Apakah hotline etika itu? Hotline etika adalah alat komunikasi

Apakah hotline etika itu?
Hotline etika adalah alat komunikasi berbasis telepon dan web yang menyediakan cara
rahasia bagi para karyawan Manulife Financial untuk melaporkan tindakan yang tidak
etis yang mencurigakan, tidak profesional, melawan hukum atau kecurangan yang
dilakukan oleh pihak lain yang terkait dengan Perusahaan. Semua informasi dijaga
kerahasiaannya dan semua laporan akan ditanggapi secara serius. Pelapor melalui
telepon dan web boleh secara anonim (tanpa nama) Perusahaan sangat menganjurkan
agar para karyawan berupaya untuk menyelesaikan berbagai masalah melalui
manajemen sebelum menggunakan hotline etika.
Apakah hotline etika diperuntukkan bagi para nasabah?
Tidak. Hotline etika hanya diperuntukkan bagi para karyawan Manulife Financial.
Setiap hal yang berhubungan dengan nasabah harus ditujukan ke bagian layanan
nasabah atau unit kepatuhan yang sesuai.
Mengapa Manulife Financial memiliki hotline?
Hotline etika telah ada dan terus menjadi bagian dari keseluruhan misi Perusahaan
untuk melakukan usaha menurut standar kejujuran dan keadilan tertinggi.
Penggunaan hotline adalah sebagai alat bantu lainnya yang dapat digunakan oleh para
karyawan untuk mencapai tujuan ini.
Apakah EthicsPoint itu?
EthicsPoint adalah suatu perusahaan independen yang menyediakan alat bantu
berbasis Internet dan telepon yang komprehensif dan anonim (tanpa nama) untuk
melaporkan kecurangan, penyalahgunaan, perilaku yang keliru dan pelanggaran
lainnya di tempat kerja.
Dapatkah saya melaporkan dengan menggunakan Internet atau telepon?
Ya, anda boleh menggunakannya. Dengan memberikan pilihan kepada anda,
EthicsPoint membantu untuk menjamin agar para karyawan bisa mengajukan laporan
secara anonim (tanpa nama) dan dengan cara yang paling mudah atau paling sesuai
bagi mereka.
Apakah manajemen memang menghendaki saya untuk melapor?
Tentu saja. Bahkan, kami membutuhkan anda untuk melapor. Anda mungkin yang
pertama mengetahui tentang kegiatan yang bisa perlu mendapatkan perhatian.
Laporan anda bisa meminimalkan potensi dampak negatif bagi Perusahaan. Juga,
dengan memberikan masukan positif anda dapat membantu dalam mengidentifikasikan
masalah-masalah yang bisa memperbaiki cara kerja kita.
Tipe situasi apakah yang harus saya laporkan?
EthicsPoint adalah alat komunikasi yang menyediakan sarana untuk berbagi informasi
tentang segala hal.
Sejauh yang saya pahami bahwa setiap laporan yang saya kirim dari komputer
perusahaan akan dicatat pada log server yang menunjukkan setiap situs web yang
dihubungikan dengan PC saya, dan bukankah log ini bisa mengidentifikasikan saya
sebagai pembuat laporan?
EthicsPoint tidak membuat atau menyimpan log koneksi internal dalam bentuk apapun
pada alamat IP, sehingga tidak ada informasi yang mengaitkan PC anda ke EthicsPoint
yang tersedia.
Kurang dari 12% laporan dibuat sewaktu jam kerja, kebanyakan orang lebih suka
membuat laporan dengan lebih nyaman dari rumah mereka setelah jam kerja dan pada
akhir pekan.
Dapatkah saya menyampaikan laporan dari rumah dan tetap anonim (tanpa nama)?
Laporan dari rumah, komputer tetangga, atau dari portal Internet mana pun akan
tetap aman dan anonim (tanpa nama). Suatu portal Internet tidak pernah
mengidentifikasikan pengunjungnya lewat nama yang tertera pada layar dan sistem
EthicsPoints menghapus alamat-alamat Internet agar keanoniman tetap terjaga
sepenuhnya. Lagipula, EthicsPoints terikat suatu komitmen dalam suatu kontrak
untuk tidak menyelidiki identitas pelapor. Untuk melapor dari luar Perusahaan, anda
cukup dengan mudah pergi ke www.ManulifeEthics.com.
Saya khawatir bahwa informasi yang saya berikan ke Ethics Point akhirnya akan
mengungkapkan identitas saya. Bagaimana anda bisa menjamin saya bahwa hal itu
tidak akan terjadi?
Sistem EthicsPoint dirancang untuk melindungi keanoniman anda. Namun demikian,
anda sebagai pihak yang melapor harus memastikan bahwa isi laporan tidak
mengungkapkan identitas anda secara tidak sengaja, misalnya, “Dari tempat kerja
saya di samping Jan Smith...” atau “Selama 33 tahun saya...”
Saya tidak yakin tentang apa yang saya amati atau dengar adalah pelanggaran dari
kebijakan perusahaan, atau melibatkan tindakan yang tidak etis, tetapi secara
sederhana tampaknya tidak benar bagi saya. Apa yang harus saya lakukan?
Ajukan laporan. EthicsPoint bisa membantu anda dalam menyiapkan dan mengajukan
laporan anda sehingga laporan anda bisa dipahami sebagaimana mestinya. Kami
berhadap anda melaporkan situasi yang ternyata tidak merugikan daripada
membiarkan kemungkinan perilaku yang tidak etis berlangsung tanpa diselidiki karena
anda merasa tidak yakin.
Ke manakah perginya laporan ini? Siapa yang bisa mengaksesnya?
Laporan dimasukkan langsung ke dalam server aman dari EthicsPoint demi mencegah
segala kemungkinan kebocoran dalam pengamanan. EthicsPoint menyediakan laporan
ini hanya bagi orang-orang tertentu dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk
mengevaluasi jenis pelanggaran dan lokasi kejadian. Setiap dari para penerima
laporan ini telah mendapat pelatihan untuk menjaga kerahasiaan laporan dalam
derajat kepercayaan tertinggi. Sistem dan staff EthicsPoint telah dilatih dan
berkomitmen untuk menjamin bahwa tidak ada laporan yang akan diberitahukan
kepada pihak-pihak yang terlibat, rekan-rekan mereka, atau bawahannya.
Apa jadinya jika atasan saya atau manajer lainnya terlibat dalam pelanggaran?
Apakah mereka tidak akan mendapatkan laporan?
Sistem dan distribusi laporan EthicsPoint dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada
laporan yang akan diberitahukan kepada pihak-pihak yang terlibat, rekan-rekan
mereka, atau bawahan mereka. Jika presiden atau CEO perusahaan terlibat, laporan
hanya tersedia bagi pihak luar yang sudah ditentukan dan/atau Boards Ethics Officer
[Dewan Pejabat Etika]. Cara ini akah membantu mengurangi hal-hal yang dapat
ditutup-tutupi oleh individu yang terlibat.
Apa jadinya jika saya mengingat sesuatu yang penting tentang suatu kejadian
setelah saya mengajukan laporan? Atau bagaimana jika ada pertanyaan lebih lanjut
dari perusahaan mengenai laporan saya tersebut?
Ketika anda mengajukan laporan pada situs web atau melalui nomor telepon
internasional bebas pulsa, anda akan menerima nama pengguna yang unik dan diminta
untuk memilih kata sandi. Anda bisa kembali lagi ke sistem EthicsPoint baik melalui
Internet atau telepon dan mengakses laporan awal anda untuk menjawab pertanyaanpertanyaan yang diajukan oleh perwakilan perusahaan dan menambahkan informasi
llebih lanjut yang akan membantu menyelesaikan masalah-masalah yang masih belum
terselesaikan. Kami sangat menyarankan agar anda kembali ke situs pada waktu yang
sudah ditentukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari perusahaan. Anda dan
perusahaan sekarang telah menjalin “dialog anonim (tanpa nama) di mana situasinya
tidak hanya teridentifikasi tetapi juga dapat diselesaikan, bagaimana pun rumitnya.
Apakah laporan lanjutan ini seaman laporan pertama?
Semua korespodensi EthicsPoint dilakukan dengan kerahasiaan yang sama ketatnya
seperti laporan awal, dilanjutkan di bawah naungan keanoniman.
Bagaimana jika saya ingin dikenali pada laporan saya?
Ada bagian dalam laporan untuk mengidentifikasikan diri anda, jika anda
menghendakinya.
Dapatkah saya tetap mengajukan laporan jika saya tidak memiliki akses ke
Internet?
Anda bisa mengajukan laporan ke EthicsPoint dari komputer manapun yang bisa
mengakses Internet dengan membuka situs www.ManulifeEthics.com. Anda bisa
mengajukan laporan dari rumah. Banyak lokasi umum, termasuk perpustakaan umum,
yang memiliki komputer dengan fasilitas Internet. Jika anda tidak memiliki akses atau
merasa tidak nyaman menggunakan komputer, anda bisa menelepon ke hotline bebas
pulsa EthicsPoint yang tersedia selama 24 jam sehari, 365 hari setahun.
Dari Kanada dan Amerika Serikat, putar nomor bebas pulsa 866-294-9534.
Dari negara-negara berikut ini, putar nomor bebas pulsa Kode Akses AT&T seperti
tercantum di bawah ini, kemudian putar 866-294-9534 saat diminta.
1-800-872-2881
1-800-872-2881
0-800-100-10
108-888
Saat diminta,
masukkan
nomor:
866-294-9534
866-294-9534
866-294-9534
866-294-9534
108-11
866-294-9534
Kode Akses AT&T
Negara
Barbados
Bermuda
Belgia
China, PRC – Wilayah Utara, Beijing dan sekitarnya
China, PRC – Wilayah Selatan, Shanghai dan
sekitarnya
Jerman
Hong Kong (Telepon Hong Kong )
Hong Kong (Telepon New World )
Indonesia
Jepang (IDC)
Jepang (JT)
Jepang (KDDI)
Malaysia
Filipina (Digitel, Globe, Philcom, PLDT, & Smart)
Singapura (Sing Tel)
Singapura (StarHub)
Taiwan
Thailand
Inggris (BT)
Inggris (C&W)
Vietnam
0-800-2255-288
866-294-9534
800-96-1111
866-294-9534
800-93-2266
866-294-9534
001-801-10
866-294-9534
00 665-5111
866-294-9534
00 441-1111
866-294-9534
00 539-111
866-294-9534
1-800-80-0011
866-294-9534
105-11
866-294-9534
800-0111-111
866-294-9534
80-0001-0001
866-294-9534
00-801-10-288-0
866-294-9534
1-800-0001-33 or
866-294-9534
001-999-111-11
0800-89-0011
866-294-9534
0500-89-0011
866-294-9534
Sambungkan ke operator internasional.
Minta collect call (biaya ditagih ke pihak
yang ditelepon) ke nomor +1-503-7262263. Semua panggilan telepon akan
diterima.
Apakah hot line telepon bebas pulsa juga rahasia dan anonim (tanpa nama)?
Ya. Anda akan diminta untuk memberikan informasi yang sama sebagaimana anda
akan
sampaikan dalam laporan berbasis Internet dan seorang pewawancara akan
mengetikkan jawaban anda ke dalam situs web. Laporan ini memiliki tingkat
keamanan dan kerahasiaan yang sama yang diterapkan pada laporan sewaktu
pengiriman.