File - Biro Kepegawaian dan Organisasi Kementerian

PM NO 39 TAHUN 2009
TENTANG RENCANA INDUK PEMANFAATAN
TEKNOLOGI INFORMAS DAN KOMUNIKASI (TIK) DI LINGKUNGAN
DEPARTEMEN PERHUBUNGAN
PM NO. 82 TAHUN 2011,
TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENHUB
PERATURAN
TERKAIT TATA
KELOLA DATA
PEGAWAI
PM NO 46 TAHUN 2012
TENTANG POLA KARIER PEGAWAI
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
PM NO 147, 117, 136, 121, 137, 113, 114, 88, 89
TAHUN 2016
PETA JABATAN DAN URAIAN JENIS KEGIATAN
SETIAP UNIT KERJA
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
KM 189 TAHUN 2015
TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
ALUR PENGGUNAAN DATA PEGAWAI DI BIDANG KEPEGAWAIAN
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
-Kenaikan Pangkat
-Kenaikan Gaji Berkala
-Assesment
-BAPERJAKAT
-Pensiun
-Disiplin
-Penghargaan
PENGEMBANGAN
PEGAWAI
-Diklat
-Kursus
KOMPOSISI PEGAWAI
KEMENTERIAN PERHUBUNGAN
POSISI APRIL 2017
DIPERANTUKAN
/DIPEKERJAKAN
SETJE
N 834
1.930
ITJEN
257
DITJEN
PHB
DARAT
905
BPTJ
104
TOTAL
29.494
DITJEN
PHB LAUT
15.103
BADAN
LITBANG
193
BPSDMP
2.810
DITJEN
KA
599
DITJEN
PHB
UDARA
6.759
 Data Kepegawaian adalah data tentang keadaan Pegawai
Negeri Sipil (PNS) Kementerian Perhubungan mencakup
keadaan sebelum maupun setelah diangkat menjadi PNS
hingga Terhitung Mulai Tanggal (TMT) pensiun atau
diberhentikan dari PNS.
 Database Kepegawaian adalah sekumpulan data yang
terintegrasi dan diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan
pemakai untuk keperluan organisasi.
 Pemutakhiran Data adalah kegiatan mengoreksi atau
menyesuaikan data dengan keadaan kepegawaian
sebenarnya baik data yang telah lampau maupun data
terkini.
Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat;
Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan;
Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun
di masa datang;
Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan mengetahui
daftar kenaikan gaji berkala di masa akan datang;
Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian;
Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai yang cepat dan akurat;
Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai;
Merencanakan suatu pekerjaan dan penerimaan Pegawai Baru.
KOMPONEN UTAMA APLIKASI KEPEGAWAIAN
ADMINISTRASI
SISTEM
• Yang bertanggung jawab untuk memelihara data-data induk
(Master Data Aplikasi ).
• Yang bertanggung jawab untuk dalam hal manajemen pengguna,
yaitu memberikan hak-hak sesuai dengan jenis pengguna/
Administrator.
PELAPORAN
MANAJEMEN
• Yang menghasilkan laporan-laporan manajemen, misalnya jumlah
pegawai, informasi pendidikan.
DATA ENTRI
• Bertanggung jawab dalam memelihara data-data Kepegawaian
komponen ini merupakan komponen yang sangat penting, karena
komponen ini bertanggung jawab dalam memelihara data-data
Kepegawaian, misalnya biodata pegawai, jabatan, pendidikan, dll
OUPUT/
KELUARAN
• Menghasilkan keluaran-keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil
dari proses yang dilakukan oleh Sistem Informasi Kepegawaian
DAMPAK APABILA DATA KEPEGAWAIAN TIDAK UP TO UPDATE :
Menghambat proses pengambilan keputusan manajemen SDM
yang baik.
Keputusan-keputusan strategis dan operasional dalam
perencanaan SDM, rekrutmen, staffing/penempatan, mutasi
jabatan, kepangkatan, pengembangan SDM, pendidikan dan
pelatihan, remunerasi/benefit, disiplin, dan pensiun
bergantung kepada aliran informasi yang akurat.
Pengelolaan Aplikasi Kepegawaian :
PENGELOLA APLIKASI
KEPEGAWAIAN
PEJABAT PENGELOLA PENGELOLA
KEPEGAWAIAN
ADMINISTRATOR
ADMINISTRATOR
ADMINISTRATOR TK. KEMENTERIAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Memberikan Identitas pemakai
(used id) dan password kepada
pengguna.
Membuat otorisasi akses kepada
pengguna.
Pemuktahiran Data.
Mutasi Lintas Eselon I
Menyampaikan hasil monitoring
dan
evaluasi
pengoperasian
Aplikasi Kepegawaian kepada
Pusdatin.
Pemuktahiran KP Gol IV/a Keatas.
Analisa dan Evaluasi pengoperasian
aplikasi
kepegawaian
tingkat
Eselon Secara Berkala.
ADMINISTRATOR TK. ESELON
1. mengusulkan
perubahan/penggantian
identitas pemakai (user id) dan password
Administrator Tingkat UPT di bawah
kewenangannya kepada Administrator Tingkat
Kementerian.
2. Mutasi antar intern unit eselon I.
3. perekaman awal database pegawai pada unit
kerja
tingkat
pusat
yang
menjadi
kewenangannya.
4. Pemuktahiran Data.
5. klarifikasi terhadap data kepegawaian baik
langsung maupun tidak langsung melalui
pengelola kepegawaiannya;
6. pemeliharaan data dukung pegawai tingkat
pusat yang menjadi kewenangannya;
7. penyajian data dan informasi pegawai dan
bertanggung
jawab
atas
kebenaran,
kelancaran dan keamanan data dan informasi
kepegawaian dibawah kewenangannya; dan
8. Pelatihan, analisa dan evaluasi pengoperasian
SIK pada tingkat Administrator UPT.
ADMINISTRATOR TK.UPT
1. perekaman
awal
database
pegawai pada unit kerja yang
menjadi kewenangannya.
2. Pemuktahiran Data
3. klarifikasi
terhadap
data
kepegawaian
baik
langsung
maupun tidak langsung melalui
Administrator Tingkat Eselon I
dan
ditembuskan
kepada
Administrator
Tingkat
Kementerian.
4. Pemeliharaan
Data
Dukung
Pegawai
yang
menjadi
kewenangannya.
5. penyajian data dan informasi
pegawai dan bertanggung jawab
atas kebenaran, kelancaran dan
keamanan data dan informasi
kepegawaian
dibawah
kewenangannya.
12
ADMINISTRATOR APLIKASI
KEPEGAWAIAN
NO
UNIT KERJA
ADMIN
KEMENTERI
AN
ADMIN
ESELON
ADMIN
UPT
JUMLAH
1
SEKRETARIAT JENDERAL
11
1
25
37
2
INSPEKTORAT JENDERAL
0
1
1
1
3
DITJEN PERHUBUNGAN DARAT
0
3
16
19
4
DITJEN PERHUBUNGAN LAUT
0
14
529
543
5
DITJEN PERHUBUNGAN UDARA
0
9
366
375
6
DITJEN PERKERETAAPIAN
0
1
9
10
7
BADAN PENGEMBANGAN SDM PERHUBUNGAN
0
3
78
81
8
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
0
0
3
3
TOTAL JUMLAH
11
32
1026
1.069
Mekanisme Perejamaan Data meliputi :
oPindah Instansi;
oPeninjauan Masa Kerja;
oPerubahan Nama dan Tanggal Lahir;
oUpdate Informasi Keluarga CPNS/PNS;
oCPNS menjadi PNS (umum & > 2thn);
oRiwayat KP, Golongan ruang, dan Jabatan;
oDiklat dan Sertifikasi;
oStatus dan Kedudukan;
oHukuman dan Penghargaan;
oAlih Status.