prosedur pengendalian rekaman

PT. MEGA PERSADA INDONESIA
Mechanical Electrical and HVAC Contractor
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
No. Dokumen
MPI-PM-02
No. Revisi
04
Tanggal Berlaku
01-04-2014
Jabatan
Nama
Disusun Oleh
Document Control
Khairunnisa Pramana
Diperiksa Oleh
Wakil Manajemen
Haris Fauzi
Disetujui Oleh
Direktur
Ir.Novian Akbar
Tanda Tangan
Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan
untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen
PT. Mega Persada Indonesia
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
ME HVAC
1. Tujuan dan Ruang Lingkup
Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian rekaman atau catatan mutu,
mencakup semua rekaman di setiap bagian dan proyek.
2. Referensi
- Standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.4
- Manual Mutu bagian 4.2.4
- OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.5
3. Definisi
Rekaman adalah jenis dokumen yang menjadi bukti pelaksanaan suatu kegiatan atau
bukti kesesuaian prosedur.
4. Uraian Prosedur
4.1. Pengendalian
4.1.1 Rekaman, sebagai bukti telah terjadinya sesuatu dengan hasil-hasil tertentu,
harus disimpan dan dijaga dengan baik selama masa simpan yang ditentukan.
4.1.2 Rekaman dapat dalam bentuk hard copy (kertas) atau dalam bentuk soft copy
(komputer)
4.1.3 Rekaman diberi identifikasi yang jelas, seperti pada lokasi dimana rekaman
disimpan.
4.1.4 Metode dan pelaksanaan penyimpanan rekaman harus menjamin rekaman selalu
dalam keadaan baik dan tetap mudah terbaca selama masa simpan berlaku.
4.1.5 Rekaman tidak dapat dirubah isinya. Bila ada kesalahan penulisan dalam
rekaman, maka tulisan lama tidak boleh dihapus, cukup di coret saja dan
dicantumkan yang sebenarnya didekatnya, serta diberi tanda pengenal yang
memperbaikinya..
4.1.6 Segala sumber kerusakan rekaman, misalnya kelembaban ruangan pada jenis
rekaman kertas atau getaran dan gangguan elektromagnetik untuk penyimpanan
pada media elektronik, harus dihindarkan.
MPI-PM-02
No. Revisi : 04
Tanggal : 01-04-2014
Halaman : 1 dari 5
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
ME HVAC
4.1.7 Rekaman sebaiknya tidak dibawa keluar perusahaan kecuali dalam keadaan
tertentu.
4.1.8 Jika diminta oleh pelanggan, pejabat pemerintah yang relevan, atau pihak lain
yang berkepentingan, rekaman dapat ditunjukkan kepadanya atau dibuatkan
salinan/copy-nya, tetapi tidak boleh diserahkan aslinya.
4.1.9 Rekaman yang tersimpan dalam media komputer, sedapat mungkin untuk
membuat back up. Demikian juga harus dipastikan rekaman dijaga dari
kerusakan dengan melakukan perawatan pada komputer media penyimpanan.
4.1.10 Rekaman yang hilang atau musnah sebelum masa simpannya terlewati harus
dibuatkan catatan atau berita acara kehilangan rekaman. (MPI-DK-010)
4.1.11 Semua Form yang digunakan didaftar dalam Master List Form.
4.1.12 Masa simpan suatu dokumen ditentukan. Jika sudah melewati masa simpan
yang ditentukan, maka dokumen tersebut bisa dimusnahkan. Dokumen yang
dimusnahkan harus dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan Dokumen.
4.2. Pemusnahan Rekaman
4.2.1 Setelah masa simpannya terlewati, maka rekaman dapat dimusnahkan, dibuang,
atau dipindahkan namun tanpa pengendalian lagi.
4.2.2 Tiap pemusnahan rekaman, harus dicatat atau disertai
sebuah Berita Acara
Pemusnahan.
5.
Ketentuan Khusus
Tidak Ada
6.
Rekaman
6.1. Daftar Rekaman (MPI-DK-005) Rev.01
6.2. Peminjaman Dokumen (MPI-DK-006) Rev.01
6.3. Master List Form (MPI-DK-009) Rev.00
6.4. Berita Acara Kehilangan Rekaman (MPI-DK-010) Rev.00
MPI-PM-02
No. Revisi : 04
Tanggal : 01-04-2014
Halaman : 2 dari 5
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
ME HVAC
7.
Lampiran
Flowchart Prosedur Pengendalian Rekaman
Daftar Masa Simpan Dokumen
8.
Dokumen Terkait
Tidak ada
9.
Riwayat Perubahan Dokumen
Lampiran A.
MPI-PM-02
No. Revisi : 04
Tanggal : 01-04-2014
Halaman : 3 dari 5
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
ME HVAC
Lampiran A. Riwayat Revisi Dokumen
No. Revisi
Tanggal
Bagian
01
21-Oct-10
2
Uraian Revisi
Tambahan
Referensi
Disetujui Oleh
OHSAS
18001:2007 Klausul 4.4.5
02
03
04-April-13
14-March-14
4.1.11
Penambahan aturan List Form
6.3
Penambahan Master List Form
3
Penambahan kata prosedur pada
akhir kalimat
4.1.2
Kata hard copy diganti menjadi
hard copy. Kata sof t copy diganti
menjadi soft copy
4.1.4
Kata
metoda
metode.
Kata
diganti
menjadi
“nya”
diganti
menjadi berlaku
4.1.6
Kata perusakan diganti menjadi
kerusakan
4.1.8
Kata copynya diganti menjadi
copy-nya
4.1.9
Kata back-up diganti menjadi back
up. Kata dimaksud diganti menjadi
“media penyimpan”
4.2.1
Kata dilampaui diganti menjadi
terlewati
4.2.2
MPI-PM-02
No. Revisi : 04
Kata “apa pun” dihapuskan
Tanggal : 01-04-2014
Halaman : 4 dari 5
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
ME HVAC
No. Revisi
Tanggal
Bagian
Uraian Revisi
6.2
Kata Berita Acara Pemusnahan
Dokumen
diganti
Disetujui Oleh
menjadi
Peminjaman Dokumen
7
Penambahan item Lampiran. Isi
lampiran yaitu Flowchart Prosedur
Pengendalian Rekaman
8
Item dokumen terkait berubah dari
poin 7 menjadi poin 8
9
Riwayat
Perubahan
Dokumen
berubah dari poin 8 menjadi poin 9
04
28-March-14
4.1.10
Penambahan tulisan (MPI-DK-010)
pada
akhir
penjelasan
kalimat
dokumen
sebagai
yang
dijelaskan dalam poin tersebut.
4.1.12
Penambahan poin baru tentang
penetapan masa simpan dokumen
6.4
Penambahan poin baru yang berisi
Berita Acara Kehilangan Rekaman
(MPI-DK-010) Rev.00
7
Penambahan poin baru yang berisi
Daftar Masa Simpan Dokumen
MPI-PM-02
No. Revisi : 04
Tanggal : 01-04-2014
Halaman : 5 dari 5