7). ERP Implementation in PT Indofood PT Indofood adalah

7). ERP Implementation in PT Indofood
PT Indofood adalah perusahan pemroduksi mie instan terbesar di dunia, dengan 14 pabrik
termsuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi di Cina dan Nigeria ini menjual
lebih dari 8 miliar paket mie instan tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indofood juga
mengembangkan variasi produk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi,
maupun soft drink.
Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar ke depannya menyebabkan
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan.
Sebagai contoh kecil, tiap divisi harus menyesuaikan production plans mereka sehingga
ketersediaan segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi.
Sedangkan pada waktu yang sama, kondisi inventory di gudang harus tetap dijaga seminimal
mungkin. Untuk itu sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur kondisi-kondisi tersebut
secara terintegrasi sehingga ditunjuklah SAP Service sebagai implementor ERP.
 Kita akan mebatasi topik dengan memfokuskan pembahasan pada seputaran
implementasi SAP R/3 pada PT Indofood saja.
What is The
Hardware Platform for SAP R/3 ?
Indofood membuat tiga buah kriteria pemilihan platform yang meliputi aspek reliability,
scalability, dan kemudahan management. Dari kriteria tersebut terpilihlah IBM i Series
sebagai platform hardware yang digunakan dengan
operating system IBM oS/400 dan database dB2 karena memenuhi ketiga kriteria persyaratan
sehingga diyakini dapat membantu PT Indofood mengoptimalkan solusi ERPnya.
ERP Implementation Area, Usage, and Its Functions
Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah cakupan implementasi ERP yang
dilakukan pada PT Indofood
1. Financial
o Financial Accounting (FI) : menyediakan pengukuran secara kontinu terhadap
profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan transaksi internal
maupun eksternal.
o Controlling (CO) : mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi
pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan
serta memonitor dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan
juga pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.
o Investment Management (IM) : menyediakan analisis kebijakan investasi jangka
panjang dan fixed assets dari perusahaan untuk membantu proses pengambilan
keputusan.
o Treasury (TR) : mengintegrasikan atara cash management dan cash forecasting
dari aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan.
o Enterprise Controlling (EC) : memberikan akses bagi Enterprise Controller
kepada Information Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan
perusahaan, hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi,
maintenance dari aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan,
kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market
share, dan competitor performance), serta faktor-faktor struktural dari proses
bisnis (struktur biaya, financial accounting, dan profitability analysis)
2. Logistics
o Logistics Execution (LE): pengaturan logistik dari purchasing hingga distribusi.
Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan informasi yang
terintegrasi dengan modul-modul lainnya.
o Sales and Distribution (SD) : membuat struktur data yang mampu merekam,
menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada
pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode akuntansi
berikutnya.
o Materials Management (MM) : membntu manajemen dalam aktivitas sehari-hari
dalam aspek konsumsi material, energi, dan servis terkait.
o Plant Maintenance (PM) : mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan
dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan mengintergrasikan data
komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.
o Production Planning and Inverntory Comtrol (PP) : merencanakan dan
mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery produk.

o Quality Management (QM) : menyediakan master data berdasarkan rekomendasi
dari ISO-9000 series.
o Project System (PS) : mendukung perencanaan pendahuluan terhadap waktu dan
value, perencanaan detail menggunakan cost element/unit costing, menetapkan
waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan, koordinasi dari resourced
melalui otomatisasi permintaan material, manajemen inventory, network planning
(SDM, kapasitas, material, operating resources, dam servis), monitoring material,
kapasitas dan dana selama proyek berjalan, evaluasi akhir proyek dengan analisis
hasil dan perbaikan.
o Customer Service (CS)
3. Human Resources: Secara umum membantu dalam memudahkan melaksanakan
manajemen yang efektif terhadap salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM
perusahaan, melindungi data personalia dar pihak luar, serta membangun sistem
rekruitmen dan pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi:
o Personnel Management (PA)
o Personnel Time Management (PT)
o Payroll (PY)
o Training and Event Management (PE)
o Organizational Management (OM)
o Travel Management (TM)
Beberapa perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang dijabarkan
di atas adalah:

Meningkat drastisnya ketepatan antara supply dengan demand konsumen pada tiap area
distribusi

Distribusi informasi yang terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus
memberikan data akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di
tiap lini divisi.

Meningkatkan efisiensi biaya

Mengurangi biaya administrasi melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan
distribusi data terpadu
4. Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:





Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik
tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut
:

Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan



pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data


sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan.
5. Modul – Modul Standar
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:
 Keuangan
 Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari
hasil relasi data dari beberapa departemen.
 Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain
akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
 Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban
biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini
mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga
depresiasi nilai aktiva.


Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan
distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan
yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran
gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga

perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi
industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam

perusahaan.
Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan
sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat
efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi
penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi

permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang
mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang
baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada
pemotongan biaya yang cukup signifikan.
8. Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
 Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak

memiliki bisnis proses yang jelas.
Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan
"kebiasaan" dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi
pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan
sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti
sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem

lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan
tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung

dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah

betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam
sebuah implementasi.
9. Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan



seawal mungkin.
Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user
untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan.
Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak

membagi tanggung jawab.
Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan

software dan merubah data biasanya diremehkan.
Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya

partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training
user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya

konsultan.
Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:

Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang

terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk
menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam

menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan /
pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.
10.
Software Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.

AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah
aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply
chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana
software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan
mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu
manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan
pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku
besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan

kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu
system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali
dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang
dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat
ini
Oracle
telah
mengeluarkan
versi
terbarunya
yaitu
Oracle
11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM,

WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan
berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi
untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan
industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer
Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier
Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke
atas.
11. Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP
Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:



Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
Skala besar lebih dari US$ 3 juta