Modul Komunikasi Organisasi [TM4].

MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Organisasi
Teori Organisasi:
Struktural Klasik
Fakultas
Program Studi
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
04
Kode MK
Disusun Oleh
Drs. Gufroni Sakaril, MM
Abstract
Kompetensi
Teori organisasi struktural klasik
memandang individu dipengaruhi
oleh struktur sosial atau sistem
sosial dan individu bagian dari
struktur. Sehingga cara
pandangnya dipengaruhi struktur
yang berada di luar dirinya.
Pendekatan ini menekankan
tentang sistem sebagai struktur
yang berfungs
Mahasiswa memiliki pengetahuan
dan pemahaman tentang konsepkonsep yang menjadi ciri teori
organisasi struktural klasik dan
implikasinya bagi komunikasi
organisasi
Pengantar
Pembahasan kali ini berkaitan dengan teori-teori organisasi yang berorientasi pada
teori-teori struktural klasik. Pembahasan diawali dengan memberikan pemahaman lebih
lanjut tentang organisasi dan fungsi-fungsi manajamen.
Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi
yang tercipta di perusahaan yang bersangkutan. Menurut Boone dan Katz organisasi
didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk
mencapai tujuan. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3
elemen pokok :
1. Interaksi manusia.
2. Kegiatan yang mengarah pada tujuan.
3. Struktur organisasi itu sendiri.
Ciri-Ciri Organisasi
1. Lembaga sosial yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi
yang ditetapkan.
2. Dikembangkan untuk mencapai tujuan
3. Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun
4. Instrumen sosial yang mempunyai batasan yang secara relative dapat
diidentifikasi.
Fungsi fungsi Manajemen
1. Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi peorganisasian adalah kegiatan dalam menentukan macam kegiatan beserta
jumlah
kegiatan
yang
dibutuhkan
untuk
mencapai
tujuan
pemisahaan
maupun
pengelompokan kegiatankegiatan beserta orang-orangnya yang sesuai dengan kegiatannya
disertai adanya perndelegasian wewenang.
Ada empat bagian penting yang perlu diketahui dalam pengorganisasian, yaitu:
2016
2
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
a. Staffing. Staffing merupakan suatu kegiatan yang melakukan pembagian
kelompok - kelompok kerja menurut jenisnya beserta pengisian orang-orang yang
sesuai dengan keahliannya.
b. Delegation of Authority. Yaitu pendelegasian wewenang dari seorang atasan
kepada bawahannya sesuai dengan struktur organisasi maupun kedudukan
bawahan / kemampuan bawahan.
c. Departementasi. Yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan yang sejenis untuk
kemudian dipisahkan dengan kegiatan yang lairmya dimana di antara
pengelompokan kegiatan tersebut tetap terjalin koordinasi dalam bekerja sama.
d. Personalia.
2. Directing / pengarahan ( = actuating = leading = commanding )
Pengarahan adalah kegiatan yang khususnya ditujukan untuk mengatasi dan
mengarahkan bawahan sehingga seorang pimpinan secara manusiawi bisa mengikat
bawahan untuk bekerja sama secara sukarela menyumbangkan tenaganya seefisien dan
seefektif mungkin untuk mencapai tujuan organisasi. Ada beberapa cara seorang pemimpin
bisa mengarahkan bawahannya di mana bawahan dapat melaksanakan pckerjaan dengan
tenang tanpa adanya sikap mendua karena pertentangan atasan dari berbagai bagian.
Adapun cara yang biasa dikenal adalah sebagai berikut :
a. Pengarahan dilakukan dengan cara mcmberikan informasi yang diperlukan terutama
yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi karyawan. Pengarahan semacam
ini biasanya dilakukan untuk menangani karyawan-karyawan yang baru saja diterima
sebagai karyawan baru perusahaan. Adapun pengarahan tersebut bisa mencakup
seperti tugas yang harus dilakukan, cara-cara yang digunakan, hubungan antara
sesame karyawan, tugas melaksanakan kegiatan dan sebagainya.
b. Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan oleh bawahan.
Perintah tersebut dapat dilakukan dengan cara tertulis ataupun lisan di mana
perintah tersebut perlu untuk dimengerti secara baik oleh atasan. Jadi atasan harus
dapat menyesuaikan kapan atasan memberikan perintah secara formal atau tertulis
maupun perintah secara lisan dan kapan atasan harus memberikan perintah yang
harus dilakukan seluruh bawahan (umum ) maupun hanya bagian tertentu saja
(khusus).
Ada dua hal yang bisa menunjang bawahan dapat bekerja lcbih giat dan efektif:
2016
3
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
a. Komunikasi. Komunikasi ini terutama komunikasi yang bersifat intern khususnya
komunikasi antara atasan dengan bawahan. Dengan komunikasi yang dapat
mencerminkan kejelasan yang diberikan sesuai dengan kedudukan masing-masing
anggota organisasi dalam struktur organisasi maka komunikasi ini sangat berguna
dalam menciptakan suasana kerja sama antara alasan dan bawahan yang dilandasi
dengan saling pengertian karena ditunjang adanya komunikasi informal ( hubungan
antar karyawan) yang efektif.
b. Motivasi. Faktor lain di samping terciptanya komunikasi yang adalah motivasi
terhadap bawahan juga diperlukan. Dengan motivasi yang ditujukan kepada
bawahan baik yang bersifat positif( dengan menambah tingkat kepuasan tertentu:
gaji. jabatan dsb ) maupun yang negatif (potong gaji, skors dsb ) diharapkan
bawahan terdorong unluk melakukan pekerjaan yang telah diperintahkan kepadanya
Motivasi merupakan pemberian dorongan dari atasan yang dapat mempengaruhi
sikap mereka sehingga bersedia menjalankan tugas-tugas yang selaras dengan
tujuan organisasi. Motivasi yang berhasil dari atasan dapat mendorong kreatifitas
karyawan dalam bekerja maupun dalam pemecahan masalah yang dihadapi
bawahan.
3. Coordinating (Koordinasi)
Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan seorang manajer agar terdapat suatu
komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan perbedaan kegiatan sehingga
bisa tercapai tujuan organisasinya. Agar koordinasi terlaksana, setela manajer melakukan
fungsi perencanaan, pengarahan dan pengorganisasian maka seorang manajer harus dapat
menciptakan suasana atau lingkungan kerja yang mendorong terlaksananya koordinasi,
misalnya:
a. Memberikan latihan dan training,
b. Memilih karyawan yang trampil, menciptakan suasana kerja yang nyaman dan
sebagainya.
c. Dan yang lebih penting adalah adanya kesadaran para karyawan tentang pentingnya
koordinasi yang diperlukan guna mencapai tujuan organisasi yang juga akan berarti
tercapainya tujuan pribadi masing-masing karyawan.
4. Controlling ( pengawasan )
Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir yang akan dilakukan manajer guna
melengkapi fungsi yang sudah dilakukan lebih dahulu. Pengawasan merupakan fungsi yang
bertujuan untuk melakukan perbaikan - perbaikan yang perlu dilakukan jika terjadi
2016
4
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
penyimpangan-penyimpangan
pelaksanaan
perencanaan
yang
telah
ditetapkan.
Pelaksanaan fungsi ini biasanya dilakukan dengan cara membandingkan segala sesuatu
yang dijalankan dengan standart yang telah ditetapkan sebelumnya.
Fungsi pengawasan mempunyai tiga kegiatan yang harus dilakukan:
a. Menetapkan standart yang dipakai. Standart ditetapkan berdasarkan pada
kemampuan seorang bekerja secara normal baik nonnal secara kualitatif (normal
menurut pendapat umum, langsung, pimpinan) maupun normal secara kuantitatif
(bisa diukur melalui standart jam kerja. pendapatan, investasi ).
b. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standart.
c. Melakukan koreksi. Dalam mengkoreksi di sini sudah ditelaah masalah-masalah
yang dihadapi, analisa dan pemilihan altematif yang memungkinkan untuk
memperbaiki dan menyempurnakan pelaksanaan kegiatan.
Teori-teori Struktural Klasik
Ciri dan pokok pikiran dari teori ini adalah individu dipengaruhi oleh struktur sosial
atau sistem sosial dan individu bagian dari struktur. Sehingga cara pandangnya dipengaruhi
struktur yang berada di luar dirinya. Pendekatan ini menekankan tentang sistem sebagai
struktur yang berfungsi. Karakteristik dari pendekatan ini adalah:
a. Mementingkan sinkroni (stabilitas dalam kurun waktu tertentu) daripada diacrony
(perubahan dalam kurun waktu tertentu). Misalnya dalam mengamati suatu
fenomena menggunakan dalil-dalil yang jelas dari suatu kaidah. Perubahan
terjadi melalui tahapan metodologis yang telah baku.
b. Cenderung memusatkan perhatiannya pada ”akibat-akibat yang tidak diinginkan”
(unintended consequences) daripada hasil yang sesuai tujuan. Pendekatan ini
tidak mempercayai konsep subjektivitas dan kesadaran. Fokus mereka pada
faktor-faktor yang berada di luar kontrol kesadaran manusia.
c. Memandang realitas sebagai sesuatu yang objektif dan independent. Oleh
karena itu, pengetahuan dapat ditemukan melalui metode empiris yang cermat.
d. Memisahkan bahasa dan lambang dari pemikiran dan objek yanng disimbolkan
dalam komunikasi. Bahasa hanyalah alat untuk merepresentasikan apa yang
telah ada.
2016
5
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
e. Menganut prinsip the correspondence theory of truth. Menurut teori ini bahasa
harus sesuai dengan realitas. Simbol-simbol harus merepresentasikan ssuatu
secara akurat.
Dalam pandangan teori struktural klasik, organisasi sosial merujuk pada pola-pola
interaksi sosial yang terjadi dalam sebuah kelompok sosial, yaitu kelompok atau kumpulan
orang yang terbentuk atas dasar kesamaan kepentingan yang saling berhubungan dan
melakukan interaksi sosial. Hubungan yang terjadi ini menghasilkan aspek status sosial
yang berbeda. Jaringan hubungan dan kepercayaan bersama suatu kelompok ini yang
biasanya disebut dengan struktur.
Sedangkan organisasi formal berkaitan dengan fenomena komunikasi jabatan
(positional communication). Hubungan dibentuk antara jabatan. Asumsinya adalah bahwa
organisasi dipahami sebagai tempat (wadah) berkumpulnya orang-orang yang diikat dalam
sebuah aturan-aturan yang tegas
dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah
terkoordinir secara sistematis dalam sebuah struktur guna mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Teori organisasi struktural klasik biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut
juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi
digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta
memberikan petunjuk mekanistik struktural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.
Dalam teori ini organisasi digambarkan seperti toet piano dimana masing-masing
nada mempunyai spesialisasi (do.. re.. mi.. fa.. so.. la.. si..) di mana apabila tiap nada
dirangkai maka akan tercipta lagu yang indah begitu juga dengan organisasi. Dikatakan teori
mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap
saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.
Definisi organisasi menurut Teori Klasik bahwa organisasi merupakan struktur
hubungan, kekuasaan-kekuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan,
komunikasi dan faktor-faktor lain apabila orang bekerja sama.
Teori organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat
unsur pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:
a. Sistem kegiatan yang terkoordinasi
b. Kelompok orang
c. Kerjasama
d. Kekuasaan dan kepemimpinan
2016
6
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat
kondisi pokok: Kekuasaan, Saling melayani, Doktrin, Disiplin.
Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:
a. Pembagian kerja (untuk koordinasi)
b. Proses Skalar dan Fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal)
c. Struktur (hubungan antar kegiatan)
d. Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).
Teori Klasik berkembang dalam 3 Aliran:
 BIROKRASI) Dikembangkan dari Ilmu Sosiologi
 ADMINISTRASI) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Makro
sebuah organisasi.
 MANAJEMEN ILMIAH) Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek
Mikro sebuah organisasi.
Semua teori diatas dikembangkan sekitar tahun 1900-1950. Pelopor teori ini
kebanyakan dari sebuah negara berbentuk kerajaan “Mesir, Cina & Romawi”.
TEORI BIROKRASI
Dikemukakan oleh “MAX WEBER” dalam buku “The Protestant Ethic and Spirit of
Capitalism” dan “The Theory of Social and Economic Organization”. Istilah BIROKRASI
berasal dari kata LEGAL-RASIONAL: “Legal” disebabkan adanya wewenang dari
seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas.
Sedangkan
“Rasional” karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai.
Karakteristik-karakteristik birokrasi menurut Max Weber:
 Pembagian kerja
 Hirarki wewenang
 Program rasional
 Sistem Prosedur
 Sistem Aturan hak kewajiban
 Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal
 Suatu organisasi terdiri dari hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan.
2016
7
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Tujuan/rencana organisasi terbagi ke dalam tugas-tugas yang disalurkan di
antara berbagai jabatan sebagai kewajiban (job description).
 Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan (saat sah
menduduki jabatan).
 Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis.
 Suatu sitem aturan/regulasi yang umum tapi tegas yang ditetapkan secara
formal, mengatur tindakan-tindakan fungsi jabatan dalam organisasi.
 Prosedur dalam organisasi bersifar formal dan impersonal.
 Adanya prosedur untuk menjaga disiplin anggota.
 Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan
organisasi.
 Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis.
 Penilaian kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja
TEORI ADMINISTRASI
Teori ini dikembangkan oleh Henry Fayol, Lyndall Urwick dari Eropa dan James D.
Mooney, Allen Reily dari Amerika.
HENRY FAYOL (1841-1925): Seorang industrialis asal Perancis tahun 1916 menulis
sebuah buku “Administration industrielle et Generale” diterjemahkan dalam bahasa inggris
1926 dan baru dipublikasikan di Amerika 1940.
14 Kaidah manajemen menurut Fayol yang menjadi dasar teori administrasi:
 Pembagian kerja
 Wewenang dan tanggung jawab
 Disiplin
 Kesatuan perintah
 Kesatuan pengarahan
 Mendahulukan kepentingan umum
 Balas jasa
 Sentralisasi
 Rantai Skalar
 Aturan
 Keadilan
 Kelanggengan personalia
 Inisiatif
2016
8
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Semangat korps
Fayol membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok:

Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)

Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)

Kegiatan Financial (penggunaan optimum modal)

Kegiatan Keamanan

Kegiatan Akuntansi

Kegiatan Manajerial atau “FAYOL’s FUNCTIONALISM” yaitu:
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pemberian perintah
d. Pengkoordinasian
e. Pengawasan
JAMES D. MOONEY & ALLEN REILLY :1931) Menerbitkan sebuah buku
“ONWARD INDUSTRY” inti dari pendapat mereka adalah “koordinasi merupakan factor
terpenting dalam perencanaan organisasi”. Tiga prinsip yang harus diterapkan dalam
sebuah organisasi menurut mereka adalah:
a. Prinsip Koordinasi
b. Prinsip Skalar dan Hirarkis
c. Prinsip Fungsional
MANAJEMEN ILMIAH
Dikembangkan tahun 1900 oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR).
Definisi
Manajemen Ilmiah: “Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah
organisasi” atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja”.
F.W. TAYLOR menuangkan ide dalam tiga makalah: “Shop Management”, “The
Principle Oif Scientific Management” dan “Testimony before the Special House Comitte”.
Dari tiga makalah tersebut lahir sebuah buku “Scientific Management”.
Berkat jasa-jasa yang sampai sekarang konsepnya masih dipergunakan pada
praktek manajemen modern maka F.W. TAYLOR dijuluki sebagai “BAPAK MANAJEMEN
ILMIAH”.
2016
9
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:
a. Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu
pengetahuan.
b. Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan
c. Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara
ilmiah perlu intregasikan.
d. Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat
manajemen ilmiah.
Unsur-unsur kunci dalam manajemen ilmiah adalah :
1. Pembagian Kerja : berkenaan denan bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan
organisasi didistribusikan (disinilah bagaimana jalur dan pola komunikasi
berlangsung).
2. Proses Skalar – fungsional : berkenaan dengan rantai perintah / dimensi vertikal
organisasi yang menunjukkan proses fungsional dan jalur horisontal organisasi.
3. Struktur : hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi. Teori klasik
fokus pada dua stuktur dasar : lini (garis komando/pimpinan/decition maker) dan
staf (garis koordinatif / pelaksana tugas/follower)
4. Rentang Kendali/pengawasan (span of control) : menunjukkan jumlah bawahan
yang berada di bawah pengawasan seorang atasan. Efektifitas pengawasan
organisasi tergantung pada besar kecilnya jumlah rentang kendali yang ada.
2016
10
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
Burhan Bungin. 2006. Sosiologi Komunikasi, Teori, Paradigma dan Diskursus Teknologi
Komunikasi dalam Masyarakat. Jakarta: Kencana Prenada Media Group
Deddy Mulyana. 2000. Ilmu Komunikasi suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya
Gibson, Ivancevich, Donelly. 1994. Organisasi Perilaku, Struktur Proses. Erlangga, Jakarta
Linggar, M. Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan serta aplikasinya di Indonesia, Bumi
Aksara, Jakarta, 2000
Onong Uchjana Effendy. 1993. Ilmu,. Teori dan Filsafat Komunikasi, Bandung: Remaja
Rosdakarya
Pace R. Wayne dan Don F. Faules. 1993. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan. Deddy Mulyana (ed). Bandung: Remaja Rosdakarya
2016
11
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id