Penataan Ruang Kantor Penunjang Efisiensi Kerja pada Kantor

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Administrasi memiliki peranan penting dalam pelaksanaan pendidikan
seperti kegiatan dan fungsi manajemen sebagai upaya untuk mencapai tujuan
sekolah. Fungsi umum administrasi adalah “untuk menjalankan roda” suatu
usaha agar tujuan dari usaha tersebut dapat tercapai sebaik-baiknya”1Hal ini
berarti bahwa administrasi membantu segenap proses kegiatan yang berorientasi
pada program-program kerja sekolah dengan menjalankan berbagai fungsi dari
manajemen. Kegiatan tersebut diawali dengan sebuah perencanaan dengan
mengacu kepada tujuan, merencanakan pengorganisasian dari berbagai sumber
daya yang potensial, pemberian pengarahan akan setiap hal yang perlu untuk
dikerjakan serta pengawasan dan evaluasi dari setiap kegiatan yang terlaksana.
Kegiatan administrasif tidak terlepas dari petugas yang melaksanakan
proses administrasi sekolah. Petugas dari setiap unit kerja berpegang pada
bagiannya masing-masing. Penyelesaian tugas administratif berorientasi pada
pelaksanaan waktu yang cepat dan tepat. Apabila dalam pelaksanaannya
mengalami keterlambatan maka akan berdampak dalam kegiatan administrasi
sekolah tersebut. Oleh karena itu dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sekolah
membutuhkan pekerjaan yang efisien dalam penggunaan pikiran, waktu, tenaga
maupun biaya yang diperlukan. Lain halnya jika dalam pelaksanaan kegiatan
1
Syaiful Sagala, 2011, Kemampuan Profesional Guru dan Tenaga Kependidikan,
Alfabeta, Bandung, hal. 74.
1
operasional kantor tidak memegang prinsip kemudahan dalam pengerjaannya
maka pemborosan akan senantiasa ada. Pemborosan yang terjadi tidak akan
menguntungkan pihak sekolah namun akan merugikan baik dari segi pikiran,
tenaga, waktu dan biaya yang digunakan. Hal ini juga dirasakan oleh tata usaha
SMK Negeri 1 Salatiga. Staff tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga harus
menghindari beberapa rintangan di sekitar lantai ruangan seperti tumpukan buku,
kardus, arsip dan lain-lain. Staff tata usaha juga harus berputar karena penataan
meja yang hampir tidak ada jarak satu sama lain sehingga saling tunggu ketika
berpindah tempat. Beberapa kondisi tersebut menunjukkan kesulitan yang terjadi
dalam pengaturan komponen dalam ruang tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga.
Umam mengatakan definisi efisiensi sebagai berikut:
“efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan
terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, atau dari
berbagai alternatif usaha kerja yang dapat kita lakukan
mendapatkan hasil yang maksimum dengan pengorbanan yang
minimal”2
Menurut pendapat tersebut efisiensi dapat dilihat dari perbandingan
antara usaha dan hasil yang diperoleh dalam melaksanakan suatu pekerjaan
kantor.
Tempat berpusatnya kegiatan administrasi dan kegiatan operasional
lainnya dinamakan kantor. Segala pekerjaan operasional berpegang pada prinsip
manajemen yang telah dibuat oleh organisasi sekolah. Kantor juga merupakan
2
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan
Praktisi, Pustaka Setia,Bandung, hal. 169.
2
pusat pengendalian usaha agar lebih efisien3. Adapun tujuan kantor memberikan
layanan informasi yang dibutuhkan oleh semua pihak-pihak yang membutuhkan
dalam pencapaian tujuan kerja masing-masing.
Oleh karena itu, tempat dalam melaksanakan kegiatan operasional kantor
perlu untuk dikelola. Tatanan tempat kerja menentukan lancar tidaknya kegiatan
kantor, memengaruhi kenyamanan bekerja. Tatanan tempat kerja yang baik akan
mendukung penyelesaian pekerjaan kantor sebagaimana mestinya4. Dengan
demikian hal ini akan mencerminkan kualitas dan produktifitas kerja staff tata
usaha. Adanya penataan ruangan kantor yang baik akan memudahkan staff tata
usaha dalam melaksanakan kegiatan kantor seperti gerakan atau metode kerja
maupun alur dalam pelaksanaan prosedur kerja.
Tata ruang merupakan salah satu keputusan yang menentukan efisiensi
operasi kantor dalam jangka panjang5. Namun, akan berbeda jika dibandingkan
dengan penataan ruang kantor yang saling berhimpitan dan mekanisme alur kerja
yang tidak karuan bahkan saling silang. Manfaat dari pengaturan tata ruang yang
baik dapat membuat penyelesaian pekerjaan lebih cepat dan mengurangi kelelahan
akibat penataan ruangan kantor yang tidak efisien dan efektif.
SMK Negeri 1 Salatiga merupakan sekolah yang menghasilkan peserta
didik berdasarkan keahlian tertentu sesuai bidang jurusan sesuai bakat dan minat.
3
M. Maryati, 2008,Manajemen Perkantoran Efektif, Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen
YKPN,Yogyakarta, hal. 22.
4
Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantora, Kanisius, Yogyakarta, hal
161.
5
Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan
Praktisi, Pustaka Setia,Bandung, hal. 157.
3
Pengelolaan segala informasi dan administratif sekolah dikerjakan oleh bagian
ketatausahaan.
Sekolah
yang
beralamat
di
Jalan
Nakula
Sadewa
I/3
Kembangarum Kelurahan Dukuh Kecamatan Sidomukti, Salatiga. Adapun
lembaga pendidikan tersebut memiliki bagian ketatausahaan yang bertugas dalam
administrasi sekolah dimana dijadikan sebagai pusat informasi untuk pencapaian
tujuan sekolah tersebut. Ketatausahaan SMK Negeri 1 Salatiga dipimpin oleh
seorang koordinator tata usaha, seorang wakil koordinator tata usaha, seorang
yang menangani bagian surat masuk dan keluar atau agendaris, tiga orang
bendahara atau bagian keuangan, seorang bagian kepegawaian, seorang bagian
kesiswaan, seorang pembantu umum, dan seorang lagi bagian sarana dan
prasarana.
Pelaksanaan kegiatan operasional disesuaikan berdasarkan banyaknya
pekerjaan yang harus diselesaikan. Namun pada kenyataannya beberapa kali
terjadi keterlambatan dalam bekerja karena kondisi ruang terdapat beberapa
rintangan ketika berjalan. Banyaknya waktu yang diperlukan dalam pencarian
beberapa arsip yang segera ingin diketemukan, dan lain sebagainya menjadikan
proses pekerjaan tidak lancar karena membutuhkan waktu dna tenaga yang lebih
dalam menyelesaikannya. Hal ini tidak sesuai dengan prinsip efisiensi yang
mengutamakan kemudahan dan penghematan dalam setiap pekerjaan yang
dilakukan.
1.2. Permasalahan Penelitian
Adapun permasalahan yang sering terjadi pada tata usaha SMK Negeri 1
Salatiga menunjukkan sering terlambatnya proses penyelesaian pekerjaan kantor
4
yang dikerjakan oleh staff. Hal ini tentunya akan menghambat jalannya pekerjaan
bahkan dapat pula pencapaian tujuan sekolah tidak bisa dicapai secara maksimal.
Selain hal tersebut, penempatan dokumen arsip dan peralatan diletakkan tidak
sesuai pada tempatnya. Hal ini ditunjukkan dengan adanya tumpukan kertas,
buku, dan arsip lainnya di lantai dan diatas meja-meja kosong yang tidak
digunakan untuk menyimpan arsip. Penempatan barang yang tidak pada
tempatnya menjadikan ruang tata usaha tampak berserakan dan tidak beraturan.
Penumpukkan perabot lama juga merupakan salah satu penyebab lorong
untuk jalan memiliki luas yang kurang lebar. Staff harus bergantian melewati
satu-satunya lorong yang digunakan sebagai akses jalan di dalam ruangan. Luas
lorong kurang lebih hanya 90 cm sehingga ukuran lebar lorong hanya cukup untuk
satu orang saja. Proses penyelesaian pekerjaan kantor saling berhubungan maka
pemakaian lorong sebagai akses jalan dalam ruangan menyebabkan tidak hanya
digunakan satu orang saja melainkan beberapa staff akan sibuk dengan masingmasing pekerjaan kantornya dan melewati lorong tersebut sehinga pada waktu
tertentu akan berpapasan dan harus menunggu yang lainnya atau terkadang
dengan terpaksa salah satu staff harus memiringkan badannya agar dapat melewati
lorong secara bersamaan.
Penulis mencoba melakukan wawancara dan observasi pendahuluan
terhadap staff tata usaha yang bekerja pada SMK Negeri 1 Salatiga. Dari
wawancara dan observasi pendahuluan yang dilakukan penulis, ditemukan
beberapa gejala problematis sebagai:
5
1. Jarak antar meja staff yang satu dengan staff yang lain terlalu sempit
bahkan tidak ada jarak sehingga perpindahan alur kerja sulit dilakukan.
2. Perpindahan staff dalam menjalankan sebuah pekerjaan membutuhkan
waktu yang cukup lama karena menunggu pegawai lain berpindah dari
tempat duduknya. Bahkan perpindahan staff tersebut menyenggol
kertas, buku maupun peralatan lain yang ada di atas meja staff lainnya.
3. Luas lorong utama untuk berjalan kurang lebar sehingga ketika staff
tata usaha berpapasan akan bergantian. Lorong untuk berjalan
membutuhkan luas lantai yang cukup untuk berpapasan antar staff.
4. Terdapat ruangan arsip yang diberi sekat kaca dan bersifat rahasia.
Adapun ruangan arsip ini menyimpan berbagai jenis dokumen yang
dianggap penting sehingga hanya petugas tertentu yang berhak
membuka. Penyekatan ruang arsip ini disekat oleh kaca tanpa adanya
penutup. Bukan hanya dokumen-dokumen yang dianggap penting yang
diletakkan pada ruangan tersebut namun juga terdapat berbagai kardus,
peralatan serta tumpukan dokumen-dokumen yang terlihat berserakan.
5. Terdapat banyak kertas, buku-buku dan tumpukan kardus yang
diletakkan diatas almari dan meja disekitar ruangan tata usaha.
Penjangkauan peralatan, perlengkapan bahkan arsip kantor yang
hendak digunakan oleh staff terhambat karena sulitnya keluar dari
meja sehingga membutuhkan waktu untuk mengambil.
6
6. Terdapat beberapa almari yang diletakkan di dekat pintu samping
ruang tata usaha. Penempatan almari yang tinggi akan menghalangi
pengawasan kerja staff tata usaha oleh kepala sekolah sebagai
pengawas karena tertutup oleh beberapa almari yang tinggi. Almarialmari yang diletakkan di depan pintu mengakibatkan cahaya yang
masuk terhalang.
Berdasarkan latar belakang dan gejala problematis, diperoleh rumusan
masalah sebagai berikut: bagaimana penataan ruang kantor dalam menunjang
efisiensi kerja pada kantor tata usaha di SMK Negeri 1 Salatiga?
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan
penataan ruang kantor dalam menunjang efisiensi kerja pada ruang tata usaha
SMK Negeri 1 Salatiga.
1.4. Signifikansi Penelitian
1.4.1. Signifikansi Teoritis
Penelitian ini mendukung pendapat dari Nurasih dan Rahayu:
“Manfaat serta tujuan diadakan penataan serta pengaturan tata ruang
kantor ... adalah meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya
operasional”6.
1.4.2. Signifikansi Praktis
6
Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia
Cerdas,Jakarta, hal. 129.
7
1. Memberikan masukan bagi staff tata usaha sebagai sumber daya
manusia yang mengelola tata usaha kaitannya dalam penataan ruang
kantor.
2. Memberikan masukan bagi koordinator tata usaha SMK Negeri 1
Salatiga dalam menentukan kebijakan penataan ruang kantor yang
dapat menunjang efisiensi kerja.
3. Memberikan masukan bagi Kepala SMK Negeri 1 Salatiga dalam
mendukung pelaksanaan kegiatan tata usaha dalam menunjang
efisiensi kerja.
4. Sebagai bahan pertimbangan dan referensi bagi peneliti selanjutnya
berkaitan dengan penataan ruang kantor ketatausahaan secara
mendalam.
1.5.
Keterbatasan Penelitian
Mengingat keterbatasan penulis baik dari kemampuan, tenaga, waktu
dan biaya, maka penelitian kantor tentang penataan ruang kantor dalam penunjang
efisiensi kerja memiliki keterbatasan sebagai:
1.5.1. Objek Penelitian
SMK Negeri 1 Salatiga yang terletak di jalan Nakula Sadewa I/ 3
Kembangarum, Kel. Dukuh, Kec. Sidomukti, Salatiga.
1.5.2. Subjek Penelitian
Penelitian ini menggali informasi tentang penataan ruang kantor
dalam menunjang efisiensi kerja pada ruang tata usaha di SMK Negeri 1
Salatiga.
8