hubungan manajemen perkantoran

HUBUNGAN MANAJEMEN PERKANTORAN DENGAN
PENGAWAS (SUPERVISOR)
Elita Dewi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara
Hubungan Manajemen Perkantoran dengan Pengawas (Supervisor)
Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah berbagai jenis bentuk
organisasi baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun luarnya, seperti organisasi
yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkan organisasi-organisasi nirlaba.
Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut, diperlukan manajer dalam jumlah
besar dengan berbagai kemampuan memimpin, pengetahuan dan keterampilan.
Demikian mendesaknya pemenuhan akan manajer itu sehingga berbagai usaha dilakukan
secara intensif untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai manajer yang efektif.
Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk mempersiapkan dan mengembangkan teori
manajemen sehingga para manajer di lapangan semakin mampu menjalani proses
manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan produktifitas yang semakin tinggi.
Salah satu yang terus menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para praktisi
menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat perhatian serius karena
efektifitas manajerial seseorang pada akhirnya tercermin pada dan di ukur dengan
kemampuannya menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut.
Manajer harus mampu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber daya yaitu
pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan juga mengelola sumber daya manusia
menyangkut analisis jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer memerlukan
pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna mengawas semua kegiatan perkantoran
di dalam suatu perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah memimpin aktivitasaktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja dibawahnya.
Pihak pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan tertentu
kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar pekerjaan dilaksanakan tetap ada padanya.
Untuk lebih jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana dengan Supervisi
kantor.
A. Pengertian Manajemen Perkantoran.
Manajemen Perkantoran dapat di nyatakan sebagai " Kekuatan yang tidak berwujud, yang
merencanakan, mengorganisasikan dan mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan,
mesin-mesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan
mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran perusahaan".
Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat mekanistik.
Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan besar.
e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara
1
Hal tersebut primer timbul karena aspek dinamis elemen-elemen yang di daya gunakan
dan karena bidang-bidang di mana dapat dan sedang di gunakan.
Tetapi, di belakaangnya terdapat kemampuan manajer efektif untuk :
1. membuat keputusan-keputusan;
2. memimpin pihak lain;
3. menjalankan injenuitas;
Manajemen perkantoran mengharuskan adanya kemampuan untuk membuat keputusankeputusan.
Penilaian mengenai sesuatu situasi atau kondisi, yang kemudian di ikuti oleh pengetahuan
mengenai apa yang harus di lakukan, merupakan intisari pekerjaan seseorang manajer.
Keputusan-keputusan harus di dasarkan atas fakta-fakta yang cukup banyak jumlahnya
dan sering kali fakta-fakta demikian sulit di peroleh. Kepemimpinan sangat penting
dalam bidang manajemen dan boleh di katakan bahwa tidak ada subtitut yang
memuaskan baginya.
Akhirnya perlu di kemukakan bahwa anggota-anggota manajemen harus mampu
melaksanakan injenuitas. Hingga tingkat tertentu, semua kemajuan manajerial tergantung
pada penciptaan serta pengembangan ide-ide berhasil.
Kebanyakan perbaikan-perbaikan di mulai berupa ide-ide misalnya cara lebih baik untuk
melaksanakan sesuatu tugas kantor, pengaturan kembali data kertas agar perhitungan
lebih mudah. Tetapi tidak terlepas dari itu semua manajer sangat berperan aktif dalam
memilih semua ide-ide dari bawahan untuk dilaksanakan dalam membuat kebijakan
dalam organisasi.
B. Hubungan Supervisor dalam Manajemen Perkantoran.
Produksi kantor secara memuaskan sebagian besar tergantung dari kualitas Sepervisi
perkantoran. Pihak supervisor bertugas untuk mengusahakan agar pekerjaan pada
kesatuannya di laksanakan dalam jangka waktu yang cukup efisien dan dengan biaya
sepantasnya.
Banyak di antara problem-problem yang menghalangi pekerjaan kantor berhubungan
dengan masalah-masalah supervisi.
Pihak supervisor merupakan figur utama pada struktur organisasi. Setiap politik, setiap
keputusan harus meresap "kebawah" melalui tingkat supervisi. Efektivitas kebanyakan
tindakan menajerial atas kemampuan para supervisor.
a. Status Pihak Pengawas (Supervvisor)
Pihak supervisor berada pada suatu kedudukan yang sangat strategis untuk
mempengaruhi dan membantu melaksanakan macam teknis-teknis personil. Misalnya
e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara
2
seorang supervisor berhubungan erat dengan upaya memotivasi para pekerja, ia
membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan ia membantu suatu team yang
melaksanakan tugas-tugas spesifik.
Dalam arti sebenarnya maka seorang supervisor merupakan anggota bagian urusan
pegawai (personel Departement). Ia merupakan suatu titik pusat sekitar mana
keinginan-keinginan para top manajer di salurkan dan di mana keinginanan-keinginan
para pekerja operatif berkonsentrasi.
Seorang pengawas merupakan titik kontak antara anggota-anggota manajemen dan
para pekerja operatif: Bagi banyak pekerja, pihak pengawas adalah menajemen.
Kadang-kadang pihak pengawas pula menyusun kebijaksanaan tertentu pada
tingkatnya, guna melaksanakan pekerjaannya.
Biasanya orang beranggapan bahwa seorang pengawas di bawah tingkat seorang
eksekutif. Pekerjaan seorang pengawas adalah serupa dengan pekerjaan seorang
pemimpin (eksekutif), tetapi skope pekerjaannya, soal-soal yang harus dituntaskannya
dan pekerjaan eksekutif umumnya tidaklah demikian luas seperti halnya pada kasus
seorang pemimpin.
Adapun pengawas dapat didefinisikan sebagai seorang yang menafsirkan kebijakankebijakan dan prosedur-prosedur dan yang bekerja pada sesuatu tingkat dimana ia
harus mengawasi secara pribadi tugas-tugas yang diserahkan pada kelompokkelompok kecil dalam rangka usaha mencapai hasil pekerjaan agar sesuai dengan
rencana yang telah di buat sebelumnya.
b. Pihak Pengawas Sebagai Anggota Manajemen
Seorang pengawas kantor memerlukan dukungan aktif dan bantuan pihak atasannya.
Misalnya harus merasa bahwa supervisi adalah vital di dalam lingkungan perusahaan
dan mereka harus memberikan bantuan dan jaminan kepada mereka yang berada pada
tingkat supervisi.
Sebaiknya para pengawas baru harus di berikan kesempatan untuk turut berpartisipasi
pada pertemuan-pertemuan manajerial mengemukakan pandangan-pandangan mereka
dan di anggap sebagai kelompok manajemen. Tetapi terlalu sering para pengawas
hanya di anggap sebagai anggota manajemen di atas kertas melulu.
Tidak ada sesuatu tindakan nyata yang dilakukan guna membuat para pengawas
menjadi bagian dari manajemen atau mengusahakan agar mereka merasa bahwa
mereka adalah anggota manajemen. Anggota-anggota top manajemen perlu
memperhatikan faktor-faktor tertentu. Faktor-faktor tersebut meliputi misalnya:
imbalan "cukup", diakuinya prestasi individual, arus keterangan manajemen "pulang
pergi" dan berpendidikan dalam profesi manajemen.
e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara
3
c. Fungsi-Fungsi Seorang Pengawas.
Sangat disayangkan babwa pada kebanyakan kantor tidaklah jelas apa yang di
harapkan dari seseorang pengawas, konsep jaman dahulu yang "menguasai
kesatuannya" dengan otoritas lengkap untuk memperkerjakan, memberhentikan,
mengubah tahap pekerjaan, mengadakan perbaikan-perbaikan dan menjalankan
pekerjaan menurut kehendaknya, telah banyak berubah pada banyak kantor.
Kekurang pengertian mengenai tanggung jawab seorang pengawas di sebabkan
karena sifat khusus pekerjaannya, yaitu fakta bahwa pekerjaan sepervisi demikian
bervariasi dan skopenya adalah demikian luas dan aktivitas-aktivitas yang tercakup di
dalamnya demikian tidak terhingga.
Pada kasus tertentu dianggap babwa pekerjaan mengawasi telah menjadi demikian
komplek hingga diperlukan tenaga eksper guna membantu pihak pengawas. Tetapi di
lain pihak ada pula pendapat bahwa para pembantu staff menyerap otoritas dan
mengambil alih aktifitas-aktifitas yang merupakan tugas-tugas fundamental pihak
pengawas.
Misalnya pada banyak kantor, pihak pengawas tidak melakukan wawancara dan
memilih pagawai baru tetapi ia mempunyai hak suara dalam hal mempekerjakan
pegawai yang bersangkutan.
Pengawas-pengawas kantor (office supervisors) mengemukakan macam-macam
kesulitan yang dihadapi mereka antaranya :
1. Para pejabat "di atas merke" tidak mengerti kesulitan-kesulitan pekerjaan
mereka.
2. Mereka di beri perintah-perintah yang bertentangan dan berkonflik.
3. Posisi mereka pada bagian yang sering sekali menjadi lemah karena para
atasan mereka "melampui mereka" dan memberikan instruksi-instruksi kepada
bawahan-bawahan mereka tanpa melakukan konsultasi dengan mereka.
4. Instruksi-instruksi yang diperoleh dari atasan mereka tidak cukup jelas.
5. Bila dilakukan perubahan-perubahan yang mempengaruhi pekerjaan mereka,
maka mereka tidak diberitahukan mengapa perubahan tersebut dilakukan.
6. Mereka tidak cukup bebas untuk menghadapi para atasan mereka untuk
memperoleh keterangan atau bantuan bila di hadapi sesuatu problem
pekerjaan.
7. Mereka merasa tidak mempuyai cukup otoritas untuk melaksanakan pekerjaan
mereka dengan baik.
8. Banyak pengawas beranggapan bahwa tidak ada pengertian yang jelas
mengenai dimana dan bilamana mereka mempunyai otoritas untuk membuat
keputusan-keputusan atau memberikan perintah-perintah.
d. Sifat Supervisi
Pokok pekerjaan pengawas kantor adalah memimpin aktivitas-aktivitas di dalam
kelompoknya dan mengembangkan para pekerja yang merupakan bawahannya. Pihak
pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan tertentu pada
pihak lain, tanggung jawab agar pekerjaan di laksanakan tetap ada padanya.
e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara
4
Supervisi efektif membutuhkan kemampuan untuk mengusahakan agar para pekerja
melaksanakan pekerjaan denga baik. Hal tersebut merupakan intisari sukses dalam
usaha-usaha supervisi. Seseorang yang ingin mengerjakan sesuatu sendiri, tidak akan
menjadi seorang pengawas yang memuaskan.
Sudah tentu terdapat pula adanya kemampuan-kemampuan lain yang bersifat esensial
untuk supervisi secara efektif. Kualifikasi-kualifikasi yang dianggap perlu dimiliki
oleh seseorang pangawas kantor yaitu :
1. Kepribadian yang menarik (pleasing personality)
2. Ketabahan (courage)
3. Kejujuran (honesty)
4. Agresifitas (aggresiveness)
5. Temperamen yang konstan (even temper)
6. Kebulatan tekad (finnness)
7. Keterbukaan (open mindedness)
8. Pemurah (generosity)
9. Kesiapan mental untuk melakukan tugas (mental squipment to do the job)
10. Kemampuan eksekutif (executive ability).
e. Jenis-Jenis Tanggung jawab Pengawas Kantor
Tanggung jawab pengawas kantor dapat diklasiflkasikan ke dalam dua kelompok
yaitu yang berhubungan dengan pekerjaan dan pekerja.
Pada kelompok pertama yang berhubungan dengan pekerjaan terdapat hal-hal sebagai
berikut :
1. Mengerti memahami pekerjaan yang akan dilakukan.
2. Mendelegasikan pekerjaan kepada pihak lain.
3. Mengemukakan rekomendasi-rekomendasi kepada atasannya.
4. Mengikuti praktek-praktek serta prosedur-prosedur yang telah digariskan.
5. Memberikan penerangan kepada pegawai mengenai perubahan-perubahan.
6. Mengevaluasi output pekerjaan dihubungkan dengan biaya.
7. Mengecek ketelitian dan kualitas pekerjaan
8. Terus-menerus mencari keterangan mengenai perkembangan-perkembangan
baru.
9. Meminimasi beban-beban maksimum
10.Mempersiapkan dan meneliti laporan-laporan.
Pada kelompok kedua yaitu tanggung jawab yang berhubungan dengan pekerjaan
yaitu :
1. Tindakan menafsirkan kebijakan perusahaan kepada pekerja.
2. Mengenal pekerjaan
3. Mengembangkan nilai kerja
4. Mendisiplinkan pekerja
5. Melayani keluhan-keluhan pekerja
6. Mengusahakan adanya "team work" dan harmoni di kalangan pekerja
7. Mencatat prestasi dan memberikan penghargaan kepada para pekerja
e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara
5
8. Mengusahakan agar para anggota top manajemen senantiasa mengetahui
keinginan-keinginan pegawai
9. Membantu meninggikan moril para pekerja.
Dari paparan yang telah di kemukakan di atas terlihat bahwa keberadaan sepervisor
dalam menajemen perkantoran adalah sangat penting. Hal ini dapat kita lihat dari status
pengawas (supervisor), tanggung jawab pengawas (supervisor), disamping itu pengawas
merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen itu sendiri, yang pelimpahan
sebahagian tugas top manajer. Sebingga dapat dikatakan bahwa peranan pengawas dalam
rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dengan efektif dan efisien adalah
sangat menentukan.
KESIMPULAN
1. Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan
oleh orang lain.
2. Pengelolaan kantor menyangkut aspek sumber daya non manusia dan aspek sumber
daya manusia, aspek sumber daya non manusia terdiri dari pengelolaan gedung dan
pengelolaan pekerjaan ketatausahaan.
3. Pengawas (supervisor) menjalankan sebahagian tanggung jawab dari top manajer
(pendelegasian wewenang dari pimpinan)
4. Peranan pengawas sangat penting dalam perencanaan dan proses kegiatan perusahaan
agar tercapai tujuan yang ditentukan sebelumnya secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Adi Warsidi Drs., Administrasi Perkantoran, Universitas Terbuka, Jakarta 1986.
Manullang, M., Manajemen Personalia, Aksara Baru, Jakarta, 1974.
Sondang P. Siagian, Prof. DR. MP A., Fungsi-Fungsi Manajerial, Bumi Aksara, Jakarta
1992
Silalahi, N.B., Bennet, Perencanaan Pembinaan Tenaga Kerja Perusahaan, Pustaka
Binama Pressindo, Jakarta 1983
Winardi, Prof. DR SE., Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Mandar Maju,
Bandung 1990.
e-USU Repository ©2004 Universitas Sumatera Utara
6