9 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Teori

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Teori- Teori Dasar/ Umum
Teori-teori dasar yang dipakai oleh peneliti yang berkaitan dengan penelitian yang
dilakukan adalah:
2.1.1 Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari bahasa
Latin communis yang berarti “sama”, communico, communicatio, atau communicare yang
berarti ”membuat sama” (to make common) (Mulyana, 2007: 46).
Harold Lasswell dalam buku Deddy Mulyana yang berjudul “Ilmu Komunikasi”,
dengan cara yang baik menggambarkan komunikasi dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut: “Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect?”
(Siapa Mengatakan Apa Dengan Saluran Apa Kepada Siapa Dengan Pengaruh
Bagaimana?). Berdasarkan definisi Lasswell ini dapat diturunkan lima unsur komunikasi
yang saling bergantungan satu sama yang lain, yaitu; sumber (source), pesan (message),
saluran atau media (channel), penerima (receiver), dan efek (effect) (Mulyana, 2007: 69).
Berdasarkan paradigma Lasswell ini, komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh
komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Hal tersebut
dapat digambarkan sebagai berikut: (Romli, 2011: 8)
9
10
Siapa…
Komunikator
Mengatakan apa.. Dengan cara apa..
Media
Message
Kepada siapa..
Penerima Pesan
Umpan Balik
Dengan dampak apa?..
Gambar 2.1 Teori Harold Lasswell
Sumber: Komunikasi Organisasi Lengkap, Khomsahrial Romli
Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan
(ambiguity) yang melekat dalam perusahaan. Komunikasi menurut perilaku dapat
dibedakan menjadi tiga (Romli, 2011: 2-3), yaitu:
1.
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri
dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi, misalnya berupa cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam
organisasi seperti memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi.
2.
Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial.
Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara
individual.
3.
Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang
bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang
bersifat pribadi anggota organisasi atau perusahaan tersebut, misalnya rapat
mengenai ulang tahun perusahaan.
11
David K. Berlo dalam buku Deddy Mulyana yang berjudul “Ilmu Komunikasi
Suatu Pengantar” menjelaskan komunikasi dengan menggunakan model SMCR, yaitu
Source (sumber), Message (pesan), Channel (saluran), dan Receiver (penerima). Sumber
adalah pihak yang menciptakan pesan, baik seseorang ataupun suatu kelompok. Pesan
adalah terjemahan gagasan ke dalam kode simbolik, seperti bahasa atau isyarat. Saluran
adalah medium yang membawa pesan. Penerima adalah orang yang menjadi sasaran
komunikasi (Mulyana, 2007: 162).
a.
Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam Kehidupan Organisasi
Dimensi-dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi dapat dibagi menjadi:
1.
Komunikasi Internal (Romli, 2011: 6)
Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara
anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti
komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan, dan lain
sebagainya.
Komunikasi internal lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:
a.
Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah (komunikasi
dari pimpinan kepada bawahan) dan dari bawah ke atas (komunikasi dari
bawahan kepada pimpinan).
b.
Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesame
seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer, dan lain
sebagainya.
12
2.
Komunikasi Eksternal (Romli, 2011: 7)
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi
dengan khalayak di luar organisasi.
a.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak, komunikasi ini dilaksanakan
umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga
khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin.
Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi,
press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film
dokumenter; brosur; leaflet; poster; konfrensi pers.
b.
Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak
kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan
komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.
Komunikasi
merupakan
hal
yang
mengikat
kesatuan
organisasi.
Komunikasi membantu anggota-anggota organisasi mencapai tujuan individu dan
juga organisasi, merespon dan mengimplementasikan perubahan organisasi,
mengkoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut memainkan peran dalam hampir
semua tindakan organisasi yang relevan (Romli, 2011: 7).
2.1.2 Komunikasi Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti
panduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung (Romli, 2011: 1).
Everet M. Rogers dalam bukunya Communication in Organization mendefinisikan
organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas. Robert
13
Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan
organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan
sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang
(Romli, 2011: 1).
Menurut Wiryanto (2005) dalam buku “Komunikasi Organisasi Lengkap",
komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di
dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Romli, 2011: 2).
Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu
organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam jaringan yang lebih
besar dari pada komunikasi kelompok. Oleh karena itu, organisasi dapat diartikan sebagai
kelompok dari kelompok-kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga
komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan ada kalanya juga komunikasi publik.
Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke
bawah, ke atas, dan komunikasi horisontal, sedangkan komunikasi informal tidak
bergantung pada struktur organisasi (Mulyana, 2007: 83).
2.1.3
Public Relations
Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi
manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga
swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari
mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik di
antara mereka.
14
Public Relations (PR) sebagai fungsi manajemen yang membangun dan
mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik
yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut (Cutlip, 2007: 6).
(http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2010/08/peran-profesional-publicrelations.html)
Istilah Public Relations, berasal dari bahasa Inggris, yaitu Public yang artinya
publik, rakyat, atau masyarakat, dan Relations yang berarti hubungan. Secara harafiah
Public Relations (PR) diartikan sebagai hubungan kepada masyarakat.
Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Public Relations (PR)
merupakan proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara pihak
internal dan eksternal perusahaan.
2.2
Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik Yang Dibahas
2.2.1 Pengertian Peranan
Peranan menurut Kamus besar Bahasa Indonesia mempunyai arti sebagai berikut:
“Peranan adalah tindakan yang dilakukan seseorang atau sekelompok orang dalam suatu
peristiwa atau bagian yang dimainkan seseorang dalam suatu peristiwa.” (Kamus Besar
Bahasa Indonesia, 1996: 751). Peranan dapat diartikan sebagai langkah yang diambil
seseorang atau kelompok dalam menghadapi suatu peristiwa.
2.2.2 Peran Public Relations
Membuat organisasi bersikap responsif terhadap kepentingan publik dan
kontribusinya kepada sistem informasi publik yang amat penting bagi masyarakat
demokratis dan kelangsungan hidup organisasi.
15
1.
Membuat organisasi bersikap responsif terhadap kepentingan publik dan
kontribusinya kepada sistem informasi publik yang amat penting bagi masyarakat
demokratis dan kelangsungan hidup organisasi.
2.
Membantu dan mempertahankan hubungan antar publik dengan manajement
organisasional yang memperhatikan tanggung jawab sosial dan kepemimpinan yang
bermoral.
3.
Membantu organisasi untuk mengantisipasi dan merespon persepsi dan opini publik.
Merespon nilai dan gaya hidup yang baru, merespon pergeseran diantara elektoran
dan didalam lembaga legislatif, dan merespon perubahan-perubahan lain di
lingkungan.
4.
Membuat informasi menjadi tersedia melalui sistem informasi publik, dan juga
meningkatkan pengetahuan dan pemahaman ke publik dengan mendukung
pernyataan pendapat dan debat pasar ide yang kompetitif.
5.
Melayani kepentingan publik dnegan sudut pandang alternatif dalam forum publik,
termasuk suara dari orang-orang yang diabaikan oleh media massa.
6.
Membantu masyarakat dengan menjadi perantara konflik dan membangun
konsensus yang dibutuhkan untuk keterlibatan sosial.
7.
Memfasilitasi atau membantu penyesuaian dan pemeliharaan dalam sistem sosial
yang memberi kita kebutuhan sosial dan fisik.
(http://manajemenkomunikasi.blogspot.com/2010/08/peran-profesional-publicrelations.html)
16
2.2.3 Publik Internal
Pengertian publik internal adalah publik yang berada didalam perusahaan seperti
karyawan. Karyawan tersebut bisa terdiri dari manager, secretary, supervisor,
receptionist dan lain sebagainya (Hendrix dan Hayes, 2007: 17).
Jika publik internal diartikan sebagai anggota organisasi, publik eksternal adalah
para pihak di luar organisasi yang tentu saja berkepentingan dengan organisasi yang
dimaksud. Secara garis besar, komunikasi publik eksternal berfungsi untuk (Hendrix dan
Hayes, 2007: 17):
1.
Mengiklankan dan mempromosikan produk atau jasa
2.
Menciptakan image publik atau citra organisasi
3.
Menciptakan opini publik yang relevan dengan kepentingan organisasi.
2.2.4 Employee Relations
Employee relations adalah sekelompok orang bekerja (karyawan/ pegawai)
didalam suatu perusahaan. Hubungan kerja (employee relation) merupakan hubungan
kerja sama antara semua pihak yang berada dalam proses produksi di suatu perusahaan.
Komunikasi karyawan adalah suatu spesialisasi Public Relations (PR) yang
berhubungan dengan “bagaimana para professional Public Relations (PR) di korporasi,
perusahaan konsultan, dan organisasi nirlaba membantu mewujudkan komunikasi yang
efektif anatar karyawan dan antara karyawan dengan manajemen puncak” (Lattimore,
et.al, 2010: 234).
Internal relations is the specialized part of public relations that builds and
maintains a mutually beneficial relationship between managers and the employees on
whom an organization’s success depends (Wilcox dan Cameron, 2012: 28). Hal tersebut
17
memiliki pengertian bahwa hubungan internal adalah bagian khusus dari Public Relations
(PR) yang membangun dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara
manajer dan karyawan yang mempengaruhi kesuksesan dari suatu organisasi.
Internal atau employee communications telah lama dianggap sebagai bagian dari
fungsi Public Relations (PR). Wright (1997) menyatakan bahwa Public Relations (PR)
dapat memberikan kontribusi untuk keberhasilan komunikasi karyawan hanya ketika
membantu organisasi membangun hubungan baik dengan karyawan (Rhee, 2004: 338 p).
Pelaksanaan program employee relations (hubungan publik internal) yang tepat
bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi
yang memiliki kekuatan mengelolah sumber daya manusia demi pencapaian tujuan
perusahaan. Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan
produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Bentuk produk, barang
atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya.
Keberhasilan pelaksanaan program kerja Public Relations internal dalam membina
bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk barang
yang lebih baik dan dapat memberikan kepuasan terhadap pemakai barang atau pelanggan
serta peningkatan citra.
Hubungan Public Relations internal dalam suatu perusahaan, terdiri dari:
1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan (employee relations) pada umumnya beserta
keluarga karyawan pada khususnya.
2. Hubungan
dengan
pihak
jajaran
pimpinan
dalam
manajemen
perusahaan
(management relation).
3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham (stockholders relations).
18
Dengan demikian Public Relations (PR) internal berupaya melakukan hubungan
komunikasi yang efektif yang dimulai dari pihak atasan (pimpinan). Selain itu Public
Relations (PR) internal juga menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak
perusahaan atau sebaliknya, mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan
(pimpinan) terhadap para karyawan, mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuantujuan dan keinginan-keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya.
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk, yaitu:
(Purwanto, 2006: 40-43)
1. Komunikasi Vertikal
-
Komunikasi dari bawah ke atas (Upward Communications):
Komunikasi tipe ini umumnya bertujuan untuk melakukan kegiatan prosedural
yang sudah merupakan bagian dari struktur organisasi atau perusahaan. Pesan
yang disampaikan berasal dari bawahan (karyawan) menuju ke atas (manajer).
Bentuknya antara lain dalam pelaporan kegiatan, penyampaian gagasan, dan
penyampaian informasi yang menyangkut masalah-masalah pekerjaan. Bisa
dilakukan secara langsung dan tak langsung atau secara tertulis.
Fungsi Upward Communications digunakan untuk:
a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini,
permohonan bantuan, dan keluhan.
b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan
pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun
kritikannya dapat diterima dengan lapang dada dan hati terbuka oleh pimpinan.
19
-
Komunikasi dari atas ke bawah (Downward Communications):
Komunikasi ke bawah terjadi jika pimpinan melakukan kegiatan alih pesan
kepada bawahan secara terstruktur dan tidak insidental. Tujuannya adalah
membantu mengurangi terjadinya komunikasi desas-desus (rumor) agar dapat
menumbuhkan suasana kerja yang menyenangkan, dan secara tidak langsung
meningkatkan produktivitas dan keuntungan perusahaan. Jika komunikasi ke
bawah berjalan lancar, biasanya motivasi bawahan untuk bekerja menjadi lebih
baik dan efisien. Disinilah peran komunikasi dari atasan ke bawahan sangat
penting tidak hanya dalam kegiatan menyampaikan persoalan bisnis yang
dihadapi oleh perusahaan tetapi juga tentang keberhasilan usaha yang terkait
dengan prestasi dan kontribusi bawahan dalam perusahaan. Penyampaian pesan
dalam komunikasi ke bawah dapat berupa perintah, instruksi, maupun prosedur
untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.
Menurut Katz dan Kahn dalam buku yang berjudul “Komunikasi Bisnis”
(Purwanto, 2006: 41), komunikasi ke bawah memiliki lima tujuan pokok, yaitu:
1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
2. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
4. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada karyawan
5. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya,
dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya. Keberhasilan
20
organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang
memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk
kemajuan organisasi yang dipimpinnya.
2. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communications)
Komunikasi horizontal sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral
(lateral communications). Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara
bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/ sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Komunikasi ini berlangsung
dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan
tertulis.
3. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communications)
Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari
seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak
berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua
pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung
kepada pihak lain.
Komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah:
1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat daripada komunikasi tradisional.
2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.
21
Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah komunikasi diagonal dapat
mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal, selain itu komunikasi
diagonal yang berada dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara
efektif. (Purwanto, 2006: 41)
2.2.5 Media Internal
Tujuan dari media internal adalah peningkatan hubungan antara karyawan dengan
pihak manajemen. Media internal harus memenuhi kebutuhan organisasi dan para
karyawan. Audiensi karyawan harus dapat melihat informasi dalam medium sebagai
sesuatu yang bermanfaat dan bermakna bagi mereka. (Lattimore, et.al, 2010: 241-242)
Sebuah medium internal dapat mencapai sasaran ini diatas jika media memenuhi
kebutuhan karyawan, mengatakan sesuatu yang ingin disampaikan atau dipikirkan
karyawan, serta menarik dan mudah untuk dibaca.
2.3
Kerangka Pikir
Peran Public Relations dalam menjalin hubungan dengan publik internal adalah
dengan cara menyediakan media komunikasi berupa media sosial yang diperuntukan bagi
publik internal perusahaan, yaitu ASN dan NEA. Media sosial tersebut berisikan
informasi dan opini yang berasal dari publik internal, dimana informasi dan opini tersebut
nantinya akan dikemas oleh Public Relations dalam bentuk yang lebih menarik. Berikut
ini merupakan kerangka pikir yang telah peneliti peroleh dari hasil penelitian:
22
Peran Public Relations
Media Komunikasi
Media Sosial
Publik Internal
ASN
Informasi
NEA
Opini
Gambar 2.2 Kerangka Pikir
Sumber: Peneliti