Jurnal Totolan 2

HUMAN RESOURCE INFORMATION DALAM RECRUITMENT DAN
POSITIONING PEGAWAI DI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Annalisa
Universitas Bina Nusantara
ABSTRAK
Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan penggunaan sistem
informasi telah merambah ke berbagai bidang organisasi. Pada mulanya,
penggunaan sistem informasi hanya sekedar untuk bagian pemasaran suatu
organisasi karena adanya paradigma bahwa bagian terpenting dari suatu organisasi
adalah bagian pemasaran sebab dari sanalah suatu organisasi dapat bernafas untuk
menghidupi segala keperluannya. Namun, ada satu hal yang tidak kalah
pentingnya adalah sumber daya manusia (human resource). Apa jadinya suatu
organisasi tanpa adanya sumber daya manusia? Siapa yang menggerakkan
organisasi tersebut? Tentunya kedua pertanyaan tersebut, sudah jelas dapat
dijawab di dalam benak pembaca dengan sendirinya. Saat ini sistem informasi
tidak hanya berfungsi sebagai pendukung dalam kegiatan operasional suatu
organisasi, tetapi sudah menjadi suatu kebutuhan dan bagian yang tidak
terpisahkan bagi organisasi tersebut dalam menjalankan fungsi bisnisnya. Sejalan
dengan perkembangan bisnis suatu organisasi, kebutuhan akan adanya sumber
daya manusia yang berkualitas menjadi semakin meningkat tajam. Kebutuhan
inilah yang mendorong organisasi untuk mencari cara bagaimana upaya untuk
memperoleh sumber daya manusia yang potensial dan memiliki kualifikasi yang
dibutuhkan oleh organisasi tersebut. Jawaban dari kebutuhan tersebut adalah
terdapat pada adanya e-recruitment dan bagaimana implementasi penggunaan
sistem informasi sumber daya manusia di dalam organisasi tersebut. Suatu
pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah apabila informasi yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan sudah tersedia dengan cepat, tepat, mutakhir dan
berkualtias. Dengan adanya sumber informasi yang cukup, maka positioning
pegawai pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya dapat dilakukan. Hal ini
sesuai dengan filosofi “the right man in the right place”. Positioning pegawai
yang tepat inilah yang dapat mendorong karyawan untuk lebih produktif. Dalam
hal ini, dibahaslah mengenai bagaimana perancangan sistem perekrutan dan
penempatan karyawan di Universitas Bina Nusantara.
Kata kunci: positioning, e-recruitment
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Dalam suatu organisasi, posisi sumber daya manusia merupakan elemen
yang paling penting dalam menentukan dibandingkan dengan sejumlah peralatan
mesin secanggih apapun yang ada. Hal ini dapat dibuktikan, yaitu: bila suatu
organisasi memiliki peralatan yang paling canggih, tetapi peralatan tersebut tidak
akan berfungsi tanpa campur tangan sumber daya manusia. Apa yang akan terjadi
1
bila peralatan yang canggih tersebut tanpa adanya manusia? Semua kecanggihan
tersebut akan sia-sia saja karena tidak dapat dioperasikan. Tentunya dari ilustrasi
tersebut, dapat dibayangkan betapa pentingnya suatu proses bisnis organisasi
dengan adanya dukungan sumber daya manusia di dalamnya.
Manajemen sumber daya manusia sangat diperlukan dalam suatu
organisasi karena dengan keberadaan manajemen tersebut diharapkan organisasi
dapat mengendalikan kegiatan sumber daya manusia (SDM) mulai dari tahapan
perencanaan, perekrutan, seleksi, penempatan, pelatihan, pengembangan sampai
dengan pemberian kompensasi sebagai balas jasa yang telah diberikan oleh SDM
tersebut.
Tugas yang diemban oleh departemen sumber daya manusia tidaklah
sedikit dan mudah. Mungkin sekilas saja, tugas departemen tersebut terlihat sepele
dan pihak lainnya dalam organisasi bisa saja berpikir apakah penting dengan
adanya departemen tersebut yang hanya merekrut karyawan saja? Kenyataannya,
tugas departemen SDM ini merupakan yang terberat karena departemen inilah
yang menentukan keberhasilan organisasi dalam mencapai visi, misi dan objektif
yang telah ditetapkan melalui perekrutan, seleksi dan pelatihan bagi SDM
penggerak organisasi tersebut agar mampu mencapai kualifikasi yang kompeten
dalam bidangnya. Kebutuhan akan informasi yang akurat mutlak sangat
diperlukan bagi manajer SDM dalam melaksanakan fungsi tersebut.
Universitas Bina Nusantara sebagai salah satu universitas yang
berorientasi pada teknologi informasi dan mempunyai jumlah mahasiswa aktif
yang tergolong besar, tentunya membutuhkan sejumlah besar tenaga kerja
profesional, produktif dan setia dalam memberikan pelayanan yang berkualitas
dan memenuhi kebutuhan daripada mahasiswa dan masyarakat yang terkait.
Keinginan untuk memperoleh tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diwujudkan
dengan adanya manajemen sumber daya manusia yang lebih baik yang didukung
dengan adanya sistem informasi terhadap sumber daya manusia.
Sistem informasi dapat digunakan sebagai alat bantu untuk meningkatkan
kualitas dari kegiatan SDM. Pemanfaatan teknologi informasi yang ada di
Universitas Bina Nusantara dapat mendorong kinerja sistem di dalamnya menjadi
lebih baik. Peningkatan kinerja tersebut pada akhirnya menjadi salah satu dari
critical success factor (CSF) atau faktor keberhasilan yang penting bagi
Universitas Bina Nusantara itu sendiri.
Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia, diharapkan
terjadinya efisiensi dan efektifitas proses pengambilan keputusan dapat dilakukan
secara tepat terutama bagi proses yang berkaitan dengan SDM. Salah satu bentuk
dalam pengambilan keputusan adalah keputusan yang menentukan penempatan
atau positioning pegawai dalam posisi yang sedang kosong dengan orang yang
tepat dan memiliki kualifikasi yang terkait dengan posisi tersebut.
Penempatan pegawai akan mempengaruhi kualtias dan produktivitas dari
masing-masing pegawai. Penempatan yang salah mengakibatkan hasil yang
2
diperoleh tidak maksimal. Sebagai konsekuensi dari hasil yang tidak maksimal
adalah mendatangkan kerugian bagi organisasi tersebut serta terhambatnya
keberhasilan dalam mencapai visi, misi dan objektif perusahaan tersebut.
Identifikasi Masalah
Permasalah yang kerap kali terjadi dan patut disoroti antara lain:
1. Apa dan bagaimana menentukan perekrutan dan penempatan pegawai
pada posisi tertentu?
2. Media apa yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan
dalam manajemen sumber daya manusia di Universitas Bina Nusantara?
3. Apa upaya yang harus dilakukan untuk mencapai keberhasilan dalam
memperoleh sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi untuk
menempati suatu posisi di Universitas Bina Nusantara?
Ruang Lingkup
Adapun batasan masalah dalam penulisan ini adalah sebagai berikut:
1. Penelitian ini difokuskan pada area Bina Nusantara
2. Adapun media yang disoroti dalam penelitian ini antara lain adalah
BinusCareer dan prototipe dari aplikasi sistem informasi sumber daya
manusia Universitas Bina Nusantara
3. Analisis dilakukan berdasarkan landasan teori dan observasi terhadap
media yang disoroti
Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dari penulisan jurnal ini antara lain:
1. untuk mengidentifikasi faktor-faktor penentu dalam perekrutan dan
penempatan pegawai pada posisi tertentu di Universitas Bina Nusantara
2. menganalisis pentingnya perananan teknologi informasi dalam manajemen
sumber daya manusia dalam perekrutan dan penempatan posisi pegawai
3. untuk mengetahui cara-cara yang dilakukan dalam mencapai keberhasilan
dalam memperoleh sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi untuk
penempatan suatu posisi di Universitas Bina Nusantara
Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah penentuan spesifikasi pekerjaan dan tanggung
jawab untuk setap pekerjaan dan tanggung jawab untuk setiap pekerjaan atau
kelas pekerjaan yang diidentifikasikan dengan kemampuan, pengetahuan, dan
pengalaman kerja (Leap, 1993, p11). Proses analisis pekerjaan menghasilkan dua
buah dokumen yang meliputi deskripsi pekerjaan (job description) dan spesifikasi
pekerjaan (job specification). Tanpa adanya analisis pekerjaan, tentunya akan
mengalami kesulitan dalam mengevaluasi produktivitas para pegawai.
Berdasarkan analisis pekerjaan inilah, penempatan seorang pegawai pada suatu
posisi dapat dilakukan. Penempatan tersebut dapat dilakukan dengan cara
3
memetakan (mapping) kemampuan, pengetahuan dan keahlian yang dimiliki
dengan spesifikasi pekerjaan dari suatu jabatan.
Deskripsi pekerjaan / job description adalah statement yang menjelaskan
tugas, kondisi pekerjaan dan wewenang dari masing-masing pekerjaan (Leap,
1993, p11). Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kebutuhan pekerjaan dan
kemampuan yang harus dimiliki oleh setiap pegawai seperti pengalmaan,
pelatihan, pendidikan dan kondisi fisik maupun mental (Leap, 1993, p 140)
Sedangkan untuk spesifikasi pekerjaan / job specification menurut
BusinessDictionary merupakan pernyataan terhadap karakteristik pekerja dan
kualifikasi yang diperlukan untuk definisi dari kinerja pekerjaan yang memuaskan
dari tugas dan pekerjaan yang telah didefinisikan yang terdiri dari spesifikasi atau
fungsi pekerjaan.
Select Jobs for Analysis
Gather Information
-
Type of data to be
collected
Method of data
collection
Data collection agents
Process Information
Job Specification
-
-
Personal attributes
necessary to perform the
job physical
characteristics:
Education, Experience,
Skill / abilities
Psychological attributes:
knowledge, aptitudes,
personality
characteristics, attitudes
Uses of Job Decription and
Specification
- Personnel planning
- Performance appraisal
- Recruitment and
Selection
- Training and
development
- Compensation and job
evaluation programs
- Health and safety
program
- Employee discipline
- Work scheduling
- Union-management
relations
- Career planning
Gambar 1. Proses Analisis Pekerjaan (Leap, 1993, p138)
4
Perekrutan dan E-recruitment
Perekrutan adalah proses untuk menemukan dan kemampuan untuk
menarik para kandidat untuk menjadi pegawai (Werther, 1993, p195). Perekrutan
dapat bersumber dari internal maupun eksternal organisasi. Perekrutan untuk
internal organisasi dapat dilakukan melalui promosi atau mutasi, sedangkan
perekrutan eksternal dilakukan bila sumber dari internal tidak memiliki kriteria
yang sesuai dengan spesifikasi pekerjaan. Perekrutan cara eksternal dapat
dilakukan dengan menggunakan database inventory.
Online recruitment atau yang lebih dikenal dengan e-recruitment, menurut
Armstrong, merupakan proses menarik, menyaring dan melacak pelamar, memilih
dan menawarkan pekerjaan atau menolak kandidat.
Profesional of trade associations
Print and electronic media advertisement
Employes referral
Public employee service
Private employment agencies
Executive search firms
Special events
Campus recruiting
Vocational guidance counselors
Self initiated walk-ins and write-ins
Computer data bases
Gambar 2. Metode Perekrutan Eksternal (Werther, 1993, p204)
Keuntungan E-recruitment
Adapun beberapa keuntungan e-recruitment dalam penempatan pegawai
(Armstrong, 2006, p421) antara lain:
- menghemat biaya perekrutan pegawai
- memungkinkan organisasi untuk memperoleh informasi yang lebih banyak
mengenai pelamar pekerjaan tersebut
- seleksi secara online dapat dengan mudah dibuat standarisasi dan dinilai
- memberikan pilihan yang lebih banyak untuk beberapa fitur berikut ini:
 self assessment
 online screening
 psychometric testing online
Positioning / Penempatan
Penempatan pegawai merupakan suatu proses yang dilakukan oleh kepala
departemen sumber daya manusia untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai
pada suatu posisi yang kosong dengan sumber daya manusia yang tersedia (
Gouzali, 1996, p151). Proses penempatan seorang pegwai dilakukan dengna cara
5
memetakan spesifikasi pekerjaan dengan database inventory personil dari masingmasing pegawai dan kandidat pegawai. Pemetaan ini hanya dapat dilakukan
apabila database inventory pegawai selalu dalam keadaan up-to-date.
Untuk penempatan pegawai internal dapat dilakukan dengan dua cara
yaitu:
- promosi
Promosi terjadi ketika seorang pegawai dipindahkan dari satu posisi ke pososi
lainnya dengan pembayaran dan tanggung jawab yang lebih tinggi (Werther,
1993, p284). Promosi dapat dilakukan bila produktivitas seorang pegawai baik
dan mencapai standar yang telah ditetapkan oleh organisasi tersebut. Untuk
mengukur apakah standar yang telah ditetapkan dapat dicapai digunakan
penilaian kinerja terhadap pegawai tersebut.
Agar penilaian dirasakan lebih efektif, promosi dari dalam menuntut adanya
penggunaan job posting, catatan personil dan bank keterampilan. Dalam hal
ini job posting merupakan pemasangan lowongan jabatan dan mendaftar
atribut-atribut seperti kualifikasi, penyelia, jadwal kerja dan tingkat
pembayaran (Dessler, 1997, Jilid 1, p137)
-
mutasi
Mutasi adalah perpindahan pegawai dari satu posisi ke posisi yang lain tanpa
diikuti dengan kenaikan gaji atau tingkat (Dessler, 1997, p2). Mutasi dapat
dilakukan atas dasar permintaan pribadi pegawai yang bersangkutan ataupun
pemindahan yang dilakukan oleh organisasi yang dirasakan perlu untuk
mengosongkan posisi suatu jabatan. Jadi dapat disimpulkan bahwa mutasi
merupakan perpindahan pegawai dalam mengisi suatu posisi yang horizontal
atau sejajar dengan posisi sebelumnya.
Penilaian Kinerja
Ada beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa perlu dilakukan
penilaian kinjera 9Dessler, 1997, jilid 2, p2):
1. penilaian kinerja memberikan informasi dan penetapan gaji pegawai
2. penilaian memberikan satu peluang untuk manajemen dan pegawai untuk
meninjau perilaku yang berhubungan dengan kerja bawahan (downline)
Penilaian inilah yang memungkinkan adanya pengembangan atau perencanaan
untuk memperbaiki kemerosotan kinerja pegawai yang sudah terjadi atau yang
sedang terjadi pada saat tersebut.
Pada umumnya, penilaian dilakukan dengan bantuan metode
predeterminasi dan formal. Adapun beberapa metode yang dapat juga digunakan
adalah:
- Metdoe peningkatan alternasi
- Metode perbandingan berpasangan
- Metode distribusi paksa
6
-
Metode insiden kritis
Formulir naratif
Skala penilaian berjangkarkan perilaku
Metode manajemen berdasarkan sasaran (MBO)
Dalam melakukan penilaian, ada tiga langkah yang harus dilalui (Dessler,
1997, Jilid 2, p3):
- mendefinisikan pekerjaan
- menilai kinerja
- memberikan feedback atau umpan balik
Mendefinisikan pekerjaan berarti memastikan bahwa atasan dan bawahan sepakat
tentang tugas-tugasnya dan standar jabatan. Menilai kinerja berarti
membandingkan kinerja aktual bawahan dengan standar-standar yang telah
ditetapkan mencakup beberapa jenis formulir penilaian kinerja. Pada umpan balik,
kinerja dan kemajuan pegawai bawahan akan dibahas.
Dari hasil penilaian dapat ditarik suatu kesimpulan, apakah seorang
pegawai tersebut layak untuk dipromosikan atau dimutasikan. Penilaian kinerja
juga memberikan konstribusi, pelatihan apa saja yang diperlukan oleh tiap
pegawai untuk meningkatkan produktivitasnya.
Metode
Kelebihan
Kekurangan
Penilaian
Skala
Sederhana
untuk
digunakan: Standar bisa tidak jelas:
penilaian
memberikan penilaian kuantitatif efek halo, kecenderungan
grafik
untuk masing-masing karyawan
sentral, terlalu longgar,
prasangka dapat menjadi
masalah
Peningkatan
Sederhana untuk digunakan (tetapi Dapat menggunakan
alterasi
tidak sesederhana skala penilaian ketidaksepakatan di
grafik).Menghindari
kalangan karyawan dan bisa
kecenderungan sentral dan masalah menjadi tidak adil jika
lain dari skala penilaian
semua karyawan benarbenar unggul
Metode
Berakhir dengan sejumlah orang Hasil penilaian tergantung
distribusi
ditetapkan sebelumnya dalam pada ketepatan pilihan awal
paksa
masing-masing kelompok
penilai
Metode
Membantu menspesifikasi apa Sulit untuk menilai atau
insiden kritis yang ”benar” dan apa yang ”salah” memeringkat
karyawan
tentang
kinerja
karyawan; yang saling berhubungan
mendorong penilai untuk menilai
karyawan pada suatu basis yang
terus berjalan
Skala
Memberikan ”jangkar” perilaku, Sulit untuk dikembangkan
perilaku
terikat pada persetujuan bersama dan menghabiskan banyak
penilaian
berdasarkan sasaran kinerja
waktu
MBO
Gambar 3. Tabel kelebihan dan kekurangan yang penting dari alat penilaian
(Dessler, 1997, Jilid 2, p22)
7
Prototipe
Prototipe merupakan model yang mengambarkan sistem secara
menyeluruh (Whitten, 1989, p414). Dalam pelaksanaannya, prototipe terbagi
menjadi dua jenis yaitu rapid dan sistem (Whitten, 1989, p423). Penggunaan
prototipe dalam desain sistem penempatan pegawai di Universitas Bina Nusantara
didasarkan pada beberapa hal berikut ini:
- menghindari kemungkinan besarnya perubahan sistem
- memudahkan user untuk mengerti tentang sistem yang akan dibuat
- memberikan gambaran secara lengkap tentang sistem yang akan dibuat.
Diagram Aliran Data / Data Flow Diagram
Diagram aliran data merupakan suatu alat yang digunakan sebagai sistem
analis untuk menggambarkan model atau gambar dari kebutuhan sistem informasi
(Hawryzkiewycz, 1991, p78). Simbol yang dapat digunakan dalam
menggambarkan kerja sistem melalui DFD adalah proses, datastore, aliran data
dan eksternal entitas.
Adapun beberapa alasan mengapa DFD digunakan dalam penulisan jurnal
ini antara lain:
- terdapat adanya kaitan antara sistem dengan subsistem sehingga lebih
mudah dimengerti dengan adanya penggunaan DFD
- komunikasi dengan user mengenai sistem yang akan dibuat menjadi lebih
mudah
Diagram Hubungan Entitas / Entity Relationship Diagram (ERD)
Diagram hubungan entitas adalah diagram yang digunakan untuk
menggambarkan hubungan antara masing-masing entitas di dalamnya (Martin,
1990, Vol2. 161). Dalam jurnal ini, entitas yang digambarkan adalah entitas yang
berkaitan dengan sistem sumber daya manusia terutama dalam positioning
karyawan. Yang dimaksud dengan entitas adalah orang, benda dan lokasi yang
dapt digambarkan dengan menggunakan data elemen atau memiliki atribut
informasi.
PEREKRUTAN PEGAWAI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Perekrutan pegawai di Universitas Bina Nusantara dilakukan dengan
menggunakan dua media berdasarkan hasil observasi penulis yang meliputi:
- media elektronik
Penggunaan melalui media elektronik dalam hal ini menggunakan layanan
internet yang dapat diakses di manapun dan kapan saja oleh user.
- media non-elektronik
Penggunaan media non-elektronik dalam hal ini adalah penggunaan media
cetak. Salah satu bentuk realisasi dari media cetak tersebut adalah
8
pengumuman perekrutan pegawai yang disebarkan melalui leaflet (selebaran)
yang ditempel di papan pengumuman di bagian depan ruangan perkuliahan.
Adapun penyebaran brosur di daerah kampus merupakan salah satu bentuk
ekspektasi dari pihak Universitas Bina Nusantara untuk memperoleh pegawai
yang berasal dari kalangan mahasiswa Universitas Bina Nusantara.
Perekrutan Menggunakan Media Elektronik
Penggunaan perekrutan melalui media elektronik yaitu menggunakan
akses internet berupa adanya:
-
perekrutan melalui BinusCareer
Perekrutan melalui BinusCareer memiliki scope yang lebih luas karena
perekrutan tidak hanya untuk pegawai untuk kepentingan Universitas Bina
Nusantara, tetapi juga memberikan kesempatan bagi fresh graduate dan
alumni Universitas Bina Nusantara serta pelamar kerja yang meregistrasikan
dirinya dalam website tersebut, Dalam hal ini, BinusCareer dapat dikatakan
sebagai portal perekrutan pegawai karena menjalin kerja sama dengan
berbagai perusahaan terkait untuk menyalurkan sumber daya yang dibutuhkan
termasuk di dalamnya menyalurkan sumber daya yang dibutuhkan oleh
Universitas Bina Nusantara.
Penempatan pegawai dari e-recruitment dilakukan dengan mencocokkan
(match) antara peminatan (desired positions) yang kemudian akan dimasukkan
ke dalam database human resource yang kemudian di-sorting atau diseleksi
dan dipilah-pilah terlebih dahulu. Data applicants (pelamar kerja) akan
disimpan di suatu data store yang kemudian data tersebut akan dicocokkan
dengan database human resource requirement and positions. Apabila pelamar
memiliki tingkat kecocokan sekitar 80-100%, maka pelamar tersebut akan
dipanggil dengan mengirimkan job matches ataupun dihubungi via telepon
ataupun email sebagai bentuk konfirmasi. Sedangkan untuk fitur-fitur yang
terdapat juga mencakup sebagai berikut: my page, my account& resume,
desired positions, job matches, sent applications, received invitations,
clipboard, campus hiring dan placement. Jadi sudah tampak jelas bahwa
aplikasi e-recruitment ini sudah memiliki dukungan penuh terhadap
perekrutan dan penempatan pegawai dengan melihat fitur-fitur yang terdapat
di dalamnya.
9
Gambar 4. Aplikasi BinusCareer berbasis web untuk perekrutan pegawai
10
Tampilan hasil job match yang sesuai dengan keinginan
pelamar dan permintaan SDM organisasi
Fitur-fitur e-recruitment
untuk pelamar pekerjaan
Gambar 5. Tampilan layar aplikasi e-recruitment bagi pelamar pekerjaan
Menurut Torres et al, proses perekrutan pegawai di dalam departemen
ADP (Abu Dhabi Police) menggunakan media internet dapat digambarkan
menggunakan diagram aliran data di bawah ini yang dapat juga dianalogikan
sebagai perekrutan pegawai di Universitas Bina Nusantara yang melalui
serangkaian tahapan seleksi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh
pihak organisasi agar memenuhi kualitas yang dibutuhkan oleh organisasi
tersebut dalam menjalankan fungsionalitas posisi pekerjaan tersebut secara
optimal dan produktif.
11
Gambar 6. Aliran proses data dalam e-recruitment di ADP (Abu Dhabi Police)
12
-
perekrutan melalui aplikasi online
Perekrutan menggunakan aplikasi online yang dapat dilihat pada
http://lecturervacancy.binus.ac.id/ merupakan aplikasi yang berbasis web yang
digunakan untuk merekrut pegawai dalam bidang pendidikan sebagai tenaga
pengajar di Universitas Bina Nusantara sebagai Dosen. Aplikasi ini digunakan
untuk memudahkan dan memungkinkan untuk memperoleh calon dosen yang
berkualitas dengan memperoleh sebanyak-banyaknya pelamar pekerjaan
tersebut untuk tahap selanjutnya diseleksi.
Tampilan di bawah ini dapat dilihat bahwa pengiklanan lowongan
pekerjaan pada posisi yang diperlukan dilakukan tanpa perlu menghabiskan
biaya iklan bila dibandingkan dengan mengiklankan melalui media cetak
lainnya. Sedangkan untuk waktu penerimaan persyaratan yang diminta dapat
langsung diterima secara on-line dan perekrutan pegawai dapat berjalan
dengan efektif dan efisien dari segi biaya, kualitas dan waktu yang
dikeluarkan. Hal ini juga dilakukan mengingat jumlah mahasiswa yang
meningkat hampir 200% dari tahun ke tahun sedangkan peningkatan jumlah
tenaga pengajar hanya sekitar 20% dan hal ini tentunya tidak seimbang dalam
memberikan pelayanan terhadap mahasiswa yang menjadi pelanggan
Universitas Bina Nusantara.
13
Gambar 7. Tampilan aplikasi berbasis web untuk perekrutan calon Dosen di
Universitas Bina Nusantara
ANALISIS KEADAAN SDM UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Dari hasil analisis diperoleh informasi bahwa faktor-faktor yang paling
berpengaruh dalam menentukan spesifikasi suatu pekerjaan di Universitas Bina
Nusantara antara lain:
- kebangsaan
- latar belakang pendidikan
- pengalaman kerja
- usia
- kepribadian
- kondisi fisik
14
-
ketrampilan
lulus terhadap tes seleksi
Dari hasil pengumpulan data diperoleh hingga saat ini, jumlah pegawai
yang tersebar dalam berbagai divisi sekitar kurang lebih 10.000 pegawai dalam
berbagai tingkatan manajemen dan jenjang pendidikan. Untuk penyebaran
pegawai di berbagai divisi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Tingkatan Manajemen
Manajemen Tingkat Atas
Posisi
Total
Rektor
1
Pembantu Rektor
4
Direktur
5
Kepala Perwakilan Manajemen
1
Pengendali Sistem Mutu
1
Dekan
5
Ketua Jurusan
9
Sekretaris Jurusan
6
Pembimbing akademik (khusus untuk 1
S2)
Quality assure (khusus untuk S2)
2
Koordinator Penelitian
1
Manajemen Tingkat
Menengah
Kepala unit pelayanan teknis
9
Kepala biro
Kepala sub biro
10
20
Staff administrasi
Staff operasi
307
272
Manajemen Tingkat Bawah
Gambar 8. Tabel distribusi staff Universitas Bina Nusantara berdasarkan posisi
dan tingkatan manajemen (Widjaja, 1999, p28-29)
Dari hasil survei juga ditemukan bahwa sampai saat ini Universitas Bina
Nusantara telah memiliki sistem informasi manajemen sumber daya manusia
seiring dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan manajemen sumber daya
manusia:
- perencanaan SDM
- analisis pekerjaan
- perekrutan
- seleksi
- penempatan
- promosi / mutasi
- penilaian kinerja
- pelatihan dan pengembangan
- pemutakhiran data pegawai
15
Untuk gambaran dari prototype sistem pada human resource information
system dapat dilihat pada aliran data sebagai berikut ini. Dapat dilihat bahwa
entitas yang terlibat dalam penempatan sumber daya manusia di Universitas Bina
Nusantara antara lain meliputi pekerja, pihak manajemen, kandidat pegawai, dan
manajer departemen sumber daya manusia.
Penjelasan dari diagram hubungan sistem penempatan pegawai dapat
dimulai dari pihak manajemen dengan menentukan adanya standarisasi kinerja,
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Dari kebijakan tersebut, sistem akan
memberikan hasil berupa perekrutan ataupun penempatan tenaga kerja baru dan
perubahan-perubahan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut.
Sedangkan dari pihak kandidat yang merupakan calon pelamar dapat mulai
mengajukan surat lamaran yang akan dimasukkan ke dalam sistem dan saat ini
sistem yang berjalan adalah sistem online berbasis web yang memungkinkan
pemutakhiran database sumber daya manusia. Surat tersebut akan diproses
dengan menggunakan sistem matching apakah sesuai dengan requirement yang
dibutuhkan. Apabila sesuai, maka sistem akan mengirimkan surat penerimaan,
sebaliknya bila tidak sesuai, sebagai bentuk konfirmasi akan diberikan surat
penolakan. Dari pihak pegawai, dapat saja mengalami perubahan identitas seperti
perubahan alamat dan data diri lainnya, ataupun perubahan keterampilan yang
dimiliki yang akan menjadi input bagi sistem tersebut. Sistem akan memberikan
output kepada pekerja dengan adanya job posting. Manajer departemen SDM
merupakan kepala lini dari departemen tersebut akan melakukan evaluasi terhadap
kinerja dan mengubah elemen analisis pekerjaan. Apabila terdapat kekurangan
sumber daya manusia, maka manajer dapat memasukkan permintaannya terhadap
pegawai baru. Hal ini terus berulang seiring dengan meningkatnya keperluan
organisasi tersebut.
Employee
Performance_standard
Management
Job_description
Identity_changes
Staff
Placement
System
Skill_changes
Job_posting
Job_specification
Daft_changes
New_employee
Status_of_apply
Letter_requirement_of_new_employee
Changes_of_job_analysis_element
Apply_letter
Acception_letter
Candidates
Performance_assessment
Line Manager
Rejection_letter
Gambar 9. Diagram Hubungan Sistem Penempatan Pegawai
16
KESIMPULAN
Pentingnya informasi terhadap sumber daya manusia dalam perekrutan
dan penempatan karyawan terasa begitu nyata ketika suatu organisasi mulai
menyadari pentingnya sumber daya manusia sebagai penggerak organisasi dan
salah satu faktor utama pendukung keberhasilan organisasi tersebut.
1. Manajemen sumber daya manusia membutuhkan informasi yang akurat,
mutakhir, dan cepat dalam melakukan kegiatan sumber daya manusia
2. Informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dari suatu sistem pendukung
kegiatan sumber daya manusia. Salah satu bentuknya terdapat pada
aplikasi e-recruitment yang saat ini sudah banyak digunakan oleh berbagai
organisasi.
3. Sumber daya informasi mengenai sumber daya manusia harus
dikembangkan seiring dengan meningkatnya kebutuhan organisasi akan
sumber daya manusia yang berkualitas dengan melakukan perubahan yang
menjawab kebutuhan dan menambahkan fitur-fitur yang diperlukan
4. Untuk memperoleh informasi yang akurat dan tepat waktu, maka
diperlukan pemahaman terhadap aliran data yang terdapat pada sistem
perekrutan dan penempatan sumber daya manusia.
DAFTAR PUSTAKA
Coronas, Theresa Thores, and Aliva, Mario Arias, 2008, Encyclopedia of Human
Resource Information System: Challenges in E-HRM, Pennsylvania : Idea Group
Inc.
Dessler, Gary, 1997, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi ke-7, Jilid 1 dan 2,
Jakarta: PT. Prenhallindo
Handoko , T. Hani, 1987, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia,
Yogyakarta : Liberty
Hawryszkiewycs, LT, 1991, Introduction to System Analysis and Design,
Australia : Prentice – Hall
Martin, James, 1990, Information Engineering, Book II, Singapore : Prentice Hall
International
Pour, Mehdie Koshrow, 2006, Emerging Trends And Challenges in Information
Technology Management, Pennsylvania ; Idea Group Inc.
Walker, James W., 1992, Human Resource Strategy, Singapore : McGraw – Hill
Werther, William B., Jr., and Davis, Keith, 1993, Human Resources and
Personnel Management, Singapore : McGraw – Hill
17
Whitten, Jeffrey L., 1989, System Analysis and Design Methods, Second Edition,
Boston : Irwin
[ http 1], http://www.binuscareer.com/Default.aspx
[ http 2], http://www.businessdictionary.com/definition/job-specification.html
[ http 3], http://lecturervacancy.binus.ac.id/Registration.aspx
18