tugas tomp business plan abdul wahid monayo

Dr. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc
TUGAS MAKALAH
TEORI ORGANISASI DAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
Knowledge Management pada Organisasi Perpustakaan
Disusun Oleh:
Abdul Wahid Monayo
P056101311.46
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011
I.
1.1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Inovasi dan juga perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat
pesat saat ini menjadi salah satu kunci pening untuk organisasi atau perusahaan.
Persiangan yang semakin berat maka perlu adanya perubahan paradigma yang
bertumpu pada bidang ilmu pengetahuan tertentu. Disinilah peran pendidikan dan
knowledge sharing dikalangan karyawan menjadi sangat penting dalam meningkatkan
kemampuan manusia untuk berpikir secara logika yang akan menghasilkan suatu
bentuk inovasi.
Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam manajemen
pengetahuan (knowledge management) terutama bagi lembaga dalam bidang
pengelolaan informasi secara elektronis termasuk perpustakaan. Perpustakaan sebagai
lembaga penyedia informasi harus berjalan sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan kebutuhan informasi penggunanya. Teknologi internet yang merupakan
bagian dari kehidupan sehari-hari membuat kehidupan masyarakat pencari informasi
mengalami banyak perubahan. Selain itu pustakawan juga berperan dalam
memberdayakan
pengetahuan
dengan
mengekspolarasi
konsep
manajemen
pengetahuan untuk diterapakan di lingkungan perpustakaan.
1.2
Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui peranan konsep
manajemen pengetahuan dalam organisasi perpustakaan.
II.
2.1
TINJAUAN PUSTAKA
Knowledge
Turban (2002) menyatakan pengetahuan adalah sesuatu yang berbeda dengan
data dan informasi. Data adalah sekumpulan fakta, pengukuran, dan statistik.
Sementara informasi adalah data yang telah diorganisasi atau diproses dalam waktu
tertentu dan akurat. Pengetahuan adalah informasi yang sudah dibentuk secara
kontektual, relevan, dan dapat ditindaklanjuti.
Menurut Ikujiro Nonaka (1995) ada dua tipe pengetahuan yang dikelola, yaitu
explicit knowledge dan tacit knowledge. Explicit knowledge lebih miudah untuk
dikodifikasi, sedangkan tacit knowledge lebih sulit. Agar tacit knowledge dapat
dikodifikasi bentuknya harus dikonversikan dulu dalam bentuk explicit knowledge.
Menurut Tunggal (2002) explicit knowledge adalah sesuatu yang formal dan
sistematis dapat dinyatakan dalam kata-kata dan angka-angka, dan mudah
dikomuniaksikan dalam berbagai bentuk kertas kerja, formula ilmiah, prosedur yang
dikodifikasi, atau prinsip-prinsip universal. Sedangkan tacit knowledge sangat
bersifat pribadi dan sulit untuk diformulasikan, sehingga sulit untuk dikomunikasikan
dengan orang lain.
Pengetahuan
tacit
adalah
kumulatif
dari
pengalaman,
peta
mental,
intuisi,keahlian, cara tindak (know how),rahasia dagang,pemahaman dan pelajaran
yang dimiliki oleh organisasi, sebagaimana adanya budaya organisasi yang dilekatkan
pada pengalaman dulu dan sekarang dari anggota, proses, dan nilai organasasi.
Pengetahuan ini juga terdifusi, tidak terstruktur, tidak terbentuk, dan sulit
dikodifikasi. Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang telah dikodifikasi atau
didokumentasikan dalam suatu bentuk yang dapat didistribusikan ke personel lain
tanpa memerlukan interaksi personil, atau ditransformasikan dalam suatu proses atau
srategi (Nonaka dan takeuchi,1995).
2.2
Knowledge Management
Knowledge management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal
intelektual sebagai asset sehingga sangat terkait dengan bentuk pengetahuan yang
akan dikelola (davenport,2000). Menurut Carl Davidson dan Philip Voss (2003),
mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakan bagaimana
organisasi mengelola staf, sebenarnya menurut mereka bahwa knowledge
management adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai
saling bicara, yang sekarang populer dengan label learning organization.
Laudon (2002), manajemen pengetahuan berfungsi meningkatkan kemampuan
organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam
suatu
organisasi
untuk
menciptakan,
mengumpulkan,
memelihara,
dan
mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
Tiwana (2002) ada tiga proses dasar knowledge management :
a. Akuisisi pengetahuan (Knowledge acquisition), adalah proses mengembangkan
dan menciptakan pengetahuan, keahlian dan keterkaitan antar pengetahuan
b. Berbagi pengetahuan (knowledge sharing), adalah menyebarkan dan menyajikan
pengetahuan yang sudah ada
c. Penggunaan pengetahuan (knowledge utilization) adalah utilisasi pengetahuan
dalam organisasi.
Malhotra (2000) menyatakan bahwa dinamika penerapan pengetahuan saat ini
merupakan konsekuensi logis dari kehidupan organisasi yang harus selalu
menyiapkan respon terhadap lingkungan yang bercirikan dua hal yaitu:
• Kerumitan atau kompleksitas, disebabkan oleh peningkatan jumlah, keragamandan
saling ketergantungan antara berbagai entitas di dalam lingkungan sebuah
organisasi.
•
Gejolak lingkungan atau turbulensi, ditentukan oleh semakin cepatnya siklus
(cycle-time) dari setiap kejadian atau peristiwa.
Komponen kritis knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi
Knowledge Management yang berhasil adalah sebagai berikut:
a. Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi organisasi
b. Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomuniaksikan knowledge
tersebut
c. Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfatkan
knowledge tersebut
INFORMATION
Best Practice Knowledge
Management
TECHNOLOGY
CULTURE
Gambar 1. Knowledge Management
Proses konversi Knowledge dapat terjadi yaitu antara tacit knowledge dan
explicit knowledge melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, dan
kombinasi (Nonaka dan Takeuchi, 1995).
Gambar 2. Proses Konversi Tacit Knowledge dan Explicit knowledge
Faktor indikasi yang dapat digunakan untuk mengetahui apakah sebuah
perusahaan siap melaksanakan penerapan Knowledge Management adalah sebagai
berikut :
a. Scanning Imperative, yaitu menemukan hal penting yang harus ada dalam
perusahaan
b. Corportae Culture, budaya perusahaan yang mendukung kegiatan knowledge
sharing
c. Begin with what you know, melakukan evaluasi atas apa yang sudah dimiliki
perusahaan dan kemudian meningkatkannya sebelum melakukan yang baru.
Kling (1998) mengemukakan pada dasarnya bagaimana strategi organisasi
mengelola pengetahuan terbagi atas dua ekstrim yaitu: strategi kodifikasi
(codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy). Bila
pengetahuan diterjemahkan dalam bentuk eksplisit secara berhati-hati (codified) dan
disimpan dalam basis data sehingga pengguna yang membutuhkan dapat mengakses
pengetahuan tersebut, maka cara mengelola seperti itu dikatakan menganut strategi
kodifikasi. Namun pengetahuan tidak hanya eksplisit saja, melainkan juga
pengetahuan yang terpikirkan (tacit) . Pengetahuan tacit amat sangat sulit
diterjemahkan ke dalam bentuk eksplisit, oleh sebab itu pengetahuan-pengetahuan
dialihkan dari satu pihak ke pihak lain melalui hubungan personal yang intensif, jadi
disini fungsi utama adalah jaringan komputer baik internet atau intranet, bukan saja
untuk menyimpan atau mendokumentasikan pengetahuan melainkan juga untuk
memfasilitasi lalu lintas komunikasi antar individu dalam suatu organisasi.
III.
3.1
PEMBAHASAN
Penerapan Knowledge pada Perpustakaan
Konsep manajemen pengaetahuan yang diterapakan memiliki manfaat untuk
meningkatkan kinerja perpustakaan. Manajemen pengetahuan dapat dijadikan salah
satu faktor agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif terkait dengan teknologi
informasi yang sadang diterapkan dan dikembangkan saat ini. Masih banyak muatan
pengetahuan eksplisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang pada
dasarnya sangat dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Selain itu juga pustakawan
harus mengidentifikasikan pengetahuan implisit dan mengembangkan sistem yang
dibutuhkan.
Manajemen pengetahuan di lingkungan perpustakaan dapat dikembangkan dan
diimplementasikan sebagai perluasan perpustakaan yang menggunakan media
elektronik. Perpustakaan yang sudah mengembangkan elektronik selama ini, yang
diperlukan adalah mengintegrasikan konsep manajemen pengetahuan dalam
pemerolehan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pendistribusian pengetahuan
termasuk pengetahuan informal. Sedangkan bagi perpustakaan tradisonal (yang
belum menggunakan media elektronik) harus terus mengembangkannya jika ingin
bersaing sebagai penyedia informasi dan pengetahuan yang utama.
Untuk melaksanskannya maka dibutuhkan perangkat pendukung yaitu termasuk
organisasi dan kebijakan yang ditetapkan pada tingkat institusi induk perpustakaan.
Dalam organisasi perpustakaan harus memiliki bagian tersendiri yang bertanggung
jawab atas penggorganisasian dan penyediaan pelayanan manajamen pengetahuan.
Divisi ini nantinya akan diintegrasikan dengan bagian pelayanan perpustakaan
elektronik sehingga akan memberikan hasil yang lebih baik untuk kinerja
perpustakaan. Selain itu untuk meningkatkan kuliatas dari perpustakaan, pustakawan
juga harus menguasai pengetahuan sistematis (explicit) maupun pengetahuan yang
tidak terstruktur (tacit).
3.2
Perpektif Pustakawan
Pada umumnya kondisi pustakawan dalam memberikan pelayanan
perpustakaan dan informasi belum memuaskan. Hal ini dapat disesbakan oleh dua
faktor yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal yang dapat
dijelaskan yaitu karena pustakwan masih menggunakan pelayanan konvensioanal
yang tergolong tradisioanal (belum dengan elektronik), masih rendahnya kualitas
sumber daya manusia atau pustakawan, baik dari kualitas teknis maupun kualitas
fungsional. Kualitas teknis pustakawan berupa kemampuan teknik berkomunikasi,
manajerial, penguasaan teknologi informasi, dan penguasaan bahasa asing.
Sedangkan kualitas fungsional yang dimiliki pustakawan berupa kontak dengan
pengguna perpustakaan, sikap, perilaku, hubungan internal pustkawan. Faktor
eksternalnya yaitu perpustakaan belum ada keinginan untuk mengembangkan
pustakawan dan masih rendahnya jiwa kemandirian.
Sebagai penyedia informasi kepada masyarakat maka perpustakaan harus
ikut berperan dalam meningkatkan kualitas pustakawan yang terlibat langsung
dengan pengguna. Pustakawan sebagai fasilitator utama dalam berbagai
pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara infrastruktur yang
diperlukan untuk mengoperasikan manajemen pengetahuan.
Pustakawan
berperan dalam mengambil manfaat dari konsep manajemen pengetahuan dengan
tujuan untuk meningkatkan kinerja perpustakaan, yaitu sebagai pemicu agar lebih
inovatif dan kreatif dalam pengembangan konsep perpustakaan yang berbasis
elektronik. Pustakawan harus mengambil gagasan untuk mengeksplorasi potensi
informasi dan pengetahuan yang terdapat dilingkungannya.
Dalam memberdayakan pustakawan hal yang dapat dilakukan dengan
meningkatkan kemampuan dalam bidang teknologi informasi yang memadai,
mengembangkan kominikasi ilmiah abgi sesama pustakawan, menumbuhkan jiwa
kewirausahaan dan berbasis bisnis, dan juga mampu meningkatkan kemapuan
manajerial dan kepemimpinan berbasis informasi.
3.3
Keberhasilan Knowledge Management
Tiga kenyataan yang sangat mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge
management yaitu:
1.
Penerapannya tidak hanya menghasilkan pengetahuan baru, tetapi juga mendaurulang pengetahuan yang sudah ada.
2.
Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi
jaringan sosial antar anggota organisasi.
3.
Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka
ketahui, banyak pengetahuan penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya
khusus, padahal pengetahuan itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama
Organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan
ini bersinggungan pula dengan cara mereka memberlakukan pengetahuan sebagai
modal intelektual. Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori
perubahan strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja
yang di dahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar
bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi.
IV.
4.1
PENUTUP
Kesimpulan
Manajemen pengetahuan dapat membuat suatu perubahan yang berfokus
pada
pengembangan
dan
penggunaan
teknologi
informasi
untuk
meningkatkan efesiensi dan efektivitas suatu organisasi. Manajemen
pengetahuan memberikan suatu peluang untuk professional informasi dan
perpustakaan untuk menjadikan diri relevan terhadap perkembangan jaman.
Walaupun dalam penerapannya masih banyak masalah di sekitar manajemen
perngatahuan namun konsep yang ditawarkan dapat dijadikan titik tolak bagi
pustakawan untuk mengembangkan diri secara subtansial dalam meyediakan
seluruh pelayanan informasi dan pengetahuan bagi pengguna perpustakaan.
4.2
Saran
Saran yang dapat diberikan yaitu organisasi perpustakaan harus
memperbaiki diri dan juga memiliki komitmen yang kuat dalam
memberdayakan pengetahuan semaksimal mungkin.
V.
DAFTAR PUSTAKA
Carl Davidson and Philip Voss (2003). Knowledge Management: An Introduction to creating •
competitive advantage from intellectual capital. New Delhi: Vision Books.
Kling, Rob (1998). “Organizational Analysis in Computer Science” dalam International
Perspectives on Information Systems: a Social and Organizational Dimension, edited by
Savvas Katsikides and GrahOrang. Sydney: Ashgate, pp: 43-66.
Laudon, Knnethh C. and Jane P. Laudon. 2002. Management Information System. New Jersey.
Printice Hall.
Malhotra, Yogesh (2000). “ From Information Management to Knowledge Management: Beyond
the “Hi-Tech Hidebound’ Systems” dalam K. Srinantaiah dan MED Koenig (ed).
Knowledge Management for the Information Professional. Medford, N.J: Information
Today, Inc. pp:37-61.
Tunggal, Amin widjaja.2002.memahami
Management.harvarindo.
konsep
Intellectual Capital
dan Knowledge
Turban, Lee and Chung.2002. electronic Commerce, A managerial Perspective. International
Edition. Printice hall. Untited States Of America.