidharta, 1995. Sistem Informasi Bisnis. PT. Gramedia Jakarta. Suroso, Arif Imam. Dr.,Ir., MSc(CS),Seminar,Kudang B,Prof.,Dr.,Ir,MSc(CS), Kuliah Sistem Informasi Manajemen PMB 561 http://elsa-suryana-fisip12.web.unair.ac.id/artikel_detail-79306-Umumkeamanan%20Sistem%20Informasi.html bisa. 2011. Keamanan Sistem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset Rahardjo, Budi. 1999. Keamanan Sistem Informasi Berbasis Internet. Bandung: PT. Insan Komuikasi. http://www.geocities.ws/hme_istn/Efiles/handbook.pdf,http://repository.upnyk.ac.id/ 143/1/47_Keamanan_Sistem_Informasi.pdf http://repository.politekniktelkom.ac.id/Courseware/Semester%202/Sistem%20Informasi%20Ma najemen/slide/Keamanan%20Sistem%20Informasi.pdf http://mildsend.wordpress.com/2013/04/24/ancaman_gangguan_terhadap_teknologi_sistem_info rmasi_dan_penanggulangannya/ http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/08/25/cyberlaw-ancaman-keamanan-sistem-informas/ http://www.slideshare.net/andiazka/chapter-7-keamanan-sistem-informasi http://referensirisk.blogspot.com/2013/02/studi-kasus-information-security.html Surja, Stephanie , S.Kom., MMSI.,Faculty Member http://scholar.binus.ac.id/D4716/stephanie-surja/, http://sis.binus.ac.id/2014/04/30/perlukahsebuah-sistem-di-hrd/, Mendeskripsikan Peranan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Dalam Kehidupan Sehari – Hari. http://syopian.net/blog/?p=456 Peranan IT dalam Organisasi Perusahaan.http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalamorganisasi-perusahaan/ 34
