PETUNJUK TEKNIS PENGISIAN NASKAH KONTRAK STAF

PETUNJUK TEKNIS
PENGISIAN NASKAH KONTRAK STAF ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
MADRASAH EDUCATION DEVELOPMENT PROJECT (MEDP)
ADB Loan No. 2294 – INO (SF)
TAHUN ANGGARAN 2008
A. PENDAHULUAN
Madrasah Education Development Project (MEDP) adalah program pengembangan kualitas pendidikan di
500 madrasah mulai dari MI 205 lokasi (41%), MTs 237 lokasi (47%), dan MA 58 lokasi (12%) dengan
pembiayaan yang bersumber dari pinjaman Asian Development Bank (ADB) dan APBN. MEDP
diimplementasikan pada tiga provinsi: Jawa Tengah (10 Kabupaten), Jawa Timur (12 Kabupaten) dan
Sulawesi Selatan (5 Kabupaten).
MEDP berupaya mendorong peningkatan kualitas kinerja dengan membentuk struktur organisasi dari
pusat sampai daerah. Pada level kabupaten dibentuk District Coordinating Unit (DCU) dimana Kepala
Seksi Mapenda Islam Kantor Departemen Agama Kabupaten bertindak selaku Koordinator DCU. Untuk
mendukung kinerja DCU, telah direkrut Staf Administrasi dan Keuangan DCU dari kalangan profesional
yang akan bekerja penuh-waktu (full-time) yang berstatus kontraktual dan dari luar lingkungan
Kandepag Kabupaten atau Kanwil Depag Provinsi.
Staf Administrasi dan Keuangan direkrut melalui seleksi oleh Central Project Management Unit (CPMU)
yang hasilnya telah ditetapkan melalui SK Direktur Pendidikan Madrasah. Selanjutnya, dalam agenda
Review Mission ADB ke Jawa Timur dan Sulawesi Selatan memunculkan beberapa rekomendasi untuk
CPMU terkait Staf Administrasi dan Keuangan, yaitu:
1. Daftar Staf Administrasi dan Keuangan yang telah ditetapkan itu dikonfirmasikan terlebih dahulu
ke PCU/DCU, baik itu dalam bentuk persetujuan, penggantian maupun penempatan.
2. Tugas-tugas Staf Administrasi dan Keuangan agar dibahas oleh PCU/DCU pada forum Rapat
Koordinasi.
3. CPMU disarankan agar menyerahkan manajemen Staf Administrasi dan Keuangan ke pihak
ketiga. Manajemen Staf Administrasi dan Keuangan dimaksud terkait dengan sisi monitoring dan
evaluasi kinerja maupun pembayaran gaji Staf Administrasi dan Keuangan.
Menyikapi rekomendasi Review Mission ADB tersebut, CPMU telah melakukan beberapa langkah, yaitu:
1. Melaksanakan Rapat Koordinasi di Surabaya pada tanggal 18-20 Juni 2008 untuk membahas
tugas-tugas dan pola kerja Staf Administrasi dan Keuangan
2. Mengkonfirmasikan nama dan penempatan Staf Administrasi dan Keuangan pada PCU/DCU.
Khusus untuk rekomendasi ketiga, CPMU memandang bahwa pengelolaan manajemen Staf Administrasi
dan Keuangan oleh pihak ketiga belum dapat dilakukan pada tahun anggaran 2008 karena terbatasnya
waktu dan anggaran yang tersedia.
Dari forum Rapat Koordinasi di Surabaya ditetapkan bahwa tugas Staf Administrasi dan Keuangan
adalah membantu pelaksanaan tugas-tugas Koordinator DCU dalam merencanakaan, melaksanakan,
mengevaluasi, dan menyusun laporan kemajuan pelaksanaan kegiatan MEDP di Kabupaten masingmasing sesuai dengan bidang tersebut. Rincian tugas Staf Administrasi dan Keuangan adalah:
1. Membantu Koordinator DCU dalam menyusun rencana kerja berikut anggaran tahunan;
2. Membantu madrasah dalam menyusun laporan keuangan yang berkaitan dengan MDP;
3. Mengintegrasi semua laporan keuangan dari proyek dan administrasi madrasah untuk
penyerahan ke PCU;
4. Membantu DCU dalam pelaksanan Project Monitoring Information System (PMIS) serta Financial
Management Information System (FMIS).
5. Membantu Koordinator DCU dengan hal-hal administrasi dan dukungan lainnya sebagaimana
diperlukan.
Selanjutnya, untuk memberi kepastian hukum dan mengoptimalkan pelaksanaan tugasnya, Staf
Administrasi dan Keuangan akan diikat dalam sebuah kontrak kerja antara Executing Agency MEDP
dengan Staf Administrasi dan Keuangan. Yang bertindak selaku Executing Agency disini adalah Direktur
Pendidikan Madrasah selaku Deputy Project Director MEDP dan Pejabat Pembuat Komitmen di Direktorat
Jenderal Pendidikan Islam/Direktorat Pendidikan Madrasah. Oleh karena itu, diperlukan segera
penyempurnaan berbagai berkas administrastif terkait kontrak kerja Staf Administrasi dan Keuangan
sebagaimana tertuang dalam Petunjuk Teknis (Juknis) pengisian naskah kontrak Staf Administrasi dan
Keuangan ini.
B. DASAR HUKUM
1. Loan Agreement antara pemerintah RI dan Asia Development Bank (ADB) Nomor 2294-INO (SF),
schedule 5 tentang project implementation, operatioanal of project infrastructure, project costing;
2. Report and Recommendation of the President to the board of directors, Project Number: 37475;
3. Project Administration Memorandum, Apendix 3 tentang Detailed Implementation Arrangements,
Apendix 22 tentang Detailed cost estimates personnel;
4. Surat Keputusan Direktur Pendidikan Madrasah Nomor DT.I.I/44/2008 tanggal 6 Februari 2008
tentang Staf Administrasi dan Keuangan untuk Kegiatan Madrasah Education Development Project
(MEDP) ADB Loan 2294-INO (SF)
5. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Direktorat Jenderal Pendidikan IslamTahun Anggaran 2008
Nomor 0004.1/025-04.0/-/2007 Tanggal 31 Desember 2007;
C. PETUNJUK PENGISIAN
Sebelum aspek teknis pengisian naskah kontrak, perlu disampaikan terlebih dahulu beberapa prinsip dan
penjelasan terkait kontrak Staf Administrasi dan Keuangan sebagai berikut:
- Naskah kontrak Staf Administrasi dan Keuangan disusun berdasarkan standar dari ADB (berbahasa
inggris) dengan modifikasi pada bagian kerangka acuan kerja Staf Administrasi dan Keuangan yang
merujuk pada hasil Rapat Koordinasi CPMU, PCU dan DCU.
- Naskah kontrak Staf Administrasi dan Keuangan ditayangkan oleh CPMU di website Departemen
Agama (www.depag.go.id) untuk kemudian diberitahukan kepada Staf Administrasi dan Keuangan
agar mengunduh (download), dan mencetak (print) naskah kontrak tersebut.
- Staf Administrasi dan Keuangan menggandakan 10 halaman naskah kontrak (2 copy) kemudian diisi
dan ditandatangani beberapa bagian dalam naskah kontrak sesuai dengan petunjuk teknis
pengisian. Tandatangan basah di halaman satu pada copy pertama naskah kontrak dibubuhkan
diatas materai Rp 6.000,- sedangkan tandatangan basah di halaman satu pada copy kedua
dibubuhkan tanpa materai.
- Dua copy naskah kontrak yang sudah diisi dan ditandatangani oleh Staf Administrasi dan Keuangan
dikirimkan ke CPMU via pos ke Sekretariat CPMU dengan alamat Gedung Departemen Agama RI Jl.
Lapangan Banteng Barat No. 3-4 Jakarta Pusat, Lt. VIII Blok C/808.
- Naskah kontrak Staf Administrasi dan Keuangan dikirimkan ke CPMU paling lambat tanggal 2
Agustus 2008 (cap pos), baik itu langsung oleh Staf Administrasi dan Keuangan yang bersangkutan
maupun dikoordinir oleh PCU/DCU.
- Staf Administrasi dan Keuangan dianjurkan memiliki copy back-up atas naskah kontrak yang
dikirimkan ke CPMU.
Adapun teknis pengisian naskah kontrak Staf Administrasi dan Keuangan adalah:
1. Nama
: Diisi dengan nama lengkap dan gelar akademik
2. Alamat
: Diisi dengan nama kampung/dusun, jalan dan nomor, desa, RT/RW, kecamatan,
kode pos, kabupaten, provinsi, telephone rumah dan handphone serta e-mail.
3. Rekening
: Diisi dengan nomor rekening sesuai buku rekening atas nama pribadi Staf
Administrasi dan Keuangan. Disarankan menggunakan BRI (Bank Rakyat Indonesia)
model BRITAMA untuk memudahkan dan mempercepat proses transfer, karena
Departemen Agama telah bekerjasama dengan BRI untuk pembayaran
kegiatan/gaji.
4. Tandatangan : Staf Administrasi dan Keuangan membubuhkan tandatangan pada kolom yang
tersedia dengan materai pada copy pertama dan tanpa materai pada copy kedua.
5. Penulisan
: Semua isian ditulis langsung oleh Staf Administrasi dan Keuangan dengan type
huruf/angka (font) dan ukuran (size) yang sama dengan soft copy yang dikirimkan
CPMU. Pengisian naskah kontrak dimohon tidak merubah Tata letak penulisan, tidak
merubah halaman dari naskah asli, ukuran kertas saat dicetak harus tetap jenis
Kuarto/Letter, tidak merubah margin horizontal (kanan-kiri) dan vertikal (atasbawah). Isi hanya pada text box yang telah disediakan.
6. Tanggal
: Tanggal kontrak diisi oleh CPMU
7. Lingkup Kerja : Kolom lingkup kerja (places of assignment) Staf Administrasi dan Keuangan pada
halaman terakhir diisi dengan nama kabupaten tempat Staf Administrasi dan
Keuangan ditugaskan.
D. Penutup
Demikian petunjuk teknis ini dibuat untuk memudahkan pengisian kontrak Staf Administrasi dan
Keuangan. Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi sekretariat CPMU (021-3504258), Sisyanto
(0812-9278550) atau Nila Hidayah (0815-11622490) pada jam kerja.
Jakarta, 28 Juli 2008
An. Ketua CPMU
Sekretaris
Ttd
Wildan Hasan Syadzili
NIP. 150330866
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pendidikan Islam, sebagai laporan
2. Direktur Pendidikan Madrasah
3. Kepala Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Cq. Kepala Bidang Mapenda Islam Jawa Tengah
4. Kepala Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Cq. Kepala Bidang Mapenda Islam Jawa Timur
5. Kepala Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Cq. Kepala Bidang Mapenda Islam Sulawesi Selatan
6. Kepala Kantor Departemen Agama Kabupaten Cq. Kepala Seksi Mapenda Islam di Kabupaten sasaran
MEDP