Modul Komunikasi Organisasi dan Kepemimpinan [TM14]

MODUL PERKULIAHAN
AUDIT KOMUNIKASI
Pengertian audit, alasan dan tujuan
audit, manfaat audit, dan metode audit
komunikasi
Fakultas
Program Studi
Pascasarjana
Magister Ilmu
Komunikasi
Tatap Muka
14
Kode MK
Disusun Oleh
MK 52004
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Abstract
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang
pengertian audit, alasan dan tujuan
dilakukannya audit, manfaat
dilakukannya audit komunikasi bagi
suatu organisasi, serta metode audit
komunikasi.
Melalui pokok bahasan ini dihar apkan
mahasiswa dapat mengerti dan
memahami tentang pengertian audit,
alasan dan tujuan dilakukannya audit,
kapan audit komunikasi boleh dilakukan,
manfaat dilakukannya audit komunikasi
bagi suatu organisasi serta teknik atau
metode untuk melakukan audit
komunikasi dalam organisasi
Pembahasan
Audit komunikasi diperkenalkan oleh George Odiorne dalam An Application of
Communication Audit yang diterbitkan dalam jurnal Personnel Psychology 7. Audit
dimaksudkan bahwa : Proses –proses komunikasi bagaimanapun dapat diperiksa
dievaluasi dan diukur secara cermat dan sistematik sebagaimana halnya dengan
catatan keuangan.
Kegiatan–kegitan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi
ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja
anggota seluruh organisasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki
sehingga efektivitas dan efisiensi komonikasi dapat meningkat
DEFINISI AUDIT
Menurut Hardjana (2000:!3), Audit komunikasi adalah : kajian mendalam dan
menyeluruh
tentang
pelaksanaan
system
komunikasi
keorganisasian
yang
mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi.
Istilah tersebut mengacu pada Istilah kajian bukan riset atu penelitian sengaja
digunaan untuk menunjukkan bahwa audit komunikasi merupakan riset evaluasi
yang bersifat ilmiah dan mempunyai implikasi
memperkokoh, memperbaiki dan mengganti
kebijakan. Khususnya untuk
kebijakan komunikasi dan terutama
pelaksanaan dari kebijakan tersebut.
Kajian mendalam dan menyeluruh yang dimaksudkan untu memperboleh
pemahaman tentang segala macam masalah.
Ungkapan sIstem komunikasi dalam definisi ini adalah dalam artian luas yang
juga berlaku bagi kegiatan komunikasi khusus seperti kampanye untuk tujuan
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pendidikan misalnya, PR dan program inovasi yang pada dasarnya merupakan satu
ksatuan yang merupakan satu system mandiri.
Ungkapan untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang menunjukkan
audit dilakukan dengan tujuan jelas dan tegas yakni memperbaiki kinerja organisasi.
Tujuan untuk mempengaruhi kebijakan dalam definisi audit komunikasi sangat kritis
karena tanpa tujuan eksplisit tersebut pemeriksaan dan pengujian secara seksama
dan menyeluruh tentang sysetm komunikasi itu hanya merupakan evaluasi system
komunikasi yang umumnya berupa profil komunikasi dalam praktek kerja organisasi.
ALASAN DAN TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI
 Menentukan lokasi dimana
kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan
muatan informasi terjadi berkaitan dengan topik-topik, sumber-sumber dan
saluran komunikasi tertentu.
 Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan atau kepada sumbersumber informasi.
 Mengukur kualitas hubungan komunikasi, secara khusus mengukur sejauhmana
kepercayaan antarpribadi, dukungan, keramahan dan kepuasan kerja karyawan
secara keseluruhan dilaksanakan.
 Mengenali jaringan-jaringan yang aktif beroperasional untuk desas desus, pesanpesan sosial dan pesan-pesan kedinasan, kemudian dibandingkan
dengan
jaringan komuniasi resmi atau jaringan yang dibentuk sesuai dengan bagan
organisasi.
 Mengenai sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para penyaring
informasi dengan membandingkan peran peran komunikasi dalam praktek seperti
isolate, liaison, group member dengan peran-perang yang seharusnya.
2016
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Mengenali kategori-kategori dan contoh-contoh tentang pengalaman dan
peristiwa-peristiwa komunikasi yang tergolong positif atau negatif.
 Menggambarkan
pola-pola komunikasi yang
terjadi
pada tingkatan pribadi,
kelompok dan organisasi dalam kaitannya dengan topik, sumber, saluran,
frekuensi, jangka waktu dan kualitas interaksi.
 Memberikan
dengan
rekomendasi-rekomendasi etntang perubahan ataupun berkaitan
sikap, perilaku, praktek-praktek
kebiasaan dan keterampilan yang
didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi.
Alasan Pokok Penyelenggaraan Audit Komunikasi
 Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik.
 Ingin membuat diagnosis tentang masalah yang terjadi .
 Ingin melakukan
evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktek-praktek
komunikasi yang terjadi.
 Ingin memeriksa hubungan antara
komunikasi dengan tindakan operasional
lainnya.
 Ingin menyusun anggaran belanja.
 Ingin menetapkan sebuah patok banding.
 Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan patok
banding yang sudah ditetapkan.
 Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi
dalam organisasi.
 Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan
dan perencanaan komunikasi baru.
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
KAPAN AUDIT KOMUNIKASI BOLEH DILAKUKAN
Pada dasarnya audit komunikasi boleh dilakuan kapan saja, pada dan antara
sepanjang garis penghubung antara dimensi persolaan dan perencanaan. Di satu
pihak audit komunikasi dapat dilakukan bila muncul persoalan besar yang harus
dipecahkan, dilain pihak audit komunikasi juga dibutuhkan untuk
memperoleh
gambaran pada saat kini yang dapat digunakan sebagai pangkal pengembangan
perencanaan komunikasi
MANFAAT AUDIT KOMUNIKASI BAGI ORGANISASI
 Audit komunikasi dapat membawa manfaat managerial keorganisasian dan
memberikan sumbangan ilmiah.
 Untuk membandingkan status sistem komunikasi antara sebelum pengukuran dan
sesudah pengukuran dilakukan guna menentukan dampak dari program-program
komunikasi yang baru.
 Untuk mengetahui dan mengukur dampak dari program-program yang sedang
berlangsung, sebagaimana dituntut oleh semua organisasi yang baik.
 Untuk
membandingkan
dilakukan
data antara
sebelum survei dan sesudah survei
guna menentukan dampak dari
inovasi-inovasi keorganisasian
mengetahui dan menentukan struktur organisasi sebagai alat
dari suatu
organisasi yang sukses.
 Mengetahui
dan
menentukan
kelompok-kelompok
kunci
dalam
kegiatan
komunikasi sebelum dilakukan restrukturisasi terutama penting bagi organisasi.
 Mengetahui dan menentukan pos-pos biaya komunikasi yang penting .
 Untuk mengembangkan program-program pelatihan komunikasi yang baru guna
mengatasi persoalan-persoalan yang ditemukan dalam audit komunikasi.
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Sumbangan Ilmiah dari Audit Komunikasi :
 Mengukur secara tepat arus informasi, isi pesan dan sikap maupun persepsi
penanggung jawab komunikasi tentang hal-hal tersebut.
 Memberikan data empiris yang akurat
tentang sikap, persepsi dan perilaku
komunikasi.
 Menggunakan berbagai teknik pengukuran dan kemungkinan untuk penggunaan
suatu gabungan antara berbagai teknik pengukuran tersebut dala pengumpulan
data.
 Membuat pengukuran komunikasi dalam jangka waktu panjang dan berulang.
 Menggunakan prosedur baku dalam penerapan alat-alat dan dalam pengumpulan
data maupun analisis data.
 Memungkinkan
penggunaan prosedur penerapan alat-alat dan teknik khusus
sebagai masukan bagi kebutuhan keorganisasian tanpa mengorbankan prosedur
baku untuk memperbandingkan sistem-sisetm organisasi.
 Menggunakan tenaga ahli yang dididik dan dilatih secara profesional.
 Menggunakan program komputer untuk membuat analisis dan laporan umpan
balik bagi organisasi klien.
 Melakukan perbandingan antara organisasi-organisasi yang sejenis berdasarkan
data dan analisis tentang sikap, persepsi dan perilaku komunikasinya.
PENDEKATAN-PENDEKATAN AUDIT KOMUNIKASI
 Pendekatan Konseptual
Yaitu berkaitan dengan pengertian tentang kinerja organisasi dibidang
komunikasi.
2016
6
Efektivitas sIstem
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
komunikasi yang diawali dengan
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pemilihan
seperangat standar untuk mengukur kinerja organisasi. Standar yang paling umum
dalam audit komunikasi adalah efisiensi dan efektivitas.
Efisiensi
Adalah kegiatan dijalankan secara benar, berkaitan dengan cara kerja.
Aspek kriteria dari efisiensi antara lain :
- Biaya finansial
- Waktu
- Ketepatan pesan
- Kemudahan pemahaman pesan.
Efektivitas
Adalah
kegiatan
yang
dilakukan
adalah
benar,
berkaitan
dengan
penyimpangan tujuan. Efektivitas berkaitan dengan kesesuaian antara penyampaian
informasi dan kebutuhan informasi.
Aspek kriteria efisiensi adalah :
- Receiver
- Isi pesan
- Ketepatan waktu
- Saluran (media)
- Format kemasan
- Sumber (source)
 Pendekatan Survei
masalah pokok dalam pendekatan survei sebagai alat tunggal adalah :
Mencari dan menentukan sebuah alat ukur yang keudian
2016
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
digunakan untuk
memeriksa organisasi. Yang membedakan
antara audit komunikasi
dan riset
evaluatif adalah pada makna data. Dalam audit komunikasi, data adalah alat yang
digunakan untuk memperbaiki organisasi. Jadi, data dianggap sebagai sarana yang
bermanfaat
untuk mengubah, mempertahankan, melanjutkan atau mengganti
pelaksanaan sistem komunikasi.
 Pendekatan Prosedur
Merupakan pendekatan yang paling kompleks dibidang audit komunikasi ,
karena
melibatkan sekelompok auditor dengan alat ukur ganda untuk seluruh
organisasi dalam suatu kurun waktu yang panjang.
Pendekatan ini dinyatakan sebagai pendekatan baku karena meliputi :
-
Perencanaan audit
-
Pengumpulan data
-
Penyediaan umpan balik
-
Laporan singkat tertulis
-
Laporan akhir penulis
-
Presentasi lisan pada pertemuan resmi
-
Rekomendasi.
METODE DAN TEKNIK UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
 Survei dengan kuesioner
Dalam survei yang menggunakan kuesioner perlu diperhatikan benar-benar
panjang kuesioner yang dibutuhkan, terutama bila kuesioner tersebut harus diisi
sendiri oleh responden dan tidak dibicarakan oleh pewawancara.
 Wawancara tatap muka
2016
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dilakukan dengan wawancara diadik sebagai tanya jawab
dyadic atau tatap
muka perorangan-pertemuan satu pewawancara dengn satu responden. Tujuan
wawancara ini adalah untuk memeriksa , menguji, ataupun melengkapi data yang
diperoleh melalui alat-alat ukur lain.
 Teknik analisis jaringan
pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatan-kegiatan komunikasi yang
melibatkan responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik formal atau
informal. Responden secara khusus diminta menunjukkan sejauh mana
dan
dengan intensitas bagaimana ia terlibat dalam komunikai rekan-erkan dalam
unit atau departemen tempat
kerjanya dan beberapa orang kunci di luar atau
departemennya di dala jam kerjanya.
 Pengalaman komunikasi
Dalam analisis pengalaman komunikasi, responden diminta menguraikan
peristiwa-peristiwa komunikasi yang dapat dianggap sebagai contoh khas dari
peristiwa komunikasi yang sukses atau yang gagal.
 Catatan harian komunikasi
Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok untuk organisasi dengan
struktur yang komplek dan jelas. Dalam metode ini setiap responden diminta
membuat catatan dalam buku harian selama satu minggu tentang kegiatan
komunikasi yang dilakukan
(percakapan antarapribadi, pembicaraan telepon,
pertemuan, pertemuan atau rapat, pesan tertulis yang diterima maupun dikirim).
Metode in tidak lazim untuk responden kategori pekerja (tangan) kasar, karena
pekerja tangan umumnya tidak menghargai dokumen, sehingga
tidak dapat
diharapkan membuat catatan harian yang cermat. Untuk kalangan pekerja
2016
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
perkantoran dan manajemen
pada segenap
jenjang manajerial,
Metode ini
cukup efektif kaena tugas dan pekerjaannya berkaitan dengan komunikasi.
TEHNIK PENGUMPULAN DAN ANALISIS DATA
 Teknik Observasi
Pada
dasarnya
merupakan
kegiatan-kegiatan mengamati
dan mencatat
perilaku yang dapat dilakuan atas perilaku orang lain maupun perilakunya sendiri.
• Teknik Wawancara
Wawancara pada dasarnya meliputi dua teknik yang berbeda
yaitu teknik
wawancara dengan kuesioner dan wawancara tatap muka.
 Teknik Analisis Data
Pada dasarnya bertujuan untuk membuat analisis dari pesan-pesan yang ada
dalam dokumen. Pada dasarnya teknik ini melibatkan pemilihan komunikasikomunikasi tertulis atau dokumen yang hendak dipelajari, membuat kategorikategori pengukuran berdasarkan
sampling atau keseluruhan dokumen.
Mengukur frekuensi pemunculan kategori-kategori menurut aturan-aturan coding
yang ditentukan, menggunakan uji statistik tertentu
atas data-data dalam
penelitian dan menarik kesimpulan-kesimpulan dari data-data tersebut
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Eisenberg, Eric & HL Goodal (1997), Organizational Communication – Balancing Creativity and
Constraint, Second Edition, St. Martin’s Press, New York
Fredric M. Jablin, Linda L. Putnam, Editors (2001) The New Handbook of Organizational Communication:
Advances in Theory, Research and Methods, Sage Publications, USA
Goldhaber, Gerald (1993), Organizational Communication, Six Edition, McGraw Hill, USA
Hardjana, Andre (2002), Audit Komunikasi, Grasindo, Jakarta
Perusahaan – Penerjemah : Deddy Mulyana, PT Remaja Rosdakarya, Bandung
Yenny dkk (2004), Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Suminar, Yenny Ratna (2004), Buku Materi Pokok Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Jakarta
2016
11
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id