S3-R1 - YUDI FIRMAN S - IT PROJECT MANAGEMENT

Personal Task 2 – IT Project Management
PERSONAL ASSIGNMENT 2
(7053T-TP2 - S3-R1)
Due Date : 05 Oktober 2014, 23:59:00
“PENGELOLAAN PROYEK TI TERINTEGRASI”
MATA KULIAH :
“IT PROJECT MANAGEMENT”
DOSEN : DR. SUHARJITO, S.Si, M.T.
OLEH :
YUDI FIRMAN SANTOSA
NIM. 1412406111
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA
2014
Page |1
Personal Task 2 – IT Project Management
Personal Assignment 2
Session 3
Perusahaan anda adalah vendor dan baru saja menang tender pengembangan aplikasi, dengan
metode joint-development dengan pihak Client. Anda sebagai PM yang ditunjuk sudah
mempersiapan Project Plan, termasuk struktur Project Organization yang terdiri dari
gabungan team anda dan team pihak client, termasuk role dan responsibility masing-masing
team. Pada saat Project Kick-Off, anda melihat separuh team Client tidak datang. Rupanya
mereka sedang sangat sibuk menangani problem operational yang mengganggu kegiatan
User sehari-hari. Anda sangat kuatir situasi ini akan berlangsung sering dan mengganggu
schedule project. Anda mencoba complain kepada co-PM anda dari pihak client, tapi beliau
menyatakan tidak mampu mengubah prioritas kerja dari team member nya karena atasan
langsung team project pihak Client adalah Manager Operational, yang tidak terlibat dalam
project pengembangan aplikasi ini. Manager Operational dan co-PM mempunyai atasan
langsung yang sama, yaitu seorang CIO.
Pertanyaan:
a. Sebagai PM, apa strategy anda untuk mengatasi masalah ini?
b. Apabila anda mengetahui situasi ini sebelum anda membuat Project Plan, apa yang
seharusnya anda lakukan?
c. Apabila anda mengetahui masalah ini sebelum perusahaan anda menang tender, apa
yang seharusnya anda sarankan kepada management anda?
Page |2
Personal Task 2 – IT Project Management
Jawaban :
a.
Strategi yang akan saya lakukan adalah segera berkoordinasi dengan atasan Manager
operasional dan co-PM yaitu CIO (Chief Information Officer) serta stakeholder sebagai
promotor dari proyek, dalam koordinasi tersebut dijelaskan sedang terjadi kesulitan dalam
proyek yang sedang dilaksanakan yang berpeluang terhadap keterlambatan proyek, Waktu
(Time) adalah salah satu constraint dalam Project Management di samping biaya (Cost), dan
kualitas (Quality). Keterlambatan proyek akan berdampak pada aspek lain dalam proyek.
Sebagai contoh, meningkatnya biaya untuk effort mempercepat pekerjaan dan bertambahnya
biaya overhead proyek. Dampak lain yang juga sering terjadi adalah penurunan kualitas
karena pekerjaan “terpaksa” dilakukan lebih cepat dari yang seharusnya sehingga
memungkinkan beberapa hal teknis “dilanggar” demi mengurangi keterlambatan proyek.
Dari paparan tersebut diharapkan timbulnya kesepakatan untuk mengatasi risiko
keterlambatan proyek, sehingga secara bersama-sama dapat mengambil langkah-langah
penyelamatan agar proyek tidak terlambat karena permasalahan personil yang tidak dapat
melakukan pekerjaan, tentunya diperlukan dukungan dari manager operasional. Ini adalah
solusi yang ideal dan tidak biasanya akan timbul diskusi yang panjang, tentu saja ada
konsekuensi logis dari dilibatkannya manager operasional dalam tim, terkait dengan
perubahan scope of job tim yang akan terlibat, dan budget tambahan yang harus disiapkan
(misalnya adanya over time yang akan dilakukan staff karena mensupport proyek). Jika
usulan ini dapat diterima semua pihak, maka diharapkan proyek dapat berjalan sesuai waktu
dengan beberapa perubahan dari struktur dan scope of jobs.
Terkait
dengan
permasalah
ini,
saya
menemukan
(dari
suatu
sumber
http://manajemenproyekindonesia.com/?p=389) mengenai beberapa pilihan yang dapat
dipertimbangkan terkait 4 pilar utama project management (Scope, time, cost and quality)
dalam mengatasi kasus diatas adalah:
Page |3
Personal Task 2 – IT Project Management
1. Negosiasi Pengurangan Scope
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin
sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk
itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar
dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan / mengurangi scope pekerjaan
yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan. Pengurangan scope pekerjaan
tentunya akan menjadi lelucon belaka jika tidak disertai strategi yang tepat dalam
melakukan lobi, misalnya dengan menjanjikan versi berikutnya (pada proyek
pengembangan TIK) pada proyek selanjutnya. Hal ini memungkinkan manajemen proyek
untuk mendapatkan “injection cost” secara tidak langsung dengan menempatkan scope
proyek yang dikurangi pada proyek selanjutnya, tentunya dengan project cost yang baru.
Page |4
Personal Task 2 – IT Project Management
2. “Menambah kerugian” untuk mempertahankan image baik
Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati
semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi
ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik
di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial
perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek
(tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di
depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin
di masa yang akan datang
Page |5
Personal Task 2 – IT Project Management
3. Cut the project
Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah
dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakan accept the
risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih
kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible ).
Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima
segala konsekuensinya.
Page |6
Personal Task 2 – IT Project Management
b.
Jika kasus ini dapat diprediksi sebelum dibuatnya project plan, maka hal yang dapat
dilakukan oleh Project Manager adalah sebagai berikut :
1.
membangun project charter lebih detail dan cermat
2.
membangun preliminary scope statement lebih jelas.
Sebagai project manager perlu diketahui 3 (tiga) kunci utama keberhasilan proyek, yaitu :
1.
Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project
life cycle berlangsung.
2.
Kebanyakan manajer proyek terlaku berfokus pada hal-hal yang detail tetapi melupakan
“big picture” dari proyek yang sedang dikerjakan.
3.
Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak.
Project manager harus mengetahui tentang manajemen sumber daya manusia proyek, yaitu
menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan sumber daya manusia yang
terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan
staff dan pembangunan tim kerja.
Sebelum dibuatnya project plan, ada 2 tahap yang harus dilakukan, yaitu :
Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan
memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek.
Keberadaan project charter dapat digunakan untuk memberikan wewenang penggunaan
sumber daya yang ada dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek.
Sehingga sudah jelas disini, keterlibatan sumber daya termasuk personil seharusnya sudah
dapat diprediksi sejak awal, siapa yang terlibat dan siapa yang mengendalikan, termasuk
melibatkan manager operasional sehingga dapat mendukung proyek.
Informasi yang terkandung dalam Project Charter
1. Nama Proyek
Page |7
Personal Task 2 – IT Project Management
2. Masa berlaku proyek
3. Nama Manajer Proyek beserta informasinya
4. Ringakasan jadwal proyek
5. Ringkasan budget proyek
6. Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi
lainnya yang menyatakan pentingnya proyek dilaksanakan.
7. Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek
8. Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
9. Tanda tangan key project stakeholders
10. Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholde
Dan dari point ke-8 dapat diketahui tanggung jawab masing-masing anggota proyek.
Scope
statement
adalah
dokumen
yang
digunakan
untuk
membangun
dan
mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang lingkup/batasan proyek.
Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi
proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang
berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup proyek.
Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara lain: tujuan proyek,
deskripsi produk/servis, kriteria produk yang akan diterima, asumsi dan hambatan terhadap
proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran awal biaya.
Dari struktur organisasi sudah dapat diketahui masing-masing posisi anggota tim pada
proyek tersebut.
Page |8
Personal Task 2 – IT Project Management
c.
Apabila anda mengetahui masalah ini sebelum perusahaan anda menang tender, apa yang
seharusnya anda sarankan kepada management anda?
Saya akan mengusulkan agar perusahaan melakukan analisis SWOT (strength – weakness –
oportunities – threats) terlebih dahulu.
Dalam kaitannya dengan sumber daya yang akan terlibat, maka dapat diidentifikasi strength
misalnya terdapatnya potensi beberapa karyawan yang unggul dalam suatu bidang tertentu
sehinga dapat diusulkan membantu dalam proyek dan dapat dilibatkan dalam tim proyek
sehingga kualitas proyek dapat dijaga.
Kemudian dapat diidentifikasi kelemahan dari perusahaan misalnya belum adanya karyawan
yang memiliki keahlian dalam proyek yang akan dilaksanakan sehingga berpotensi
memperlambat proyek, sehingga diperlukan solusi misalnya merekrut tenaga profesional
sesuai bidang keahlian dan pengalaman yang diperlukan atau dengan mengupgrade
karyawan dalam training yang diperlukan.
Mengenai oportunities atau peluang keberhasilan yang akan dicapai jika terbentuk tim yang
solid, memiliki keunggulan tertentu sehingga dapat memperlancar proyek, diidentifikasi
juga bahwa keberhasilan proyek akan menghasilkan selain profit juga intangible benefit
seperti nama baik perusahaan dan kepercayaan sehingga akan memudahkan mendapatkan
proyek lain yang dapat menghasilkan profit lebih besar.
Kemudian terhadap tantangan/ancaman yang mungkin dihadapi seperti adanya perusahaan
sejenis yang memiliki sumber daya manusia dengan keahlian tertentu sehingga diperlukan
upgrade terhadap kemampuan karyawan.
TERIMA KASIH
Page |9
Personal Task 2 – IT Project Management
References
Bachtiar H. Simamora, M.Sc., Ph.D, Lecture Notes, IT Project Integration Management, 2014,
Bina Nusantara University
http://hech61.wordpress.com/2008/11/26/4-hal-penting-dalam-project-management/
http://manajemenproyekindonesia.com/?p=389
P a g e | 10