Tata Kelola TI

Pendahuluan
 TK TI adalah tanggung jawab dewan dereksi dan
manajemen eksekutif organisasi.
 TK TI merupakan bagian terintegrasi dari pengolahan
perusahaan yg mencakup kepempinan, struktur serta
proses organisasi yg memastikan bahwa TI perusahaan
dapat dipergunakan untuk mempertahankan dan
memperluas strategi dan tujuan organisasi.
Kegunaan TK TI
 Adalah untuk mengantur penggunaan TI, serta untuk
memastikan kinerja TI sesuai dgn tujuan berikut ini:
Keselarasan TI dengan perusahaan dan realisasi
keuntungan-keuntungan yg dijanjikan dari penerapan TI.
2. Penggunaan TI agar memungkinkan
perusahaan
mengekploitas kesempatan yg ada dan memaksimalkan
keuntungan.
3. Penggunaan sumber daya TI yang bertanggung jawab.
4. Penanganan manajemen resiko yg terkait TI secara tepat.
1.
 TK TI sering kali berjalan dalam lapisan yg berbeda-beda
antara lain team-leader, memberikan laporan kepada
manajer serta menerima pengarahan darinya, manajer
memberikan laporan kepada eksekutif, dan eksekutif
kepada dewan direksi.
Interaksi antara Tujuan dan
Aktivitas TI
 Ilustrasi dalam gambar memperlihatkan secara konseptual
interksi antara tujuan dan ektivitas TI dari suatu perspektif
TK TI dan dapat diaplikasikan dalam lapisan TI
perusahaan, memberikan arahan awal.
 Setelah itu, suatu putaran yg berkelanjutan dilakukan
untuk mengukur kinerja, membandingkan tujuan, dan
akhirnya mengarahkan kembali aktifivitas yg seharusnya
dilakukan dam perubahan dari tujuan apabila diperlukan.
 Selama tujuannya adalah sebagian besar berupa tanggung
jawab dewan direksi dan pengukuran kinerja manajemen,
ada suatu hal yg harus selalu dikembangkan sehingga
tujuan-tujuan tsb merupakan hal yg dicapai dan
pengukuran merepresentasikan tujuan secara tepat.
Kerangka Kerja TK TI
Mengapa TK TI Penting?
 Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus,
tepat waktu dan sesuai dengan anggaran
 Menguasai dan menggunakan TI untuk
mendatangkan keuntungan
 Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan
produktifitas sambil menangani resiko TI
Siapa Yang Terlibat
 Anggota Dewan Direksi harus melakukan peran aktif
dalam komite strategi TI atau sejenisnya.
 CEO (Chief Executive Officer) harus memberikan
struktur organisasi untuk mendukung implementasi
strategi TI.
 CIO (Chief Information Officer) harus merupakan
orang yg berorientasi bisnis dan bertindak sebagai
jembatan antara TI dan bisnis.
 Seluruh jajaran eksekutif sebaiknya terlibat langsung
dalam Komite Pengarah TI atau sejenisnya.
Apa yg dapat mereka berikan?
 Salah satu Kewajiban dewan direksi adalah menilai
dan memandu strategi perusahaan, menertapkan dan
mengawasi pencapaian tujuan kinerja manajemen,
dan memastikan integritas dari sistem perusahaan.
Apa yang harus ditangani oleh TK
TI
 Pada dasarnya, TK TI terkait dgn dua hal :
1. Yaitu kontribusi TI terhadap penambahan nilai bisnis dan,
2. Mitigasi resiko TI.
 TK TI berjalan secara berkesinambungan seperti halnya
sebuah siklus hidup. Siklus hidup ini tidak bersifat
vakum. Setiap perusahaan beroperasi di lingkungan yg
dipengaruhi oleh :





Nilai Stakeholder
Misi, Visi dan Nilai Perusahaan
Komunitas, etika dab kultur perusahaan
Hukum, regulasi dab kebijakan-kebijakan pemerintah.
Praktik industri.
Fokus Bidang Tata Kelola TI
Proses TK TI
Isu pengelolaan TI mengalami pergeseran fokus dari fokus
pada teknologi menjadi fokus pada area yg terkait dgn
manajemen. Isu ini mengarah pada area TK TI :
 Penyelarasan Strategi, berfokus pada penyelarasan bisnis
dan solusi kolaborasi
 Penyampaian Nilai, berfokus pada optimasi pengeluaran
dan nilai TI
 Manajemen Resiko, berfokus pada menjaga aset TI dan
pemulihan bencana
 Manajemen Sumber, Daya berfokus pada optimasi sumber
daya dan infrastruktur TI
1. Penyelarasaan Strategi TI
 Hal penting dan harus diperhatikan adalan investasi
TI yg dilakukan perusahaan harus sejalan dgn tujuan
strategi (keinginan, strategi saat ini dan tujuan
enterpriase) dan membangun kapabilitas yg
diperlukan untuk menghasilkan nila tambah yg
diharapkan terhadap bisnis.
 Penyelarasan perlu dilakukan agar strategi dapat
sejalan dgn tujuan perusahaan dan dilakukan dgn
benar.
Penyelarasan TI dengan Korporat
Sering kali TI dianggap sebagai sesuatu yg buruk dan
menakutkan, tapi secara strategi TI dapat memberikan
beberapa keuntungan pd perusahaan, sbb:
 Memberikan nilai tambah terhadap produk dan
layanan
 Memberikan dukungan terhadap posisi kompetitif
 Meningkatkan efisiensi admiinistrasi
 Meningkatkan efektivitas managerial.
Memformulasikan strategi TI ada beberapa
hal yg harus dieprhatikan, yaitu :
 Tujuan bisnis dan lingkungan kompetisi
 Teknologi yg berkembang pada saat ini dan yg akan
datang berikut biaya, risiko dan keuntungan yg
diberikan teknologi tersebut terhadap bisnis.
 Kapabilitas dari organisasi TI dalam memenuhi
kebutuhan perusahaan
 Perbandingan antara biaya dan keuntungan dari TI yg
diterapkan.
 Pelajaran yg didapat dari kegagalan dan kesuksesan.
2. Penyampaian Nilai
 Prinsip dasar penilai TI adalah kesesuaian antara
waktu dan anggaran dgn kualitas yg diberikan TI
untuk perusahaan dalam pencapaian tujuannya.
 Dalam kontsks bisnis hal ini dinyatakan dgn
keunggulan
kompetitif,
waktu
pemenuhan
order/layanan, kepuasan pelanggan, waktu tunggu
pelanggan, produktifitas karyawan dan keuntungan.
 Beberapa elemen tersebut bersifat subjekstif sehingga
sulit dilakukan pengukuran dgn menggunakan
parameter finansial.
Bisnis harus menetapkan ekspetasi-ekspetasi yg relatif
sesuai dgn kemampuan yg dapat diberikan oelh TI,
seperti :
 Memiliki tujuan yg jelas, dalam memenuhi kebutuhan
bisnis.
 Fleksibel terhadap kebutuhan di masa yg akan datang
 Throughput dan waktu respon.
 Kemudahan penggunaan, kepercayaan dan keamanan.
 Integritas, ketepatan, dan kerterkinian informasi.
3. Pengelolaan Risiko
 Resiko pada suatu perusahaan dapat terjadi dlm
berbagai bentuk, tidak hanya risiko finansial.
 Para regulator pada umumnya terpaku pd masalah
operasional dan risiko sistematik, sementara risiko yg
berhubungan dgn infrastruktur dan teknologi tidak
begitu dipertimbangan, padahal dinilai sangat penting
dan berpengaruh besar terhadap keberlangsungan
perusahaan.
 Oleh karena itu, dewan direksi harus melakukan
pengelolaan terhadap risiko-risiko ini dgn cara :
 Melakukan pencarian dan mempelajari risiko yg
mungkin muncul, dan harus ada transparansi
terhadap risiko penting yg berdampak langsung pada
perusahaan dan melakukan klasifikasi terhadap
kebijakan perusahaan mengenai pengambilan risiko
atau penghindar risiko.
4. Pengelolaan Risiko
 Kunci sukses dari kinerja TI adalah optimasi investasi,
penggunaan dan alokasi sumber daya TI (SDM,
Aplikasi, Teknologi, Fasilitas, Data) dalam memenuhi
kebutuhan perusahaan.
5.Pengukuran Kinerja
 Strategi telah mengambil posisi baru, yaitu menjadi
aset tidak nyata yg sangat berharga dalam pencapaian
perusahaan.
 Artinya penciptaan nilai telah bergeses dari aset yg
nyata ke aset tidak nyata.
 Aset tidak nyata tidak dapat diukur secara tradisional,
oleh karena itu, digunakan Balanced Scorecard, yg
mentrasnlasikan startegi ke dalam aksi untuk
mencapai tujuan.
 Menggunakan Balanced Scorecard, para manajer tidak
hanya terpaku pada pengukuran finansial jangka
pendek sebagai indikator dari kenerja perusahaan.
 Menggunakan Account seperti intangible items seperti
tingkat kepuasan pelanggan streamlining dari fungsi
internal, pengingkatan efisiensi oprasional dan
pengembangan kemampuan para staff.
 Cara ini memberikan pandangan yg lebih holistik dari
operasi bisnis, yg berkontribusi kepada pencapaian
tujuan strategi jangka panjang dengan aksi jangka
pendek.
Deminsi Balance Scorecard
 Penggunan TI Balanced Scorecard (IT BSC)
merupakan salah satu cara yang paling efektif dalam
membantu dewan direksi dan manajemen dalam
mencapai penyelarasaan TI dan dan bisnis.
 Tujuannya untuk mempermudah manajemen dalam
membuat laporan kepada dewan direksi, dalam
mendapat konsensus dari berbagai stakeholder kunci
mengenai strategi TI yg akan diterapkan, nilai tambah
yg diberikan TI terhadap bisnis dan membahas
kinerja, risiko-risiko dan kapabilitas TI.
Hubungan Sebab dan Akibat diantara
dimensi Scorecard
Sebuah Tamplate BSC TI dapat dibuat dengan
memperhatikan beberapa pertanyaan berikut ini:
 Kontribusi Enterprise-bagaimana pandangan para
eksekutif mengenai posisi departemen TI?
 Orientasi Pengguna-bagaimana pandangan pengguna
terhadap departemen TI?
 Keunggulan Operasional-bagaimana tingkat efektifitas
dan efisiensi dari proses yg dilakukan dengan TI?
 Orientasi Masa Depan – seberapa baikkah posisi TI
untuk memenuhi kebutuhan dimasa yg akan datang?
Contoh Ukuran IT Balanced Scorecard