KONSEP DASAR TEKNOLOGI ADMINISTRASI Oleh: Fajar Anugerah Jhoni Heryanto Asri Hermawati FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR 2014 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang atas rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Arsip dan Kearsipan“. Penulisan makalah merupakan salah satu tugas dan persyaratan untuk menyelesaikan mata kuliah Pendidikan Kewarganegaraan. Dalam Penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurangankekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini. Dalam penulisan makalah ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang telah terlibat didalamnya : 1. Bapak M. Nippi Tambe selaku Dosen Mata Kuliah Teknologi Administrasi yang telah memberikan bimbingan dalam belajar. 2. Rekan-rekan anggota kelompok kami (Teknologi Administrasi) yang telah bekerja, guna menyelesaikan makalah atau tugas ini. 3. Kepada kedua orang tua kami yang telah memberikan dukungan baik dukungan moril maupun material kepada kami. Akhirnya penulis berharap semoga Tuhan memberikan imbalan yang setimpal pada mereka yang telah memberikan bantuan, dan dapat menjadikan semua bantuan ini sebagai ibadah, Amiin. Makassar, Penulis Kelompok II i 29 November 2013 DAFTAR ISI Halaman Judul Kata Pengantar………………………………………………………………...i Daftar isi………………………………………………………………………ii Bab I Pendahuluan A.Latar belakang………………………………………………………………1 B.Rumusan Masalah…………………………………………………………..2 C.Tujuan………………………………………………………………………2 Bab II Pembahasan A. Pengertian Teknologi……………………………………………………...3 B.Pengertian Administrasi……………………………………………………9 C.Pengertian Teknologi Administrasi………………………………………..9 Bab III Penutup A.Kesimpulan………………………………………………………………..11 B.Saran……………………………………………………………………….11 Daftar Pustaka………………………………………………………………..13 ii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Berbicara soal Administrasi itu sudah ada sejak dahulu, itu terbukti dengan adanya proses kerja sama manusia dalam mencapai suatu tujuan. Dan seiring Dengan perkembangan zaman (Kemajuan Teknologi) maka semakin maju pula proses kerjasama (Kegiatan Administrasi) yang dilakukan atau digunakan, sehingga manusia memanfaatkan kemajuan teknologi untuk menjalin kerjasama atau kegiatan administrasi supaya mempermudah, mengefesiensi, dan mengefektifkan suatu pekerjaan. Di Indonesia, saat ini sudah mulai banyak lembaga-lembaga pemerintahan yang mulai memanfaatkan kemajuan teknologi informasi ini guna diaplikasikan sebagai media dalam memberikan kemudahan penyampaian informasi publik dan kemudahan pelayanan publik. Hal ini tentunya bukan saja penerapan e-gov bukan semata-mata karena perkembangan itu dari perspektif lingkungan strategik, tetapi lebih penting lagi adalah dirasakan adanya kebutuhan akan penerapan teknologi informasi dan teknologi komunikasi tersebut guna mencapai kualitas pelayanan prima kepada masyarakat, dismaping juga adalah guna tercapainya transparansi, akuntabilitas, partisipasi, efisiensi, koherensi dan daya guna lainnya yang dimungkinkannya. Saat ini sudah mulai memanfaatkan perkembangan teknologi informasi ini dalam pelaksanaan administrasi pemerintahannya, baik dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya secara internal maupun dalam melayani masyarakat. Hal ini sudah mulai dapat dilihat dari berbagai aplikasi yang digunakan seperti Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian Daerah, Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah (SIMDA) pada Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Daerah dan Sistem Informasi 1 Administrasi Kependudukan (SIAK) . Akan tetapi, tingkat perkembangan yang dicapai dewasa ini adalah baru dalam taraf mengotomatiskan prosedur manual yang selama ini berlaku berdasarkan rutinitas keseharian, belum merefleksikan perubahan mendasar dan besar-besaran dalam praktik manajemen sebagaiman biasa diterapkan oleh dunia usaha, dimana teknologi dimaksud telah digunakan untuk mengubah pola operasi dari usaha berdasarkan fungsi unit, menjadi testrukturisasi organisasi tentang proses yang dapat mendukung core businesnnya. Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam administrasi pemerintahan tidak lepas dari tugas pokok dan fungsi pemerintahan itu sendiri sebagai pangkal tolaknya di satu sisi dan dari perangkat teknologi tersebut sebagai tulang punggung dari e-gov pada sisi lain. Ada 2 tugas pokok pemerintah yang perlu ditunjang yakni mengelola kebijakan dan mengelola pelayanan. Berbagai bentuk kebijakan, pengaturan, pembinaan, pengendalian serta pengawasan dan pertanggungjawaban dalam beragam jenis dan bidang kehidupan berbangsa atau untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi bangsa memerlukan data dan informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu. Kegunaan dan peran teknologi informasi dan komunikasi adalah mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut agar terselenggara secara efektif, tepat, nyaman, aman dan efisien. B. Rumusan Masalah: 1. Apa Pengertian Teknologi, beserta konsep khusus yang berkaitan dengan teknologi ! 2. Sebutkan dan jelaskan pengertian teknologi administrasi ! C. Tujuan Adapun tujuan penulisan makalah ini bermaksud untuk mengetahui Konsep Dasar Teknologi Administrasi yang dipergunakan dalam proses adminisrasi. 2 BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Teknologi Ditinjau dari perspektif masyarakat umum, teknologi merujuk kepada alat-alat modern, dan atau canggih. Misalnya pesawat terbang, kapal laut, komputer, internet, handphone, mesin-mesin pabrik, kendaraan bermotor, dan satelit. Kast dan Rosenzweig (1990) mengemukakan bahwa dalam arti sempit, istilah teknologi berkaitan dengan teknologi mesin, mekanisasi alat-alat produksi barang dan jasa, dan penggantian tenaga manusia. Pandangan mekanistik ini menekankan teknologi yang dapat dilihat, penekanan pada hal-hal fisik, seperti pemahaman teknologi oleh masyarakat umum. Teknologi adalah penerapan pengetahuan untuk pelaksanaan tugas atau kegiatan-kegiatan tertentu secara lebih efektif. Dari sudut pandang organisasi dan manajemen, teknologi menurut Kast Rosenzweig (1990) adalah teknik yang dipakai dalam transformasi input menjadi output. Untuk melaksanakan tugas transformasi, perusahaan industri misalnya memakai mesin dan teknologi khusus lainnya. Akuntan memakai komputer dalam melaksanakan tugasnya, tetapi ia juga menggunakan teknologi yang didasarkan pada pengetahuan prosedur akunting. Seorang Kepala Dinas Lingkungan Hidup memakai mesin pengelolaan sampah untuk mendaur ulang sampah menjadi kompos. Akan tetapi, dalam proses kerja keseluruhan seorang Kepala Dinas Lingkungan Hidup untuk mentransformasikan input menjadi output melakukan juga berbagai proses-proses manajemen. Menurut Technology Atlas Project 1989 ( dalam Akadun, 2009:11) teknologi terdiri atas perangkat keras (hardware), organisasi (orgaware), informasi (inforware), serta manusianya (humanware). Berdasarkan pendapat ini maka 3 teknologi bukan hanya perangkat keras (mesin-mesin belaka) melainkan setiap kegiatan organisasi, informasi dam mindset manusia merupakan teknologi juga. Tjakraatmaja 1997 (dalam Akundun,2009:11) tidak mendefinisikan teknologi tetapi menggunakan ciri-ciri atau sifat-sifat teknologi. Menurutnya sifatsifat pokok teknologi adalah sebagai berikut: 1. Ilmu pengetahuan dan praktek/ percobaan merupakan prasyarat untuk tumbuh dan berkembangnya teknologi. Teknologi yang dikuasai akan makin berkembang jika sudah terbagi atau terpakai. 2.Teknologi dapat berwujud maya berupa kompetisi pengetahuan yang melekat pada diri manusia (human embedded technology), dapat berwujud fisik ( berupa pengetahuan eksplisit) yang melekat pada mesin dan peralatan serta informasi yang diwadai oleh sistem dan organisasi. Teknologi dibutuhkan sebagai instrumen dan pelipat ganda profesi potensi insan. 3.Teknologi tidak memberikan nilai guna jika tidak diterapkan (tidak terbagi dan terpakai secara tepat guna). 4.Sebagai salah satu aset, teknologi dapat ditemukan, dikembangkan, dibeli, dijual, dicari atau menjadi tidak bernilai guna jika teknologi yang kita miliki kedaluarsa. 5.Umumnya ( dari pandangan positif ) teknologi digunakan untuk menciptakan kesejahteraan manusia atau meningkatkan kualitas hidup manusia, baik kehidupan dari aspek material maupun non-material (kemanusiaan). Pengertian dan definisi teknologi yang mudah kita pahami dan lebih menyeluruh, dikemukakan oleh ahli-ahli teori organisasi modern. Hatch (1997) mengatakan bahwa teknologi merupakan cara untuk mencapai sesuatu-outcome yang diinginkan, sasaran dan tujuan atau output yang biasanya dikonseptualisasikan sebagai produk atau pelayanan. Karena itu, teknologi berkenaan dengan proses transformasi dalam organisasi dimana energi nalar dan intelektual digunakan untuk meningkatkan efisiensi pemanfaatan sumber daya 4 lingkungan. Dari perspektif seperti secara khusus istilah teknologi dapat meliputi tiga hal sebagai berikut : a.Objek fisik atau artifak termasuk barang-barang (produk-produk), alat-alat, dan peralatan yang digunakan dalam produksi mereka. b.Kegiatan-kegiatan atau proses-proses yang menyangkut metode-metode produksi. c.Pengetahuan yang dubutuhkan untuk mengembangkan dan mengaplikasikan peralatan, alat-alat, dan metode-meode untuk menghasilkan output tertentu. Dalam hal masing-masing kegiatan digabungkan dengan sebuah tingkatan unit teknolologi dapat dijelaskan dalam terminologi tingkat analisis tugas . Contohnya, teknologi untuk menulis naskah ujian yang kita gunakan melibatkan: (1) Objek fisik termasuk sebuah komputer,printer, kertas dan mesin fotokopi (2) Kegiatan termasuk memformulasi pertanyaan-pertanyaan dan mengetiknya dalam komputer, menyusun dan memformulasi ujian, mengoreksi hasil cetakan percobaan, mencetak dan memfotokopi, (3) Pengetahuan tentang konsep-konsep dan teori-teori dan tentang bagaimana tes ini menguji penguasaan hasil belajar. Pada tingkat organisasi, image teknologi lebih rendah tingkatan analisis dapat dirakit dalam konsepsi teknologi secara menyeluruh. Pada sebuah universitas seperti contoh yang diberikan diatas, teknologi berarti menghasilkan pengetahuan dan mahasiswa terdidik. Dalam sudut pandang ini, konsep teknologi meningkatkan imajinasi organisasi kita sebagai produk dari banyak objek, kegiatan, dan pengetahuan yang berbeda didasarkan pada pelaksanaan dan interaksinya dalam suatu waktu. 5 Konseptualisasi teknologi sebagai sebuah makna secara natural membawa pandangan dinamis. Model-model dinamis menekankan bagaimana sesuatu bekerja dan belajar teknologi adalah memiliki orientasi yang sama. Beberapa teknologi menggunakan dua atau lebih teknologi inti yang berbeda. Banyak contoh dapat ditemukan diantaranya organisasi-organisasi kongklomerat dimana beberapa bisnis yang tidak saling berkaitan dikombinasikan, contonya melalui marger atau ikuisisi. Sebuah analisis perusahaan yang menggunakan multiple teknologi inti dihasilkan dan dianalisis terpisah masing-masing teknologi inti, ditambah analisis hubungan antara mereka (atau kekurangan dari keseluruhan). Dengan perhatian pada tingkat analisis unit, deskripsi tentang teknologi-teknologi ini dalam sebuah perusahaan multiple inti hakikatnya sama dengan menganalisis yang akan dilakukan untuk tingkat organisasional pada sebuah perusahaan dengan teknologi inti utama (tunggal). Menjelaskan teknologi terminologi tiga komponen utama, (1). Objek fisik dan artifak, (2).aktivitas-aktivitas dan proses-proses, (3).pengetahuan yang digunakan pengembangan dan pengaplikasian objek dan kegiatan-kegiatan memungkinkan kita menempatkan teknologi organisasi dalam konteks persyaratan-persyaratan sumber organisasi. Sebuah diskusi tentang sumber daya yang elemennya ditemukan pada lingkungan organisasi akan memberi pemahaman dalam beberapa kebergantungan sumber daya antara organisasi lingkungan. Ambil contoh sebuah teknologi menghasilkan mahasiswa terpelajar dalam universitas. Keluaran dapat didefinisikan sebagai struktur pengetahuan yang dielaborasikan dalam kepala mahasiswa. Input adalah mahasiswa yang menginginkan bahwa dimasa mendatang menjadi pegawai, berarti memberikan keuntungan-keuntungan secara langsung. Secara umum, proses transformasi melibatkan pembuatan peluang-peluang untuk mahasiswa mengembangkan pengetahuan subjek akademik, metode, dan aplikasinya. 6 Selain pengertian, definisi, terminologi teknologi diatas, ada sejumlah konsep khusus yang berkaitan dengan teknologi, diantaranya: 1. Teknologi Inti Dilihat dari perspektif tingkat analisis yang berbeda, ada teknologi yang secara tidak langsung menegakkan proses-proses produksi (seperti akunting, kepegawaian), dan teknologi-teknologi untuk mengadaptasikan diri pada lingkungan (seperti analisis ekonomi, riset, pasar, perencanaan strategis). Berbeda pada tingkat organisasi teknologi menghasilkan barang dan jasa untuk lingkungan dari teknologi-teknologi lain, teoretikus organisasi menggunakan terminologi Core Technology (teknologi inti). Teknologi inti sebuah perusahaan manufacturing adalah proses manufacturing itu sendiri. Teknologi ini sebuah tokoh retail adalah pembelian, pen-disply-an (pameran), dan penjualan barang, sebuah agen real estate teknologi inti melibatkan “brokering penjualan” dan perkiraan properti-properti tempat tinggal dan kawasan perdagangan. Teknologi inti dari pemerintahan daerah berisi perencanaan, dan pengawasan (atau fungsi manajemen). 2.Teknologi Tinggi Beberapa orang merasa bingung dengan perbedaan istilah “teknologi dan teknologi tinggi”. Teknologi sudah digunakan dengan fleksibel atau longgar untuk menjelaskan banyak aspek berbeda teknologi baru seperti komputer, mikro elektronik, optik fiber, komunikasi satelit, laser, robot, dan multimedia. Kadangkadang juga mengarah pada produk-produk turunan dari teknologi inti, dan kadang-kadang proses transformasi yang didasarkan pada satu atau lebih dari produk-produk yang disebut diatas. Pada saat lain teknologi juga merujuk pada bisnis yang mana teknologi seedang berubah dengan cepat atau satu istilah kebutuhan-kebutuhan akan kualifikasi khusus yang dapat ditempati pegawai seperti kebutuhan untuk literacy komputer (melek komputer). 7 Cyberneticist dan teoritikus teknologi milan Zeley mengatakan bahwa secara lebih teoritikal definisi teknologi tinggi, harus jika membedakan teknologi dan teknologi tinggi. Sementara teknologi diaplikasikan dalam sebuah sistem tertentu sehingga tugas dapat dilakukan dengan cepat, lebih reliabel,dalam jumlah besar, atau lebih efisien, teknologi tinggi mengubah sistem organisasi itu sendiri. 3.Teknologi Pelayanan versus Teknologi Manufacturing Kebingungan lain pada konsep teknologi dibuat oleh perbedaan teknologi manufacturing dan pelayanan, Yakni: 1.consumed as they are produced, 2.intangible, 3.cannot be stored in inventory. Contohnya, pelayanan diberikan oleh salah satu tipe perusahaan adalah akses kepada informasi. Informasi dihasilkan melalui komunikasi pesanpesan/berita-berita sehingga dikonsumsi pada saat yang sama ketika diproduksi. Informasi tidak memiliki bentuk material dan kehilangan nilai beritanya secara cepat jika informasi memiliki profit melalui pertukaran, tidak dapat digenggam dalam waktu yang lama. Karakteristik ini memberikan akses pada informasi secara jelas menempatkan teknologi ini kedalam klasifikasi pelayanan. Akan tetapi, termasuk teknologi apakah peralatan yang mana pelayanan berita bersifat relay dan seterusnya disampaikan kepada pelanggan? Kertas pesan yang dicetak dan disebarkan kepada jurnalis? Bagaimana tentang kontrak subcription untuk pelayanan? Aspek-aspek teknologi pelayanan berita ini tidak cocok dimasukkan kedalam definisi keluaran pelayanan. Sekarang ambil sebuah teknologi manufacturing tertentu, sebagai contoh, produk manufacturing automobile. Produksi yang dihasilkan teknologi ini tangible, mereka tidak dikonsumsi pada saat mereka dihasilkan, tetapi dapat disimpan untuk beberapa bulan tanpa kehilangan nilai mereka dan dapat dijual 8 kembali pada pelanggan oleh konsumen setelah beberapa tahun memakainya. Meskipun begitu, banyak aspek produk teknologi manufacturing automobile sama dengan teknologi pelayanan. Contonya gaya atau desain mobil adalah intangible, nilai berubah secara cepat dengan adanya model-model baru. Contoh lain adalah garansi yang menyertai automobile manufactur-sebuah jaminan adalah sebuah perjanjian pelayan yang merupakan bagian produk yang dijual. Dari sudut pandang ini perbedaan antara teknologi pelayanan dan teknologi manufacturing adalah sukar untuk diperoleh, disamping kategori superfisial tipe bisnis tertentu kedalam industri-industri (sektor pelayanan dihadapkan manufacturing atau kelompok industri lain). Ketika kita berusaha analisis teknologi organisasi lebih retail, kita akan memperhatikan bahwa keluaran teknologi memiliki karakteristik pelayanan maupun manufacturing. Karena konvergensi sebuah firma manufacturing akan meningkatkan pengembangan konsep firma sektor pelayanan, dan firma pelayanan menuju konsep manufacturing, agar supaya meningkatkan kinerja mereka. Bank, konsep contohnya, sekarang konsep pelayanan mereka sebagai produk-produk tangible. Untuk bagian mereka, mengkonsepsikan pelayanan mereka sebagai produk intangible. Halini meningkatkan mereka memfokuskan perhatian mereka pada packaging dan acuan lain secara khusus digabungkan dengan keluaran teknologi manufacturing sudah menjadi obsesi B. Pengertian administrasi Pengertian Administrasi dapat dipahami secara sempit maupun secara luas. Secara seempit, administrasi diartikan sebagai pekerjaan-pekerjaaan klerikal atau ketatausahaan. Secara luas administrasi adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan keorganisasian. C. Pengertian Teknologi Administrasi Berdasarkan pengertian teknologi dan administrasi diatas, maka teknologi administrasi pada dasarnya adalah segala usaha (baik dengan menggunakan alat, 9 proses dan mekanisme kerja, serta pengetahuan) agar proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan keorganisasi dengan lebih berkualitas, lebih profesional, lebih efektif, dan lebih efisien serta lebih berdaya guna. Bila kita membahas peranan teknologi dalam organisasi, berarti kita memusatkan perhatian pada, “siapa mengerjakan apa,dengan siapa, bilamana, dimana, dan berapa kali. Oleh karena itu, teknologi administrasi pada dasarnya pengelolaan proses dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan secara lebih berkualitas, lebih efektif, lebih efisien, dan lebih profesional. Kalau kita mengkaji uraian sebelumnya, maka teknologi administrasi termasuk dalam rumpun teori organisasi dengan melakukan transformasi input dan output (outcome) secara efektif, efisiensi, dan profesional (adil). 10 BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Perspektif teknologi dari berbagai sudut pandang, meliputi: 1.objek fisik atau artifak termasuk barang-barang (produk-produk), alat-alat dan peralatan yang digunakan dalam produksi mereka 2.kegiatan-kegiatan atau proses-proses yang menyangkut metode-metode produksi 3.pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengaplikasikan peralatan, alat-alat, dan metode-metode untuk menghasilkan output tertentu. Untuk memahami lebih mendalam tentang konsepsi teknologi, maka perlu analisis adanya teknologi inti, teknologi tinggi, dan teknologi pelayanan. Administrasi dapat dipahami secara sempit dan luas. Secara sempit, administrasi dapat diartikan sebagai pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan ketatausahaan. Secara luas administrasi adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan keorganisasian. Sedangkan teknologi administrasi adalah segala usaha, baik dengan menggunakan alat, proses, dan mekanisme atau prosedur kerja serta pengetahuan, agar proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan keorganisasian dengan lebih berkualitas, profesional,efektif, dan efisien. B. Saran Dizaman modern sekarang ini kehidupan manusia tak lepas dengan yang namanya teknologi khususnya didalam manusia beraktivitas atau melaksanakan pekerjaannya. Demikian pula dalam hal ini yaitu teknologi dan administrasi suatu hal yang tidak bisa dipisahkan satu dengan yang lainnya. Karena agar supaya suatu pekerjaan atau tujuan yang hendak dicapai (administrasi) berjalan dengan 11 efektif, efisien, berkualitas, dan profesional, maka dimanfaatkanlah teknologi yang ada. Maka dari itu diharapkan kepada kita atau pengguna agar supaya kita tetap bijak menggunakan teknologi yang sekarang serba cepat atau canggih, akan ada juga dampak manfaatkanlah buruk teknologi yang ditimbulkan yang ada memanfaatkannya dalam dunia kerja. 12 dengan bila disalahgunakan. sebaik-baiknya Jadi terutama DAFTAR PUSTAKA M. Tambe, Nippi. 2011. Teknologi Administrasi. Makassar: UNM 13
