MANAJEMEN PROYEK : PENDAHULUAN

BAB 2
MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES
Siklus Hidup Produk
Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup
Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase
awal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase
berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru.
Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan
produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan
kelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah membuat
desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk
baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah
produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru
tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini akan
memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi.
Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan
Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC), dengan
fase-fase kegiatan :





Perencanaan (Planning)
Analisis (Analysis)
Perancangan (Design)
Implementasi (Implementation)
Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telah
dikembangkan, misalnya :
 Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dan
support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier.
 Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakan
pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier.
 Model Incremental Release :
 Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan
sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas.
 Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas
dan memenuhi kebutuhan user.
Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi pengembangan sistem ini
dapat dibaca pada referensi-referensi mengenai analisis dan desain sistem.
Siklus Hidup Proyek
Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk.
Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan
dalam rangka pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan
memiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).
1
Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan
proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan
tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan
proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek
terdiri atas :

Penyusunan Konsep (Concept)
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi
biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.

Pengembangan (Development)
Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan),
estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih
rinci.

Pelaksanaan (Implementation)
Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek
dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu,
laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun
dalam fase ini.

Penyerahan Proyek (Close-out)
Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase
ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum
hasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan
selanjutnya dibubarkan.
Project Feasibility
Concept
Concept
Sample
deliverables
for each
phase
Development
Development
Project Acquisition
Implementation
Implementation
Close-out
Close-out
Manajement
plan
Project
plan
Last work
package
Completed
work
Preliminary
cost estimate
Budgetary
cost estimate
Delivery cost
estimate
Lessons
learned
3 level WBS
6+ level WBS
Performance
report
Customer
acceptance
2
Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :
 Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek
pengembangan produk maupun bukan.
 Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik
produk yang akan dikembangkan.
 Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek.
 Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.
Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek
Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian
dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk
mengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.
Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitas
proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami
dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif
merupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan
harapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman
organisasi, yaitu :
 Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan
kontrol.
 Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara
kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.
 Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari
orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama
dalam kerangka ini.
 Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event.
Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.
Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam
bentuk struktur organisasi yaitu :
 Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol
secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.
Fungsional
CEO
CEO
VP
VP Engineering
Engineering
VP
VP Manufacturing
Manufacturing
VP
VP IT
IT
VP
VP HR
HR
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
 Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek,
dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan
setiap proyek berada di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief
Executive Officer).
3
Proyek
CEO
CEO
Project
Project AA Manager
Manager
Project
Project BB Manager
Manager
Project
Project CC Manager
Manager
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
 Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan
struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab
seorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di
bawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.
Matriks
Program
Program Manager
Manager
CEO
CEO
VP
VP Engineering
Engineering
Staff
Staff
VP
VP Manufacturing
Manufacturing
VP
VP IT
IT
VP
VP HR
HR
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Project
Project Manager
Manager A
A
22 Engineering
Engineering
11 Manufacturing
Manufacturing
3.5
3.5 IT
IT
0.5
0.5 HR
HR
Project
Project Manager
Manager BB
55 Engineering
Engineering
33 Manufacturing
Manufacturing
10
10 IT
IT
11 HR
HR
Project
Project Manager
Manager C
C
11 Engineering
Engineering
00 manufacturing
manufacturing
44 IT
IT
0.1
0.1 HR
HR
Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh pada
pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini tabel ringkasan
bagaimana pengaruh dari macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan
sebuah proyek.
Organization Type
Project Characteristics
Project Manager’s Authority
Percent of Performing
Organization’s Personnel
Assigned Full Time to Project
Work
Project Manager Role
Common Title for Project
Manager’s Role
Project Management
Administrative Staff
Functio
nal
Work
Matrix
Little or Limited
none
Matrix
Balance
d
Matrix
Low to
Moderat
e
Virtually
None
0 – 29%
15
60%
Part
Time
Project
Coordin
ator/
Project
Leader
Part
Time
Part
Time
Project
Coordin
ator/
Project
Leader
Part
Time
Part
Time
Project
Manager
/
Project
Officer
Part
Time
Strong
Matrix
Project
Moderat
e to
High
High to
Almost
Total
– 50
99%
– 85
–
100%
Full
Time
Project
Manager
/
Program
Manager
Full
Time
Full
Time
Project
Manager
/
Program
Manager
Full
Time
4
Kunci Keberhasilan Proyek IT
Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu
keberhasilan proyek IT :









Dukungan eksekutif
Keterlibatan user
Pengalaman manajer proyek
Sasaran bisnis yang jelas
Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)
Infrastruktur software
Kebutuhan dasar perusahaan
Metodologi formal
Perkiraan yang baik (akurat)
Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen
Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu
faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu
manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang
kerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.
Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT
Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT.
Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat
pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi
yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan
proyek IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas
seberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT.
Kebutuhan akan Standar Organisasional
Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi
akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab
berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur
kegiatan yang berlaku. Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang
menerapkan standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaanperusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal
(berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam organisasi).
Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyak
dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.
Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas pekerjaan dalam
proyek maka Senior Manajemen dapat menggunakan software dan format standar
organisasi untuk aktivitas manajemen proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjuk
untuk menulis perencanaan proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantor
manajemen proyek supaya berbagai pekerjaan koordinasi dan kontrol mudah dilakukan.
Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek
Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek.
Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran
5
dari proyek itu sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan
gambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :














Mendefinisikan scope/lingkup proyek
Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)
Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)
Estimasi kebutuhan waktu
Mengembangkan flow chart manajemen proyek
Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
Identifikasi dan evaluasi resiko
Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek
Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
Mengelola proses kontrol perubahan
Membuat laporan kemajuan 9status) proyek
Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek
 Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).
 Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan
sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).
 Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.
 Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki
kemampuan pendelegasian.
 Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.
 Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek
Ciri-ciri Manajer Proyek
Manajer Proyek Yang Efektif
Manajer Proyek Yang Tidak Efektif
 Memberikan contoh-contoh yang baik  Memberikan contoh-contoh yang jelek
dalam kepemimpinan
dalam kepemimpinan
 Berpijak pada visi
 Kurang mampu secara teknis
 Bekerja dengan keyakinan dan kepastian
 Tidak percaya diri
 Mampu secara teknis
 Tidak komunikatif
 Mampu berkomunikasi dengan baik
 Tidak mampu menjadi motivator
 Mampu menjadi motivator yang baik
 Koordinasi dengan manajemen tingkat
atas hanya bila dibutuhkan
 Selalu memberikan dukungan kepada
anggota tim
 Berani dan penuh dengan ide-ide baru
Gugus Proses Manajemen Proyek
Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran
dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :
 Proses inisialisasi (initiating)
6




Proses perencanaan (planning)
Proses pelaksanaan (executing)
Proses pengawasan (controlling)
Proses penyelesaian/penyerahan (closing)
7
Hubungan antara Gugus Proses dan Area Pengetahuan
Knowledge
Area
Integration
Scope
Initiati Planning
ng
Project
development
Initiati
on
Project Process Groups
Executing
Controlling
plan Project plan
executing
Scope planning
Scope definition
Time
Cost
Quality
Human
resources
Communicati
ons
Risk
Procurement
Activity definition
Activity sequencing
Activity
duration
estimating
Schedule
development
Resourcec planning
Cost estimating
Cost budgeting
Quality planning
Quality
assurance
Organizational
Team
planning
development
Staff acquisition
Communications
Information
planning
distribution
Risk management
planning
Risk identification
Qualitative risk
analysis
Quantitative risk
analysis
Risk response
planning
Procurement
planning
Solicitation planning
Closing
Integrated
change
control
Scope
verification
Scope
change
contrrol
Schedule
control
Cost control
Quality
control
Performance
reporting
Administr
ative
closure
Risk
monitoring
and control
Solicitation
Contract
close-out
Source selection
8