Modul Komunikasi Organisasi [TM9]

MODUL PERKULIAHAN
Komunikasi
Organisasi
Teori Organisasi:
Organisasi Informal
Fakultas
Program Studi
Fakultas Ilmu
Komunikasi
Public Relations
Tatap Muka
08
Kode MK
Disusun Oleh
42008
Drs.Gufroni Sakaril, M.M
Abstract
Kompetensi
Membahas tentang pengertian,
sifat, faktor penyebab
terbentuknya, kelebihan dan
kekurangan, serta peran PR dalam
pengelolaan organisasi informal
Mahasiswa memiliki pengetahuan
dan pemahaman tentang arti
pentingnya organisasi informal dan
implikasinya bagi komunikasi
organisasi
73
Pengantar
Tidak dapat dipungkiri bahwa manusia adalah makhluk sosial yang hidup dalam
kelompok-kelompok. Pembahasan kali ini membicarakan tentang organisasi informal yang
ada dalam organisasi formal. Keberadaan kelompok-kelompok karyawan/individu dalam
suatu organisasi formal dapat terbentuk karena beberapa faktor, seperti faktor sosiologis,
psikologis, dan budaya.
Secara sosiologis karena seringnya interaksi di antara mereka. Secara psikologis
dapat terjadi karena adanya kesamaan hobi, kesukaan, dan sebagainya, sedangkan
kesamaan budaya dapat terjadi karena kodratnya manusia yaitu adanya kenyamanan
berkomunikasi bila bertemu dengan sesamanya, seperti sama-sama berasal dari daerah
yang sama, sama dalam pendidikan di sekolah atau kampus yang sama.
Namun terbentuknya organisasi informal, dalam konteks public relations adalah
keberadaan kelompok tersebut harus dikelola untuk tujuan positif yaitu tercapainya tujuan
dan cita-cita organisasi.
Pengertian, Sifat dan Faktor Terbentuknya
Organisasi baik formal maupun informal dibentuk oleh orang-orang karena untuk
alasan-alasan tertentu. Seorang pakar bernama Herbert G. Hicks mengemukakan dua
alasan mengapa orang memilih untuk berorganisasi: a. Alasan Sosial (social reason),
sebagai “zoon politicon ” artinya mahluk yang hidup secara berkelompok, maka manusia
akan merasa penting berorganisasi demi pergaulan maupun memenuhi kebutuhannya. Hal
ini dapat kita temui pada organisasi-organisasi yang memiliki sasaran intelektual, atau
ekonomi. b. Alasan Materi (material reason), melalui bantuan organisasi manusia dapat
melakukan tiga macam hal yang tidak mungkin dilakukannya sendiri yaitu: 1) Dapat
memperbesar kemampuannya 2) Dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai
suatu sasaran, melalui bantuan sebuah organisasi. 3) Dapat menarik manfaat dari
pengetahuan generasi-generasi sebelumnya yang telah dihimpun.
Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota
organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan mereka
dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke atas, ke bawah, atau
secara horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan
informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut juga bdengan grapevine (desas
desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian di luar dari
arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun informasinya bersifat informal,
2016
74
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. Bagi pimpinan grapevine dapat menjadi masukan
tentang perasaan karyawannya, sedangkan bagi sesame karyawan komunikasi informal ini
bisa menjadi saluran emosi mereka. Agar komunikasi berjalan efektif maka diperlukan
jaringan komunikasi (network) baik yang bersifat formal maupun informal.
Kebutuhan sosial merupakan salah satu diantara motivasi pekerjaan yang paling
kuat dan memaksa. Orang-orang yang membentuk organisasi akan berlaku sebagai
anggota kelompok, dan keanggotaanya ini akan membentuk perilaku kerja dan sikapnya
terhadap organisasi dan pekerjaan. Kelompok ini dapat menjalankan pengendalian yang
jauh lebih kuat terhadap anggotanya dari pada yang dilakukan oleh pucuk pimpinan. Oleh
karena pucuk pimpinan hanya dapat mencapai tujuannya hanya dengan bekerja sama
melalui orang-orangnya, maka pucuk pimpinan juga harus bekerja melalui kelompokkelompok ini.
Terbentuknya suatu kelompok informal dapat ditimbulkan oleh banyak faktor,
diantaranya: adanya rasa kebersamaan, adanya identifikasi diri, adanya tengertian perhatian
dari sesama anggota kelompok, adanya petunjuk tentang tingkah laku yang dapat diterima,
adanya kesempatan untuk berinisiatif dan berkreatif, adanya bantuan dari sesama anggota
dalam memecahkan persoalan yang dihadapinya dan adanya perlindungan terhadap semua
anggota kelompok.
Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar
maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi
anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan
organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah
pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan
menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan
terstruktur dan terumuskan.
Organisasi Informal memiliki ciri-ciri : lepas, fleksibel, tidak terumuskan, spontan.
Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun
tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota
organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan tujuantujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal : Arisan
ibu-ibu, orang-orang di kendaraan umum, sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak
bola, dan sebagainya.
Menurut J. Winardi organisasi informal memiliki beberapa ciri-ciri yang membedakan
dari organisasi formal, yaitu :
2016
75
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara
sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu dimana
seseorang menjadi anggota organisasi tersebut.
2. Sifat hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan
tidak terspesifikasi.
3. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan
didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.
4. Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan
bersama yang disadari, meskipum pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak
disadari itu untuk tujuan bersama.
5. Dalam organisasi formal, tiap unsure organisasi mempunyai kedudukan tugas
dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan didaam organisasi informal, kedudukan
serat fungsinya tampak kabur. (J Winardi, 2003:9).
Struktur Intern Kelompok
Demi kelestarian kelompok untuk maju ke arah terwujudnya tujuan mereka dan untuk
memberikan perlindungan serta dukungan bagi kebutuhan anggotanya, maka kelompok
informal ini memerlukan adanya suatu struktur intern. Struktur disini berarti seperangkat
karakteristik yang bersifat khas yang mana akan menentukan hubungan diantara
anggotanya. Seperangkat karakteristik ini adalah: adanya kepemimpinan di dalam
kelompok, adanya standard tingkah laku kelompok, adanya sikap dan nilai-nilai kelompok,
adanya tekanan untuk mengikuti, dan terdapatnya sistem status.
Organisasi informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi
putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak
panggaruh dengan struktur formal organisasi. Organisasi informal tumbuh karena berbagai
faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan
kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status).
Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta metode
kerja sendiri lain dengan aturan formal. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi
anggota dan organisasi, namun juga dapat membahayakan organisasi dan dapat
berkembang dalam berbagai bentuk. Seperti halnya organisasi formal, organisasi informal
juga memiliki struktur tersendiri. Struktur inilah yang membedakan antara dua jenis
organisasi tersebut.
2016
76
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Adapun struktur organisasi informal, yaitu :
1.
Organisasi
informal
adalah
hubungan
pribadi
dalam
organisasi
yang
mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema
formal dan tidak panggah dengan struktur formal organisasi.
2. Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan,
umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun
intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)
3. Organisasi informal membentuk klik, status dan peranan, norma dan sanksi serta
metode kerja sendiri lain dengan aturan formal.
4. Organisasi informal dapat bermanfaat bagi pribadi anggota dan organisasi,
namun juga dapat membahayakan organisasi.
5. Organisasi informal berkembang dalam berbagai bentuk.
Jenis-jenis Kelompok Informal
Pada umumnya di dalam suatu organisasi formal disamping terdapat kelompokkelompok formal juga terdapat kelompok-kelompok informal. Menurut jenisnya kelompok
informal ini dapat dibedakan ke dalam:
a. Horizontal Cliques. Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari
orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang sama dan bekerja
dalam bidang yang sama.
b. Vertical Cliques. Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari
orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda, akan
tetapi dalam suatu bidang yang sama.
c. Random Cliques. Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari
orang-orang yang berasal dari berbagai tingkatan manajemen dan yang berasal
dari berbagai bidang.
Selain itu, menurut Hicks organisasi informal dibedakan menjadi organisasi primer
dan organisasi sekunder :
1. Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara
lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi
rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh
dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
2. Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat
intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan
memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat
2016
77
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai
contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon
karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran
gajinya
Komunikasi Di Dalam Kelompok Informal
Salah satu ciri khas dari sistem komunikasi yang terdapat dalam kelompok informal
adalah komunikasi melalui cara “Grapevine” (selentingan). Disamping itu, komunikasi juga
dapat dilakukan melalui memorandum, ekspresi wajah, serta kode-kode lainnya. Komunikasi
ini dapat dilakukan setiap saat disembarang tempat dan dilaksanakan secara berantai dalam
waktu yang singkat dan selalu mendapatkan perhatian yang seksama. Kemampuan untuk
menginterpretasikan informasi sangat peka sekali dan cenderung adanya kesamaan dalam
segi persepsinya. Hal ini terjadi dikarenakan kesamaan dalam hal sikap dan nilai-nilai
kelompok.
Kelebihan dan Kelemahan
Sebagai suatu organisasi atau kelompok, tentu memiliki kelebihan dan kelemahan.
Kelebihan organisasi informal, antara lain :
1. Dapat berfungsi sebagai pembangkit dukungan bagi tujuan organisasi formal.
2. Melengkapi arus komunikasi dalam organisasi/perusahaan melalui jalur-jalur
komunikasi tambahan yang bersifat tidak resmi.
3. Pemersatu dan memberi ketenangan pada individu yang menjadi pengikutnya.
4. Dapat menjadi sarana pelepasan ketegangan, tempat curahan hati, lobi dan
negosiasi, sehingga dapat memperlancar tujuan organisasi.
5. Dapat member dan mempengaruhi dukungan terhadap kekuasaan, dalam arti
member kompensasi terhadap manajer yang kurang memiliki kapabilitas.
Sedangkan kelemahan organisasi informal, antara lain :
1. Cenderung lemah atau kurang mampu bertahan terhadap perubahan.
2. Ketimpangan dalam kualitas atau kemampuan kelompok yang tidak seimbang
dengan tuntutan organisasi formal.
3. Sifat pesan komunikasi desas desus yang dapat berkonsekuensi negative seperti
destruktif, ketidakpastian dan penyimpangan.
4. Cenderung mementingkan kelompoknya. Karena hubungan personal yang kuat,
maka memberi peluang nepotisme dan kolusi dalam kekuasaan, dan
kewenangan dalam manajemen.
2016
78
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Peranan PR dalam Pengelolaan Organisasi Informal
Dalam memberdayakan publik internal bahwa mereka dapat memberi pengaruh dan
kontribusi terhadap citra positif atau pun citra negatif organisasi, PR mesti menanamkan
budaya untuk menjunjung citra yang baik pada setiap anggota organisasi. Tiap anggota
organisasi harus menyadari bahwa mereka merupakan “PR tidak resmi” organisasi di mana
sikap, tingkah laku, perbuatan dan ucapannya akan selalu mendapat sorotan pihak luar
yang dapat mempengaruhi organisasi.
Menciptakan budaya organisasi bahwa tiap anggota organisasi adalah “PR tidak
resmi” organisasi tidaklah mudah. Namun demikian, PR dapat memberikan perannya
sebagai berikut:
1. Menumbuhkan perasaan committed pada diri tiap anggota bahwa mereka dapat
memberikan sumbangan terbaiknya baik organisasi.
2. Menumbuhkan rasa percaya diri pada tiap anggota bahwa mereka dapat
mewujudkan tujuan organisasi yang berkualitas.
3. Menumbuhkan rasa bangga pada tiap anggota bahwa mereka memiliki andil yang
besar dalam mencapai tujuan organisasi.
4. Menumbuhkan rasa turut memiliki bahwa tiap anggota organisasi adalah bagian
yang tidak dapat dipisahkan dari organisasi.
5. Menumbuhkan rasa loyalitas yang tinggi pada tiap anggota bahwa mereka
memperoleh perhatian yang layak dari pihak manajemen organisasi.
Untuk keperluan tersebut, PR harus secara terus menerus melakukan pembinaan
hubungan komunikasi yang harmonis dengan publik internalnya. PR dapat menerapkan dua
mekanisme pedekatan komunikasi kepada publik internal, yaitu pendekatan secara personal
dan pendekatan secara institusional. Dalam kaitan hubungan dengan kelompok/organisasi
informal, PR harus lebih mengedepankan pendekatan secara personal, yaitu komunikasi
antarpribadi. Rhenald Kasali menyebutnya dengan cara managing by walking (mbw).
Pembinaan hubungan komunikasi ini dapat dilakukan melalui pemberian informasi
yang jujur dan terbuka dengan memandang publik internal sebagai bagian dari tujuan
organisasi bukan sebagai alat untuk mencapai tujuan. Pola hubungan komunikasi ini berarti
komunikasi yang dilakukan PR bersifat informatif dan persuasif.
Komunikasi
PR
yang
bersifat
informatif
dan
persuasif
tersebut,
menurut
Abdurrachman (1993) dapat dilakasanakan dengan cara:
1. Tertulis, yaitu menggunakan surat-surat, papers, buletin, brosur, dan lain-lain.
2. Lisan, yaitu mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah, dan sebagainya.
2016
79
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. Conseling, yaitu menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan
atau pendidikan untuk memberikan nasehat-nasehat kepada para karyawan, turut
memecahkan persoalan pribadi mereka, atau mendiskusikannya bersama mereka.
2016
80
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Abdurrahman, Oemi, 1990, Dasar-Dasar Public Relations, Bandung: PT. Citra Aditya Bakti.
Arni Muhammad. 2002. Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara
Hatch, Mary Jo, 1997, Organization Theory, Modern, Symbolic, and Postmodern
Perspectives, New York: Oxford University Press Inc.
Jefkins, Frank, 1988, Public Relations Techniques, London: Heinemann Professional
Publishing Ltd.
-------------------, 1998, Public Relations, Great Britain: Pearson Professional Ltd.
Kasali, Rhenald, 1992, Manajemen Periklanan, Konsep dan Aplikasinya di Indonesia,
Jakarta: PT Pustaka Utama Grafiti.
---------------, “The End of Classical Public Relations, The Rise of Pop Public Relations”,
Hand-out Seminar 50 tahun IISIP Jakarta, 4 Desember 2003.
Mahmudi, Marwan, “Penerapan Marketing Public Relations”, Jurnal Kampus Tercinta, IISIP
Jakarta, No. 10 Tahun III, April – Agustus 1999.
--------------, “Peranan Public Relations dalam Menciptakan Citra Positif Organisasi”,
Majalah Ilmiah WIDYA, Kopertis Wilayah III – Jakarta, No. 171 Tahun XVI,
Desember 1999
Pace, R. Wayne & Don F. Faules, 2006, Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan
Kinerja Perusahaan, cetakan keenam, penerjemah: Deddy Mulyana,
Amstrong, M., 1993, How to be an Even Better Manager, third edition, London: Kogan Page
Limited.
---------------, 1993, Handling Conflict and Negotiation, London: Kogan Page Limited.
Ruslan, Rosady, 1997, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations, Jakarta: PT
RajaGrafindo Persada
Stoner, James A.F., 1992, Manajemen, Jilid I dan II, Jakarta: Erlangga.
2016
81
Komunikasi Organisasi
Drs. Gufroni Sakaril,M.M
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id