teknologi komunikasi dan proses interpersonal 1
advertisement
13 Modul ke: Fakultas Teknik Program Studi Teknik Industri Psikologi Industri Teknologi Komunikasi Dan Proses Interpersonal 2 Dr. Arif Zulkifli ST Komunikasi • Komunikasi menurut Robbins (2003) adalah perpindahan dan pemahaman makna. Hanya lewat perpindahan makna dari satu orang ke orang lain informasi dan gagasan dapat dihantarkan. Namun komunikasi lebih dari sekedar menanamkan makna. Komunikasi harus juga difahami. • Adapun komunikasi dalam pengertian model komunikasi perceptual menyatakan bahwa komunikasi adalah proses di mana penerima menciptakan makna sendiri dalam benak mereka. Komunikasi pada Atasan dan Bawahan Komunikasi ke Bawah • Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen (Davis, dalam Pace & Faules, 2005). Jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan • informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan • informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan • informasi mengenai kebijakan dan praktikpraktik organisasi • informasi mengenai kinerja pegawai • informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Metode Komunikasi • • • • Tulisan saja Lisan saja Tulisan diikuti lisan Lisan diikuti tulisan Metode Komunikasi No Situasi 3 Penyampaian informasi yang memerlukan tindakan segera pegawai Informasi yang memerlukan tindakan pegawai pada waktu mendatang Penyampaian informasi yang bersifat umum 4 Penyampaian arahan atau perintah perusahaan 1 2 5 6 7 Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang penting Penyampaian kemajuan kerja kepada penyelia langsung anda Promosi kampanye keamanan Pemberian pujian kepada pegawai atas prestasi kerjanya 9 Pemberian teguran atas kelalaian kerjanya Penyelesaian perselisihan di anatara para pegawai 10 mengenai masalah kerja 8 Paling Efektif Lisan diikuti tulisan Paling tidak Efektif Tulisan saja Lisan saja Tulisan saja Lisan diikuti tulisan Lisan diikuti tulisan Lisan diikuti tulisan Lisan diikuti tulisan Lisan diikuti tulisan Lisan saja Lisan saja Lisan saja Tulisan saja Lisan saja Lisan saja Lisan saja Lisan saja Tulisan saja Tulisan saja Tulisan saja Keterangan • Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa metode lisan diikuti tulisan dinilai paling efektif dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Situasi yang memerlukan tindakan segera tetapi kemudian diikuti oleh tindak lanjutnya, yang bersifat umum dan memerlukan pendokumentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan antarpersonal yang positif, tampaknya paling baik ditangani oleh metode lisan diikuti tulisan. • Metode lisan saja dinilai paling efektif dalam situasi yang mencakup teguran dan mendamaikan perselisihan, tapi paling tidak efektif dalam enam situasi lainnya, meskipun empat dari enam situasi juga dinilai paling efektif untuk kombinasi metode lisan diikuti tulisan. Hal ini menunjukkan bahwa metode lisan diinginkan tetapi tidak hanya lisan saja. • Metode tulisan saja dinilai paling efektif bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, bila informasinya umum, dan bila tidak diperlukan kontak pribadi. Metode tulisan diikuti lisan tidak dinilai paling efektif atau paling tidak efektif bagi setiap situasi. Komunikasi ke Atas • Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (supervisor). • Esensi komunikasi ke atas adalah suatu permohonan atau komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, atau lebih luas. • Komunikasi digunakan untuk memberi umpan balik kepada atasan, menginformasikan mereka mengenai kemajuan tujuan, dan meneruskan masalah-masalah yang ada. Komunikasi ke atas menyebabkan para manajer menyadari perasaan para karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya, dan organisasi secara umum. Manajer juga mengandalkan komunikasi ke atas untuk mendapatkan gagasan mengenai bagaimana segala sesuatu dapat diperbaiki Alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat sulit: • Kecendrungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka • Perasaan bahwa supervisor dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai • Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai • Perasaan bahwa supervisor dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Komunikasi dalam Industri dan Organisasi • Menurut Jewell dan Siegal (1998) komunikasi organisasi adalah suatu alat di mana aktivitas anggota-anggota sistem sosial organisasi dikoordinasikan. Komunikasi dapat membentuk jalinan pengertian antara pihak yang satu dengan pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan dan akhirnya dilaksanakan. • Apabila organisasi tidak dapat melaksanakan komunikasi yang baik, maka semua rencana-rencana, instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, sasaran-sasaran, motivasi-motivasi dan sebagainya, hanya tinggal di atas kertas, atau menjadi simpang siur dan kacau balau sehingga tujuan industri dan organisasi kemungkinan tidak akan tercapai. • Komuniksi yang tidak lancar dapat menimbulkan dampak buruk, berupa: timbulnya sentimen-sentimen, perasangka-prasangka dan ketegangan di kalangan para anggota organisasi dan konflik-konflik di antara bermacam-macam tingkatan dalam organisasi. Sedangkan keuntungan-keuntungan dari komunikasi yang baik dalam organisasi adalah: kelancaran tugas-tugas lebih terjamin, biaya-biaya dapat ditekan, dapat meningkatkan partisipasi dan pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik Dimensi Komunikasi • Komunikasi Internal • Komunikasi Eksternal Komunikasi Internal • Komunikasi internal adalah komunikasi antar manajer dengan komunikan yang berada dalam organisasi, yakni para pegawai dan berlangsung secara timbal balik. • Komunikasi internal terbagi atas tiga arus komunikasi – Komunikasi vertikal – Komunkasi Horizontal – Komunikasi Diagonal Komunikasi Vertikal • Adalah komunikasi dari atas ke bawah, dan dari bawah ke atas, yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke atasan. Dalam proses komunikasi vertikal, pemimpin memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi, penjelasan kepada bawahan. • Sebaliknya bawahan memberikan laporan, gagasan, saran dan sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi vertikal dapat dilaksanakan secara langsung antara manajer sebagai pimpinan tertinggi dengan seluruh karyawan, dapat juga melalui kepala biro, kepada bagian atau seksi Komunikasi Horisontal • komunikasi secara mendatar, misalnya: antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan dengan karyawan, dan sebagainya. Komunikasi horisontal seringkali berlangsung tidak formal. Tujuan Komunikasi Interaktif • Task coordination. Kepala departemen dapat melakukan pertemuan bulanan untuk mendiskusikan bagaimana masing-masing departemen memberikan kontribusi untuk tujuan masing-masing sistem • Problem solving. Anggota dari salah satu departemen dapat berkumpul untuk mendiskusikan bagaimana mereka akan menangani ancaman masalah keuangan; mereka dapat menggunakan pemikiran karyawan • Information sharing. Anggota departemen dapat bertemu dengan anggota-anggota departemen lain untuk memberikan kepada mereka data baru • Conflict resolution. Anggota dari salah satu departemen dapat bertemu untuk mendiskusikan konflik yang ada di dalam departemen atau antar departemen. Komunikasi Diagonal • Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross communication); adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan pegawai seksi lainnya. Komunikasi Eksternal • Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara manajer atau pejabat lain yang mewakili di luar organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur yakni komunikasi dari organisasi ke khalayak dan dari khalayak ke organisasi • Komunikasi dari organisasi ke khalayak atau publik pada umumnya bersifat informatif, setidaknya adanya hubungan batin. Hal ini sangat penting dalam rangka memecahkan masalah yang tidak terduga sebelumnya, misalnya saja adanya berita surat kabar yang tidak sesuai dengan kenyataan. Komunikasi ini dapat dilakukan melalui mass media seperti surat kabar, majalah, radio, telepon, televisi, poster dan sebagainya. • Komunikasi dari khlayak ke organisasi adalah proses umpan balik yang dikehendaki oleh manajer maupun umpan balik secara spontanitas dari komunikan.
