Semnas XVIII-Penentuan Lokasi Kantor Perwakilan

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN DI RIRA CLOTHING DENGAN
ERP BERBASIS WORKFLOW
Hanif Rahmat Fithrony1) dan Febriliyan Samopa2)
1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember,
Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia
e-mail: [email protected]
2) Jurusan Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember
ABSTRAK
RiRa Clothing adalah salah satu perusahaan penyedia jasa konveksi di Surabaya yang
mengerjakan busana-busana fashion, dimana banyak konveksi lainnya hanya menerima
pengerjaan pakaian seragam kantor, seragam sekolah, kaos, dan jaket. Penelitian ini bertujuan
untuk memperbaiki sistem manajemen di RiRa Clothing. Dalam melaksanakan aktivitas
operasionalnya, RiRa Clothing menggunakan dokumen tertulis sebagai acuan dalam
melakukan pengerjaan order. Pada penelitian ini dibuat rancangan workflow dan sistem ERP
dan implementasinya pada perusahaan yang mengacu pada alur dokumen yang sudah ada.
Hasil dari penelitian ini adalah workflow yang telah divalidasi oleh CEO RiRa Clothing dan
penggunaan sistem ERP yang sudah jadi di operasional maupun administrasi RiRa Clothing.
Implementasi sistem ERP ini memiliki hasil yang signifikan dalam hal kecepatan operasional.
Kata kunci: ERP, Workflow.
PENDAHULUAN
Makloon adalah pinjaman istilah dari bahasa Belanda. Istilah lain yang umum dipakai
adalah CMT (Cut Make Trim). Makloon adalah bidang usaha jasa dalam pengerjaan produk
oleh pihak ketiga (pemilik mesin produksi) dimana bahan baku dan material produksi
disediakan oleh pengguna jasa. Desain dan merk yang diproduksi adalah sesuai dengan desain
dan merk pengguna jasa.
Sistem makloon ini juga dilakukan oleh perusahaan internasional di banyak industri,
seperti pada produk textil, sepatu, spare-part, dan lain sebagainya. Dengan sistem makloon,
pengguna jasa bisa lebih fokus pada pengembangan pasar dan produk sedangkan untuk
produksi diserahkan kepada pihak ketiga yaitu penyedia jasa makloon.
RiRa Clothing adalah perusahaan yang bergerak di bidang garmen yang berlokasi di
Surabaya, dan saat ini secara spesifik menyediakan jasa Makloon untuk busana-busana
fashion. RiRa Clothing sendiri berdiri pada tahun 2011, dimana sebelumnya merupakan divisi
produksi dari merk busana muslim Rizhani. Rizhani sendiri telah berdiri sejak tahun 2005.
Saat ini, RiRa Clothing belum menggunakan ERP maupun IT dalam melakukan
kontrol pekerjaan. Semua proses dikontrol menggunakan checklist dan dokumen dalam
bentuk cetak (kertas) sehingga didalam prakteknya kadang terjadi miss dalam data. Selain itu,
dengan penggunaan checklist dan dokumen dalam bentuk cetak, dimungkinkan juga
terjadinya hilang dokumen disebabkan karena human error karena dokumen yang dipakai
kontrol tersebut terus dibawa mengikuti barang mulai dari bahan baku (kain) sampai produk
jadi (baju) dan penanggung jawab masing-masing proses adalah orang yang berbeda.
Selain permasalahan yang timbul dikarenakan dokumen yang masih berbentuk cetak
sehingga menyulitkan kontrol, permasalahan juga timbul saat tim pemasaran harus melakukan
pengecekan progres order dikarenakan harus melakukan konfirmasi kepada tim produksi
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
terlebih dahulu. Tim produksi pun harus melakukan pengecekan dokumen order yang berupa
dokumen cetak. Berbagai kelambatan yang telah disebutkan di atas mengakibatkan
lambatnya keseluruhan proses yang terjadi mulai dari order awal sampai dengan pembayaran.
RiRa Clothing memiliki proses bisnis yang cukup panjang mulai dari proses marketing,
penerimaan order, pembuatan ceklist produksi, pembuatan jadwal produksi sesuai dengan
order yang diterima, sampai ke penagihan pembayaran oleh pihak keuangan kepada
pelanggan. Proses bisnis ini tentunya membutuhkan sistem yang tidak terpisahkan. Atas dasar
itu, penelitian ini dimaksudkan untuk menyelesaikan masalah berikut:
1. Bagaimana melakukan pembuatan desain workflow yang efisien?
2. Bagaimana membuat aplikasi ERP yang terintegrasi?
3. Bagaimana cara mengimplementasikannya ke dalam sistem yang sudah berjalan?
Tujuan penyusunan penelitian perancangan sistem ERP ini yang pertama adalah untuk
menyelesaikan permasalahan yang ada di dalam perusahaan yang disebabkan oleh masih
dipakainya dokumen dalam bentuk cetak sebagai media kontrol proses produksi mulai dari
awal sampai akhir. Yang kedua adalah untuk mengintegrasikan data marketing, produksi, dan
keuangan. Kemudian dengan data yang telah terintegrasi ini, marketing dapat melakukan
penentuan target yang sesuai dengan kapasitas produksi, melakukan analisa jenis-jenis
pelanggan, dan melakukan rancangan promosi yang sesuai dengan target jenis pelanggan dan
kapasitas produksi. Selain itu, pihak keuangan dapat melakukan penagihan dengan cepat dan
tepat waktu.
Dalam penelitian ini, ruang lingkup yang diterapkan adalah sebagai berikut:
1. Mencakup data calon pelanggan, data pelanggan, data order pelanggan, data kapasitas
produksi, dan data jadwal produksi.
2. Jenis order yang dicakup adalah order yang dikerjakan sendiri, tidak termasuk order
yang dilempar kembali ke jasa garmen lain.
3. Jenis order yang dicakup adalah order dimana bahan baku utama disediakan oleh
pelanggan.
METODE
Penelitian yang digunakan dalam penelitian akan terbagi dalam beberapa tahapan.
Tahapan ini digunakan untuk mempermudah dan menjawab permasalahan yang telah
dijabarkan sebelumnya. Tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian akan tersaji pada
Gambar 1.
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
Gambar 1. Tahapan Penelitian
ANALISA DAN PERANCANGAN WORKFLOW
Wawancara dan Observasi
Untuk mendapatkan data keadaan lapangan di RiRa Clothing, dilakukan wawancara
dengan beberapa narasumber yang merupakan pelaksana proses bisnis. Wawancara yang
dilakukan adalah wawancara terbuka. Hal ini dimaksudkan agar didapatkan data keadaan
lapangan dengan cakupan seluas-luasnya dari narasumber. Wawancara direncanakan
dilakukan pada hari Senin, 4 November 2013. Wawancara kepada narasumber bagian
produksi, pemasaran, dan administrasi dilakukan pada jam istirahat dengan narasumber
sedang tidak melakukan pekerjaannya. Sedangkan wawancara dengan CEO dilakukan setelah
jam istirahat selesai.
Observasi dilaksanakan empat hari yang dibagi dalam dua bagian, awal minggu dan
akhir minggu. Bagian pertama yakni pada hari Selasa, 5 November 2013 pada bagian
marketing dan administrasi, hari Rabu, 6 November 2013 pada bagian produksi. Pada bagian
satu diasumsikan beban pekerjaan terutama pemasaran dan administrasi sedang ringan,
dikarenakan banyak customer yang memilih datang pada akhir minggu.
Bagian kedua yakni pada hari Juma’at, 8 November 2013 pada bagian produksi dan
pada hari Sabtu, 9 November 2013 pada bagian marketing. Observasi dilaksanakan mulai jam
sembilan pagi sampai jam dua belas siang, kemudian dilanjutkan jam satu siang sampai jam
empat sore, menyesuaikan jam operasional.
Analisa Kebutuhan
Dari wawancara dan observasi yang dilakukan, dapat ditarik analisa kebutuhan sebagai
berikut:
1. Bagian Pemasaran
a. Pengecekan jadwal produksi secara cepat.
b. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi secara cepat.
2. Bagian Administrasi
a. Pencarian detail order secara cepat.
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
3. Bagian Produksi
a. Pencarian data posisi order yang sedang dalam masa produksi secara mudah.
b. Posisi admin produksi.
4. CEO
a. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi secara cepat.
b. Pengecekan jadwal produksi secara cepat.
Dari berbagai analisa kebutuhan di atas, ditarik rangkuman kebutuhan sistem
komputer di RiRa Clothing dengan cara menggabungkan semua kebutuhan tersebut. Hal ini
dikarenakan masing-masing bagian memiliki kebutuhan sendiri-sendiri yang tidak semua
diketahui oleh bagian lainnya. Berikut rangkuman kebutuhan RiRa Clothing secara
keseluruhan:
1. Pengecekan jadwal produksi secara cepat.
2. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi secara cepat.
3. Pencarian detail order secara cepat.
4. Penambahan posisi admin produksi untuk menunjang efektifitas penggunaan sistem
komputer.
Rancangan Workflow
Workflow keseluruhan mulai dari bagian pembuatan proofing sampai dengan
pembayaran produksi dapat dilihat pada Gambar 2.
RANCANGAN SISTEM
Functional Requirement
1. Sistem harus memiliki form login untuk membedakan user.
2. Sistem harus dapat menerima input customer baru.
3. Sistem harus dapat melakukan menerima data order baru.
4. Sistem harus dapat mencetak ceklist produksi.
5. Sistem harus dapat menerima input jadwal produksi.
6. Sistem harus dapat menerima input status order.
7. Sistem harus dapat mengeluarkan lembar penagihan dalam bentuk cetak.
8. Sistem harus dapat menerima input pembayaran.
9. Sistem harus dapat mengeluarkan lembar bukti pembayaran dalam bentuk cetak.
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
Produksi
Pemasaran
Administrasi
Customer
Start
Deal proofing dg. Form Order
Proofing dan Ketentuan
Produksi ditandatangani oleh
customer
SPV menerima Form Order
Proofing dan serah terima
bahan dengan jelas
Terima kain untuk dari
customer dg Form Tanda
Terima
Pembayaran proofing
Terima pembayaran
SPV merencanakan jadwal
proofing
Staf pola menerima order
proofing berupa Form Order
Proofing dan serah terima
bahan dengan jelas
Buat proofing, hitung
kebutuhan bahan
Proofing jadi
SPV menerima Checklist
Order dan serah terima
bahan dengan jelas
SPV merencanakan jadwal
potong kain dan jahit, cek
kesesuaian jumlah order dan
bahan
Menyerahkan proofing ke
customer dan info kebutuhan
bahan
ACC?
T
Y
Deal massal dg. Form
Purchase Order dan pastikan
Ketentuan Produksi harus
sudah ditandatangani
customer
Terima kain dari customer dg
Form Tanda Terima, cek
kesesuaian jumlah order dan
jumlah bahan
Cek jadwal produksi di sistem
dan menginformasikan
kepada customer perkiraan
selesai produksi
Input data customer di sistem
Admin produksi melakukan
input perencanaan jadwal
produksi di sistem
Staf potong menerima order
potong berupa Checklist
Order dan serah terima
bahan dengan jelas
Input Data Order di Sistem
Buat Checklist Order di
sistem
Buat lembar penagihan
melalui sistem
Penagihan diserahkan ke
customer
Terima pembayaran
Pembayaran
Potong bahan / Update status
Jahit / Update status
Kirim barang / diambil
customer
Finishing / Update status
Barang jadi / Update status
Update status pengiriman di
sistem
Update data pembayaran
di sistem dan cetak bukti
pembayaran
Finish
Gambar 2. Hasil Rancangan Workflow
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
Use Case Diagram
Use case Diagram yang dipakai dapat dilihat di Gambar 3.
Gambar 3. Use Case Diagram
Use Case Scenario
Berikut adalah Use Case Scenario dari Use Case Diagram pada sub bab sebelumnya:
1. Input data customer
a. Basic scenario: User langsung memasukkan data customer pada form yang telah
disediakan. Data customer yang bisa dimasukkan antara lain Nama, Alamat, Kota,
Brand, Pin BB, Nomor Telepon, Email, Asal Lead, dan Catatan.
b. Alternate scenario:
i. User hanya memasukkan isian Nama saja, isian lain dibiarkan kosong
kemudian melakukan submit data: Sistem tetap melakukan penyimpanan
data customer.
ii. User tidak tidak mengisi isian Nama: Sistem akan menolak dan
memberikan pesan bahwa isian Nama harus diisi.
2. Input order
a. Basic scenario: User mengeklik menu “Order” pada daftar customer untuk masuk
pada form order. Kemudian user mengisi isian Nama Item, Harga/Ongkos Satuan,
Jumlah, No. Invoice, Deadline, dan Catatan.
b. Alternate scenario:
i. Salah satu atau semua isian Nama Item, Harga/Ongkos Satuan, dan Jumlah
tidak diisi, maka sistem mengeluarkan pesan bahwa data-data tersebut
harus diisikan lengkap.
ii. Salah satu atau semua isian No. Invoice, Deadline, dan Catatan tidak diisi,
sistem akan tetap menyimpan data order.
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
3. Cetak ceklist produksi
Basic scenario: User memilih menu cetak ceklist produksi pada data order. Kemudian
melakukan cetak langsung di printer.
4. Input status pengiriman
Basic Scenario: Pada detail order, user mengisikan tanggal realisasi Kirim. Form
diproteksi sehingga hanya dapat diisi dengan tanggal. User dapat mengisikan sekaligus
semua atau satu per satu sesuai dengan progres produksi yang sedang berjalan.
5. Input jadwal produksi
Basic Scenario: Pada detail order, user mengisikan tanggal rencana produksi untuk
aktivitas Potong, Jahit, Finishing, dan Kirim. Form diproteksi sehingga hanya dapat diisi
dengan tanggal.
6. Input status order
Basic Scenario: Pada detail order, user mengisikan tanggal realisasi produksi untuk
aktivitas Potong, Jahit, dan Finishing. Form diproteksi sehingga hanya dapat diisi dengan
tanggal. User dapat mengisikan sekaligus semua atau satu per satu sesuai dengan progres
produksi yang sedang berjalan.
7. Cetak penagihan
Basic Scenario: Pada menu bayar order, user mengeklik cetak penagihan. Kemudian
lembar penagihan akan muncul di layar dan user mencetak langsung di printer.
8. Input pembayaran
Basic Scenario: Pada menu bayar order, user mengisikan jumlah pembayaran pada isian
pembayaran. User tidak harus memasukkan sesuai jumlah tagihan total. User dapat
memasukkan sebagian dari jumlah tagihan total terlebih dahulu dan kemudian akan
muncul nilai kekurangan pembayaran.
9. Cetak bukti pembayaran
Basic Scenario: Pada menu bayar order, user mengeklik cetak bukti pembayaran.
Kemudian lembar bukti pembayaran akan muncul di layar dan user mencetak langsung di
printer.
Class Diagram
Class Diagram yang dipakai di dalam sistem dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Class Diagram
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-7
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
Non-Functional Requirement
1. Sistem harus dapat beroperasi penuh selama hari dan jam operasional perusahaan.
2. Sistem harus dapat diakses banyak user dalam waktu bersamaan.
3. Sistem harus menyediakan privilages yang berbeda-beda untuk masing-masing user
untuk pembagian hak akses menu.
TESTING
Hasil testing untuk functional requirement dan non-functional requirement dapat
dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Hasil Testing
Hasil Testing
Functional Requirement
Sistem harus memiliki form login untuk
membedakan user.
Sistem harus dapat menerima input customer
baru.
Sistem harus dapat melakukan menerima
data order baru.
Sistem harus dapat mencetak ceklist
produksi.
Sistem harus dapat menerima input jadwal
produksi.
Sistem harus dapat menerima input status
order.
Sistem harus dapat mengeluarkan lembar
penagihan dalam bentuk cetak.
OK
OK
OK
OK
OK
OK
OK
Sistem harus dapat menerima input
pembayaran.
Sistem harus dapat mengeluarkan lembar
bukti pembayaran dalam bentuk cetak.
OK
OK
Non-Functional Requirement
Sistem harus dapat beroperasi penuh selama
hari dan jam operasional perusahaan.
Sistem harus dapat diakses banyak user
dalam waktu bersamaan.
Sistem harus menyediakan privilages yang
berbeda-beda untuk masing-masing user
untuk pembagian hak akses menu.
Sistem telah mampu beroperasi penuh
dengan uptime 100% selama masa testing
selama lima hari.
Sistem dapat diakses oleh banyak user
secara bersamaan tanpa banyak
mempengaruhi kinerja secara signifikan.
Sistem telah menyediakan privilages yang
berbeda-beda untuk masing-masing user
untuk pembagian hak akses menu.
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-8
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
DEPLOYMENT
Deployment sistem direncanakan dilaksanakan pada Minggu, 1 Desember 2013.
Tanggal tersebut dipilih karena seluruh operasional sedang berhenti karena sedang libur.
Server yang digunakan memiliki spesifikasi processor intel core 2 quad 2,4 Ghz
dengan harddisk berkapasitas 500GB dan RAM 4GB. Sistem operasi yang digunakan adalah
Microsoft Windows 7 32 bit, sehingga RAM yang terbaca hanyalah 3,2GB. Komputer Klien
yang digunakan semuanya memiliki spesifikasi processor intel atom dengan harddisk
berkapasitas 160 GB. Sistem operasi yang dipakai juga menggunakan Microsoft Windows 7
32 bit.
Instalasi sistem di server didahului dengan instalasi xampp 1.8.1, kemudian dilanjut
dengan restorasi data MySQL dari lingkup development dan pengkopian sistem. Proses
instalasi ini memakan waktu kurang dari satu jam.
Setelah dilakukan deployment, sistem dicoba untuk diakses dari semua komputer yang
terhubung dengan jaringan. Hasilnya seluruh komputer yang dicobakan tersebut dapat
membuka dengan lancar sistem yang telah di-deploy sesuai dengan hasil testing.
EVALUASI PENERAPAN ERP
Penerapan sistem ERP di RiRa Clothing menunjukkan hasil positif dengan lebih
cepatnya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan yang disebutkan pada bab
4.Berikut adalah hasil evaluasi penerapan sistem ERP ini dengan:
1. Pengecekan jadwal produksi – Proses pengecekan jadwal produksi dapat dilakukan
kurang dari satu menit.
2. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi – Proses pengecekan
posisi order yang sedang dalam proses produksi dapat dilakukan kurang dari satu
menit.
3. Pencarian detail order secara cepat – Pencarian detail order sekarang tidak perlu
dengan cara mencari dokumen cetak order, melainkan cukup dengan melihat di sistem.
Bagian administrasi melakukan pencarian dengan fasilitas find (ctrl+f) yang tersedia
pada browser.
KESIMPULAN DAN SARAN
Penelitian ini bertujuan untuk memperbaiki sistem manajemen di RiRa Clothing
dengan cara menerapkan sistem komputer yaitu sistem ERP berbasis workflow. Dari hasil
implementasi sistem ERP pada tesis ini, dapat disimpulkan bahwa:
1. Dengan diterapkannya sistem ERP pada perusahaan, pengecekan jadwal produksi
menjadi jauh lebih cepat.
2. Dengan diterapkannya sistem ERP pada perusahaan, pengecekan posisi order tertentu
menjadi jauh lebih cepat.
3. Pencarian detail order menjadi lebih cepat dengan tidak diperlukannya lagi mencari
dokumen dalam bentuk cetak.
4. Sebaik apapun sistem komputer di perusahaan apabila tidak digunakan dengan disiplin
bisa jadi justru akan menurunkan kinerja. Hal ini dapat dilihat pada evaluasi tesis ini
bahwa cara manual masih harus digunakan dikarenakan pihak produksi lupa
melakukan input jadwal produksi dan status order.
Penerapan sistem ERP berbasis workflow di RiRa Clothing ini diharapkan tidak hanya
berhenti sampai disini. Masih banyak hal yang bisa dikembangkan terkait penggunaan ERP di
RiRa Clothing. Beberapa saran yang bisa diberikan diantaranya:
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-9
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014
1. Ditambahkannya workflow dan dukungan sistem ERP yang berhubungan dengan
laporan keuangan perusahaan yaitu laporan neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus
uang. Dengan adanya laporan keuangan, pihak RiRa Clothing sendiri akan dengan
mudah mengetahui kondisi riil perusahaan. Selain itu dapat juga dipakai untuk
mempermudah pelaporan pajak.
2. Dihubungkannya sistem ERP ini dengan koneksi yang memiliki IP publik. Dengan
demikian diharapkan sistem ERP ini dapat dipakai tidak hanya dalam lingkup lokal.
Penggunaannya bisa untuk mempermudah tenaga pemasaran dalam melakukan
pengecekan data saat bertemu dengan customer di luar lingkungan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Caverlee, J., 2007. Information Knowledge Systems Management. Workflow management for
enterprise transformation. 6, 65.
Li, W. dan Fan, Y., 2003. Development of ERP system based on workflow management
system. Proceeding of The Third International Conference on Electronic Commerce. 1
(1), 981-984.
Monk, E., & Wagner, B., 2009. Concepts in Enterprise Resource Planning. Boston: Cengage
Learning.
Olson, D. L., 2004. Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems. New York:
McGraw-Hill.
Ptak, C. A., 2000. ERP Tools, Techniques, and Applications for Integrating Supply Chain.
New York: CRC Press.
Paneru, N., 2011. Implementation of Lean Manufacturing Tools in Garment Manufacturing
Process Focusing Sewing Section of Men’s Shirt, Thesis, Master Degree Programme,
Oulu University of Applied Sciences.
Wijaya, S. F., & Darudiato, S., 2009. ERP (Enterprise Resource Planning) & Solusi Bisnis.
Jakarta: Graha Ilmu.
ISBN : 978-602-97491-9-9
C-4-10