Hubungan Manajemen Perkantoran dengan

HUBUNGAN MANAJEMEN PERKANTORAN DENGAN
PENGAWAS (SUPERVISOR)
ELITA DEWI
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara
Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah berbagai jenis
bentuk organisasi, baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun luarnya,
seperti organisasi yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkan
organisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut,
diperlukan manajer dalam jumlah besar dengan berbagai kemampuan memimpin,
pengetahuan dan keterampilan.
Demikian mendesaknya pemenuhan akan manajer itu sehingga berbagai
usaha dilakukan secara intensif untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai
manajer yang efektif. Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk mempersiapkan
dan mengembangkan teori manajemen sehingga para manajer di lapangan semakin
mampu menjalani proses manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan
produktifitas yang semakin tinggi.
Salah satu yang terus menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para
praktisi menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat perhatian serius
karena efektifitas manajerial seseorang pada akhirnya tercermin pada dan di ukur
dengan kemampuannya menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut.
Manajer harus mapu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber daya yaitu
pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan juga mengelola sumber daya
manusia menyangkut analisis jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer
memerlukan pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna mengawas semua
kegiatan perkantoran di dalam suatu perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah
memimpin aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para
pekerja dibawahnya.
Pihak pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan
tertentu kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar pekerjaan dilaksanakan tetap
ada padanya. Untuk lebih jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana
dengan Supervisi kantor.
A.
Pengertian Manajemen Perkantoran.
Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai “ Kekuatan yang tidak
berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan manusia,
bahan-bahan, mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor
dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai
sasaran perusahaan”.
Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat
mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan
besar.
Hal tersebut primer timbul karena aspek dinamis elemen-elemen yang di daya
gunakan dan karena bidang-bidang di mana dapat dan sedang di gunakan.
Tetapi, di belakaangnya terdapat kemampuan manajer efektif untuk :
1. membuat keputusan-keputusan;
2. memimpin pihak lain;
3. menjalankan injenuitas;
2002 digitized by USU digital library
1
Manajemen perkantoran mengharuskan adanya kemampuan untuk membuat
keputusan- keputusan.
Penilaian mengenai sesuatu situasi atau kondisi, yang kemudian di ikuti oleh
pengetahuan mengenai apa yang harus di lakukan, merupakan intisari pekerjaan
seseorang manajer.
Keputusan-keputusan harus di dasarkan atas fakta-fakta yang cukup banyak
jumlahnya dan sering kali fakta-fakta demikian sulit di peroleh. Kepemimpinan
sangat penting dalam bidang manajemen dan boleh di katakan bahwa tidak ada
subtitut yang memuaskan baginya.
Akhirnya perlu di kemukakan bahwa anggota-anggota manajemen harus
mampu melaksanakan injenuitas. Hingga tingkat tertantu, semua kemajuan
manajerial tergantung pada penciptaan serta pengembangan ide-ide berhasil.
Kebanyakan perbaikan-perbaikan di mulai berupa ide-ide misalnya cara lebih
baik untuk melaksanakan sesuatu tugas kantor, pengaturan kembali data kertas
agar perhitungan lebih mudah. Tetapi tidak terlepas dari itu semua manajer sangat
berperan aktif dalam memilih semua ide-ide dari bawahan untuk dilaksanakan dalam
membuat kebijakan dalam organisasi.
B.
Hubungan Supervisor dalam Manajemen Perkantoran.
Produksi kantor secara memuaskan sebagian besar tergantung dari kualitas
sepervisi perkantoran. Pihak supervisor bertugas untuk mengusahakan agar
pekerjaan pada kesatuannya di laksanakan dalam jangka waktu yang cukup efisien
dan dengan biaya sepantasnya.
Banyak di antara prbolem-problem yang menghalangi pekerjaan kantor
berhubungan dengan masalah-masalah supervisi.
Pihak supervisor merupakan figur utama pada struktur organisasi. Setiap
politik, setiap keputusan harus meresap “kebawah” melalui tingkat supervisi.
Efektivitas kebanyakan tindakan menajerial atas kemampuan para supervisor.
a.
Status Pihak Pengawas (Supervvisor)
Pihak supervisor berada pada suatu kedudukan yang sangat strategis untuk
mempengaruhi dan membantu melaksanakan macam teknis-teknis personil.
Misalnya seorang supervisor berhubungan erat dengan upaya memotivasi para
pekerja, ia membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan ia membantu suatu
team yang melaksanakan tugas-tugas spesifik.
Dalam arti sebenarnya maka seorang supervisor merupakan anggota bagian
urusan pegawai (personel Departement). Ia merupakan suatu titik pusat sekitar
mana keinginan-keinginan para top manajer di salurkan dan di mana keinginanankeinginan para pekerja operatif berkonsentrasi.
Seorang pengawas merupakan titik kontak antara anggota-anggota
manajemen dan para pekerja operatif. Bagi banyak pekerja, pihak pengawas adalah
menajemen .
Kadang-kadang pihak pengawas pula menyusun kebijaksanaan tertentu pada
tingkatnya, guna melaksanakan pekerjaannya.
Biasanya orang beranggapan bahwa seorang pengawas di bawah tingkat
seorang eksekutif. Pekerjaan seorang pengawas adalah serupa denga pekerjaan
seorang pemimpin (eksekutif), tetapi skope pekerjaannya, soal-soal yang harus
dituntaskannya dan pekerjaan eksekutif umumnya tidaklah demikian luas seperti
halnya pada kasus seorang pemimpin.
Adapun pengawas dapat didefinisikan sebagai seorang yang menafsirkan
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur dan yang bekerja pada sesuatu tingkat
dimana ia harus mengawasi secara pribadi tugas-tugas yang diserahkan pada
2002 digitized by USU digital library
2
kelompok-kelompok kecil dalam rangka usaha mencapai hasil pekerjaan agar sesuai
dengan rencana yang telah di buat sebelumnya.
b.
Pihak Pengawas Sebagai Anggota Manajemen
Seorang pengawas kantor memerlukan dukungan aktif dan bantuan pihak
atasannya. Misalnya harus merasa bahwa supervisi adalah vital di dalam lingkungan
perusahaan dan mereka harus memberikan bantuan dan jaminan kepada mereka
yang berada pada tingkat supervisi.
Sebaiknya para pengawas baru harus di berikan kesempatan untuk turut
berpartisipasi pada pertemuan-pertemuan manajerial, mengemukakan pandanganpandangan mereka dan di anggap sebagai kelompok manajemen. Tetapi, terlalu
sering para pengawas hanya di anggap sebagai anggota manajemen di atas kertas
melulu.
Tidak ada sesuatu tindakan nyata yang dilakukan guna membuat para
pengawas menjadi bagian dari manajemen atau mengusahakan agar mereka merasa
bahwa mereka adalah anggota manajemen. Anggota-anggota top manajemen perlu
memperhatikan faktor-faktor tertentu.
Faktor-faktor tersebut meliputi misalnya: imbalan “cukup”, diakuinya prestasi
individual, arus keterangan manajemen “pulang pergi” dan berpendidikan dalam
profesi manajemen.
c. Fungsi-Fungsi Seorang Pengawas.
Sangat disayangkan bahwa pada kebanyakan kantor tidaklah jelas apa yang
di harapkan dari seseorang pengawas, konsep jaman dahulu yang “menguasai
kesatuannya” dengan otoritas lengkap untuk memperkerjakan, memberhentikan,
mengubah tahap pekerjaan, mengadakan perbaikan-perbaikan dan menjalankan
pekerjaan menurut kehendaknya, telah banyak berubah pada banyak kantor.
Kekurang pengertian mengenai tanggungjawab seorang pengawas di sebabkan
karena sifat khusus pekerjaannya, yaitu fakta bahwa pekerjaan sepervisi demikian
bervariasi dan skopenya adalah demikian luas dan aktivitas-aktivitas yang tercakup
di dalamnya demikian tidak terhingga.
Pada kasus tertentu dianggap bahwa pekerjaan mengawasi telah menjadi
demikian komplek hingga diperlukan tenaga eksper guna membantu pihak
pengawas. Tetapi di lain pihak ada pula pendapat bahwa para pembantu staff
menyerap otoritas dan mengambil alih aktifitas-aktifitas yang merupakan tugastugas fundamental pihak pengawas.
Misalnya pada banyak kantor, pihak pengawas tidak melakukan wawancara
dan memilih pagawai baru tetapi ia mempunyai hak suara dalam hal mempekerjakan
pegawai yang bersangkutan.
Pengawas-pengawas kantor (office supervisors) mengmukakan macam-macam
kesulitan yang dihadapi mereka antaranya :
1. Para pejabat “di atas merke” tidak mengerti kesulitan-kesulitan pekerjaan
mereka.
2. Mereka di beri perintah-perintah yang bertentangan dan berkonflik.
3. Posisi mereka pada bagian yang sering sekali menjadi lemah karena para
atasan mereka “melampui mereka” dan memberikan instruksi-instruksi
kepada bawahan-bawahan mereka tanpa melakukan konsultasi dengan
mereka.
4. Instruksi-instruksi yang diperoleh dari atasan mereka tidak cukup jelas.
5. Bila dilakukan perubahan-perubahan yang mempengaruhi pekerjaan
mereka, maka mereka tidak diberitahukan mengapa perubahan tersebut
dilakukan.
2002 digitized by USU digital library
3
6. Mereka tidak cukup bebas untuk menghadapi para atasan mereka untuk
memperoleh keterangan atau bantuan bila di hadapi sesuatu problem
pekerjaan.
7. Mereka merasa tidak mempuyai cukup otoritas untuk melaksanakan
pekerjaan mereka dengan baik.
8. Banyak pengawas beranggapan bahwa tidak ada pengrtian yang jelas
mengenai dimana dan bilamana mereka mempunyai otoritas untuk
membuat keputusan-keputusan atau memberikan perintah-perintah.
d.
Sifat Supervisi
Pokok pekerjaan pengawas kantor adalah memimpin aktivitas-aktivitas di
dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja yang merupakan
bawahannya. Pihak pengawas mendelegasikan tanggungjawab untuk melakukan
pekerjaan tertentu pada pihak lain, tanggungjawab agar pekerjaan di laksanakan
tetap ada padanya.
Supervisi efektif membutuhkan kemampuan untuk mengusahakan agar para
pekerja melaksanakan pekerjaan denga baik. Hal tersebut merupakan intisari sukses
dalam usaha-usaha supervisi. Seseorang yang ingin mengerjakan sesuatu sendiri,
tidak akan menjadi seorang pengawas yang memuaskan.
Sudah tentu terdapat pula adanya kemampuan-kemampuan lain yang bersifat
esensial untuk supervisi secara efektif. Kualifikasi-kualifikasi yang dianggap perlu
dimiliki oleh seseorang pangawas kantor yaitu :
1. Kepribadian yang menarik (pleasing personality)
2. Ketabahan (courage)
3. Kejujuran (honesty)
4. Agresifitas (aggresiveness)
5. Temperamen yang konstan (even temper)
6. Kebulatan tekad (firmness)
7. Keterbukaan (open mindedness)
8. Pemurah (generosity)
9. Kesiapan mental untuk melakukan tugas (mental squipment to do the job)
10. Kemampuan eksekutif (executive ability).
e.
Jenis-Jenis Tanggungjawab Pengawas Kantor
Tanggungjawab pengawas kantor dapat diklasifikasikan ke dalam dua
kelompok yaitu yang berhubungan dengan pekerjaan dan pekerja.
Pada kelompok pertama yang berhubungan dengan pekerjaan terdapat hal-hal
sebagai berikut :
1. Mengerti memahami pekerjaan yang akan dilakukan
2. Mendelegasikan pekerjaan kepada pihak lain
3. Mengemukakan rekomendasi-rekomendasi kepada atasannya
4. Mengikuti praktek-praktek serta prosedur-prosedur yang telah digariskan
5. Memberikan penerangan kepada pegawai mengenai perubahan-perubahan
6. Mengevaluasi output pekerjaan dihubungkan dengan biaya.
7.
Mengecek ketelitian dan kualitas pekerjaan
8.
Terus-menerus mencari keterangan mengenai perkembanganperkembangan baru.
9.
Meminimasi beban-beban maksimun
10. Mempersiapkan dan meneliti laporan-laporan.
Pada kelompok kedua yaitu tanggungjawab yang berhubungan dengan
pekerjaan yaitu :
1.
Tindakan menafsirkan kebijakan perusahaan kepada pekerja.
2.
Mengenal pekerjaan
2002 digitized by USU digital library
4
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mengembangkan nilai kerja
Mendisiplinkan pekerja
Melayani keluhan-keluhan pekerja
Mengusahakan adanya “team work” dan harmoni di kalangan pekerja
Mencatat prestasi dan memberikan penghargaan kepada para pekerja
Mengusahakan agar para anggota top manajemen senantiasa
mengetahui keinginan-keinginan pegawai
9.
Membantu meninggikan moril para pekerja.
Dari paparan yang telah di kemukakan di atas terlihat bahwa keberadaan
sepervisor dalam menajemen perkantoran adalah sangat penting. Hal ini dapat kita
lihat dari status pengawas (supervisor), tanggungjawab pengawas (supervisor),
disamping itu pengawas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen itu
sendiri, yang pelimpahan sebahagian tugas top manajer. Sehingga dapat dikatakan
bahwa peranan pengawas dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan dengan efektif dan efisien adalah sangat menentukan.
KESIMPULAN
1. Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh orang lain.
2. Pengelolaan kantor menyangkut aspek sumber daya non manusia dan aspek
sumber daya manusia, aspek sumber daya non manusia terdiri dari pengelolaan
gedung dan pengelolaan pekerjaan ketatausahaan.
3. Pengawas (supervisor) menjalankan sebahagian tanggungjawab dari top manajer
(pendelegasian wewenang dari pimpinan)
4. Peranan pengawas sangat penting dalam perencanaan dan proses kegiatan
perusahaan agar tercapai tujuan yang ditentukan sebelumnya secara efektif dan
efisien.
DAFTAR PUSTAKA
1. Adi Warsidi, Drs., Administrasi Perkantoran, Universitas Terbuka, Jakarta 1986.
2. Manullang, M., Manajemen Personalia, Aksara Baru , Jakarta, 1974.
3. Sondang P. Siagian, Prof. DR. MPA., Fungsi-Fungsi Manajerial, Bumi Aksara,
Jakarta 1992
4. Silalahi, N.B., Bennet, Perencanaan Pembinaan Tenaga Kerja Perusahaan,
Pustaka Binama Pressindo, Jakarta 1983
5. Winardi, Prof. DR. SE., Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Mandar
Maju, Bandung 1990.
2002 digitized by USU digital library
5