MODUL KOMUNIKASI DALAM BISNIS-SAPUTRA WIJAYA KUSUMA- 19133200059

MODUL
KOMUNIKASI BISNIS
“KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI”
Dosen pengampu : Lilik Siswanta S.E., M.M
DISUSUN OLEH :
SAPUTRA WIJAYA KUSUMA
19133200059
MANAJEMEN B
PROGRAM SARJANA
FAKULTAS BISNIS
UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA
2020
I.
Kata Pengantar
Modul ini merupakan salah satu hal yang tidak terpisahkan dari mata kuliah Komunikasi Bisnis
yang diajarkan di jurusan Manajemen. Dalam modul ini diuraikan tentang Komunikasi Dalam
Organisasi yang meliputi : Hubungan Komunikasi, Pola Komunikasi, Cara Mengelola
Komunikasi dan Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat
mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan Umumnya organisasi sangat
tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Baik menggunakan komunikasi verbal,
baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Tetapi, tidak berarti bahwa bentuk
komunikasi yang lain, yaitu komunikasi nonverbal tidak penting bagi suatu organisasi.
Modul tentang Komunikasi Dalam Organisasi dapat dijadikan sebagai acuan untuk mendapatkan
pemahaman yang memadai tentang Komunikasi Dalam Organisasi.
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ................................................................................................................................... 2
I.
DAFTAR ISI................................................................................................................................................. 3
Kompetensi Dasar ............................................................................................................................... 4
II.
III.
Kemampuan Akhir yang Diharapkan .......................................................................................... 4
IV.
Pembahasan ..................................................................................................................................... 5
V.
A.
Hubungan Komunikasi .................................................................................................................. 5
B.
Pola Komunikasi ............................................................................................................................. 9
C.
CARA MENGELOLA KOMUNIKASI...................................................................................... 15
D.
MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI ........................................................ 18
Daftar Pustaka .................................................................................................................................. 19
II.
Kompetensi Dasar
Mengetahui dan memahami tentang Hubungan Komunikasi, Pola Komunikasi, Cara Mengelola
Komunikasi dan Bagaimana Cara Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
III.
Kemampuan Akhir yang Diharapkan
 Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami tentang komunikasi dalam organisasi
 Mahasiswa dapat menguraikan tentang pengertian dan tujuan dari hubungan komunikasi, pola
komunikasi, cara mengelola komunikasi dan meningkatkan keterampilan komunikasi
IV.
Pembahasan
A. Hubungan Komunikasi
Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat
mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum. Komunikasi
mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi:
1. komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi.
2. komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari
anggota lainnya.
Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya.
Baik menggunakan komunikasi verbal, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun
membaca. Tetapi, tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain, yaitu komunikasi nonverbal
tidak penting bagi suatu organisasi.
Dalam konteks ini, manajemen memiliki peran yang strategis dan penting. Henry Mintzberg
(1991) seperti yang dikutip oleh Rusdiana (2014:114), mengidentifikasi tiga peran penting
manajemen, yaitu:
1. Peran interpersonal
peran hubungan personal terdiri atas : (a). Figur kepala (figur head): manajer mewakili organisasi
untuk kegiatan-kegiatan di luar organisasi. (b). Pemimpin (leader): manajer mengoordinasikan,
mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan-bawahannya. (c) Penghubung (liaison):
manajer menghubungkan personal di semua tingkatan manajemen
2. Peran informational
peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yang
paling mutakhir dan sebagai penyebar (disseminator) informasi ke seluruh personel di organisasi.
Peran infromasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman)untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dimilikinya.
3. Peran decisional
yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entrepreneur, sebagai orang yang menangani
gangguan, orang yang mengalokasikan sumber daya organisasi, dan negosiator jika terjadi
konflik dalam organisasi.
Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran
informasi :
a. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun
nonformal. Untuk dapat menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik
staf manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah dan karyawan, perlu
melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang. Tujuan organisasi dapat
didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan
karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam
tujuan organisasi tersebut, sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit
yang ada dalam organisasi tersebut.
b.
Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang dalam
organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta
mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang
mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan
penilaian terhadap berbagai pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada
orang lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus
dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui
apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa
faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan,
dan tingkat persediaan yang ada.
d. Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia harus mengumumkan secara terbuka, meneliti
resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang
benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu
diperkenalkan dengan staf organisasi.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik (feedback) atas
prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung
jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi
penting artinya.
e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan eksternal) atau
pelanggannya dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal.
Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan
berbagai macam bentuk simbol seperti arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk
komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan dengan
pelanggan atau konsumennya.
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi juga mempunyai
peranan penting, misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon
dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari
konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak komunikasi.
f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu
mengadakan negosiasi dengan pernasok maupun pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan
bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan perkembangan
perusahaannya kepada pihak-pihak yang terkait.
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu
perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yang
dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g. Membuat Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya dalam
proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan
komunikasi. Scorang perancang (designer) merancang produk; pemasar melakukan penelitian
pasar; dan manajer penjualan melakukan penjualan. Kegiatan-kegiatan di atas memerlukan
banyak komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang
satu dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain,
proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan
pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan
masyarakat.
Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi
masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan
dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minumum regional
(UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi
usaha. Kegiatan-kegiatan. tersebut memerlukan. komunikasi pula.
B. Pola Komunikasi
Meskipun sernua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang
berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat
dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya dengan
perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian mformasi
kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum, pola komunikasi
(patterns of communications) dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal (formal
communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications
channel).
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak berbagai macam
posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya.
Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun
dari manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi
dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi
diagonal. Selanjutnya, akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993;
Greene, 1985).
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari pimpinan dalam semua level ke bawahan
merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran
komunikasi dari atasan ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan
kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi
dari atas ke bawah memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi,
memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi
secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan
karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Di samping itu, komunikasi dari
atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat
kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:
1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.
4. Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi
menanarnkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan
terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya.
Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom up atau upward
communications) berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju ke atasan. Informasi mulamula berasal dari para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi,
dan akhirnya ke manajer umum.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar
memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi sebagus apa pun dari
bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena yang muncul hanyalah rasa curiga atau
ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.
Berikut ini adalah sebuah bagan organisasi yang menggambarkan alur komunikasi dari bawah ke
atas.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan
hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang),
sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer
cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan karena para
bawahan beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat
menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa arnan dalam suatu organisasi
tersebut.
c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau sering disebut juga dengan istilah
kornunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang terjadi antara bagianbagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi
horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi
kepada bagian atau departernen yang merniliki kedudukan sejajar.
Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan teman-temannya di
departernen yang berbeda, terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam. suatu
organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang
memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.
d. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi
sebelumnya. Kornunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara.
dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer
pernasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara
manaJer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian
penelitian.
Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang dari bentukbentuk komunikasi tradisional
yang ada, seperti komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi dari atas ke bawah. Suatu studi
penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa, komunikasi lateral maupun komunikasi
diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar, manakala terdapat
saling ketergantungan (interdependence) di antara bagian atau departemen-departemen yang ada
dalam organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, di antaranya adalah:

Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan
masalah dalam organisasi.
Di samping memiliki kebaikan atau keuntungan, komunikasi diagonal ini juga memiliki
kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat
mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi
diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.
e. Keterbatasan Komunikasi Formal
Meskipun saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar, namun ia memiliki
dampak yang kurang menguntungkan baik dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat
frustrasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk
ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi besar, untuk dapat
berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada
di bawahnya. Artinya, banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara,
langsung dengan manajer puncak.
Kemudian, bagaimana jika dipandang dari sudut pandang perusahaan? Dari sudut pandang
perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan
munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena
setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat menggambarkan suatu kemungkinan
munculnya kesalahpahaman.
Setiap pesan yang mengalir baik dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan
terhadap pesan aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin menerima suatu informasi yang
kabur dari atasannya; begitu pula para atasan (manajer puncak) akan memperoleh suatu
gambaran yang tidak lengkap atau kurang pas terhadap apa yang sebenarnya terjadi di tingkat
bawah.
Kemudian, bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu cara untuk mengatasi kemungkinan
terjadinya distorsi dalam komunikasi adalah mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur
organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan
terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi flat/mendatar dengan tingkatan organisasi yang
lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu
mengurangi terjadinya distorsi. Struktur organisasi flat dapat digambarkan dalam bagan berikut
ini.
f. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada
ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada.
Namun dalam praktik, nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar dalam struktur
organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar
informasi antara yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu, keberadaan jaringan
komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan. jaringan ini dapat pula
digunakan oleh para manajer untuk memantau para karyawannya dalam melakukan tugas
pekerjaan.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa
mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat dan kedudukan/ jabatan, dapat berkomunikasi secara
luas Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol
tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan
sinetron TV, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada
dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yang lebih percaya desas-desus atau rumor
yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam suatu organisasi. Mereka
kadangkala tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yang berasal dari para manajer
suatu organisasi.
C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi.
Kedua hal tersebut dapat dijelaskan berikut ini.
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) adalah lebih banyak
daripada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi
dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimumkan biaya
tersebut, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.
a. Mengurangi Jumlah Pesan
Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan). Oleh
karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya pada seberapa banyak surat-surat
yang akan dikirim ke luar. Di samping itu, organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata
biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa
lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan. Jika suatu pesan perlu disampaikan secara tertulis,
sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Tetapi, jika sebuah surat hanya akan
menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan
dengan cara lain, seperti melalui telepon atau tatap muka.
b. Instruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan kepada
setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal ini manajer mempunyai tanggung
jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi mengetahui apa yang harus
dilakukannya. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah
seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga dapat
menghindarkan dirinya dari kesalahan dalam memberi instruksi. Komunikator juga perlu selalu
mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara
dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Di samping itu, manajer juga seharusnya tetap
berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota
staf, dan untuk memberikan umpan balik terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer
mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan
kepada mereka. Hal ini penting, karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa
pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Coba Anda bayangkan, bila seorang manajer bersikeras
untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri.
d.
Melatih Petugas
Seorang yang memegang pensil tidak harus menjadi penulis yang baik; seorang yang memiliki
suara yang menarik juga tidak selalu dapat menjelaskan sesuatu dengan jelas kepada khalayak.
Dalam kenyataannya, penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi
penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan. Keterampilan
berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan atau tugasnya berhubungan erat dengan masalah
komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah
komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa
dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes
keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam
suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi,
semakin tinggi tingkat kernampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini
merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Namun,
yang jelas bahwa munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap
masa depan, baik itu produk maupun reputasi perusahaan yang bersangkutan. Berapa banyak
biaya yang harus diperlukan untuk memperbaiki citra suatu perusahaan yang sedang dilanda
krisis? Apabila suatu perusahaan gagal dalam menangani krisis yang terjadi, maka reputasi
perusahaan akan menjadi pudar dan kerugian tak dapat dihindarkan.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi, yaitu:
1. bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu.
2. katakan apa yang terjadi dan sesegera mungkin.
Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, sebagai
contoh perusahaan Johnson & Johnson dan Gerber yang berpusat di Amerika.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:
1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan. Yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah,
segera mohon maaf.
5. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan
nyata.
D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI
Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu
dengan organisasi. Kemampuan Anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat
tergantung pada kepekaan Anda sebagai komunikator. Bila Anda tahu dinamika komunikasi,
Anda akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi.
Keterampilan Anda dalam berkomunikasi akan sangat berpengamh terhadap keberhasilan Anda
dalam dunia bisnis.
Apakah Anda seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, pialang, peneliti,
spesialis sumber daya manusia, spesialis informasi, atau lainnya, Anda perlu kemampuan
berkomunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien. Namun demikian, beberapa jenis
pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih besar daripada yang lain. Sebagai
contoh, seorang salesman perlu menjadi komunikator yang baik, dan juga spesialis hubungan
masyarakat (public relations).
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam. komunikasi bisnis adalah:
1. Membaca.
2. Mendengar.
3. Percakapannya menarik.
4. Wawancara.
5. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.
6. Berpidato dan presentasi.
7. Menulis surat, memo, dan laporan.
Barangkali, tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi
secara jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi, dan
mungkin Anda adalah seorang pendengar yang baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam
beberapa hari kemudian, coba perhatilcan kemampuan Anda berkomunikasi, ada perbaikan atau
tidak. Coba perhatikan cara Anda berkomunikasi, yang benar dan yang salah. Selanjutnya,
pusatkan dan kembangkan keterampilan Anda pada bidang-bidang yang paling lemah. Cara
terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau
praktik-praktik.
V.
Daftar Pustaka

http://emantw.blogspot.com/2017/12/3-peran-manajemen-menurut-henry.html

http://xerma.blogspot.com/2014/04/hubungan-komunikasi-dalam-suatu.html