SpeakUp! AkzoNobel • Bagaimana cara mengajukan

Pertanyaan Umum – SpeakUp! AkzoNobel
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bagaimana cara mengajukan kekhawatiran tentang kemungkinan pelanggaran Pedoman
Perilaku?
Saluran apa saja yang dapat saya gunakan untuk SpeakUp!?
Siapa yang dapat menggunakan SpeakUp!?
Apa yang harus dilaporkan?
Apa yang tidak boleh dilaporkan?
Apakah saya dilindungi?
Haruskah saya menyebutkan identitas saya?
Apa yang terjadi setelah saya membuat laporan?
Bagaimana cara memantau kemajuan penyelidikan yang terkait dengan laporan saya?
Mengapa AkzoNobel membuat kontrak dengan EthicsPoint?
Apakah peran EthicsPoint?
Bagaimana cara EthicsPoint melindungi kerahasiaan?
Bagaimana cara mengajukan kekhawatiran tentang kemungkinan pelanggaran Pedoman
Perilaku?
Pertama, pertimbangkan apakah Anda merasa nyaman memberikan umpan balik kepada orang yang
terlibat. Masalah kecil hampir selalu dapat diatasi dengan cara ini. Jika Anda meyakini bahwa situasi
tersebut tidak dapat diatasi dengan berbicara kepada orang tersebut, Anda dapat membicarakannya
dengan manajer Anda atau atasan dari manajer Anda. Anda juga dapat membicarakannya dengan
HR Business Partner atau Compliance Officer Anda. Mereka akan mendengarkan kekhawatiran Anda
dan mengambil tindakan yang tepat. Atau, Anda juga dapat menggunakan SpeakUp!
Saluran apa saja yang dapat saya gunakan untuk SpeakUp?
Jika Anda ingin melaporkan kemungkinan pelanggaran Pedoman Perilaku, Anda dapat membuat
laporan SpeakUp! melalui situs web ini, menghubungi saluran bantuan SpeakUp!, atau mengirimkan
laporan melalui email atau pos.
Hubungi saluran bantuan SpeakUp!
Panggilan Anda akan dijawab oleh operator eksternal yang independen dari EthicsPoint,
perusahaan yang menyediakan pelaporan pihak ketiga melalui telepon atau internet atas
nama AkzoNobel. Operator akan mendengarkan kekhawatiran Anda dan mungkin
mengajukan pertanyaan tambahan. Dalam sebagian besar kasus, saluran bantuan SpeakUp!
akan mulai dijawab dalam bahasa Inggris. Jika Anda ingin melaporkan kekhawatiran dalam
bahasa lain, operator akan mengundang penerjemah ke panggilan. Anda dapat melihat daftar
nomor saluran bantuan spesifik negara di portal SpeakUp!. Saluran ini bebas pulsa dan
dioperasikan 24/7 sepanjang tahun.
Menggunakan situs web SpeakUp!
Laporkan kekhawatiran Anda melalui situs web SpeakUp! ini.
Kirimkan laporan ke SpeakUp! melalui email atau pos
Anda dapat menghubungi [email protected] atau AkzoNobel Director Compliance,
PO Box 75730, 1070 AS Amsterdam, The Netherlands. Laporan apa pun yang dibuat ke
alamat ini akan ditangani oleh Direktur Kepatuhan AkzoNobel atau yang ditunjuk. Laporan
yang ditujukan kepada CEO dan/atau Penasihat Umum akan diperlakukan sebagai laporan
yang dikirimkan kepada Direktur Kepatuhan. Jika kekhawatiran Anda terkait dengan Direktur
Kepatuhan atau anggota Komite Kepatuhan lainnya, Anda dapat melaporkannya kepada
Penasihat Umum, atau, jika kekhawatiran Anda terkait dengan Penasihat Umum, Anda dapat
melaporkannya kepada CEO.
Siapa yang dapat menggunakan SpeakUp!?
SpeakUp! tersedia bagi siap apun yang ingin mengajukan kekhawatiran tentang pelanggaran atau
kemungkinan pelanggaran Pedoman Perilaku AkzoNobel atau arahan apa pun yang mendukungnya.
Dalam hal ini termasuk karyawan, kontraktor, mantan karyawan, mitra bisnis, pelanggan, orang yang
terpengaruh oleh produk atau aktivitas AkzoNobel, dan investor saham AkzoNobel.
Apa yang harus dilaporkan?
Anda dapat mengajukan laporan tentang kekhawatiran apa pun mengenai kepatuhan pada Pedoman
Perilaku AkzoNobel. Beberapa contoh:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Penyuapan dan korupsi, pembayaran fasilitas, hadiah dan hiburan yang tidak mematuhi
pedoman kita
Audit dan akuntansi yang tidak memadai
Pelanggaran undang-undang persaingan atau kontrol dan sanksi dagang
Pelanggaran masalah lingkungan, kesehatan, serta keselamatan orang, produk, dan proses
Pengungkapan informasi rahasia tanpa izin
Konflik kepentingan
Perdagangan orang dalam
Penyalahgunaan sumber daya perusahaan
Penipuan
Diskriminasi dan pelecehan
Pelanggaran hak asasi manusia
Tindakan pembalasan
Jika Anda secara sengaja membuat tuduhan palsu atau secara sengaja menyalahgunakan proses
pelaporan SpeakUp! dengan cara apa pun, hal ini akan dianggap sebagai pelanggaran Pedoman kita.
Di beberapa negara, undang-undang privasi membatasi apa yang dapat Anda laporkan melalui
saluran bantuan SpeakUp! atau situs web pelaporan SpeakUp!. Ketika menghubungi situs web
pelaporan atau saluran bantuan SpeakUp!, Anda akan menerima beberapa pilihan pelaporan yang
terbatas. Jika Anda ingin melaporkan masalah yang tidak tersedia melalui situs web pelaporan atau
saluran bantuan SpeakUp!, bicarakan dengan manajer Anda, Pejabat Kepatuhan, atau ALGCompliance.
Apa yang tidak boleh dilaporkan?
SpeakUp! tidak untuk kekhawatiran tentang kualitas atau kinerja produk dan layanan. Sudah ada
prosedur keluhan dan layanan pelanggan yang terpisah untuk itu. SpeakUp! tidak untuk melaporkan
insiden (termasuk di sini insiden darurat, insiden keselamatan, insiden medis, atau insiden
perjalanan). Untuk bantuan dan panduan tentang cara menanganinya, kunjungi halaman keamanan
perjalanan dan Aturan 12.01.5 mengenai tanggapan darurat. SpeakUp! juga tidak untuk
ketidaksepakatan dengan keputusan manajemen, kecuali, tentu saja, jika menurut Anda keputusan
tersebut mungkin melanggar Pedoman.
Apakah saya dilindungi?
AkzoNobel melarang keras tindakan pembalasan apa pun terhadap orang yang melaporkan
kekhawatiran. Melaporkan kekhawatiran dengan niat baik tidak akan menyebabkan Anda dijatuhi
sanksi apa pun, terlepas dari apakah fakta yang mendasarinya terbukti benar atau ada tindakan yang
diambil. Jika Anda merasa telah menerima tindakan pembalasan apa pun, laporkan langsung kepada
manajemen, Direktur Kepatuhan, atau melalui SpeakUp!.
Haruskah saya menyebutkan identitas saya?
Anda selalu didorong untuk memberikan nama dan rincian kontak ketika membuat laporan. Hal ini
akan memudahkan proses penyelidikan. Jika Anda tidak merasa nyaman memberikan identitas, Anda
dapat melaporkan kekhawatiran secara anonim, sejauh diizinkan oleh undang-undang setempat.
Terkadang, laporan anonim lebih sulit untuk diselidiki, misalnya jika kami tidak memiliki cukup
informasi atau jika kami tidak dapat memverifikasi laporan dengan Anda atau menyusun rencana
penyelidikan.
Apa yang terjadi setelah saya membuat laporan?
EthicsPoint akan memberi tahu ALG-Compliance apabila menerima kekhawatiran. AkzoNobel
kemudian memulai penyelidikan, menggunakan sumber daya internal atau eksternal dengan keahlian
dalam melakukan penyelidikan. Semua laporan akan ditangani secara rahasia, sejauh mungkin.
Kerahasiaan dipertimbangkan di setiap tahap dan AkzoNobel berkomitmen untuk membatasi berbagi
informasi kepada orang-orang yang-perlu-tahu. Penyelidikan difokuskan pada fakta dan bertujuan
untuk menetapkan apakah tuduhan tersebut benar dan apakah Pedoman Perilaku telah dilanggar.
Penyelidikan dilakukan secara independen, adil, dan tidak memihak dalam kaitannya dengan semua
pihak yang terlibat dan seusai dengan undang-undang dan prinsip yang relevan.
Rujukan diberikan ke Panduan SpeakUp! untuk panduan lebih lanjut.
Bagaimana cara memantau kemajuan penyelidikan yang terkait dengan laporan saya?
Setelah Anda menyelesaikan laporan SpeakUp! (secara online atau melalui telepon), Anda akan
menerima kode unik yang disebut nomor kunci laporan. Anda juga akan diminta membuat password.
Anda dapat menggunakan nomor kunci dan password ini untuk kembali ke situs web atau saluran
bantuan SpeakUp! kapan saja untuk memeriksa status laporan Anda atau memberikan informasi
tambahan.
Mengapa AkzoNobel membuat kontrak dengan EthicsPoint?
AkzoNobel membuat kontrak dengan EthicsPoint (Navex Global), untuk memungkinkan karyawan
kita dan pihak ketiga yang berminat untuk melaporkan dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku kita,
melalui pihak ketiga yang independen dan profesional. Prosedur ini dapat digunakan jika karyawan
tidak merasa nyaman memberi umpan balik tentang masalah tersebut kepada orang yang terlibat
atau melaporkan kepada manajemen (lini), Mitra Bisnis SDM, atau Pejabat Kepatuhan.
EthicsPoint adalah perusahaan yang beroperasi secara internasional yang menyediakan sistem
berbasis telepon dan web secara aman dan rahasia bagi mereka yang ingin melaporkan
kekhawatiran mengenai pelanggaran perilaku bisnis. Situs web pelaporan dan saluran bantuan
SpeakUp! EthicsPoint tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, dan menyediakan layanan
penerjemahan untuk pelaporan telepon dan web dalam berbagai bahasa.
Apakah peran EthicsPoint?
Tanggung jawab EthicsPoint adalah:
• Menyediakan pilihan berbasis telepon dan web di mana orang dapat melaporkan dugaan
pelanggaran Pedoman Perilaku AkzoNobel
• Melindungi identitas pelapor yang ingin dirahasiakan identitasnya
• Menyediakan layanan penerjemahan untuk pelapor yang ingin melaporkan dalam bahasa
selain Inggris
• Memberi tahu ALG-Compliance tentang kekhawatiran yang ada, sehingga AkzoNobel dapat
memulai penyelidikan
• Memungkinkan ALG-Compliance berkomunikasi dengan pelapor, yang ingin dirahasiakan
identitasnya, dengan bertindak sebagai perantara
EthicsPoint tidak berperan mengambil tindakan untuk mengatasi kekhawatiran; hanya meneruskan
kekhawatiran tersebut ke ALG-Compliance untuk ditangani.
Bagaimana cara EthicsPoint melindungi kerahasiaan?
EthicsPoint tidak melacak panggilan telepon atau menggunakan identifikasi penelpon. Selain itu,
EthicsPoint tidak membuat atau menyimpan log koneksi internal yang berisi alamat Protokol Internat
(IP), sehingga tidak akan ada informasi yang mengaitkan Anda dengan EthicsPoint. Laporan
SpeakUp! dari komputer Anda akan melewati port Internet aman dan tidak melacak atau
menampilkan nama layar pengguna. EthicsPoint tidak akan menggunakan informasi untuk keperluan
apa pun selain memberikannya kepada AkzoNobel untuk ditangani secara tepat.