Modul Manajemen Public Relations [TM10]

MODUL PERKULIAHAN
MANAJEMEN PUBLIC RELATIONS
Human Resource
Management in PR
Activities Program
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Public Relations
Modul
10
Kode MK
Disusun Oleh
B71421EL
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Abstract
Kompetensi
Pokok bahasan ini akan memberikan
pemahaman kepada mahasiswa mengenai
Human Resource Management in PR
Activities Program
Setelah
mengikuti
perkuliahan
ini,
mahasiswa
diharapkan
mampu
menggambarkan
dan
menganalisa
kedudukan dan posisi PR dalam organisasi
berkaitan
dengan
Human
Resource
Management in PR Activities Program.
P
Ada modul kesepuluh mata kuliah manajemen PR ini akan dibahas
mengenai Human Resource Management in PR Activities Program. Disini akan dibahas
bagaimana posisi dan kedudukan PR dan bagaimana proses kerja PR. Sebelum masuk ke
dalam proses kerja akan dijelaskan terlebih dahulu pengertian Human Resouce
Management.
Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan,
menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah
organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik
unit organisasinya. (Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora).
Atau Human Resource Management adalah kegiatan pengelolaan SDM yang
secara holistic merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengendalikan
SDM sebagai aset yang dianggap lebih penting dibandingkan sumberdaya lainnya oleh
organisasi. Semua aktivitas dan subsistem manajemen SDM diperhatikan secara
proporsional, sesuai dengan Strategi Organisasi. Sehingga bila dikaitkan dengan judul
modul ini “Human Resource Management in PR Activities Program” esensinya adalah
membicararakan pengelolaan sumber daya manusia yang ada dalam PR untuk menjalankan
semua aktivitas/program yang direncanakan oleh PR dengan melihat pekerjaan dan posisi
PR dalam organisasi.
PROSES KERJA PUBLIC RELATIONS
Pelaksanaan suatu aktivitas bukanlah hal yang mudah. Tidak semua orang Public
Relations sebagai orang top dalam melaksanakan fungsi-fungsi Public Relations yang begitu
kompleks karena meyangkut berbagai macam publik maupun banyak faktor yang perlu
mendapat perhatian. Dalam mempraktikkan fungsi Public Relations sebenarnya bukan
hanya melaksanakan suatu kegaitan saja, melainkan pada kenyataanya mengandung
bermacam-macam yang nota bene semua parlu mendapat perhatian. Untuk jelasnya suatu
pelaksaan fungsi Public Relations memerlukan hal-hal sebagai berikut :
1. Berbagai keahlian yang dapat diandalkan
2. Orang-orang yang benar-benar dapat dipercaya
3. Pengawasan dan koordinasi
4. Perhatian terhadap setiap detail
16
2
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
5. Dilaksanakan secara profesional
Dapat dikatakan bagaimana fungsi itu dilaksanakan mempunyai arti yang sangat penting
terhadap apa fungsi tersebut. Jadi tidak cukup kalau di hanya dilaksanakan saja.
Pelaksanaanya
memerlukan
suasana
kondusif,
saling
terbuka
adanya
percaya-
mempercayai yang penuh tanggung jawab.
LANGKAH PUBLIC RELATIONS DALAM MELAKSANAKAN FUNGSINYA
1. Tujuan organisasi harus jelas, transparan perlu diperhatikan perbedaan antara teori
dan praktik.
2. Peninjauan
kembali,
duduk
bersama
dengan
direksi,
mempertimbangkan, menggunakan komunikasi yang
sehat
bersama-sama
dan etis,
demi
pencapaian tujuan untuk keuntungan semua pihak.
3. Membuat konsep, kualitas produk atau jasa yang akan direalisasi dengan segala
sesuatu yang terkait termasuk sarana prasarana sehingga bisa direalisasikan.
4. Inventarisasi pelanggan. Dengan perhitungan yang tepat dengan penggolongan
pelanggan potensial, yang cukup umum, yang baru mungkin memerlukan
kekhususan.
5. Produk atau jasanya, apakah sudah benar sesuai kebutuhan keinginan, harapan
publik dan pengguna jasa dengan memperhitungkan kemampuan, kepentingan
organisasi atau perusahaan demi keuntungan bersama.
6. PR sebaikanya perlu meminta kepada direksi untuk memberi pengarahan.
7. Memberi kesempatan direksi untuk memberi idenya, usulan dan terutama kritik.
8. Mengambil inti dari pertemuan.
9. Memilih atau menggunakan media yang tepat.
10. Public Relations itu mendengarkan, memperhatikan, menghargai, mempercayai
lewati ide, pendapat, usul, keinginan kebutuhan, keluhan, kritik dan masih banyak
yang lain. Ingatlah persyaratan dasar Public relations berikut ini :
a. Kemampuan untuk mengamati, menganalisis persoalan,
b. Kemampuan menarik perhatian,
c. Kemampuan mempengaruhi pendapat,
d. Kemampuan menjalin hubungan.
16
3
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
TUGAS PUBLIC RELATIONS
Lima pokok tugas public relations sehari-hari :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara
lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai
pengertian yang benari tentang organisasi atua perusahaan, tujuan serta kegiatan
yang dilakukan.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau
masyarakat. Disamping itu bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama
dengan lingkungan.
3. Memperbaiki citra organisasi. Bagi Public Relations, menyadari citra yang baik tidak
hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi dan seterusnya, tetapi
terletak pada (1) bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang
dipercayai,
memilih
kekuatan,
mengadakan
perkembangan
secara
berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi. (2) dapat
dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.
4. Tanggung jawab sosial. Public Relations merupakan instrument untuk bertanggung
jawab terhadap semua komplek yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut.
Terutama kelompok publik sendiri, publik jawab tersebut.
5. Komunikasi. Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus,
komunikasi timbal balik maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam
fungsinya komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan
manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.
Suatu organisasi yang baik adalah organisasi yang berhasil mencapai cita-cita atau
tujuannya dengan lancar. Dengan kata lain organisasi memerlukan suatu metode kerja yang
merupakan syarat mutlak bagi tercapaianya suatu tujuan. Demikian pula halnya dengan
public relations, yang juga mempunyai metode kerja tertentu. Metode pekerjaan public
relations ditekankan pada penelitian tehadap publik, penelitian untuk mengetahui sikap,
pendapat dan tingkah laku publik terhadap kegiatan yang dilakukan perusahaan. Dari hasil
peneltian itu dapat ditemukan fakta dan data yang bisa dipakai untuk menyusun rencana
kerja perusahaan selanjutnya. Maka secara sistematis metode pekerjaan Public Relations
pun dapat digambarkan sebagia berikut:
16
4
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Penelitian
Penilaian
Perencanaan
Pelaksanaan
Penelitian (research)
Secara definitif penelitian merupakan kegiatan pengumpulan, pengolahan, analisa, dan
penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu
persoalan atau menguji suatu hipotesis untuk mengembangkan prinsip-prinsip umum.
Penelitian merupakan suatu proses kegiatan yang formal, sistematis dan itensif dalam
kegiatan kerja, yaitu penyelidikan datar (fundamental research) dan penyelidikan
operasional (action research).
Penyelidikan dasar merupakan proses yang dinal dan sistematis dari kegaitan kerja
penganalisaan dan pengambilan kesimpulan umum (generalisasi). Tahapan ini merupakan
suatu fase dari cara berpikir, baik deduktif maupun induktif. Perhatiannya dipusatkan pada
penyusunan dan pengembangan teori. Teori yang akan digunakan dalam pemecahan
persoalan yang dihadapi pada penyelidikan operasional.
Penyelidikan operasional merupakan proses yang menggunakan jiwa dari penyelidikan
dasar tadi, yang dalah hal ini berbentuk teori-teori ilmiah yang bisa digunakan untuk
memecahkan persoalan-persoalan yang muncul pada suatu keadaan tertentu yang sedang
diamati. Proses ini lebih memusatkan perhatiannya pada pemecahan suatu masalah yang
nyata,kini dan di sini.
Perencanaan (planning)
Perencanaan yang baik harus bersikap rasional, lentur (flexible) dan berkelanjutan.
Rasional berdasarkanpemikiran-pemikiran dan perhitungan yang matang, sehingga dapat
dibahas secara logis. Sedangkan kelenturan perencanaan diperlukan untuk dapat
diterapkan pada tempat, waktu, dan keadaan bagaimanapun. Karena dalam suatu
perencanaan baiknya mencakup persoalan 5W dan 1H.
16
5
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Untuk lancarnya pelaksanaan dalam perencanaan kerja dipikirkan pula biaya yang
diperlukan, sehingga rencana kerja yang disusun mencakup (1) rencana bidang material, (2)
rencana bidang finansial dan (3) rencana bidang operasional.
Pelaksanaan (action)
Setelah rencana kerja yang cukup matang dan disetujui oleh semua pihak terkait
maka tiba waktunya untuk mengadakan pelaksanaan kerja dalam hal ini mewujudkan
rencana itu. pelaksanaan kerja yang merupaka kegiatan operasional dalam melakukan apa
yang telah direncanakan. Kegiatan yang memadukan tenaga kerja, alat kerja , informasi,
uang, tempat dan waktu kerja sehingga akhirnya mewujudkan produk yang dinamakan hasil
kerja, penempatan tenaga kerja, dan kegiatan untuk menggerakkan para pelaksana agar
mau dan mampu bekerja mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Demikian pula halnya dengan public relations, seperti telah dikemukakan dalam
tugas-tugas public relations, pelaksanaan kerja pada umumnya merupakan approach
tehadap publiknya. Pendekatan yang sifatnya mencari simpati dan dukungan yang spontan
dari publik atau masyarakat umumnya. Dalam hal ini berbagai cara dan teknik dapat
dilakukan, di antaranya :
1. Pendekatan terhadap pegawai (internal public)
Pendekatan yang berdasarkan hubungan para pegawai itu dengan lingkungan
pekerjaannya. Samapi sejauh mana kesadaran mereka dalam hal tanggung
jawab terhadap lingkungan pekerjaanya.
2. Pendekatan kepada umum (public eksternal)
Suatu pendekatan yang bertujuan mencari dukungan dan perlu dilakukan dalam
mewujudkan harmonisasi hubungan diantara perusahaan dengan publiknya.
Penilaian (evaluation)
Tahap ini dimaksudkan dengan memeriksa sampai dimana program atau rencana yang
telah digariskan itu dapat dilaksanakan. Dalam tahap ini diadakan pengukuran dan penilaian
mengenai :
a. Apakah hasil kerja sesuai dengan rencana yang telah digariskan?
b. Apakah segala seuatu dilaksanakan sesuai dengan instruksi serta pedoman yang
telah diberikan?
c. Apakah
kesulitan-kesulitan
dan
kelemahan-kelemahan
mengerjakan program itu?
16
6
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
yang
terjadi
dalam
d. Adakah efisiensi dilakukan dalam pekerjaan itu?
RELASI DALAM PUBLIC RELATIONS
Dalam pengertian Public Relations dikatakan bahwa Public Relations itu melekat
pada manajemen. Manajemen tak akan berjalan sebagaimana seharusnya tanpa adanya
Public Relation. Dalam pengertian PR dinyatakan bahwa PR akan sukses dalam fungsinya
apabila mampu menciptakan, membangun, dan mengembangkan relasi kita. Dalam PR dan
organisasi dikatakan bahwa komunikasi itu sentral, sebab setiap unit dalam struktur tersebut
akan dihubungkan dengan komunikasi. Bagian dari komunikasi tersebut yakni relasi.
Relasi merupakan faktor yang sangat penting didalam PR. Relasi kita akan ikut
menentukan sukses atau tidaknya seorang PR. Ini merupakan salah satu strategi atau cara
yang profesional dalam membentuk relasi satu sama lain.
a. Berani menunjukan adanya perhatian, interest.
b. Memberi gambaran atau pandangan secara jelas.
c. Mengurangi
atau
menghilangkan
ketergantungan
atau
meminimalisasi
ketergantungan.
d. Membuka jalan memberi arah supaya mitra wicara mampu mengatasi
masalahnya.
e. Mitra wicara mengerti apa yang terbaik untuk dilaksanakan.
Itu semua artinya membangun kepercayaan dan membuat orang mampu
berpartisipasi di dalam sebuah relasi. Selain itu juga dibutuhkan adanya perhatian khusus
terhadap mitra wicara. Dengan demikian kita dapat menentukan bagaimana seharusnya
bersikap waktu berbicara. Yang dimaksud dengan sikap berbicara dalam membangun relasi
itu adalah :
a. Jelas, tidak berputar-putar dalam berbicara
b. Transparan, tak perlu menutupi yang kurang benar, jadi bicaralah seperti apa
adanya.
c. Jujur tak perlu dibuat tetapi realitasnya bagaimana, sesuai dengan fakta, kenyataan
yang ada.
16
7
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Inilah tugas PR sehari-hari, bagaimana harus menciptakan, menumbuhkembangkan
dan meningkatkan relasi. Meningkatkan relasi bearti juga bagaimana diusahakan agar
setelah selesai pembicaraan masing-masing merasa puas dan hubungan satu sama lain
semakin erat. Karenanya diperlukan kemampuan berbicara yang baik, diantaranya
1. Mampu menerima pembicaraan, dan selanjutnya menganalisis, sehingga bisa
diolah.
2. Mampu mendengarkan.
3. Mampu terlibat dalam informasi.
4. Mampu bertanya.
5. Mampu menyimpulkan.
6. Mampu menginterpretasikan.
7. Mampu mengkonfrontasikan diri.
8. Mampu memotivasi/mengaktifkan.
KEDUDUKAN PUBLIC RELATIONS DALAM PERUSAHAAN
Secara umum public relations dapat diartikan sebagai penyambung lidah
perusahaanya dalam mengadakan hubungan timbal balik dengan pihak luar dan dalam
perusahaan. Jadi tidak hanya bertugas sebgai a channel of informations (saluran infromasi)
dan perusahaan kepada publiknya, melainkan juga merupakan datang dari publik itu
merupakan opini publik sebagai umpan balik dari information yang diberikan oleh
perusahaannya. Demikian pula fungsi public relations sebagai sumber infromasi yang tidka
hanya bagi pihak luar saja melainkan juga sumber informasi bagi publik di dalam perushaan
tertutama bagi pimpinan perusahaan.
Public relations harus bisa mendengar, mencium, apa yang terjadi dikalangan
publiknya setelah mereka menerima informasi yang disampaikan. Public Relations harus
melihat bahkan merasakan sendiriakibat-akibat dari kebijaksanaan perusahaanya yang
timbul di tengah-tengah masyarakat. Karena itu Public Relations bukan saja merupaka
corong dari prusahaanya, namun juga merupakan pendengar, pencium, perasa dan menjadi
mata bagi perusahaan. Bukan saja mulut perusahaan, melainkan sebagai panca indera
perusahaan.
Pimpinan perusahaan dapat dianalogikan dengan fungsi otak dan jantung pada
manusia. Manajer yang mengendalikan seluruh manajemen perusahaan, pimpinan
menentukan semua arah dan gerak perusahaan. Juga menentukan tujuan dari gerak itu
sendiri. Sedangkan Public Relations merupakan jembatan penghubung antara pimpinan
perusahaan dengan publiknya. Baik publik intern perusahaan maupun publik eksternnya.
16
8
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Secara organisatoris, Public Relations jelas harus berada dibawah kekuasaan
pimpinan perusahaa, tetapi lebih ats daripada bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.
Kedudukan dimaksud di artikan dengan fungsi menurut hierarki kerja dari unsur-unsur yang
ada dalam perusahaan. Dalam perusahaan-perusahaan kecil, biasanya tugas Public
Relations dipegang langsung oleh pimpinan perusahaan. Dalam kehidupan sehari-hari ditiap
rumah tanggah kepala keluarga bertindak juga sebagai Public Relations Officer-nya.
Sejajar Pimpinan Perusahaan
Staff Ahli
DIR. Keuangan
Bag. Pembukuan
Bag. Keuangan
DIRUT
DIR. Distribusi
DIR. UMUM
Bag. Pengepakan
Bag. Transportasi
Bag. Verifikasi
PUBLIC RELATIONS
Bag. TU
Bag. Person
Bag. Pengiriman
Bag. Penagihan
16
9
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Bag. RT
DIR. PRODUKSI
Bag. Gudang
Bag. Mesin
Bag. Bahan
Sebagai Staff Pimpinan
STAFF AHLI
DIRUT
DIR. KEUANGAN
DIR. UMUM
Bag. Pembukuan
Bag. Keuangan
Bag. Verifikasi
Bag. TU
DIR. PROD & DISTR
DIR. PUREL
Bag. Bahan Baku
Bag. Publisitas
Bag. RT
Bag. Mesin
Bag. Person
Bag. Pengepakan
Bag. Marketing
Bag. Dokumen
Bag. Perngiriman
Bag. Penagihan
Bag. Transportasi
Namun demikian sebagai staf pimpinan perusahaan, PR bisa juga ditempatkan
menjadi bagian dari (di bawah) kekuasaan direktur utama. Bahkan juga bisa menjadi seksi
dari bagian tata usaha. Dalam hal ini tergantung dari bonafiditas dan besar serta
kemampuan perusahaanya. Menurut Hugo A. De Roode dalam buku yang berjudul Public
Relations Interne en extrene communicatie voor organisatie en beleid kluwer. Posisi yang
berbeda-berda tersebut ditentukan hal-hal berikut :
1. Tipe manajemen
2. Apa yang diharapkan dari PR
3. Mengapa dibutuhkan PR
4. Tugas yang dipercayakan
5. Hubungan dengan organisasi
6. Tersedianya tenaga PR
7. Arti kehadiran PR dan bagaimana kepekaanya dengan lingkungan.
16
10
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka

Ruslan, Rosady. 2010. “Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi :
Konsepsi dan Aplikasi”. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada

Suhandang, Kustadi. 2004. Public Relations Perusahaan Kajian,dan Program
Impelentasi. Bandung : Nuansa.

Rumanti, Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Public Relations Teori dan
Praktek. Jakarta : PT. Grasindo
16
11
Manajemen Public Relations
Endri Listiani, S.IP. M.Si.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id