PPT Komunikasi Organisasi dan Kepemimpinan

Modul
Versi
Pengembang
: Komunikasi Organisasi
: 0314a
: Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Harap hubungkan
Speaker/Headset ke PC anda
sebelum memulai Presentasi
Modul ini
Paket Modul Standar ini hanya digunakan untuk
tujuan pendidikan khususnya dalam lingkungan sivitas
akademika Universitas Mercu Buana Jakarta
Saya Paham
Akhiri Presentasi
Modul ke:
14
Fakultas
Program Pasca
Sarjana
Program Studi
Magister Ilmu
Komunikasi
Audit Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pengertian
Menurut Hardjana (2000:1)
Audit komunikasi diperkenalkan oleh
George Odiorne dalam An Application of
Communication Audit yang diterbitkan
dalam jurnal Personnel Psychology 7.
Audit dimaksudkan bahwa :
Proses
–proses
komunikasi
bagaimanapun
dapat
diperiksa
dievaluasi dan diukur secara cermat
dan sistematik sebagaimana halnya
dengan catatan keuangan.
Pengertian
Kegiatan –kegitan komunikasi sebagai
pelaksanaan dari sistem komunikasi
ataupun program komunikasi khusus
dapat diukur, sehingga kualitas dan
kinerja anggota
seluruh organisasi
dapat diketahui dan bila diperlukan
dapat diperbaiki sehingga efektivitas
dan
efisiensi
komunikasi
dapat
meningkat.
Pengertian
Menurut Hardjana (2000:!3)
Audit komunikasi adalah :
kajian mendalam dan menyeluruh
tentang
pelaksanaan
system
komunikasi
keorganisasian
yang
mempunyai tujuan untuk meningkatkan
efektifitas organisasi.
Pengertian
Istilah tersebut mengacu pada :
 Istilah kajian bukan riset atau penelitian
sengaja digunaan untuk menunjukkan
bahwa audit komunikasi merupakan
riset evaluasi yang bersifat ilmiah dan
mempunyai implikasi
kebijakan.
Khususnya
untuk
memperkokoh,
memperbaiki dan mengganti kebijakan
komunikasi dan terutama pelaksanaan
dari kebijakan tersebut.
Pengertian
 Kajian mendalam dan menyeluruh
yang
dimaksudkan
untuk
memperboleh pemahaman tentang
segala macam masalah.
 Ungkapan
sistem
komunikasi
keorganisasian.
Pengertian
Ungkapan system komunikasi dalam definisi ini
adalah dalam artian luas yang juga berlaku
bagi kegiatan komunikasi khusus seperti
kampanye untuk tujuan pendidikan misalnya,
PR dan program inovasi yang pada
dasarnya merupakan satu kesatuan yang
merupakan satu system mandiri.
Ungkapan untuk meningkatkan efektivitas
organisasi yang menunjukkan
audit
dilakukan dengan tujuan jelas dan tegas
yakni memperbaiki kinerja organisasi
Pengertian
Tujuan untuk mempengaruhi kebijakan dalam
definisi audit komunikasi sangat kritis karena
tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan
dan pengujian
secara seksama dan
menyeluruh tentang sysetm komunikasi itu
hanya
merupakan
evaluasi
system
komunikasi yang umumnya berupa profil
komunikasi dalam praktek kerja organisasi.
ALASAN DAN TUJUAN
AUDIT KOMUNIKASI
Adapun tujuan dari audit adalah :
Menentukan lokasi dimana kelebihan muatan
informasi
ataupun
kekurangan
muatan
informasi terjadi berkaitan dengan topik-topik,
sumber-sumber dan saluran komunikasi
tertentu.
Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan
oleh dan atau kepada
sumber-sumber
informasi.
ALASAN DAN TUJUAN
AUDIT KOMUNIKASI
Mengukur kualitas hubungan komunikasi, secara
khusus mengukur sejauhmana kepercayaan
antarpribadi, dukungan, keramahan dan
kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan
dilaksanakan.
ALASAN DAN TUJUAN
AUDIT KOMUNIKASI
Mengenali
jaringan-jaringan
yang
aktif
beroperasional untuk desas desus, pesanpesan sosial dan pesan-pesan kedinasan,
kemudian dibandingkan
dengan jaringan
komuniasi resmi atau jaringan yang dibentuk
sesuai dengan bagan organisasi. .
ALASAN DAN TUJUAN
AUDIT KOMUNIKASI
Mengenai sumber-sumber kemacetan arus
informasi dan para penyaring
informasi
dengan
membandingkan
peran
peran
komunikasi dalam praktek seperti isolate,
liaison, group member dengan peran-peran
yang seharusnya.
Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh
tentang pengalaman dan peristiwa-peristiwa
komunikasi yang
tergolong
positif atau
negatif.
.
ALASAN DAN TUJUAN
AUDIT KOMUNIKASI
Menggambarkan
pola-pola komunikasi yang
terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok dan
organisasi dalam kaitannya dengan topik,
sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu dan
kualitas interaksi.
Memberikan rekomendasi-rekomendasi etntang
perubahan ataupun berkaitan dengan sikap,
perilaku, praktek-praktek
kebiasaan dan
keterampilan yang didasarkan atas hasil
analisis audit komunikasi.
.
Alasan Pokok Penyelenggaraan
Audit Komunikasi
Ingin mengetahui apakah program-program
komunikasi berjalan dengan baik.
Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang
terjadi .
Ingin melakukan
evaluasi atas kebijakankebijakan
baru
dan
praktek-praktek
komunikasi yang terjadi.
Alasan Pokok Penyelenggaraan
Audit Komunikasi
Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi
dengan tindakan operasional lainnya.
menyusun anggaran belanja.
menetapkan sebuah patok banding.
mengukur kemajuan atau perkembangan dengan
menggunakan patok banding yang sudah
ditetapkan.
KAPAN AUDIT KOMUNIKASI
BOLEH DILAKUKAN
Pada dasarnya audit komunikasi boleh dilakuan
kapan saja, pada dan antara sepanjang garis
penghubung antara dimensi persolaan dan
perencanaan.
Disatu pihak audit komunikasi dapat dilakukan bila
muncul
persoalan
besar
yang
harus
dipecahkan, dilain pihak audit komunikasi juga
dibutuhkan untuk
memperoleh gambaran
pada saat kini yang dapat digunakan sebagai
pangkal
pengembangan
perencanaan
komunikasi.
MANFAAT AUDIT KOMUNIKASI
BAGI ORGANISASI
Audit komunikasi dapat membawa manfaat
managerial keorganisasian dan memberikan
sumbangan ilmiah
Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi
Untuk membandingkan status sistem komunikasi
antara sebelum pengukuran dan sesudah
pengukuran dilakukan guna menentukan
dampak dari program-program komunikasi yang
baru.
Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari
program-program yang sedang berlangsung,
sebagaimana dituntut oleh semua organisasi
yang baik
Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi
Untuk membandingkan data
survei dan sesudah survei
menentukan dampak dari
keorganisasian mengetahui
struktur organisasi sebagai
organisasi yang sukses.
antara sebelum
dilakukan guna
inovasi-inovasi
dan menentukan
alat dari suatu
Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi
Mengetahui dan menentukan kelompok-kelompok
kunci dalam kegiatan
komunikasi sebelum
dilakukan restrukturisasi terutama penting bagi
organisasi.
Manfaat Manajerial dari Audit Komunikasi
Mengetahui dan menentukan pos-pos biaya
komunikasi yang penting .
Untuk
mengembangkan
program-program
pelatihan komunikasi yang
baru guna
mengatasi persoalan-persoalan yang ditemukan
dalam audit komunikasi.
Sumbangan Ilmiah dari
Audit Komunikasi :
Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan
dan sikap maupun persepsi penanggung jawab
komunikasi tentang hal-hal tersebut.
Memberikan data empiris yang akurat tentang
sikap, persepsi dan perilaku komunikasi.
Sumbangan Ilmiah dari
Audit Komunikasi :
Menggunakan berbagai teknik pengukuran dan
kemungkinan
untuk
penggunaan
suatu
gabungan antara berbagai teknik pengukuran
tersebut dala pengumpulan data.
Sumbangan Ilmiah dari
Audit Komunikasi :
Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka
waktu panjang dan berulang.
Menggunakan prosedur baku dalam penerapan
alat-alat dan dalam pengumpulan data maupun
analisis data.
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Pendekatan Konseptual
Yaitu berkaitan dengan pengertian tentang
kinerja organisasi dibidang komunikasi.
Efektivitas
system komunikasi yang diawali
dengan pemilihan seperangat standar untuk
mengukur kinerja organisasi..
.
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Standar
yang paling umum dalam audit
komunikasi adalah efisiensi dan efektivitas.
Efisiensi
Adalah kegiatan dijalankan secara benar,
berkaitan dengan cara kerja.
Aspek kriteria dari efisiensi antara lain :
- Biaya finansial
- Waktu
- Ketepatan pesan
- Kemudahan pemahaman pesan.
.
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Efektivitas
Adalah kegiatan yang dilakukan adalah benar,
berkaitan dengan penyimpangan tujuan.
Efektivitas berkaitan dengan kesesuaian
antara penyampaian informasi dan kebutuhan
informasi.
.
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Aspek kriteria efisiensi adalah :
- Receiver
- Isi pesan
- Ketepatan waktu
- Saluran (media)
- Format kemasan
- Sumber (source)
.
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Pendekatan Survei
masalah pokok dalam pendekatan survei
sebagai alat tunggal adalah :
Mencari dan menentukan sebuah alat ukur
yang kemudian digunakan untuk memeriksa
organisasi.
Yang membedakan antara audit komunikasi
dan riset evaluatif adalah pada makna data.
Dalam audit komunikasi, data adalah alat yang
digunakan untuk memperbaiki organisasi.
.
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Jadi, data dianggap sebagai sarana
yang
bermanfaat
untuk
mengubah,
mempertahankan, melanjutkan atau mengganti
pelaksanaan sistem komunikasi. .
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Pendekatan Prosedur
Merupakan pendekatan yang paling kompleks di
bidang audit komunikasi , karena melibatkan
sekelompok auditor dengan alat ukur ganda untuk
seluruh organisasi dalam suatu kurun waktu yang
panjang.
PENDEKATAN-PENDEKATAN
AUDIT KOMUNIKASI
Pendekatan ini dinyatakan sebagai pendekatan
baku karena meliputi :
- Perencanaan audit
- Pengumpulan data
- Penyediaan umpan balik
- Laporan singkat tertulis
- Laporan akhir penulis
- Presentasi lisan pada pertemuan resmi
- Rekomendasi.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Survei dengan kuesioner
Dalam survei yang menggunakan kuesioner
perlu
diperhatikan
benar-benar
panjang
kuesioner yang dibutuhkan, terutama
bila
kuesioner
tersebut harus diisi sendiri oleh
responden
dan
tidak
dibicarakan
oleh
pewawancara.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Wawancara tatap muka
Dilakukan dengan wawancara diadik sebagai
tanya jawab dyadic atau tatap muka
perorangan-pertemuan
satu
pewawancara
dengan satu responden. Tujuan wawancara ini
adalah
untuk memeriksa, menguji, ataupun
melengkapi data yang diperoleh melalui alat-alat
ukur lain.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Teknik analisis jaringan
pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatankegiatan komunikasi yang melibatkan responden dalam
organisasi ataupun unit kerjanya baik formal atau
informal. Responden
secara khusus
diminta
menunjukkan sejauh mana
dan dengan intensitas
bagaimana ia terlibat dalam komunikai rekan-erkan
dalam unit atau departemen tempat
kerjanya dan
beberapa orang kunci di luar atau departemennya di
dalam jam kerjanya.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Pengalaman komunikasi
Dalam analisis pengalaman komunikasi, responden
diminta menguraikan peristiwa-peristiwa komunikasi
yang dapat dianggap sebagai contoh khas dari
peristiwa komunikasi yang sukses atau yang gagal.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Catatan harian komunikasi
Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok
untuk organisasi dengan struktur yang komplek dan
jelas.
Dalam metode ini setiap responden diminta membuat
catatan dalam buku harian
selama satu minggu
tentang kegiatan
komunikasi yang dilakukan
(percakapan antarapribadi, pembicaraan telepon,
pertemuan, pertemuan atau rapat, pesan tertulis yang
diterima maupun dikirim).
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Metode in tidak lazim untuk responden kategori pekerja
(tangan) kasar, karena pekerja tangan umumnya tidak
menghargai
dokumen, sehingga
tidak dapat
diharapkan membuat catatan harian yang cermat.
Untuk kalangan pekerja perkantoran dan manajemen
pada segenap jenjang manajerial, Metode ini cukup
efektif
karena tugas dan pekerjaannya berkaitan
dengan komunikasi.
TEKNIK PENGUMPULAN DATA
UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Teknik Observasi
Pada
dasarnya
merupakan
kegiatan-kegiatan
mengamati dan mencatat
perilaku yang dapat
dilakukan atas perilaku orang lain maupun perilakunya
sendiri.
Teknik Analisis Data
Pada dasarnya bertujuan untuk membuat analisis
dari pesan-pesan yang ada dalam dokumen.
Pada dasarnya teknik ini melibatkan pemilihan
komunikasi-komunikasi tertulis atau dokumen
yang hendak dipelajari, membuat kategorikategori pengukuran berdasarkan sampling
atau keseluruhan dokumen.
Teknik Analisis Data
Mengukur frekuensi pemunculan kategori-kategori
menurut
aturan-aturan
coding yang
ditentukan, menggunakan uji statistik tertentu
atas data-data dalam penelitian dan menarik
kesimpulan-kesimpulan dari data-data tersebut.
Terima Kasih
Dr. Nur Kholisoh, M.Si