Implikasi Teori Weick bagi Komunikasi Organisasi

MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Organisasi
Teori Organisasi:
Mutakhir 1
Fakultas
Program Studi
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
06
Kode MK
Disusun Oleh
42008
Drs. Gufroni Sakarili, M.M
Abstract
Kompetensi
Teori mutakhir dalam organisasi
berkaitan dengan lahirnya
paradigm yang lebih subyektif
tentang pengorganisasian
Mahasiswa memiliki pengetahuan
dan pemahaman tentang konsepkonsep pengoragnisasian serta
implikasinya bagi komunikasi
organisasi
Pengantar
Pembahasan kali ini tentang teori-teori mutakhir dalam komunikasi organisasi. Istilah
“mutakhir’ digunakan untuk membedakannya dengan teori-teori komunikasi organisasi
sebelumnya. Sebagaimana Pace dan Faules (1993) menyebutkan adanya tiga fase
perspektif dalam komunikasi organisasi, yaitu (a) teori-teori obyektif disebut struktural klasik,
(b) teori-teori transisional, dan (c) teori-teori subyektif disebut teori mutakhir. Pembedaan
perlu dilakukan berkaitan dengan perspektif atau cara pandang para ahli terhadap
organisasi. Meskipun demikian tidaklah berarti bahwa perspektif yang satu lebih baik
daripada yang lainnya. Hal demikian perlu menjadi perhatian utama mengingat betapa
komplek dan rumitnya suatu organisasi dan komunikasi dalam organisasi.
Teori
mutakhir menurut Lincoln (1985) merupakan sebuah paradigma atau
pandangan dunia atas subyektivisme dan bukan semata mata perkembangan akan teori
prilaku dan system sosial yang terjadi sebelumnya.
Meskipun teori
yang lebih
subyektif belum tentu adalah teori yang paling benar namun masih banyak pertimbangan
dan pertanyaan apakah teori tersebut menggambarkan perubahan dalam cara berpikir
mendasar, yang menolak pandangan obyektif atau ilmiah tentang organisasi. Akibat dari
munculnya perubahan perspektif ini, berpengaruh pada banyaknya pandangan tentang
sebuah organisasi.
Teori organisasi mutakhir ini menurut Pace dan Faules (1993) meliputi 2 teori, yaitu
teori Pengorganisasian Karl E. Weick dan teori Budaya Organisasi. Dalam modul 6 ini
membahas tentang teori pengorganisasian Karl E. Weick.
Dalam teori transisional telah disebutkan bahwa komunikasi adalah salah satu unsur
penting dalam menitikberatkan dan memelihara hubungan antara orang-orang yang saling
berkomunikasi, menerima pesan-pesan dan menyimpan informasi. Sejalan dengan hal
tersebut, Bambang Sukma Wijaya (2007) menggarisbawahi pentingnya pemaknaan peserta
organisasi terhadap pesan atau informasi, dan bukan sekadar hubungan komunikasi belaka.
Dan pemaknaan ini juga mencakup pemaknaan pesan komunikasi yang lebih luas, karena
persaingan yang semakin ketat, serta perkembangan dinamika dunia yang semakin cepat,
menuntut organisasi-organisasi dan perusahaan juga harus memperhitungkan faktor
lingkungan atau ‘dunia luar’.
Sejalan dengan dinamika yang demikian cepatnya maka muncullah teori mutakhir
dalam komunikasi organisasi. Teori ini memberikan perhatian penting pada aspek adaptasi
terhadap lingkungan atau dinamika ‘dunia luar’. Teori ini beranggapan bahwa human
relations saja tidak cukup, tapi organisasi juga harus bersifat adaptif. Organisasi tidak bisa
2016
2
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
eksis jika tidak memperhatikan perkembangan lingkungan di mana organisasi itu tumbuh.
Bagaimana mungkin di zaman teknologi informasi yang demikian pesat dewasa ini,
organisasi masih seperti ‘katak dalam tempurung’? Bagaimana mungkin kita berpikir paling
hebat dan maju sementara di sekeliling kita tumbuh pesat organisasi atau perusahaanperusahan sejenis yang tak kalah hebat? (Bambang Sukma Wijaya, 2007).
Orang-orang dihadapkan pada banyak pilihan, sehingga kompetisi tak terhindarkan.
Ketika Wings Group berpikir bahwa hanya dengan ‘bermain harga’ maka mereka bisa
memenangkan persaingan pasar consumer goods, maka pesaingnya sudah berpikir jangka
panjang bahwa perceived quality lebih penting untuk membangun loyalitas konsumen.
Terbukti, ketika masyarakat mulai merasakan ‘akibat’ dari membeli produk murah, mereka
mulai ‘pintar’ dengan tidak cuma menuntut harga murah, tapi juga kualitas. Karena itu,
Wings Group mengubah strateginya dengan membangun brand relationship dan tidak Cuma
‘menyogok’ konsumen dengan harga murah semurah-murahnya. Perceived quality
dibangun, brand activation digencarkan, sehingga kini Wings Group bertransformasi dari
‘perusahaan murahan’ menjadi ‘perusahaan yang patut diperhitungkan’. (Bambang Sukma
Wijaya, 2007).
Transformasi perusahaan atau organisasi merupakan muara dari adaptasi. Dan
transformasi dimulai dari mengubah persepsi organisasi terhadap organisasi itu sendiri. Di
sini, teori-teori mutakhir sangat relevan, antara lain Teori Pengorganisasian Weick. Contoh
lain penerapan teori ini adalah perusahaan-perusahaan go public bahkan go internasional.
Dapatkah dibayangkan bagaimana kondisi Lenovo, sebuah perusahaan komputer China,
sebelum mengakuisisi IBM, raksasa komputer dunia? Lenovo hanya sebuah liliput dengan
kultur perusahaan keluarga yang kental. Ketika Lenovo mengubah kultur perusahaan
menjadi lebih terbuka, perusahaan ini bertransformasi menjadi perusahaan raksasa, bahkan
sanggup ’melahap’ perusahaan raksasa lain pesaingnya dari Amerika, yakni IBM. Kini
Lenovo bukan lagi ’milik China’ apalagi cuma sekadar perusahaan kecil milik keluarga.
Lenovo telah menjadi ’milik dunia’ yang mampu bersaing di kancah internasional (Bambang
Sukma Wijaya, 2007)..
Perusahaan-perusahaan lain juga banyak melakukan transformasi kultural sebagai
bagian dari strateginya menghadapi ketatnya persaingan. Kini banyak berkembang apa
yang disebut ’spiritual company’ (bukan religious company), sebuah perusahaan yang alihalih menerapkan kultur tertentu, mereka lebih menyukai nilai-nilai universal yang menembus
batas agama, suku, ras, bahkan negara dan bangsa. Apple, Hp, Garmen Bank, Body Shop
adalah beberapa dari perusahaan yang telah menjadi spiritual company. Dengan cara ini,
2016
3
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mereka mampu bertahan dan mempertahankan loyalitas pelanggan di seluruh dunia.
(Bambang Sukma Wijaya, 2007).
TEORI PENGORGANISASIAN KARL E. WEICK :
Teori yang dikemukakan oleh Karl E. Weick sangat berpengaruh dan
memotivasi untuk keluar dari paktik konseptual dan konvensional. Kreps (1986)
menerangkan model ini berdasarkan teori “ evolusioner sosiokultural” teori informasi dan
teori sistem. Walaupun model ini mewakili suatu teori sistem namun perlakuan model
tersebuteah urut urutan amat berbeda karena proses-proses insane lebih diutamakan.
Proses pengorganisasiaan akan menghasilkan organisasi. Pengorganisasian adalah
sebuah proses dan aktivitas/kegiatan. Walaupun organisasi memiliki struktur namun
bagaimana organisasi bertindak dan bagaimana organisasi tersebut tampil ditentukan oleh
struktur
yang
ditetapkan oleh pola-pola reguler
perilaku yang saling
bertautan.
Komunikasilah yang merupakan proses penting. Proses menghasilkan struktur. Suatu
sistem jelas manusia. Manusia tidak hanya menjalankan organisasi, manusia merupakan
organisasi itu sendiri.
Pengorganisasian adalah suatu gramatika (aturan, konvensi, praktik organisasi) yang
disahkan secara mufakat untuk mengurangi ketidakpastian dengan menggunakan perilaku
bijaksana (pengalaman) yang saling bertautan. (pengalaman dilalui bersama dengan orang
lain melalui sistem lambang/simbol).
Teori Weick menggunakan komunikasi sebagai sebuah dasar bagi pengorganisasian
manusia dan memberikan sebuah pemikiran untuk memahami bagaimana manusia
berorganisasi. Organisasi bukanlah susunan yang terbentuk oleh posisi dan peranan, tetapi
oleh aktivitas komunikasi. “Aktivitas organisasi secara langsung merujuk pada menyusun
level kata yang pasti. Weick memakai bentuk ketidakpastian dan ambiguitas, integritas:
Organisasi mencoba untuk mentransformasi informasi ambigu dalam derajat khusus yang
dapat bekerja dan dapat menyesuaikan”.
Teori organizing Weick juga signifikan dalam bidang komunikasi sebab menurutnya
komunikasi adalah dasar human organizing dan memberikan pemahaman rasional
bagaimana mengorganisir orang. Organisasi tidak membuat struktur dari posisi dan peran,
namun aktivitas komunikasi. Interaksi yang dibentuk organisasi konsis pada tindakan, atau
statement atau perilaku dari individu. Aktivitas organisasi mengisi fungsi mengurangi
2016
4
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
ketidakpastian informasi. Kunci teori Weick ialah equivocality yang berarti ketidakspastian,
komplikasi, ambigu, dan kekurangan prediksi.
Organisasi itu sendiri merupakan suatu proses komunikasi yang berkelanjutan.
Ketika manusia melakukan interaksi sehari-hari, kegiatan yang mereka lakukan menciptakan
organisasi. Semua perilaku dihubungkan karena perilaku seseorang bergantung pada
perilaku orang lain. Interaksi yang membentuk sebuah organisasi terdiri atas sebuah
tindakan, pernyataan, atau perilaku seorang individu, yang penting adalah bagaimana orang
lain merespons tindakan tersebut. Weick yakin bahwa semua kegiatan berorganisasi adalah
interaksi ganda.
Kegiatan berorganisasi berfungsi untuk mengurangi ketidakpastian informasi. Secara
singkat teori enactment berpendapat bahwa organisasi memiliki karakteristik kompleksitas
dan perubahan lingkungan yang dipersepsikan manajemen secara kolektif. Setiap
organisasi memiliki kompleksitas dan peruhan lingkungan yang berbeda-beda tergantung
persepsi mereka terhadap ketidakpastian lingkungan. Kompleksitas dan perubahan
lingkungan menuntut para pengambil keputusan (para manajer) untuk menyiapkan respons
yang baik atas persepsi terhadap ketidakpastian lingkungan, (Hatch dan Cunliffe, 2006).
Lebih lanjut Weik (1969) berpendapat bahwa jika lingkungan organisasi semakin kompleks
dan sulit dikelola, maka organisasi hanya bisa bereaksi berdasarkan pengalaman para
manajemen dalam krisis dan ketidakpastian tersebut.
Istilah kunci teoritis Weick adalah equivocality, yang berarti ketidakpastian, kesulitan,
ambiguity, dan kurang keterdugaan. Menurut Weick, semua informasi dari lingkungan
sekitar bersifat ambigu pada beberapa tingkatan. Proses menghilangkan kesamaran adalah
proses yang berkembang dengan tiga bagian, yaitu penetapan (Enactment), pemilihan
(selection), dan penyimpanan (retention).
Saat manusia berkomunikasi untuk mengurangi ketidakpastian, mereka menjalani
sebuah rangkaian siklus perilaku (behavior cycles) atau kebiasaan yang memungkinkan
kelompok menjelaskan segala sesuatunya. Dalam sebuah siklus perilaku, tindakan anggota
diatur oleh aturan tindakan (assembly rules) yang menuntun pilihan kebiasaan yang
digunakan untuk menyelesaikan proses yang sedang dijalankan (pembuatan, pemilihan,
atau penyimpanan). Aturan-aturan tersebut merupakan kriteria dimana anggota organisasi
memutuskan apa yang harus dilakukan untuk mengurangi kesamaran/ketidakpastian.
Elemen-elemen dasar dari model Weick, yaitu lingkungan, kesamaran, pembuatan,
pemilihan, penyimpanan, titik pilihan, siklus perilaku, dan aturan tindakan semuanya
2016
5
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
berkontribusi terhadap pengurangan kesamaran. Elemen ini bekerja bersama dalam sebuah
sistem, masing-masing elemen ini saing berhubungan.
A. Konsep Organisasi
Di dalam konsep ini Weick mengatakan bahwa organisasi adalah sebuah urut-urutan
peristiwa yang terjalin secara bersama-sama dan berlangsung dalam kawasan yang nyata.
Jad penekanan dalam konsep ini terletak pada aktivitas dan proses. “bagaimana organisasi
tersebut bertindak dan tampil ditentkan oleh struktur yang ditetapkan oleh pola prilaku
regular yang saling bertautan”. Perilaku yang seseorang yang bertautan dalam hal ini
merupakan kondisi dari berfungsinya sebuah organisasi tersebut.
B. Ciri-ciri penting pengorganisasian
Dalam teori terdahulu, struktur dipandang sebagai hierarki, kebijakan dan rancangan
organisaasi. Sedangkan Weick memandang struktur sebagai aktivitas dan lebih spesifik lagi,
sebagai aktifitas komunikasi. Dalam teori ini prilaku dibedakan dengan struktur dan struktur
ditandai oleh prilaku pengorganisasian. Komunikasi tidak mencerminkan prosese-proses
penting. Komunikasilah yang merupakan proses penting. Weick juga menyatakan sebuah
sistem bersifat manusiawi, manusia tidak hanya menjalankan orgainsasi
manusia
merupakan organisasi tersebut. Teori ini juga menyebutkan tidak adanya pemisah yang
tajam antara organisasi dengan lingkungan.
Para anggota
oraganisasi tidak hanya
bereaksi dan berkreasi tetapi mereka membuat lingkungan mereka melalui interasksi dan
penciptaan makna.
Weick juga mendefinisikan pengorganisasian meliputi :

Mufakat (Conseptual validation) adalah realitas organisasi muncul sebagai
pengalaman yang dijalani bersama dan disahkan oleh orang lain.

Gramatika yang berarti sejumlah aturan, konvensi dan praktik organisasi.
Konvensi ini membantu orang untuk melaksanakan tugas yang menjadi dasar
akan makna yang ada.

Ketidakjelasan berarti ketidakjelasan atau samar-samar yang dihadapi para
anggota organisasi. Organisasi membantu mengurangi ketidakpastian informasi
yang diperoleh para anggota organisasi.
2016
6
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
C. Proses/Tahap Pengorganisasian :
1. Tahap Enactment (Penetapan) secara sederhana berarti bahwa para anggota
organisasi menciptakan ulang lingkungan mereka dengan menentukan dan
merundingkan makna khusus bagi suatu peristiwa. Istilah enactment untuk
menunjukkan gagasan bahwa fenomena tertentu (seperti organisasi) diciptakan oleh
apa yang dibicarakan atau aktivitas komunikasi.
2. Tahap Selection (pemilihan), aturan-aturan dan siklus komunikasi digunakan untuk
menentukan pengurangan yang sesuai dengan ketidakjelasan, anggota organisasi
menerima beberapa informasi sebagai suatu relevan dan menolak informasi lain.
Pemilihan bertujuan untuk mempersempit bidang dan menghilangkan pilihan yang
tidak ingin dihadapi oleh pelaku pada saat itu.
3. Tahap Retention (Penyimpanan), memungkinkan organisasi menyimpan informasi
mengenai cara organisasi itu memberi respon atas berbagai situasi. Informasi yang
disimpan digabungkan pada kesatuan informasi yang sudah ada untuk menjaankan
organisasi. Setelah terjadi penyimpanan, anggota organisasi menghadapi sebuah
titik pilihan (choice point).
D. Sifat organisasi atau manusia
Dalam sistem yang dipahami oleh Weick, benda-benda berada pada keadaan yang
berubah secara terus-menerus (evolusi). Weick melangkah lebih jauh dari pada umumnya
teoretisi sistem dengan menyatakan bahwa organisasi tidak hanya berinteraksi dengan
lingkungan mereka, tetapi organisasi ini menciptakan lingkungan tersebut. Selanjutnya,
konsep ini menyatakan bahwa karakter sistemik suatu organisasi merupakan suatu karakter
yang diurutkan secara cermat dan memungkinkan setiap unit terikat erat dengan
sesamanya. Sistem semacam ini disebut terangkai erat-erat (tightly coupled). Rangakaianrangkaian ini merujuk kepada proses-proses yang mempengaruhi prilaku bersama
komponen-komponen organisasi. Weick mengemukakan gagasan sistem rangkaian longgar
(loosely coupled system). Suatu peristiwa yang terjadi dalam suatu sistem dapat
mempengaruhi komponen-komponen lainnya dalam sistem tersebut tetapi tidak secara
langsung.
Proses Pengambilan Keputusan
Seperti yang sudah disebutkan diatas, proses mengorganisasi adalah “pengurangan
equivocality dalam enacted encirontment (lingkungan yang ditetapkan) dengan cara
menghubungkan perilaku yang melekat (pada individu) pada proses yang berkaitan
2016
7
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
(dengannya) secara kondisional”. Definisi yang kompleks tersebut dapat dijabarkan sebagai
berikut:
Weick beranggapan bahwa organisasi berada dalam sebuah lingkungan. Bukan hanya
lingkungan fisik, akan tetapi lingkungan informasi (information environtment). Individu
menciptakan lingkungan ini melalui proses enactment (penetapan). Proses enactment
menyatakan bahwa anggota organisasi yang berbeda akan memahami informasi dengan
cara berbeda dan oleh karena itu menciptakan lingkungan informasi yang berbeda. Weick
menjelaskan “tidak ada jenis lingkungan yang monolitik, singular, dan tetap yang terlepas
dari individu. Malahan, individu merupakan bagian dari lingkungan itu sendiri.”
Dalam teori Weick, tujuan utama dari berorganisasi adalah mengurangi equivocality
dalam lingkungan informasi. Equivocality adalah ketidakpastian yang tidak bisa dipisahkan
dari lingkungan informasi suatu organisasi. Dalam sebuah situasi yang equivocal, ada
banyak interpretasi yang bisa digunakan dalam suatu kejadian. Untuk mengurangi
equivocality, Weick merumuskan assembly rules dan communication cycle.
Assembly rules (peraturan buatan) adalah prosedur yang bisa memandu anggota
organisasi dalam menetapkan pola tertentu dari proses sensemaking. Akan tetapi, ketika
equivocality sedang tinggi, anggota organisasi melakukan communication cycle (siklus
komunikasi). Melalui communication cycle, anggota organisasi berusaha memahami situasi
dalam lingkungan yang equivocality. Penggunaan assembly rules dan communicaton cycle
sangat penting dalam selection stage dalam teori Weick.
Ketika proses sensemaking efektif, maka Weick mengajukan konsep mengenai
retention, di mana peraturan dan siklus yang tadi digunakan akan disimpan untuk keperluan
yang akan datang. Dalam kaitannya dengan proses pengambilan keputusan, teori Weick
menetapkan bahwa keputusan diolah dalam selection stage. Dalam situasi organisasi yang
equivocal, terdapat berbagai interpretasi untuk menyikapi suatu informasi dalam lingkungan
informasi. Untuk mengatasinya, digunakan proses assembly rules atau communication cycle
yang merupakan proses dimana anggota organisasi mengolah informasi yang tersebar
dalam lingkungan informasi untuk kemudian mengambil keputusan sesuai tingkat
equivocality-nya.
Dalam kondisi di mana equivocality tidak terlalu tinggi, biasanya organisasi memiliki
assembly rules atau peraturan yang sudah terpola untuk kondisi tertentu. Misalnya ketika
seorang direktur meminta sekretarisnya membuatkan surat resmi, maka sekretarisnya
sudah tahu bagaimana seharusnya surat itu dibuat, karena form-nya sudah dibuat
sebelumnya dan selalu digunakan dalam situasi demikian. Akan tetapi ketika equivocality
2016
8
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
tinggi, maka communication cycle akan berlaku. Contohnya: ketika suatu rumah sakit
dikelola oleh manajemen yang baru, segala sesuatunya diganti termasuk peraturanperaturan yang lama. Karena tidak ada assembly rules, maka para pegawai yang sudah
bekerja sejak lama di sana mengandalkan kemampuan komunikasinya untuk menafsirkan
informasi dalam lingkungan barunya, yaitu dengan cara bertanya pada rekannya dan
sebagainya.
Implikasi Teori Weick bagi Komunikasi Organisasi
Komunikasi adalah implikasi utama dari sebuah organisasi, karena dari proses
komunikasi maka pandangan, perilaku-perilaku yang saling bertautan, intelegensi, dan
kemampuan anggota organisasi mengalami satu proses yang menghasilkan sebuah
lingkungan yang mengorganisasikan aktifitas mereka.
Sebuah implikasi menurut Weick yang sesuai dengan komunikasi organisasi salah
satu diantaranya adalah Mengelola Makna. Mengelola makna adalah memandang
organisasi anda sebagai sebuah himpunan prosedur untuk berdebat dan menafsirkan.
Dalam setiap penilaian organisasi, ajukan pertanyaan-pertanyaan seperti: Bagaimana kita
mengemukakan pemenang perdebatan? Kapan kita memberi tafsiran? Tafsiran apa yang
cenderung kita sukai (kelemahan)? Penafsiran siapa yang menonjol? Pentingnya
memahami apa yang ada dalam setiap pertanyaan atau proses komunikasi yang terjadi
dalam organisasi merupakan sebuah adaptasi dan proses interaksi melalui komunikasi yang
terjadi dalam sebuah organisasi.
2016
9
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
Pace, R. Wayne & Don F. Faules, 2006, Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan, cetakan keenam, penerjemah: Deddy Mulyana,
---------------, 1993, Handling Conflict and Negotiation, London: Kogan Page Limited..
2016
10
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id