Modul Komunikasi Organisasi [TM2].

MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Organisasi
Manajemen dan Komunikasi
Organisasi
Fakultas
Program Studi
Tatap Muka
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Program Studi
Public Relations
02
Kode MK
Disusun Oleh
Drs.Gufroni Sakaril, M.M
Abstract
Kompetensi
Membahas tentang manajemen dan
komunikasi dalam organisasi
meliputi: pengertian dan artinya
manajemen, dan arti pentingnya
komunikasi dalam organisasi serta
fungsi komunikasi dalam organisasi
Mahasiswa memiliki pengetahuan
dan pemahaman tentang arti
pentingnya manajemen, organisasi
dan komunikasi organisasi
Pengantar
Menurut Wiryanto (2005) komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
Menurut Goldhaber (1986), komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan
saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain
untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi merupakan arus informasi,
pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah
pengiriman dan penerimaan pertukaran informasi dan pemindahan arti dalam suatu jaringan
hubungan yang saling bergantung satu sama lain dalam kelompok formal maupun informal
dalam suatu organisasi.
Manusia sebagai sumber daya adalah penggerak organisasi. Organisasi tidak akan
berfungsi tanpa manusia. Sehingga menusia membutuhkan organisasi dan sebaliknya
organisasi membutuhkan manusia sebagai sumber daya penggerak organisasi. Dengan
kata lain organisasi adalah manusia, tanpa manusia tidak ada organisasi. Jadi sumber daya
manusia merupakan unsur utama atau faktor sentral di dalam sebuah organisasi apapun
bentuknya, karena sumber daya manusia (SDM) adalah faktor sentral di lingkungan
organisasi profit (perusahaan dan industri, non profit (instansi pemerintah) dan voluntir
(organisasi/perkumpulan berdasarkan kemanuasiaan dan pengabdian).
Berarti sumber daya manusia di lingkungan sebuah organisasi harus dikelola secara
efektif dan efisien, agar menjadi organisasi yang efektif dan efisien dalam mencapai
tujuannya. Pengelolaan atau manajemen sumber daya manusia (MSDM) dibutuhkan oleh
semua organisasi, baik berskala kecil dan menengah maupun berskala besar. Dengan
manajemen sumber daya manusia yang profesional akan dapat diwujudkan pemberdayaan
(empowerment) manusia sebagai sumber daya secara maksimal untuk mewujudkan
organisasi yang efektif.
Manajemen dan pemberdayaan manusia sebagai sumber daya, tidak dapat dan
tidak boleh dipisahkan dan harus dilaksanakan secara simultan agar saling isi mengisi dan
menjadi efektif atau efisiensi dalam mencapai tujuan organisasi. Setiap dan semua
pemimpin atau manajer di lingkungan sebuah organisasi, baik pada tingkat (level) atas,
menengah maupun tingkat bawah, sekarang ini dan di masa mendatang pada abad yang
menjunjung tinggi hak-hak Asasi Manusia (HAM) harus memiliki kesadaran yang tinggi
bahwa para karyawan/anggota organisasi adalah manusia sebagaimana dirinya.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Interaksi
antarindividu,
karyawan/bawahannya, menyebabkan
baik
antara
pimpinan/manajer
dengan
peranan komunikasi berpengaruh besar dalam
menyelesaikan berbagai masalah atau konflik yang timbul dalam tubuh suatu organisasi.
Kenyataannya dalam kehidupan organisasi yang di dalamnya terlibat interaksi sejumlah
manusia sebagai anggota organisasi, merupakan fakta yang tidak dapat dihindari.
Jadi peranan komunikasi mutlak dalam suatu kehidupan organisasi. Tanpa
kemantapan komunikasi akan berakibat buruk bagi organisasi. Studi mengenai komunikasi
keorganisasian, terutama komunikasi internal, sangat membantu mengatasi problema
kehidupan organisasi.
Manajemen dan Arti Pentingnya
Dalam situasi komunikasi apapun, sangat perlu dan dianjurkan untuk melakukan
perencanaan dalam kegiatan komunikasi yang akan dilakukannya. Dengan kata lain ia
dapat mengevaluasi bagaimana efek dari suatu jenis komunikasi terhadap orang lain,
sekaligus sebagai langkah antisipasi terhadap kemungkinan kegagalan komunikasi itu
sendiri
Secara umum manajemen diartikan sebagai pengelolaan kegiatan dengan
memanfaatkan semua sumber daya, baik manusia maupun non manusia untuk mencapai
tujuan
organisasi
yang
telah
ditetapkan.
Semua
organisasi
memerlukan
manajemen/kepemimpinan, sebaliknya manajemen hanya ada di dalam organisasi sebagai
kumpulan sejumlah manusia, di luar organisasi tidak ada manajemen.
Pengertian manajemen menurut George R. Terry (1991:9) yang secara sederhana
mengatakan manajemen adalah sebuah kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan
sebelumnya dengan menggunakan bantuan orang lain. Sedang Paul Hersey dan Kenneth
H. Blanchard (1988:5) mengatakan bahwa manajemen adalah proses bekerja dengan
individu-individu dan kelompok-kelompok serta berbagai sumber daya lainnya untuk
mencapai tujuan-tujuan organisasi. Kemudian Alan Paisey (1992:3) mengatakan bahwa
manajemen merupakan sekumpulan individu atau pribadi dalam proses organisasi yang
berhubungan dengan sumber daya dalam mencapai tujuan. Pengertian lain, dari Richard L.
Daft (199 ), mengatakan manajemen merupakan pencapaian tujuan organisasi secara
efektif dan efisien yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan
pengawasan sumber daya organisasi.
2016
3
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dari pengertian-pengertian di atas dapat dikatakan manajemen atau pengelolaan
adalah proses atau rangkaian kegiatan pemberdayaan anggota organisasi/karyawan dan
sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Dengan
demikian
pencapaian
manajer/pimpinan
tujuan
dalam
organisasi
sangat
menggerakkan
dipengaruhi
anggota
organisasi
oleh
kemampuan
atau
karyawan
dilingkungannya.
Jadi organisasi apapun bentuk atau jenisnya merupakan himpunan sejumlah
manusia (dua orang atau lebih) yang bekerjasama untuk mewujudkan tujuan-tujuan tertentu.
Untuk itu setiap dan semua organisasi memerlukan kepemimimpinan/manajemen
termasuk juga yang kegiatannya bersifat khusus berupa pengelolaan karyawan/anggota
organisasi sebagai sumber daya yang disebut Manajemen Sumber Daya Manusia
(MSDM).
Dalam melaksanakan kegiatan MSDM sebuah organisasi berhadapan dengan
sejumlah manusia sebagai karyawan atau anggota organisasi yang memiliki latar belakang
kehidupan/keluarga, pendidikan, pengalaman, kebiasaan, adat istiadat dan kepribadian
yang tidak sama. Perbedaan itu setelah berada dalam sebuah organisasi akan saring
berinteraksi membentuk budaya organisasi, yang harus dipedomani dalam berperilaku.
Fungsi Komunikasi Organisasi
Goldhaber
(1990)
mengumpamakan
komunikasi
merupakan
darah
yang
menghidupkan organisasi, perekat yang menyatukan anggota organisasi dan anyaman
penghubung semua sistem dalam organisasi. Komunikasi selain menghidupkan dan
menggerakkan organisasi dalam mencapai tujuan, juga mempersatukan seluruh anggota
sehingga tercapai kekompakan. Hal ini perlu, terutama dalam mencapai tujuan organisasi,
baik bertujuan laba maupun nirlaba.
Dengan demikian komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi,
gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat di dalamnya guna
mencapai kesamaan makna. Dengan kata lain komunikasi merupakan aspek yang penting
dalam suatu organisasi, baik organisasi profit maupun non profit (Bungin, 2006: 255)
Artinya seorang komunikator, dalam situasi komunikasi apapun, sangat perlu dan
dianjurkan untuk melakukan perencanaan dalam kegiatan komunikasi yang akan
dilakukannya. Dengan kata lain ia dapat mengevaluasi bagaimana efek dari suatu jenis
komunikasi
terhadap
orang
lain,
sekaligus
sebagai
kemungkinan kegagalan komunikasi itu sendiri.
2016
4
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
langkah
antisipasi
terhadap
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, tindak
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi
dapat
dipandang
sebagai
suatu
sistem
pemrosesan
informasi
(information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi
yang
didapat
memungkinkan
setiap
anggota
organisasi
dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh
semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang
dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial
dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap
fungsi regulatif ini, yaitu:
1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi
atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan
pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan
perintah banyak bergantung pada:
a. keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
b. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
c. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus
sebagai pribadi
d. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2. Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturanperaturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
2016
5
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak
pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.
Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan
kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan
dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan
dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan
kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi
selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih
besar dalam diri karyawan terhadap organisasi
Salah satu karakteristik antarmanusia (human comunication) menegaskan, bahwa
tindak komunikasi akan mempunyai efek yang dikehendaki (intentional effect) dan efek yang
tidak diehendaki (unintentional effect). Pernyataan tersebut bermakna, bahwa apa yang kita
katakan dan apa yang kita lakukan pada orang lain tidak selalu diinterpretasi dan sama
seperti yang kita kehendaki. Kenyataan ini dapat terjadi pada setiap konteks komunikasi,
baik konteks komunikasi antarpribadi, kelompok, massa, ataupun komunikasi organisasi.
Prinsip-prinsip umum untuk memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam
organisasi, yaitu :
1) Prinsip yang pertama adalah bagaimana mendefinisikan tujuan kita berkomunikasi.
Orang berkomunikasi untuk memperoleh hasil yang diharapkan, namun mereka tidak
selalu tahu dengan tepat hasil-hasil apa yang mereka cari. Untuk inilah, memberi
batasan terhadap tujuan kita berkomunikasi merupakan faktor yang menentukan
keberhasilan kita berkomunikasi dalam suatu organisasi.
Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk mendefinisikan tujuan berkomunikasi, yaitu:
2016
6
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
a. Apa yang kita inginkan untuk terjadi. Artinya pastikan bahwa tujuan kita
berkomunikasi sudah specifik, karena kalau tujuan kita tidak jelas, maka kita
tidak akan selalu siap untuk menyampaikan pesan kepada orang lain.
b. Memastikan apa tujuan kita realistis, dalam arti apakah tujuan yang kita
harapkan memiliki peluang untuk berhasil atau tidak.
Misalnya, apakah
atasan kita akan mempromosikan jabatan kita atau menaikkan gaji kita, kalau
penampilan dan prestasi kerja kita masih di bawah ukuran normal? Kalau itu
yang terjadi, maka tujuan kita tidak realistis.
2) Prinsip kedua dalam memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi
adalah bagaimana memilih audiens yang ’terbaik’. Setiap pesan yang kita
sampaikan,
akan
mempunyai
beberapa
audiens
yang
potensial,
karena
berkomunikasi dengan setiap orang mensyaratkan satu pendekatan yang berbeda
dan kemungkinan akan mendapatkan hasil yang berbeda-beda pula.
Dalam suatu organisasi, prosedur yang ada biasanya mensyaratkan orang untuk
menjelaskan setiap gagasan ataupun persoalannya kepada orang lain dengan tegas.
Kalau pimpinan suatu organisasi terlalu sibuk, tidak ramah ataupun tidak tertarik
dengan gagasan atau pun persoalan yang kita lontarkan, masih ada cara lain untuk
menyampaikan keinginan itu, misalnya dalam suatu pertemuan yang diadakan. Oleh
karena itu, memilih siapa audiens yang memungkinkan kita dapat menyampaikan
persoalan, pendapat ataupun gagasan secara bebas, perlu kita perhatikan kalau kita
menginginkan pesan-pesan organizational yang kita sampaikan sesuai dengan apa
yang kita harapkan.
3) Prinsip ketiga adalah menggunakan saluran (channel) yang terbaik. Ada beberapa
saluran komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dapat digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan organisasional. Memilih satu dari beberapa saluran
komunikasi yang ada seharusnya tidak menjadi keputusan yang dilakukan sambil
lalu, karena setiap saluran komunikasi mempunyai keuntungan sekaligus kerugian.
Ada dua jenis saluran, yaitu:
a. saluran komunikasi lisan (oral communication). Saluran komunikasi lisan
mempunyai beberapa keuntungan yaitu: (1) Keuntungan terbesar dari
komunikasi lisan adalah kecepatannya, dalam arti ketika kita melakukan
tindak komunikasi dengan orang lain, pesan dapat disampaikan dengan
segera. Aspek kecepatan ini akan bermakna kalau waktu menjadi persoalan
yang esensial. (2) Munculnya umpan balik segera (instant feedback). Artinya
penerima pesan dapat dengan segera memberi tanggapan atas pesan-pesan
yang kita sampaikan. (3) Memberi kesempatan kepada pengirim pesan untuk
2016
7
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
mengendalikan situasi, dalam arti sender dapat melihat keadaan penerima
pesan pada saat berlangsungnya tindak komunikasi tersebut. Jika kita
memiliki kemampuan berbicara yang lebih baik, memungkinkan pesan-pesan
yang kita sampaikan akan menjadi lebih jelas dan cukup efektif untuk dapat
diterima oleh receiver.
b. Saluran komunikasi tertulis (written communication). Pada komunikasi
tertulis, keuntungannya adalah bahwa ia bersifat permanen, karena pesanpesan organisasional yang disampaikan dilakukan secara tertulis. Selain itu,
catatan-catatan tertulis juga mencegah kita untuk melakukan penyimpangan
(distorsi)
terhadap
gagasan-gagasan
yang
kita
sampaikan.
Dengan
perkataan lain, ada jaminan bahwa apa yang kita katakan adalah apa yang
akan diterima receiver.
Mana yang terbaik dari kedua saluran komunikasi di atas? Tidak ada jawaban atas
pertanyaan tersebut, karena beberapa pesan hanya akan efektif kalau disampaikan secara
lisan dan beberapa pesan lain akan lebih mudah kalau disampaikan secara tertulis. Oral
communication biasanya disarankan untuk dilakukan, kalau pesan yang ingin disampaikan
bersifat pribadi.
Ia juga berguna kalau kita membutuhkan umpan balik yang cepat.
Sementara komunikasi tertulis merupakan pilihan terbaik kalau kita menginginkan pesan
yang kita sampaikan menjadi lebih formal atau resmi. Juga saluran tertulis akan lebih baik
jika kita harus memilih kata-kata dengan cermat, di samping juga kalau kita ingin
mengkomunikasikan gagasan-gagasan yang rumit (complicated).
2016
8
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
Burhan Bungin. 2006. Sosiologi Komunikasi, Teori, Paradigma dan Diskursus Teknologi
Komunikasi dalam Masyarakat. Jakarta: Kencana Prenada Media Group
Deddy Mulyana. 2000. Ilmu Komunikasi suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya
Onong Uchjana Effendy. 1993. Ilmu,. Teori dan Filsafat Komunikasi, Bandung: Remaja
Rosdakarya
Pace R. Wayne dan Don F. Faules. 1993. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan. Deddy Mulyana (ed). Bandung: Remaja Rosdakarya
2016
9
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufron Sakaril, M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id