Modul Komunikasi Organisasi dan Kepemimpinan [TM6]

MODUL PERKULIAHAN
DIMENSI-DIMENSI
KOMUNIKASI ORGANISASI
Bentuk-bentuk komunikasi organisasi
dan komunikasi manajemen dalam
organisasi
Fakultas
Program Studi
Pascasarjana
Magister Ilmu
Komunikasi
Tatap Muka
06
Kode MK
Disusun Oleh
MK 52004
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Abstract
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang
bentuk-bentuk komunikasi dalam
suatu organisasi dan komunikasi
manajemen dalam organisasi
Melalui pokok bahasan ini dihar apkan
mahasiswa dapat mengerti dan
memahami bentuk-bentuk komunikasi
dalam suatu organisasi dan komunikasi
yang dilakukan dalam proses manajemen
Pembahasan
Komunikasi dalam organisasi tidak terlepas dari bentuk komunikasi internal
dan komunikasi eksternal. Betapa pentingnya komunikasi internal dalam membina
manusia di dalam organisasi, di mana masing-masing individu anggota organisasi
memiliki berbagai kepentingan, tetapi menjadi satu kesatuan dengan adanya
kepentingan bersama.
A. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator
dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut lengkap
denganstrukturnya yang khas dan pertukaran secara horisontal dan vertikal dalam
suatu perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung
Dengan semakin menggelembungnya sumberdaya manusia pada suatu
organisasi, sedangkan jabatan struktural sangat terbatas, maka sebaiknya
diperbanyak jabatan fungsional, sehingga iklim kerja dapat berjalan dengan baik,
tanpa menimbulkan gejolak atau konflik karena tidak tersedianya jabatan.
1. Komunikasi vertikal
Komunikasi
vertikal
merupakan
pertukaran
gagasan
diantara
para
administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, lengkap dengan struktur
yang khas.
2016
2
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
a. Downward Communication
Yaitu komunikasi dari atas ke bawah yang artinya adalah informasi
yang berlangsung secara formal dari seseorang yang memiliki wewenang
atau kedudukan lebih tinggi kepada orang yang kedudukannya lebih rendah
• Terdapat lima jenis informasi (Kahn dan Katz 1966 dalam Pace ):
1. How to job
Jenis informasi ini menyangkut tentang apa yang diharapkan karyawan
dalam bekerja dan bagaimana mereka melakukan semua itu.
2. Rationale for doing jobs
Jenis informasi ini dirancang untuk karyawan agar mereka mengetahui
bagaimana mereka bekerja
3. Organizational policies and practices
Melengkapi informasi tentang tugas atau pekerjaan yang spesifik dan
bagaimana mempersiapkan mereka masuk ke organisasi secara total.
4. Employee performance
Informasi tentang bagaimana melakukan sesuatu yang baik, dinilai
penting untuk efisiensi dan efektifnya suatu sistem
5. Mission of the organization
Kesetiaan terhadap organisasi, produknya, pelayanan dan kontribusi
kepada masyarakat adalah suatu unsur penting dalam kekuatan
organisasional.
2016
3
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
6. Metode memberikan informasi ke bawah
Metode di mana informasi dikomunikasikan ke bawah, di kelompokkan
ke dalam empat macam, yaitu :
a. Lisan
b. Tulisan
c. Majalah bergambar
d. kombinasi
b. Upward Communication
Yaitu informasi yang berlangsung dari seseorang yang memilki kedudukan
lebih rendah kepada yang lebih tinggi
 Fungsi dan argumentasi
1. Arus informasi ke atas memasok informasi berharga bagi pengambilan
keputusan pemegang organisasi dan kegiatan supervisi lainnya
2. Komunikasi ke atas membuat supervisor tahu ketika bawahan
menyampaikan informasi
3. Mendorong omelan dan keluhan ke permukaan
4. Memperkuat penghargaan dan kesetiaan terhadp oraganisasi
5. Membolehkan
supervisor
untuk
mnetapkan
apakah
bawahan
memperoleh pengertian yang dimaksudkan dari arus informasi ke
bawah
2016
4
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
6. Membantu karyawan menanggulangi masalah pekerjaan mereka
2. Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal yaitu adalah berbagai informasi diantara rekan sejawat
dalam satu unit pekerjaan yang sama
• Tujuannnya adalah :
a. Untuk koordinasi tugas
b. Berbagi informasi terhadp perencanaan dan kegiatan
c. Pemecahan masalah
d. Menjamin kesamaan pengertian
e. Mendamaikan, negosiasi dan menyatukan perbedaan
f. Mengembangkan dukungan interpersonal
• Metode komunikasi horisontal
a. Pertemuan kepanitian
b. Interaksi informal sewaktu istirahat
c. Percakapan telepon
d. Memo dan catatan
e. Aktifirtas sosial
f. Lingkaran kualitas
2016
5
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. Komunikasi Diagonal
Aplikasi tiga prinsip akan memperkuat peranan komunikasi staf khusus, yaitu :
a. Staf khusus harus dilatih dalam kehlian komunikasi
b. Membutuhkan pengenalan penting dari peranan komunikasi mereka
c. Managmen harus mengakui peranan staf khusus dan emmbuat lebih baik
untuk mempergunakannya dalam komunikasi organisasi
4. Komunikasi Persona
komunikasi yang berlangsung secar dialogis saling menatap, sehingga terjadi
kontak pribadi. Sedangkan komunikasi persona bermedia adalah komunikasi9
dengan menggunakan alat/media
5. Komunikasi Kelompok
komunikasi antara seorang dengan sekelompok orang lain dalam situasi tatap
muka. Kelompok bisa besar atau kecil
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan
khalayak diluar organisasi
2016
6
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dimensi komunikasi eksternal
1. Komunikasi dari organisasi ke khalayak
Komunikasi ini pada umumnya bersifat informatif yang dilakukan
sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya
hubungan batin. Kegiatan ini sangat penting dalam usaha memecahkan suatu
masalah yang terjadi tanpa diduga.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ini dapat melalui berbagai
bentuk, seperti :
a. majalah organisasi
b. press release
c. artikel SK
d. pidato radio
e. pidato televisi
f. film dokumenter
g. selebaran
h. konferensi press
2016
7
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Komunikasi dari khalayak ke organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan
oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayk itu
menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka disebut opini publik
KOMUNIKASI MANAJEMEN DALAM SUATU ORGANISASI
Berbicara mengenai komunikasi dan manjemen maka komunikasi akan
tercermin dan merupakan fondasi dalam setiap unsur dalam proses manajemen,
yaitu:
1. Planning yaitu memikirkan sebelumnya apa yang kan kita kerjakan dengan
sumber daya yang ada pada organisasi
2. Organizing yaitu rencana (maksud) untuk menentukan kegiatan yang lebih khusus
yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran.
3. Directing merupakan aspek tugas managemen yang lebih operasional yang
melengkapi kekurangan dalam suatu perencanaan atau pengorgnisasian
4. Controlling yaitu unsur-unsur penting dalam pengawasan sebagai sebuah proses
tyermasuk pengukuran, perbandingan, penga,bilan keputusan dan umpan balik
atau tindakan kolektif
Selain itu, ada empat proses dalam komunikasi managemen (Yenny,
2004:4.22), yaitu :
1. Asking yaitu bertanya atau meminta informasi yang tidak kita milki dariorang lain
2016
8
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Telling sebelum kita understanding kita harus terlebih dulu memberitahukan atau
mengirim pesan dalam bentuk telling
3. Listening yaitu kita harus mengerti apa yang disampaikan orang lain
4. Understanding, untuk dapat mmahami maka kita perlu menyelami diri individudan
motivasi individu
PERANAN PEMIMPIN DALAM ORGANISASI
1. Peranan antarpersona
a. peranan tokoh, karena ia seorang tokoh maka selain memimpin berbagai
upacara di kantor misalnya
b. peranan pemimpin, sebagai pemimpin seorang manager bertanggungjawab
lancara atau tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahan
c.
peranan penghubung, melakukan komunikasi dengan orang-orang diluar jalur
komando vertikal baik formal atau informal
2. Peranan informasional
a. peranan monitor, manager memandang lingkungan sebagai sumber informasi
b. peranan penyebar, kebalikan dari perananpenghubunga
c.
2016
peranan jurubicara, ada persamaan dengan peranan penghubunga
9
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. Peranan memutuskan
a. peranan wiraswasta, melakukan penyesuaian dengan lingkungan
b. peranan pengendali gangguan
c. peranan penentu sumber
d. peranan perunding
2016
10
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
Arni Muhammad (2002), Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta,
Fredric M. Jablin, Linda L. Putnam, Editors (2001) The New Handbook of Organizational Communication:
Advances in Theory, Research and Methods, Sage Publications, USA
Eisenberg, Eric & HL Goodal (1997), Organizational Communication – Balancing Creativity and
Constraint, Second Edition, St. Martin’s Press, New York
Hatch, Mary Jo (1997), Organizational Theory – Modern, Symbolic and Postmodern Prespectives, Oxford
University Press, USA
Lubis, Hari & Martani Huseini, Teori Organisasi (Suatu Pendekatan Makro), Pusat Antar Universitas
Ilmu-ilmu Sosial, UI, Jakarta
Pace, Wayne R & Don F. Faules (1998), Komunkasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan – Penerjemah : Deddy Mulyana, PT Remaja Rosdakarya, Bandung
Suminar, Yenny Ratna (2004), Buku Materi Pokok Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka,
Jakarta
2016
11
Komunikasi Organisasi
Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id