Tahap Frame The Process

Tahap Frame The Process
Apa Sebenarnya Proses
(masalah dalam mendefinisikan proses)
• Pendefinisian proses bisnis harus tepat: not too small (by a task), not too
big (an area), not by specialty (a function), and not by organizational
structure (such as a divion or department).
• Karena terdapat sejumlah istilah yang dikenal dalam proses bisnis(proses,
fungsi, aktifitas, tugas/task), maka jangan sampai penggunaan istilah-istilah
tersebut menjadi tumpang tindih.
• Sebuah proses merupakan sekumpulan tugas atau aksi yang dimaksudkan
untuk mencapai suatu hasil tertentu; dapat pula diartikan sebagai
serangkaian aksi atau operasi yang menuju suatu akhir; atau juga suatu
operasi berkelanjutan khususnya dalam manufaktur/pabrik.
• Sebuah fungsi merupakan suatu posisi jabatan tertentu atau suatu
pekerjaan tertentu.
• Sebuah aktifitas adalah sebuah fungsi mendasar(bisa dianggap sebagai
proses yang dilaksanakan oleh organisasi dalam rangka mempertahankan
keberlangsungan hidup organisasinya).
• Tugas merupakan bagian dari pekerjaan yang harus diselesaikan dalam
kurun waktu tertentu.
Jadi Proses Adalah….
• Sebuah proses adalah berbagai macam bentuk aktifitas yang menerima
input, memberikan nilai tambah pada input tersebut, dan mengeluarkannya
sebagai output untuk internal dan eksternal customer. Proses menggunakan
seluruh sumberdaya organisasi untuk menghasilkan output yang dmaksud.
• sebuah proses adalah sebuah cara bagi organisasi untuk mengorganisasikan
pekerjaan dan sumber dayanya (orang, peralatan, informasi, dsb) untuk
menyelesaikan maksudnya. Bila dilihat perjalanan sejarah, dulunya suatu
perusahaan mengorganisasikan pekerjaan dan sumberdaya sesuai dengan
fungsi-fungsi atau spesialisasi tertentu. Saat ini organisasi mulai mencoba
mengorganisasikan pekerjaan dan sumberdaya untuk mencapai suatu
output/hasil tertentu untuk customer tertentu.
• Proses bisnis terdiri dari sekumpulan tugas yang saling berhubungan, yang
merupakan respon terhadap suatu kejadian tertentu, yang menggunakan
sumberdaya organisasi untuk menyediakan hasil/result yang dimaksud
dalam rangka mendukung tercapainya target organisasi. Hasilnya nanti akan
diterima baik oleh internal maupun eksternal customer.
Hasil Proses
• Alasan dari adanya suatu proses bisnis adalah untuk mendapatkan hasil
tertentu dari proses tersebut.
• Hasil dari proses dapat berbentuk barang ataupun layanan. Yang paling
penting harus diingat adalah bahwa hasilnya harus dapat diidentifikasi dan
terukur. Contohnya: proses pengembangan produk baru, proses
penyelesaian masalah layanan, dan proses pemenuhan pesanan.
• Produk baru yang dikembangkan dapat diidentifikasi dengan jelas dan
dapat dihitung. Dengan kata lain sangat dimungkinkan untuk menghitung
berapa kali proses pengembangan produk baru terselesaikan. Begitupun
untuk proses penyelesaian masalah layanan, dan proses pemenuhan
pesanan, yang juga dapat dihitung berapa kali prosesnya terjadi dan
diidentifikasi hasilnya.
• Tapi kita tidak dapat menghitung berapa banyak riset dan penelitian, front
desk, sumberdaya manusia terlaksana, karena semuanya adalah suatu
bentuk fungsi atau departemen, dan bukan proses. Proses dengan
penamaan yang baik harus dapat menunjukkan dengan jelas hasil prosesnya
dan kondisi akhir dari prosesnya.
Customer
• Customer adalah penerima hasil dan yang mendapatkan manfaat
dari hasil proses bisnis.
• Customer dapat berupa seseorang, sebuah organisasi, atau bahkan
sebuah pasar. Customer dapat diidentifikasikan dan dapat
memberikan penilaian terhadap baik tidaknya suatu proses dan
hasilnya. Customer bisa berasal dari internal organisasi, misalnya
pegawai yang mendapatkan penyelesaian masalah dari proses
penyelesaian masalah layanan, ataupun berasal dari eksternal
organisasi, misalnya orang yang membeli produk yang dijual
perusahaan tersebut.
• Hasil dari proses tidak hanya dinikmati oleh internal customer, tapi
juga oleh eksternal customer. Contoh klasiknya adalah,
kebanyakan customer pasti akan senang bila perusahaan tidak
meminta bayaran atas hasil proses (berupa produk) yang diterima
customer. Tapi tentunya jika perusahaan melakukan hal tersebut
maka mereka akan mengalami kebangkrutan.
Proses Merupakan Respon Terhadap
Suatu Event(kejadian)
• Sebuah proses harus dapat dilacak sampai kepada akar
kejadian yang memicu munculnya proses tersebut.
Bayangkan proses sebagai sebuah mesin yang tidak
akan bekerja sampai tombol “nyala” dihidupkan.
Dengan kata lain kejadian pemicu ini yang
menyebabkan muncul dan berjalannya proses tersebut.
Kejadian pemicu ini meminta suatu hasil tertentu yang
dihasilkan oleh proses.
• Sebagai contoh, adanya proses penyelesaian masalah
layanan muncul disebabkan kejadian adanya keluhan
customer terhadap layanan yang diberikan.
Tugas dari Pekerjaan
• Proses bisnis merupakan kumpulan dari tugas, langkah-langkah
pekerjaan, atau aktifitas. Dalam hal ini kita akan gunakan istilah
langkah-langkah pekerjaan, dimana setiap langkah akan dikerjakan
dalam kurun waktu tertentu, oleh satu pelaku atau beberapa
orang pelaku yang saling berkolerasi.
• Pelaku bisa berupa seseorang dengan tugas khusus, dengan fungsi
tugas tertentu, atau bisa juga berupa sebuah departemen, atau
bahkan sebuah sistem terotomatisasi.
• Setiap langkah yang akan digambarkan dalam pemodelan aliran
kerja(workflow) akan memperlihatkan secara jelas setiap pelaku
dan apa yang harus mereka kerjakan dalam rangka menyelesaikan
pelaksanaan suatu proses.
• Setiap langkah dalam suatu proses harus saling berhubungan dan
memperlihatkan adanya aliran keterurutan, biasanya output suatu
langkah akan menjadi input bagi langkah selanjutnya.
Proses Bisnis versus Fungsi
• Kesalahan umum yang biasa terjadi dalam mendefinisikan
proses bisnis adalah salah mengartikan sebuah fungsi
sebagai sebuah proses bisnis.
• Sebuah fungsi merupakan suatu jenis pekerjaan, atau suatu
area kerja yang biasanya didalamnya berkumpul para
pekerja dengan keahlian yang sama. Contohnya customer
service, riset dan pengembangan, logistik, pemasaran,
sumberdaya manusia, semuanya adalah bentuk fungsi.
• Dalam pelaksanaan suatu proses bisnis biasanya akan
melibatkan sejumlah fungsi.
• Fungsi biasanya digambarkan secara vertikal, sedangkan
proses bisnis digambarkan secara horisontal dengan
melintasi sejumlah fungsi.
Karakteristik Proses Bisnis Lainnya
• Terukur  proses bisnis harus dapat diukur, sesuai dengan kepentngan atau
kebutuhan dari setiap stakeholder.
• Otomatis  sebuah langkah pekerjaan dalam proses bisnis bisa dilakukan
secara sama sekali manual, manual dengan tunjangan otomatisasi, ataupun
sama sekali otomatis.
• Level  proses dapat dideskripsikan dalam beberapa level. Bisa dimulai dari
nama proses sendiri pada level pertamanya. Level selanjutnya dilanjutkan
dengan mengidentifikasi apa saja yang dikerjakan dalam proses tersebut.
Kemudian level selanjutnya diturunkan kedalam bentuk gambar aliran kerja
(workflow) dari proses. Jumlah level tergantung kebutuhan.
• Customer (internal dan eksternal)  setiap proses mempunyai customer,
yaitu setiap orang yang mengharapkan hasil yang diberikan proses.
Customer harus didefinisikan dengan jelas agar dapat diketahui apakah
proses yang berjalan sudah dapat memenuhi kebutuhan mereka atau
belum. Proses yang melayani eksternal customer biasa disebut sebagai
proses inti, yang menjadi alasan kenapa bisnis tersebut ada. Sedangkan
proses yang melayani internal customer biasanya disebut proses
pendukung, yang fungsinya adalah untuk mendukung agar proses inti dapat
terlaksana dengan baik.