PERTEMUAN 4 KONSEP DASAR SISTEM KANBAN A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada bab ini akan dijelaskan tentang “Konsep Dasar Sistem KANBAN”. Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan dapat: 1. Mampu memberikan penjelasan tentang definisi Kanban 2. Mampu memberikan penjelasan tentang sistem kanban 3. Mampu memberikan penjelasan tentang sistem dorong dan sistem tarik 4. Mampu memberikan penjelasan tentang Konsep Pembelian dengan sistem JIT B. URAIAN MATERI Definisi Kanban Kanban adalah suatu istilah dalam bahasa Jepang yang artinya serupa denganvisible record or signal (catatan yang kelihatan atau tanda). Pada umumnya alat kanban yang dipergunakan adalah kartu, sehingga sering disebut sebagai kartu kanban. Apabila stasiun kerja pengguna (using work station) membutuhkan material dari stasiun kerja pemasok (supplying work station), stasiun kerja pengguna mengirimkan suatu kartu kanban kepada stasiun kerja pemasok. Tidak boleh ada material yang dipindahkan atau dikirim ke stasiun kerja berikutnya, tanpa ada kartu kanban ini. Dengan demikian kanban ini digunakan sebagai tanda (signal) kepada stasiun pemasok bahwa stasiun pengguna sedang membutuhkan material, sehingga stasiun pemasok harus segera mengirim material itu sesuai dengan kebutuhan yang tertera dalam kartu kanban tersebut (Gaspersz, 2004). Kanban adalah suatu alat untuk mencapai produksi JIT (Just In Time). Kanban berupa suatu kartu yang biasanya ditaruh dalam amplop vinil berbentuk empat persegi panjang. Dua jenis kanban yang sering digunakan ialah kanban perintah produksi atau biasa di sebut kanban produksi dan kanban pengambilan. Kanban pengambilan menspesifikasikan jenis dan jumlah produk yang harus 1 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T diambil dari proses terdahulu ke proses berikutnya, sementara kanban produksi menspesifikasikan jenis dan jumlah produk yang harus dihasilkan oleh proses terdahulu (Monden, 1995). Menurut Ohno 1995, kanban adalah suatu alat untuk mengendalikan produksi yang digunakan dalam mengendalikan setiap aliran material melalui sistem produksi JIT dengan menggunakan kartu-kartu untuk memerintahkan suatu work center memindahkan dan menghasilkan material atau komponen tertentu. Sistem Kanban Sistem kanban adalah suatu sistem informasi yang secara serasi mengendalikan jumlah produksi dalam setiap proses. Meskipun sistem kanban digunakan, Just In Time(JIT) akan sukar dicapai jika berbagai syarat sistem kanban tidak benar-benar dilaksanakan, yaitu rancangan proses, pembakuan operasi, pelancaran produksi, dan lain-lain. Kartu kanban beredar dalam setiap pabrik Toyota, antara Toyota dengan berbagai perusahaan yang bekerja sama dengannya, serta dalam pabrik-pabrik dari perusahaan yang bekerja sama dengan Toyota. Dengan cara ini, kanban dapat menyampaikan informasi mengenai jumlah pengambilan dan jumlah produksi untuk mencapai produksi JIT. Sistem Dorong dan Sistem Tarik Dalam sistem dorong perpindahan material dan pembuatan produk dilakukan dengan cara mendorong material dari satu proses ke proses berikutnya dengan dimulai dari proses paling awal menuju ke proses paling akhir. Sekali beroperasi, maka pekerjaan akan mengalir terus dari satu proses ke proses berikutnya tanpa mempertimbangkan bagaimana dan apa yang akan terjadi pada proses paling akhir. Aktivitas ini akan berlangsung terus menerus meskipun proses-proses sesudah (subsequent process) tidak mengkonsumsi jumlah material pada tingkat yang sama dengan material yang didorong dari proses sebelum (preceding process). Sistem dorong merupakan proses beraliran tunggal (single flow process), dimana aliran jadwal yang disusun dan aliran material dalam proses berada pada arah yang sama (Gaspersz, 2004). Sistem tarik adalah suatu sistem pengendalian produksi dimana proses paling akhir dijadikan sebagai titik awal produksi. Dengan demikian rencana 2 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T produksi yang dikehendaki, dengan jumlah dan tanggal yang telah ditentukan, diberikan kepada proses paling akhir. Dalam sistem tarik, proses sesudah akan meminta atau menarik material dari proses sebelum dengan berdasarkan pada kebutuhan aktual dari proses sesudah. Dalam hal ini proses sebelum tidak boleh memproduksi dan mendorong atau memberikan komponen kepada proses sesudah sebelum ada permintaan dari proses sesudah. Dengan cara ini rencana proses produksi akan berjalan dari departemen produksi akhir ke departemen produksi paling awal. Dalam sistem tarik jumlah persediaan diusahakan sekecil mungkin dan biasanya disimpan dalam lot yang berukuran standar dengan membatasi jumlah dari lot tersebut. Sistem Tarik merupakan proses beraliran ganda (double flow process), dimana aliran material berada pada arah yang berbeda dengan aliran jadwal yang disusun (Gaspersz, 2004). Perbedaan yang lebih spesifik antara sistem dorong dan sistem tarik adalah dimana Sistem Dorong mengendalikan hasil produksi (output) dengan mengendalikan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan “pesanan yang diperkirakan”, kemudian mengukur tingkat persediaan work in process (WIP). Sedangkan Sistem Tarik mengendalikan WIP dengan cara mengendalikan lantai produksi baru kemudian mengukur tingkat persediaan WIP (Gaspersz, 2004). Fungsi Sistem Kanban Terdapat beberapa fungsi mengapa perlu diterapkanya sistem kanban pada suatu perusahaan. Fungsi diterapaknya sistem kanban dalam suatu perusahaan beserta penjelasan dari setiap fungsinya adalah sebagai berikut (Monden, 2000): 1. Sebagai Perintah Kanban berlaku sebagai alat perintah antara produksi dan pengiriman. Bila komponen perlu diambil, atau perintah pengangkutan dikeluarkan, suatu alamat dituliskan padakanban. Alamat itu menginformasikan proses sebelum tempat penyimpanan komponen yang telah diolah, dan menginformasikan proses sesudah tempat komponen yang dibutuhkan. 2. Mencegah Produksi Berlebihan Setiap proses harus dikendalikan secara otonom, untuk memastikan bahwa 3 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T tiap proses hanya memproduksi produk yang dapat dijual, dalam jumlah yang dapat dijual, pada waktu yang dapat dijual sesuai dengan waktu siklusnya. Pengendalian otonom ini menjamin bahwa produksi tidak berlangsung dalam kecepatan produksi yang berlebihan. Sistem kanban juga merupakan mekanisme pengendalian diri sehingga memungkinkan tiap proses melakukan penyesuaian kecil terhadap pasokan untuk jadwal produksi bulanannya karena adanya fluktuasi permintaan bulanan. 3. Pengendalian Visual Sistem kanban berlaku sebagai alat untuk pengendalian visual karena bukan saja memberikan informasi numerik, tetapi juga informasi fisik dalam bentuk kartu kanban. 4. Memperbaiki Proses dan Operasi Manual Penggunaan sistem kanban untuk membantu perbaikan operasi sangat dibutuhkan karena peningkatan produktivitas memberikan perbaikan keuangan, sehingga memperbaiki perusahaan secara keseluruhan. 5. Pengurangan Biaya Pengelolaan Sistem kanban berfungsi mengurangi biaya manajemen dengan membantu mengurangik jumlah ahli peramalan. Sifat sistem tarik kanban yang dirangkaikan dengan aliran informasi penjualan, berlaku sebagai petunjuk kapan dan berapa banyak bahan yang diperlukan. Secara ringkas kanban berfungsi untuk memberikan informasi pengambilan dan pengangkutan, memberikan informasi produksi, mencegah kelebihan produksi atau kelebihan pengangkutan, berlaku sebagai perintah kerja yang ditempelkan langsung pada komponen, mencegah produk cacat dengan mengenali proses yang membuat cacat, mengungkapkan masalah yang ada, dan mempertahankan pengendalian persediaan (Ohno, 1995). Pendukung Sistem Kanban Terdapat beberapa hal yang menjadi syarat dalam penerapan sistem kanban pada perusahaan Toyota. Penerapan dalam sistem produksi toyota, sistem kanban didukung hal-hal sebagai berikut (Monden, 1995): 1. Pelancaran Produksi 4 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T Pelancaran produksi merupakan syarat yang paling penting untuk produksi dengan kanban dan untuk meminimalkan waktu menganggur dalam hal tenaga kerja, perlengkapan dan barang dalam pengolahan. 2. Pembakuan Pekerjaan Operasi baku menunjukkan operasi rutin yang berurutan yang dilakukan oleh pekerja yang menangani berbagai jenis mesin sebagai pekerja fungsi ganda. Operasi baku rutin menunjukkan urutan operasi yang harus dikerjakan oleh seorang pekerja dalam proses penanganan ganda. Keseimbangan lini dapat dicapai diantara pekerja dalam bagian ini karena tiap pekerja akan mengakhiri semua proses operasi sesuai waktu siklus. 3. Pengurangan Waktu Penyiapan Untuk menghemat waktu penyiapan perlu dilakukan dua fase penyiapan. Fase penyiapan eksternal yaitu seperti menyiapkan “terlebih dahulu” mal, peralatan, cetakan berikutnya dan bahan yang diperlukan, serta memindahkan cetakan dan mal yang telah dilepaskan “setelah” cetakan baru dipasang dan mesin mulai berjalan. Sedangkan fase penyiapan internal, yaitu fase dimana pekerja harus memusatkan perhatian pada pergantian cetakan, peralatan dan bahan sesuai dengan perincian yang terdapat dalam pesanan berikutnya “sementara mesin berhenti”. Hal yang terpenting adalah mengubah sebanyak mungkin penyiapan internal menjadi penyiapan eksternal. 4. Aktivitas Perbaikan Aktivitas perbaikan adalah suatu unsur pokok dari sistem produksi yang membuat sistem produksi dapat bekerja dengan baik. Tiap karyawan mempunyai kesempatan untuk memberi saran dan mengusulkan perbaikan lewat suatu gugus kecil yang disebut Gugus Kendali Mutu (GKM). GKM adalah sekelompok kecil pekerja yang mempelajari konsep dan teknik kendali mutu secara spontan dan terus menerus untuk memberi pemecahan masalah di tempat kerja. 5. Rancangan Tata Ruang Mesin Menurut sistem produksi toyota, tata letak proses dan mesin akan disusun kembali untuk melancarkan aliran produksi berdasarkan sistem 5 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T penanganan proses ganda, dimana pekerja menjadi pekerja fungsi ganda. Dalam suatu lini penanganan proses ganda, seorang pekerja menangani beberapa mesin dari berbagai proses satu per satu. Pekerjaan di tiap proses akan berlangsung bila pekerja menyelesaikan pekerjaan dalam waktu siklus yang ditentukan, sehingga masuknya tiap unit ke dalam lini diimbangi dengan selesainya unit produk akhir lainnya, seperti dipesan oleh operasi dari suatu waktu siklus. 6. Autonomasi Autonomasi berarti membuat suatu mekanisme untuk mencegah diproduksinya barang cacat secara masal pada mesin atau lini produk. Untuk mencapai JIT sempurna, unit yang 100% bebas cacat harus mengalir ke proses yang berikut, dan aliran ini harus berirama tanpa putus. Oleh karena itu, pengendalian mutu harus selalu berdampingan dengan operasi JIT dalam seluruh sistem kanban. Konsep pembelian dengan Sistem JIT JIT merupakan sistem manajemen yang mulai dikembangkan sekitar tahun 1970 di Jepang dan diperkenalkan Taiichi Ohno. Filosofi dasar sistem JIT adalah menyediakan barang yang tepat dalam jumlah dan kualitas yang sesuai, pada waktu dan tempat yang tepat. Konsep mengenai JIT tidak hanya terbatas pada sistem produksi saja. Penerapan JIT pada dasarnya dapat dilakukan di semua fungsi perusahaan, salah satunya dalam hal pembelian bahan baku atau material. Adapun filosofi pembelian dengan sistem JIT adalah menyediakan kebutuhan material atau barang pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan, sehingga adanya beban biaya tambahan akibat pengadaan material dapat dihindari (Van Weele, 2002). Karakteristik dasar sistem pembelian JIT adalah adanya pengiriman material secara teratur dan berulang kali, sehingga pihak supplyer harus mengetahui rencana produksi mendatang perusahaan yang menjadi tujuan supply (produsen). Dengan demikian pihak supplyer mampu mengantisipasi fluktuasi permintaan dan merencanakan produksi serta kebutuhan material secara lebih efektif. Karakteristik lain sistem pembelian JIT dalam hubungannya dengan jaminan kualitas bahwa material yang dikirim supplyer harus sesuai dengan 6 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T prinsip zero defects dalam JIT. Supplyer dituntut untuk memenuhi standar kualitas tertentu, sehingga pemeriksaan penerimaan material di tingkat produsen dan pengadaan buffer stock dapat dikurangi (Van Weele, 2002). Pemilihan supplyer dalam sistem pembelian JIT mempertimbangkan beberapa hal. Salah satu pemilihan supplyer adalah pertimbangan yang lokasisupplyer. digunakan JIT dalam menekankan pemilihan supplyer lokal dalam radius relatif dekat dari produsen untuk memenuhi supply kebutuhan bahan baku. Dengan demikian berbagai kendala transportasi seperti biaya pengiriman dapat dikurangi. Pertimbangan pemilihan supplyer juga didasarkan pada performansi supplyer. Supplyer harus mampu mengirimkan material sesuai permintaan (jumlah dan spesifikasi), pada waktu yang tepat serta memenuhi prinsip zero defects. Berbagai pertimbangan tersebut digunakan produsen untuk menilai dan menentukan hubungan antara keduanya (Van Weele, 2002). Penerapan sistem pembelian JIT dibutuhkan dukungan, kerjasama dan komitmen antara supplyer dan produsen. Supplyer dalam hal ini adalah mitra kerja sama yang mendukung perusahaan produsen dalam mencapai produksi yang efektif dan efisien. Kerjasama dan hubungan yang baik antara supplyer dan produsen merupakan faktor utama yang harus diperhatikan dalam penerapan sistem pembelian JIT yang efektif. Secara ideal sistem pembelian JIT mampu menekan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan. Penekanan biaya tersebut terjadi sebagai akibat pengurangan inventory, pengurangan kebutuhan ruang untuk persediaan material, efisiensi material handling serta penurunan lead time pengadaan material. Disamping itu implementasi sistem pembelian JIT akan memudahkan pengendalian sistem persediaan material (Van Weele, 2002). C. LATIHAN SOAL/TUGAS 1. Apa yang anda ketahui tentang Kanban! 2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem kanban! 3. Apa yang dimaksud dengan sistem dorong dan sistem tarik! 4. Jelaskan Konsep pembelian dengan Sistem JIT! D. DAFTAR PUSTAKA 7 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T Fandy Tjiptono, 2000, Strategi Pemasaran, Penerbit ANDI, Yogyakarta Fandy Tjiptono, 2004, Pemasaran Jasa, Penerbit ANDI, Yogyakarta Fandy Tjiptono, 2006, Manajemen Jasa, Penerbit ANDI, Yogyakarta Kotler, Philip, 2005, Marketing Management Analysis: Analysisi, Planning, Implementation and Control, Prentice Hall International, Inc Lovelock, Christopher, 2000, Services Marketing, Englewood Cliffs, N.J, Prentice Hall, Inc 8 DOSEN PENGAMPU: RINI ALFATIYAH, S.T, M.T DAN SOFIAN BASTUTI, S.T, M.T
