Manajemen Sumber Daya Manusia

Meningkatkan Sumber Daya Manusia
Dengan Public Relations
Oleh :
Laksmi, MA
Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya
Universitas Indonesia
Pelatihan Manajemen Perpustakaan Umum
Jakarta, 11 – 18 Agustus 2003
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
2
Meningkatkan Sumber Daya Manusia
Dengan Public Relations
Ringkasan :
Setelah mengikuti pembahasan ini peserta diharapkan mengetahui permasalahan dalam
manajemen sumber daya manusia di Perpustakaan Umum, dan relevansinya dengan
masyarakat pemakai perpustakaan. Selain itu, peserta juga diharapkan dapat menerapkan
kiat-kiat aktivitas public relations untuk mencapai tujuan.
PENDAHULUAN
Perkembangan perpustakaan umum saat ini tidak jauh berbeda dengan
perpustakaan umum pada beberapa tahun yang lalu. Mulai dari fisik hingga
infrastrukturnya. Jika pun perpustakaan umum berkembang, jumlahnya bisa dihitung
dengan jari dan biasanya kurang memperoleh respon yang luas dari masyarakat.
Hambatan pokok yang selalu dituding adalah permasalahan SDM baik kuantitas maupun
kualitas. Terbatasnya tenaga profesional membuat manajemen perpustakaan kurang
diperhatikan. Akibatnya kinerja perpustakaan yaitu pengolahan, pengadaan dan layanan
perpustakaan tidak lancar. Banyak koleksi yang belum diolah, hilang atau rusak, sehingga
layanan kepada masyarakat tidak maksimal. Kurang optimalnya pengelolaan dana yang
rata-rata jumlahnya kurang juga menjadi penyebab buruknya layanan perpustakaan
umum. Lokasi yang tidak strategis mempengaruhi opini publik. Selain itu, manajer lini
atas sebagai pengambil keputusan kurang memberikan perhatian pada pentingnya
perpustakaan.
Faktor penghambat bukan hanya dari internal tetapi juga faktor eksternal.
Dampak kekacauan ekonomi dan sistem pemerintahan yang dijalankan saat ini
menciptakan kondisi yang sangat tidak kondusif untuk perkembangan institusi
pendidikan otodidak seperti tujuan perpustakaan umum. Sementara itu, ketidakpedulian
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
3
masyarakat terhadap perpustakaan, termasuk sebagian besar pejabat yang telah
disebutkan di atas, sangat menentukan perkembangan perpustakaan umum.
Perlu diketahui bahwa pada riset yang dilakukan oleh sebuah badan Internasional
mengenai index sumber daya manusia di dunia, SDM di Indonesia menduduki posisi
ketiga dari terendah dari hampir 200 negara di dunia. Pada tahun 1960, seorang sosiolog
asing Prof. Everett M. Rogers, mengungkapkan penelitiannya mengenai 10 ciri sikap
masyarakat Indonesia yang hingga kini masih dirasakan relevan yang dianggap
menghambat kemajuan (Tampubolon, SMH, 2000). Pertama, masyarakat tradisional
memiliki sikap yang kurang bisa saling percaya, kurang kreatif dan inovatif, sangat
mudah pasrah, menyerah dan putus asa, tingkat aspirasi yang rendah, berfoya-foya begitu
mendapat uang, kurang mampu mengantisipasi masalah dan tantangan yang akan
dihadapi, bersikap sangat famililisme, umumnya sangat bergantung pada bantuan
pemerintah, sulit memisahkan diri dari suasana tempat asal (mangan tidak makan
pokoknya kumpul), terakhir, masyarakat tidak mampu berempati.
1. Tiga kepentingan
Apapun jenis dan sifat organisasi, ilmu manajemen menekankan pentingnya
faktor manusia. Dari uraian di atas, hambatan tersebut dapat disimpulkan bahwa ada
konflik antara pimpinan, staf dan masyarakat. Masyarakat mencakup pemakai
perpustakaan, penerbit, toko buku, dan pemerintah. Ketiga kepentingan tersebut perlu
dijaga keseimbangannya dalam menjalankan fungsi manajemen.
Pemilik/pimpinan lembaga
Staf
Masyarakat
Apabila salah satu kepentingan dilalaikan, organisasi tersebut tidak akan berjalan
baik, bahkan tujuan yang sudah ditetapkan terancam tidak tercapai. Kompleksitas
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
4
permasalahan yang muncul dalam organisasi bisa diatasi dengan koordinasi yang baik di
antara ketiganya. Banyak penyelesaian yang sebenarnya bisa dan memungkinkan untuk
dilakukan, antara lain adalah dengan mengadakan survai kebutuhan masyarakat, survai
manajemen staf perpustakaan itu sendiri, mengadakan pelatihan staf, meningkatkan
anggaran, mengadakan promosi dan lain sebagainya.
Berikut adalah pembahasan permasalahan di antara 3 kepentingan dan tuntutan
terhadap mereka.
1.1
Ketidakpedulian Masyarakat terhadap Perpustakaan
Apresiasi masyarakat terhadap perpustakaan sampai saat ini masih menyedihkan.
Salah satu fenomena dapat dilihat dari rendahnya frekuensi kunjungan ke perpustakaan
umum. Dalam penelitian Kajian Perpustakaan Umum (2001) yang dilakukan oleh
Perpustakaan Nasional RI yang bekerjasama dengan Universitas Indonesia ditemukan
bahwa dari sample, yaitu pemakai potensial (penduduk) yang ada di Jakarta, Bogor dan
Tangerang, kurang lebih 20 juta, hanya 0,62% yang telah memanfaatkan atau menjadi
anggota perpustakaan, dan rata-rata hanya 4,95% dari jumlah anggota yang berkunjung
rutin setiap bulan ke perpustakaan.
Yang menarik dan ini agak menyimpang dari tema tentang perpustakaan umum,
sepinya pengunjung bukan hanya dialami perpustakaan umum yang pemakainya
cenderung heterogen, tetapi juga oleh Perpustakaan Batu Api di Jatinangor, Bandung.
Meskipun lokasinya strategis, dikelilingi oleh beberapa kampus dengan ratusan
mahasiswa yang pekerjaan utamanya adalah menimba ilmu dengan banyak membaca,
tidak banyak pengunjung.
Fenomena lain adalah rendahnya minat baca masyarakat, terutama mereka yang
berada di daerah. Dari penelitian World Bank terhadap minat baca anak SD, Indonesia
ada di posisi 72 dari 76 negara di dunia. Tidak memiliki hasrat membaca bisa diartikan
tidak berkunjung ke perpustakaan. Kurikulum sekolah pun tidak memiliki program
khusus yang mewajibkan anak didik untuk membaca.
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
1.2
5
Masalah SDM di Perpustakaan Umum
Dari berbagai penelitian yang dilakukan selama ini, masalah SDM sudah menjadi
masalah klasik. Dari sejarah perkembangan perpustakaan, urusan SDM tidak pernah
tuntas terselesaikan.
Dalam Kajian Perpustakaan Umum (2001) dijabarkan beberapa kendala dalam
SDM Perpustakaan Umum tingkat Kabupaten/Kota, di Jakarta, Bogor dan Tangerang.
Yang pertama adalah pendidikan, sebab lebih dari setengah staf berpendidikan
terakhir SLTA (60% dari 240 orang) dan dari jumlah itu, kurang dari setengahnya (40%)
yang pernah mengikuti kursus perpustakaan. Jumlah staf yang berpendidikan sarjana pun
sangat sedikit (24,4%), dan dari jumlah yang sedikit itu hanya beberapa orang yang
berlatar belakang ilmu perpustakaan (21,5%). Selebihnya adalah SD dan SLTP.
Selain itu, meskipun belum ada penelitian, permasalahan SDM juga mencakup
harga diri sebagai putakawan. Banyak pustakawan, baik yang berlatar belakang ilmu
perpustakaan maupun yang bukan, yang menganggap bahwa profesinya tidak menarik,
tidak memiliki citra yang baik. Sistem rekrutmen dalam perpustakaan umum di
lingkungan pemerintah tidak menyeleksi kompetensi yang dimiliki individu. Sistem ini
bisa diperbaiki meskipun sulit dan memakan waktu lama.
2. Tuntutan terhadap SDM Perpustakaan
Perkembangan dunia informasi yang mengglobal mencakup teknologi berkaitan
erat dengan sumber daya manusia di perpustakaan.
2.1
Pengetahuan dan keterampilan teknologi
Pesatnya teknologi informasi mengharuskan semua orang yang berkecimpung dalam
dunia informasi wajib memiliki kompetensi teknologi informasi. Pusat-pusat data atau
yang dikenal sebagai clearing house dibangun dengan program-program komputer yang
terus berevolusi.
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
2.2
6
Orientasi ke pihak pemakai
Pemakai perpustakaan yang menjadi sasaran layanan perpustakaan wajib menjadi titik
tolak dari semua kegiatan yang dilakukan dalam aktivitas perpustakaan. Dalam ilmu
sosiologi, sebuah lembaga yang tidak dibutuhkan masyarakat otomatis akan ditinggalkan
dan lembaga tersebut mati. Meskipun tujuan perpustakaan umum sangat penting bagi
kehidupan masyarakat, lembaga ini tidak akan bisa hidup selama belum munculnya
kesadaran tentang perlunya pendidikan. Oleh karena itu, perpustakaan umum harus
proaktif terus menerus mengajak masyarakat untuk datang ke perpustakaan,
membangkitkan motivasi mereka untuk meningkatkan pengetahuan demi kepentingan
mereka sendiri.
2.3
Spesialis subjek
Staf perpustakaan yang memiliki latar belakang ilmu perpustakaan ditambah dengan
disiplin ilmu lain memperoleh nilai lebih. Meledaknya informasi membuat manusia harus
lebih jeli dalam menyaring informasi yang betul-betul diperlukan, cepat dan tepat dengan
biaya dan tenaga yang sekecilnya. Kesulitan akan bertambah jika bahasa pencari
informasi tidak menguasai bahasa internasional, seperti bahasa Inggris, Perancis, Cina
dan sebagainya. Pustakawan semacam ini bisa menjadi subject specialist di perpustakaan
khusus. Kelebihan ini akan banyak bermanfaat untuk para peneliti, penulis atau dalam
bisnis.
2.4
Komunikasi
Dengan adanya jaringan, keterampilan komunikasi menjadi keterampilan yang wajib
dikuasai oleh pustakawan. Tidak mudah mengajak pihak lain untuk bekerjasama,
kemudian melakukan sesuatu untuk digunakan bersama. Dalam jaringan, diperlukan
komitmen yang kuat untuk mencapai tujuan jaringan yang dibentuk. Memberi pelayanan
kepada masyarakat dengan aneka ragam budaya yang heterogen lebih sulit dibanding
dengan lingkungan yang homogen.
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
2.4
7
Kesadaran budaya
Pustakawan perpustakaan umum dengan pemakai yang sangat plural perlu menyadari
kebudayaan masyarakat Indonesia. Bahwa ada ratusan suku, bahasa dan adat kebiasaan
yang perlu diperhatikan dalam masyarakat yang majemuk. Perbedaan agama, tingkat
pendidikan, tingkat pendapatan, gaya hidup juga menjadi perhatian.
3. Relevansi antara 3 Kepentingan
Kelemahan dasar manajemen SDM di perpustakaan umum terganggunya
keseimbangan anatara ketiga kepentingan. Pertama, pemimpin atau pengambil keputusan
tidak atau kurang memiliki kepedulian terhadap perpustakaan. Baik organisasi profit
maupun nonprofit, kebanyakan lebih mementingkan tujuan lembaga dan keselamatan
kedudukan daripada kepentingan staf dan masyarakat. Mereka membuat perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan hingga pengawasan yang sesuai dengan tujuan
pimpinan/lembaga, misalnya meningkatkan pemasukan, produksi atau sesuai dengan
dana yang ada. Aspek-aspek kepemimpinan itu sendiri juga perlu dilihat lebih jauh. Jenis
dan sifat pemimpin, Lebih parah lagi kalau pimpinan tersebut tidak menganggap penting
perpustakaan.
Mengenai kepentingan staf, kelompok ini menghadapi masalah lebih rumit karena
posisinya berada di antara pimpinan/lembaga dengan masyarakat. Bisa saja terjadi,
pimpinan/lembaga tidak memenuhi kepentingan mereka untuk memperoleh imbalan yang
sesuai dengan hasil kerja, tetapi masyarakat menuntut mereka untuk memberi pelayanan
yang lebih baik. Dengan adanya tuntutan kompetensi yang tinggi dalam dunia globalisasi
ini, padahal diketahui bahwa pada kenyataannya tingkat pendidikan pustakawan masih
setara dengan SLTA.
Kelompok
ketiga,
yaitu
masyarakat,
khususnya
masyarakat
pengguna
perpustakaan adalah kelompok yang paling menentukan, sekaligus paling menderita.
Mereka dapat memilih apakah akan datang ke perpustakaan A atau B, atau sama sekali
tidak ke perpustakaan manapun. Selain tergantung pada keinginan atau kebutuhan
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
8
individu, pilihan juga tergantung pada baik buruknya layanan yang diberikan. Sebagai
kelompok yang menderita, individu terpaksa menggunakan perpustakaan meskipun
layanan buruk atau individu tersebut tidak terjangkau layanan perpustakaan umum.
Penyelesaian internal, dalam hal ini, antara pimpinan/lembaga dengan staf
kemungkinan bisa dilaksanakan, tetapi kemungkinan lebih jauh, penyelesaian itu bisa
mengecewakan masyarakat. Atau penyelesaian antara staf dengan masyarakat tanpa
melihat kepentingan organisasi juga tidak menguntungkan. Hal itu bisa-bisa
membahayakan kepentingan staf itu sendiri. Kesimpulan yang dapat diambil bahwa
penyelesaian masalah SDM tidak bisa ditangani secara terpisah-pisah, tetapi harus
ditempatkan sebagai kesatuan yang saling terkait kuat. Kesatuan tersebut harus diikat
dengan komunikasi yang baik.
4. Bantuan Public Relations
Sudah pasti untuk mengatasi masalah SDM banyak yang bisa dilakukan. Untuk
mengatasi ketidakseimbangan di antara ketiga kepentingan tersebut dibutuhkan bantuan
salah satu tool management, yaitu public relations atau hubungan komunitas. Pada
dasarnya, PR dapat dipahami sebagai suatu kegiatan manajemen yang bertujuan untuk
menanamkan dan memperoleh pengertian, good will, kepercayaan dan penghargaan pada
dan dari publik. Hasil dari kegiatan ini diharapkan terciptanya hubungan yang harmonis
antara organisasi dan publik. Definisi tersebut ditetapkan oleh asosiasi PR di Amerika
yaitu Public Relations Society of America bahwa :
Public relations is the deliberate, planned, and sustained effort to establish and
maintain mutual understanding between an organisation and its publics. (Wilcox,
1995: 6)
Publik yang dimaksud di sini bukan hanya masyarakat atau publik eksternal,
tetapi juga publik internal, yaitu staf di dalam organisasi itu sendiri. Sementara itu,
pengertian relations adalah hubungan timbal balik antara organisasi dan masyarakat.
Umumnya, di dalam suatu hubungan ada empat sifat negatif , yaitu antipati,
curiga, apatis dan kurang tahu. Tugas Public Relations Officer (selanjutnya PRO) adalah
mengubah sifat negatif tersebut menjadi positif, ialah simpati, menerima, tertarik dan
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
9
tahu betul. Untuk menciptakan hubungan yang harmonis, yang perlu dilakukan pertama
kali adalah menciptakan citra yang positif. Sesuatu yang baik akan menimbulkan
perasaan ‘kasih’ dan ‘percaya’. Hubungan yang sehat seperti ini dapat memperlancar
fungsi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam manajemen modern,
kedudukan PR adalah sangat penting, sebab seluruh kontribusi PR terkait langsung
dengan pemikiran dan kebijakan manajemen.
5. Tugas dan kegiatan PRO
Untuk menyelesaikan isu, PRO melakukan kegiatan secara sistematis yang
dikenal sebagai RACE, yaitu research, action/planning, communication dan evaluating.
Dalam tahap riset, misalnya untuk penyelesaian perselisihan pada 3 kepentingan di atas,
PRO akan mencari fakta dan meneliti masalah yang sebenarnya dari ketiga pihak. Riset
dapat dilakukan melalui penelitian kepustakaan, atau terjun langsung mencari fakta dan
penelitian lapangan. Dalam tahap kedua, PRO membuat perencanaan dan mengorganisir
suatu kegiatan atau tindakan, mulai dari siapa yang melakukan, kapan, di mana hingga
biaya yang diperlukan. Kegiatan berikutnya adalah menyebarkan atau mensosialisasikan
kegiatan melalui media cetak maupun elektronik. Tahap terakhir adalah melakukakan
evaluasi, mulai dari sebelum dimulainya tindakan/kegiatan hingga selesai.
Agar tugas dan kegiatan PRO lebih efisien dan efektif, biasanya dilakukan dengan
teknik komunikasi persuasif, yaitu penyampaian pesan dengan teknik membujuk untuk
mengharapkan perubahan yang diinginkan. Metode ini dikenal dengan pendekatan AA
Procedure atau AIDDA Procedure. AA merupakan akronim dari from attention to action,
sementara AIDDA adalah attention (perhatian), interest (ketertarikan), desire
(keinginan), decision (keputusan) dan action (tindakan).
6. Manfaat PRO
Keberhasilan PRO ditentukan oleh terciptanya sikap positif dari publik, yaitu public
understanding (pengertian), public convidence (kepercayaan), public support (dukungan)
dan public cooperation (kerjasama). Adanya pengertian dari ketiga pihak akan
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
10
pentingnya keberadaan perpustakaan umum merupakan sikap dasar yang sangat
dibutuhkan untuk institusi semacam perpustakaan umum. Sikap positif saling percaya di
antar ketiga kepentingan diharapkan dapat memberi motivasi yang tinggi untuk bersamasama memberikan kontribusi masing-masing. Sikap saling mendukung dari ketiga pihak
sangat dibutuhkan. Manfaat terakhir yaitu kerjasama, merupakan modal untuk bersamasama secara harmonis mencapai tujuan organisasi.
PENUTUP
Sangat disayangkan bahwa hingga saat ini, manajemen perpustakaan umum belum ada
yang memanfaatkan kehadiran public relations untuk menangani sumber daya manusia,
terutama menjaga keseimbangan antara 3 kepentingan. Keseimbangan tersebut otomatis
meningkatkan pula pemanfaatan perpustakaan umum oleh masyarakat, sehingga tujuan
mencerdaskan kehidupan bangsa akan tercapai.
Semakin pesat perkembangan teknologi, permasalahan yang selama ini ada akan
semakin kompleks. Sementara itu, masyarakat yang semakin pandai juga akan menuntut
kebutuhan yang lebih tinggi. Sudah saatnya perpustakaan umum memikirkan keberadaan
PRO, terutama untuk meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat. Untuk staf PRO
yang profesional, manajemen dapat merekrutnya dari perusahaan atau konsultan
profesional PR.
%%%
Sumber Pustaka
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Maswan, Bdu S. Perpustakaan umum sebagai media pengembangan sumber daya manusia
pembangunan. Disampaikan pada seminar sehari “Peranan perpustakaan dalam menuju masyarakat
informasi”, 25 Juli 1995 di Kantor Walikota Jakarta Utara.
Perpustakaan Nasional RI, bekerjasama dengan Universitas Indonesia. Kajian perpustakaan umum.
Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002
Sudarsono, B. “Peran pustakawan dalam pembangunan nasional Indonesia.” Majalah Ikatan
Pustakawan Indonesia, Vol. 16, No. 1-2, hal. 17-27, 1994
Syuaib, Muhammad Fauzie. Hakikat dan peran public relations. Makalah ini disampaikan dalam
Pendidikan dan Latihan Dasar Public Relations ’97 yang diselenggarakan Kelompok Studi Mahasiswa
UI Eka Prasetya di Auditorium Gedung Pusat Studi Jepang FSUI, Depok, 21-23 April 1997.
Tampubolon, SMH. “10 sikap penghambat kemajuan”. Suara Pembaruan, 18 September 2000.
Wilcox, Dennis L. Public relations: strategies and tactics. New York: Harper Collins Publishers,
1995.
Wulandari, Rieska. “Perpustakaan Batu Api yang menebar api.” Suara Pembaruan, 27 Juni 2001.
Pelatihan Perpustakaan Umum 2003
8.
11
Zen, Zulfikar. Pengaruh informasi global terhadap kinerja pustakaan. Disampaikan pada seminar
sehari “Peranan perpustakaan dalam menuju masyarakat informasi”, 25 Juli 1995 di Kantor Walikota
Jakarta Utara.