Modul Komunikasi Organisasi dan Kepemimpinan [TM11]

MODUL PERKULIAHAN
INTERAKSI DAN BENTUK
KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Komunikasi dyadic, kelompok dan
publik
Fakultas
Program Studi
Pascasarjana
Magister Ilmu
Komunikasi
Tatap Muka
11
Kode MK
Disusun Oleh
MK 52004
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Abstract
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang
interaksi dalam organisasi serta
bentuk komunikasi dyadic, kelompok
dan publik dalam organisasi.
Melalui pokok bahasan ini dihar apkan
mahasiswa dapat mengerti dan
memahami tentang interaksi dalam
organisasi, bentuk komunikasi dyadic,
kelompok dan publik dalam organisasi
serta faktor-faktor yang mempengaruhi
komunikasi dalam organisasi
Pembahasan
1. KOMUNIKASI ORGANISASI DYADIC
Kesuksesan pertemuan dalam hubungan yang bersifat dyadic dalam suatu
organisasi terjadi ketika masing-masing memperlihatkan adanya saling kejujuran,
kepercayaan dan cinta. Sisanya adalah dengan keterbukaan dan bersifat permisif
satu sama lain, Sehingga dapat
menumbuhkan dan mengembangkan suatu
kemanfaatan bagi para individu dan organisasi.
Carl Rogers menyatakan bahwa hubungan interpersonal yang efektif terjadi
ketika keduanya telah memenuhi kondisi-kondisi sebagai berikut:
 Adanya pertemuan secara personal dalam basis satu orang dengan satu
orang.
 Adanya saling memahami dan saling berempati.
 Adanya saling menghormati secara hangat dan positif.
 Saling menghormati tanpa evaluasi dan dan reservasi.
 Adanya perasaan keikhlasan, menerima dan berempati .
 Selalu memelihara
keterbukaan dan iklim supportive yang mengurangi
tendensi yang mengubah makna.
 Memperlihatkan perilaku yang dapat dipercaya sehingga menguatkan rasa
aman.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Pace dkk menambahkan dua kondisi dari hasil kerja Rogers, yaitu :
 Menerima secara bertanggung jawab apabila terjadi kesalahpahaman dan
secara aktif mencari kesamaan makna dan persepsi.
 Melengkapi tujuan dari interaksi interpersonal (kepuasan, konfirmasi diri dan
konfirmasi
dari
lingkungan
fisik,
perubahan
yang
diinginkan
dan
produktivitas).
Iklim supportive & Defensif
 Menurut Jack Gibb ada beberapa karakter a defensive climate yaitu :
Evaluasi artinya penilaian terhadap orang lain, memuji atau mengacam. Dalam
mengevaluasi kita mempersoalkan nilai dan motif orang lain. Bila kita
menyebutkan kelemahan orang lain, mengungkapkan betapa jelek perilakunya
meruntuhkan harga diri kita akan melahirkan sikap defensif.
 Strategy
Strategi adalah penggunaan tipuan-tipuan atau manipulasi untuk mempengaruhi
orang lain.
 Netralitas
Netralitas berarti sikap impersonal – memperlakukan orang lain tidak sebagai
persona, melainkan sebagai objek.
 Superioritas
2016
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Adalah sikap menunjukkan anda lebih tinggi atau lebih baik daripada orang lain
karena status, kekuasaan, kemampuan intelektual, kekayaan atau kecantikan.
Superioritas akan melahirkan sikap defensif dan mengkomunikasikan perilaku
superior dalam posisi, kekayaan, kemampuan intelektual dan karakteristik fisik.
 Kepastian atau certainty
orang
yang memiliki kepastian bersifat dogmatis, ingin
menang sendiri dan
melihat perbedaan sebagai kebenaran mutlak yang tidak dpaat diganggu gugat.
Iklim Supportive
Memiliki Karakteristik :
 Deskripsi artinya penyampaian perasaan dan persepsi anda tanpa menilai.
 Orientasi masalah dengan perilaku kontrol.
artinya berusaha untuk mengubah orang lain, mengendalikan perilakunya
mengubah sikap, pendapat dan tindakannya yang berorientasi pada masalah.
 Spontanitas artinya sikap jujur dan dianggap tidak menyelimuti motif yang
terpendam.
 Empati artinya memahami orang lain yang tidak mempunyai arti emosional
bagi kita.
 Persamaan artinya sikap memperlakukan orang lain secara horizontal dan
demokratis. Dalam sikap persamaan, anda tidak mempertegas perbedaan.
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Provisionalisme adalah kesediaan untuk meninjau kembali pendapat kita,
untuk mengakui bahwa pendapat manusia adalah tempat kesalahan, karena
itu wajar juga kalau satu pendapat dan keyakinannya bisa berubah.
2. KOMUNIKASI ORGANISASI KELOMPOK KECIL
Kelompok kecil adalah sekumpulan perorangan yang relatif kecil yang masingmasing dihubungkan oleh beberapa tujuan yang sama dan mempunyai derajat
organisasi tertentu diantara mereka
Karakter-karakternya
 Kelompok kecil
sehingga
adalah sekumpulan perorangan, jumlahnya cukup kecil
semua anggota bisa berkomunikasi dengan mudah sebagai
pengirim dan penerima. Pada umumnya suatu kelompok kecil terdiri dari kirakira 5 hingga 12 orang.
 Yang penting diingat bahwa setiap anggota harus bisa
berfungsi sebagai
sumber maupun penerima dengan relatif gampang.
 Para anggota harus
dihubungkan satu sama lain dengan beberapa cara
sehingga perilaku anggota menjadi nyata bagi anggota lainnya.
 Diantara anggota harus ada beberapa tujuan yang sama.
 Para anggota kelompok harus dihubungan oleh beberapa aturan aturan dan
struktur yang terorganisasi.
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
TIPE-TIPE KELOMPOK
Brooks mengidentifikasi 5 tipe kelompok dalam suatu organissi yaitu :
-
Kelompok primer: biasanya individu dalam keluarga dan teman dekat.
-
Kelompok kasual : biasanya untuk pertukaran ide-ide yang bermanfaat dan
mengembangkan hubungan sosial yang sifatnya informal.
-
Kelompok pendidikan: biasanya mengenai berabgai instruksi dan tentang
pembelajaran.
-
Kelompok terapeutik: biasanya oleh para pekerja sosial, psikolog, psikater
dan konselor yang bertujuan adanya
perubahan perilaku diantara klien
mereka.
-
Kelompok pemecahan masalah: biasanya disusun untuk tugas yang spesifik.
FORMAT KELOMPOK KECIL
Kelompok kecil melaksanakan kegiatanya dengan berbagai format, antara lain:
 Panel; atau meja bundar
Dalam format ini anggota kelompok mengatur diri merek sendiri dalam pola
melingkar atau semi melingkar. Mereka berbagi informasi atau memecahkan
permasalahan tanpa pengaturan siapa dan kapan mereka bicara. Anggota akan
memberikan kontribusinya jika merek sendiri merasa layak untuk itu.
 Seminar
2016
6
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dalam format ini anggota kelompok adalah para pakar dan berpartisipasi dalam
format panel atau meja bundar. Perbedaannya adalah dalam seminar terdapat
peserta yang anggotanya diminta untuk berkontribusi. Mereka bisa diminta untuk
mengajukan pertanyaan atau memberikan beberapa umpan balik.
 Symposium
Dalam format
ini setiap anggota menyajikan presentasi yang telah disiapkan
seperti halnya pidato di depan umum. Semua pembicara menilik dari aspek yang
berbeda
mengenai satu topik. Dalam simposium
memperkenalkan para pembicara
mengatur alur
pemimpin
akan
dari satu pembicara ke
pembicara lain dan bisa juga menyampaikan ringkasannya secara berkala.
 Symposium – forum
Dalam format ini terdiri dari bagian yaitu simposium dengan pembicara yang
sudah disiapkan dan forum yang
mempersilahakan para hadirin untuk
mengajukan pertanyaan dan dijawab oleh
pembicara. Pemimpin akan
memperkenalkan para pembicara dan menjadi moderator dalam acara tanya
jawab.
FAKTOR-FAKTOR
YANG
MEMPENGARUHI
HASIL
AKTIVITAS
DARI
KELOMPOK KECIL
Fungsi peran
Peranan dimainkan oleh anggota kelompok dapat membantu menyelesaikan
tugas kelompok, memelihara suasana emosional yang baik. Ada dua peranan yaitu :
2016
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Group task roles atau peranan tugas kelompok
Yaitu memecahkan masalah atau melahirkan gagasan-gagasan baru. Peranan
tugas berhubungan dengan upaya memudahkan dan mengkoordinasikan
kegiatan yang menunjang tercapainya tujuan kelompok.
 Group building or maintenance roles
Yaitu memelihara hubungan emosional diantara kelompok.
Conformity
adalah perubahan perilaku
atau kepercayaan menuju (norma) kelompok
sebagai akibat tekanan kelompok yang real atau yang diayangkan.
 Sebagai gambaran adalah sebagai berikut bila sejumlah orang dalam
kelompok melakukan sesuatu ada kecenderungan para anggota untuk
mengatakan dan melakukan
sesuatu
ada kecenderungan para anggota
untuk mengatakan dan melakukan hal yang sama.
 Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah faktor yang paling menentukan keefektifan kelompok.
 Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan ada model group problem
solving yang dikembangkan oleh Brooks, Schein, Pace dan Boren yang
mengikuti model asli dari Richard Wallen yaitu :
2016

Mengidentifikasi dan menganalisa

Mengembangkan kemungkinan solusi-solusi

Mengevaluasi solusi-solusi yang dikembangkan.
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Menganalisa Cost Benefit dan membuat keputusan
3. KOMUNIKASI ORGANISASI PUBLIK
 Melibatkanpertukaran pesan dari organisasi ke audience atau publik. Yang
bisa internal ataupun eksetrnal.
 Medium dari komunikasinya dapat face to face
atau melalui saluran
bermedia. Suatu organisasi perlu berkoordinasi dengan publik dan berusaha
mengkomunikasikan secara sinergi dengan publik internal maupun eksternal.
 Menurut Zelko dan Dance komunikasi internal digunakan untuk memperbaiki
efisiensi dalam operasional didalam organisasi. Tetapi Daniel dan Spiker
mencatat bahwa ini termasuk berbagai aspek dalam komunikasi organisasi
dari fungsi manajemen dan sumber daya manusia. Yaitu
keamanan, kompensasi dan benefit, pelatihan
dan pengembangan dan
perbaikan moral pekerja dan kepuasan kerja.
 Komunikasi publik eksternal termasuk :
Korporat / komunikasi citra/image organisasi.
Isu dan opini publik
Komunikasi komersial yang mempromosikan produk atau jasa
2016
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
orientasi,
BEBERAPA KEMUNGKINAN YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI
 Ada beberapa faktor kemungkinan yang mempengaruhi seluruh publik
komunikasi organisasi.
 Faktor ekonomi yaitu sejumlah stabilitas dalam kompetisi pasar dan
berpengaruh pada sumber modal yang tersedia bagi organisasi.
 Faktor teknologi yaitu tingkatan inovasi dalam penelitian dan pengembangan
ilmu dan teknologi yang mempengaruhi organisasi.
 Faktor legal sosiopolitik budaya yaitu berkaitan dengan atuan, petunjuk atau
undang-undang yang berlaku secara lokal, tingkat negara dan lain-lain.
 Faktor lingkungan dan kesehatan yaitu tingkat pengaruh dari iklim, geografi,
populasi, energi yang tersedia bagi organisasi
PERBEDAAN KOMUNIKASI ORGANISASI PUBLIK DENGAN KOMUNIKASI
DYAD DAN KELOMPOK KECIL
1. Komunikasi adalah lebih berorientasi pada sumber (pembicara)
Kalau dalam komunikasi organisasi dyad dan kelompok kecil hubungan bersifat
resiprokal antara sumber dengan penerima sedangkan dalam komunikasi
organisasi publik lebih menekanka pada pembicara dimana pembicara/speaker
lebih mendominasi.
2. Mencakup sekelompok besar penerima yang dilibatkan
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dalam hubungan dyad dan kelompok kecil tidak mencakup publik yang luas
karena hanya terdiri tidak lebih dari tujuh anggota. Dan ketika komuniaksi dengan
tatap muka dengan semua anggota menjadi sulit dan tidak mungkin maka perlu
dipertimbangkan
dengan
komunikasi
publik
sehingga
pembicara
dpat
mengakomodasi kelompok yangl uas tersebut.
3. Ada sedikit interaksi antara pembicara dan pendengar
Menurut Brook tidak mungkin memahami masing-masing individu secara spesial
seperti dalam kelompok kecil.
4. Bahasa adalah lebih umum
Dalam komunikasi organisasi publik pembicara harus menggunakan bahasa yang
umum karena beasrnya audience.
2016
11
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
BEBERAPA TYPE AKTIVITAS KOMUNIKASI ORGANISASIONAL PUBLIK
 Beberapa aktivitas dalam komunikasi organisasi publik yang popular.
(Goldhaber, 1993:301).
Aktivitas Internal
-
-
-
Supervisory Meeting or
department head.
Suggestion system.
Organization meeting (boss
talks, jobholders meeting)
Union meeting
Grapevine
Social Functions (picnics,
holiday parties, awards
banquets, etc)
Oral technical report and
presentation
Training programs
Orientation sessions
Briefing and information
sessions.
Aktivitas Eksternal
-
-
Goodwill speeches
Commercial speeches and advertising
Political speeches
Lobbying
Civic and social club presentations
Formal public speech (special occasion)
Television and radio interviews
Testimony before legislative bodies
Addresses to stockholders.
MENGAPA ORGANISASI MENGGUNAKAN KOMUNIKASI ORGANISASI PUBLIK
 Untuk menciptakan, memperkuat dan mendefinisikan kembali citra mereka
terutama dimata para publiknya.
 Mempengaruhi legislatif dan isu-isu lain yang penting bagi organissi mereka.
 Mempromosikan produk-produk atau jasa-jasa yang diproduksinya.
 Mengkomunikasikan dengan pihak publik internal dan eksternal.
2016
12
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Djuarsa, Sasa, (2001), Teori Komunikasi, Universitas Terbuka.
Eisenberg, Eric & HL Goodal (1997), Organizational Communication – Balancing Creativity and
Constraint, Second Edition, St. Martin’s Press, New York
Fredric M. Jablin, Linda L. Putnam, Editors (2001) The New Handbook of Organizational Communication:
Advances in Theory, Research and Methods, Sage Publications, USA
Goldhaber, Gerald (1993), Organizational Communication, Six Edition, McGraw Hill, USA
Hatch, Mary Jo (1997), Organizational Theory – Modern, Symbolic and Postmodern Prespectives, Oxford
University Press, USA
Pace, Wayne R & Don F. Faules (1998), Komunkasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan – Penerjemah : Deddy Mulyana, PT Remaja Rosdakarya, Bandung
Yenny dkk (2004), Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Suminar, Yenny Ratna (2004), Buku Materi Pokok Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Jakarta
2016
13
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id