Leadership Pertemuan 11

Komunikasi dan
kepemimpinan
PROSES KOMUNUKASI


Sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai
macam induvidu dengan latar belakang, pendidikan,
kepercayaan, kebudayaan, keadan jiwa, dan kebutuhan
yang bebeda-beda.
Berikut ini akan dibahas model komunikasi dasar agar
dapat dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan
kegiatan-kegiatan yang perlu diambil pemimpin untuk
meningkatkan afektivitas komunikasi.
Model Komunikasi Antar Pribadi

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut :

Pengirim

Berita
Penerima
Model ini menunjukkan 3 (tiga) unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur
hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai contoh, seseorang dapat
mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar,
komunikasi tidak terjadi.Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah
kompleks. Sebagai contoh gambaran kompleksnya proses komunikasi adalah”
dimana pengirim menyampaikan suatu berita” tetapi penerima mungkin mendengar
atau menerima berita bukan yang dimaksud pengirim. Sedangkan komunikasi
tertulis dapat disampaikan melalui saluran-saluran seperti memo, surat, laporan,
catatan, buletin dewan direktur, manual perusahaan, dan surat kabar. Komunikasi
tertulis mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan atau dokumen untuk
kepentingan di waktu mendatang. Agar komunikasi lebih efisien dan efektif manajer
perlu mempertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada.
Komunikasi Organisasi

Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komunikasi
dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar
sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Sebagai contoh,
komunikasi efektif biasanya semakin sulit dicapai dalam organisasi
yang besar dengan cabang-cabang yang menyebar. Kedua, saluran
komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar
tingkat-tingkat organisasi. Sebagai contoh, karyawan lini perakitan
hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-masalah pada
penyelia (mandor) mereka dan bukan pada manajer pabrik.
Keterbatasan ini mempunyai kebaikan (seperti menghindarkan
manajer atas dari kebanjiran informasi), tetapi juga mempunyai
kelemahan (seperti menghindarkan manajer atas dari informasi
yang seharusnya mereka peroleh).

Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama
terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan
kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak
yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan
komunikasi. Sebagai contoh, percakapan antara direktur
perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas dan
kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk
mengatakan sesuatu yang penting.

Spesialisasi jabatan biasanya akan mempermudah
komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda.
Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan
cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas,
waktu dan gaya yang sama. Komunikasi antara
kelompok-kelompok yang sangat berbeda akan
cenderung dihambat.

Pemilikan informasi berarti bahwa individu-individu
mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang
pekerjaan – pekerjaan mereka. Sebagai contoh,
manajer produk akan mempunyai pengamatan yang
lebih tajam dalam perumusan strategi – strategi
pemasaran, kepala departemen mungkin mempunyai
cara tertentu yang efektif untuk menangani konflik
diantara para bawahannya. Individu –individu yang
memiliki informasi – informasi khusus ini dapat
berfungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak
diantara mereka yang tidak bersedia membagikan
informasi tersebut kepada yang lain.

Jaringan
komunikasi
dalam
organisasi.
Organisasi dapat
merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara.
Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa
karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun atasannya
langsung. Jaringan seperti ini biasanya dimaksudkan untuk
menghindarkan manajer atas dari informasi yang berlebihan yang
tidak perlu dan manjaga kekuasaan dan statusnya. Sebaliknya,
jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana individu-individu
dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat.
Jaringan ini digunakan bila aliran komunikasi yang lebih bebas
sangat diperlukan, seperti dalam departemen riset.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI

Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi dapat
diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakannya yang
tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluransaluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau
ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya. Tipe saluran
komunikasi adalah vertikal, lateral, diagonal.
1. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke
atas dan ke bawah sesuai rantai perintah.
Komunikasi ke bawah (downward
communication)

dimulai dari manajemen puncak kemudian
mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan
manajemen sampai ke karyawan lini dan
personalia paling bawah. Maksud utama
komunikasi ke bawah adalah untuk memberi
pengarahan, informasi, instruksi, nasihat/saran
dan penilaian
komunikasi ke atas (upward
communication)

adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan
manajemen atas tentang apa yang terjadi pada
tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporanlaporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan
untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang
sebagai data atau informasi umpan balik bagi
manajemen atas.
2. Komunikasi Lateral atau Horizontal

1.
2.
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang
sama.
Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemendepartemen pada tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan
merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga
komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan
penanganan masalah. Komunikasi lateral, selain membantu
koordinasi kegiatan-kegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur
pemecahan masalah yang lambat.
3. Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang
memotong secara menyilang diagonal rantai perintah
organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan
– hubungan yang ada diantara lini dan staf dapat
berbeda – beda, yang akan membentuk beberapa
komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah juga bagian penting aliran
1.
2.
3.
4.
komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud,
yang meliputi antara lain :
Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk
berhubungan dengan orang lain.
perlawanan terhadap pengaruh – pengaruh yang monoton atau membosankan
Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain
Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan
saluran-saluran komunikasi formal. Tipe komunikasi informal yang paling terkenal
adalah “grapevine” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari
desas desus, kabar angin atau “slentingan”). Sistem komunikasi “grapevine”
cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi
penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang. Selain itu
desas desus cenderung lebih bersifat membakar, tidak sesuai dengan kenyataan,
lebih bersifat emosional daripada logika, dan kadang-kadang dirahasiakan dari
anggota yang mempunyai wewenang manajerial lebih tinggi.
HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP
KOMUNIKASI EFEKTIF
Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif
dengan adanya kekuatan – kekuatan dari luar yang
menghambatnya. Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan
terhadap komunikasi yang efektif tersebut, dengan dikelompokkan
sebagai 1) hambatan – hambatan organisasional, 2) hambatanhambatan antar pribadi.
Hambatan-hambatan Organisasional


Ada tiga hambatan organisasional, yaitu 1) tingkat hirarki, 2) wewenang
manajerial, dan 3) spesialisasi
Tingkat hirarki.Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang,
akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus
melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih
lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang
ketepatannya. Berita yang mengalir ke atas atau ke bawah tingkatantingkatan organisasi akan melalui beberapa “filter”, dengan persepsi, motif,
kebutuhan dan hubungannya sendiri, Setiap tingkatan dalam rantai
komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah, atau sama sekali
berbeda dengan berita aslinya.
Wewenang manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputuan tidak
mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Tetapi di lain
pihak, pada kenyataannya bahwa seseorang yang mengendalikan orang

menimbulkan hambatan-hambatan terhadap komunikasi. Banyak atasan
merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai
masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus
mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan
yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling”
antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi. Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi
juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung
memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan.
Perbedan fungsi, kepentingan dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat
orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda.
Akibatnya, dapat menghalangi perasaan masyarakat, membuat sulit
memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalah.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Manajer masih akan menghadapi kemungkinan –
kemungkinan bahwa berita-berita yang mereka kirim
akan berubah atau menyimpang, bahwa bila
hambatan-hambatan komunikasi organisasi tidak ada.
Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh
faktor – faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah
ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer
perlu memperhatikan hambatan – hambatan antar
pribadi seperti 1) persepsi selektif, 2) status atau
kedudukan komunikator, 3) keadaan membela diri, 4)
pendengaran lemah, 5) ketidak tepatan penggunaan
bahasa.
Persepsi selektif.


Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan
mana seseorang menseleksi, mengorganisasikan, dan
mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Segera
setelah
seseorang
menerima
sesuatu,
akan
mengorganisasikan menjadi berbagai tipe informasi yang
berarti.
Manajer perlu memperhatikan tiga aspek berikut
sehubungan dengan persepsi selektif:

Keadaan membela diri. Perasaan pembelaan diri pada pengirim,
penerima berita atau keduanya juga menimulkan hambatanhambatan komunikasi. Keadaan
membela diri seseorang
mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan
tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak
lain. Jadi, akan timbul reaksi rantai defensif. Keadaan ini membuat
pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan
bukan pada apa yang sedang didengar. Sebagai contoh, bila
seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukannya,
maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita
secara tepat dengan memberikan reaksi defensif atau agresif.


Pendengaran lemah. Manajer perlu belajar untuk mendengar secara efektif
agar mampu mengatasi hambatan ini. Berbagai kebiasaan sehubungan
dengan pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar hanya permukaan
saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan; 2)
memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda (seperti
melihat jam, memandang langit, menunjukkan kegelisahan; 3)
menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan
pembicaraan dan 4) mendengar denga tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang
dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak
dalam “kata-kata” yang digunakan. Sebagai contoh, perintah manajer
untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam, satu hari atau
satu minggu. Disamping itu, bahasa-bahasa “non-verbal” yang tidak
konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat
menghambat komunikasi.
1.
2.
3.
Penerima
akan
menginterpretasikan berita berdasarkan
pengalaman diri dan bagaimana mereka telah “belajar” untuk
menanggapi sesuatu.
Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara
menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang
kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang
cenderung untuk ditolak.
Penerima akan cenderung mengelompokan dan menyimpan
karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga
mereka dapat membuat pola – pola menyeluruh.


Status komunikator. Hambatan utama komunikasi lainnya adalah
kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk
pendapat atas dasar karakteristik – karakteristik pengirim (sumber),
terutama kredibilitas-nya. Kredibilita didasarkan “keahlian”
seseorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat
kepercayaan
seseorang
bahwa
orang
tersebut
akan
mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang yang
terpercaya dan dapat dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk
memotivasi, mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan
bawahan akan sangat terhambat dari permulaan.
PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Berbagai
penyebab
timbulnya
masalah-masalah
komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi
efektif telah dibahas di atas. Sekarang akan dibicarakan
berbagai cara dengan mana para manajer dapat
meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik – teknik ini
pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi
kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
Kesadaran akan Kebutuhan Komunikasi
Efektif


Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi
efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer harus
memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana hanya
dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk
meningkatkan efektivitas komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar
menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini
membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada penyelia
memecahkan masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi
komunikasi perusahaan sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik
atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kualitas kegiatankegiatan komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.
Penggunaan Umpan Balik


Peranan penting pengembangan komunikasim lainnya adalah
penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim. Komunikasi dua
arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif.
Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua hal untuk
mendorong umpan balik dan menggunakannya secara efektif.
Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umapn
balik melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkomunikasi dengan bawahannya dapat
menentukan jumlah umpah balik yang akan mereka terima.
Disamping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan
komunikasi penting dalam penentuan umpah balik macam apa yang
akan didapatkannya. Dalam hal ini manajer perlu mamainkan
peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut.
Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif

Teknik-teknik komunikasi yang jelek mengganggu
banyak manajer, seperti halnya mengganggu
hubungan mereka dengan para bawahannya di luar
pekerjaan. Oleh karena itu, latihan-latihan dalam
penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu
dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan
simbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan
yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang
penerima berita.
Pedoman Komunikasi yang Baik

1.
2.
3.
4.
5.

Pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi
organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut :
Cara kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum
dikomunikasikan
Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi
Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan
saja komunikasi akan dilakukan
Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam
perencanaan komunikasi
Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar
berita selama berkomunikasi dan jadilah pendengar yang baik ,
berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk
mengerti,