3 - Project Management Knowledge Area Processes (Initiating) - 13 Sep 18
advertisement
WHAT IS PROJECT? HAS A UNIQUE PURPOSE IS TEMPORARY IS DEVELOPED USING PROGRESSIVE ELABORATION REQUIRES RESOURCES, OFTEN FROM VARIOUS AREAS SHOULD HAVE A PRIMARY CUSTOMER OR SPONSOR INVOLVES UNCERTAINTY (RISKS) WHAT IS PROJECT? “A TEMPORARY ENDEAVOR UNDERTAKEN TO CREATE A UNIQUE PRODUCT, SERVICE, OR RESULT” WHAT IS PROJECT? WHAT IS A PROJECT? • OPERATIONS IS WORK DONE TO SUSTAIN THE BUSINESS • PROJECTS END WHEN THEIR OBJECTIVES HAVE BEEN REACHED OR THE PROJECT HAS BEEN TERMINATED • PROJECTS CAN BE LARGE OR SMALL AND TAKE A SHORT OR LONG TIME TO COMPLETE PROJECT MANAGEMENT Initiate Control Direct Control Direct Measure Terminate Measure PROJECT VS ORDINARY MANAGEMENT Initiate Control Direct Control Direct Measure Terminate Measure PROJECT MANAGEMENT 8 PROJECT MANAGEMENT THE APPLICATION OF KNOWLEDGE, SKILLS, TOOLS AND TECHNIQUES TO PROJECT ACTIVITIES TO MEET PROJECT REQUIREMENTS. (PMBOK® GUIDE, THIRD EDITION, 2004, P. 8) THE TRIPLE CONSTRAINT target cost scope 11 time PMBOK • STRUCTURES PROJECT MANAGEMENT BY • A) PROCESSES • B) KNOWLEDGE AREAS • PROCESSES. 2 TYPES • 1. PROJECT MANAGEMENT PROCESSES: DESCRIBING AND ORGANIZING THE WORK OF THE PROJECT • 2. PRODUCT-ORIENTED PROCESSES: SPECIFYING AND BUILDING THE PROJECT’S PRODUCT PM KNOWLEDGE AREA CORE FUNCTION: • PROJECT SCOPE MANAGEMENT (1) • PROJECT TIME MANAGEMENT (2) • PROJECT COST MANAGEMENT (3) • PROJECT QUALITY MANAGEMENT (4) FACILITATING FUNCTION: • PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT (5) • PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT (6) • PROJECT RISK MANAGEMENT (7) • PROJECT PROCUREMENT (8) OVERACTING FUNCTION: PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT (9) *IN THE NEW VERSION OF PMBOK PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT (10) Project Management Framework Enterprise success Stakeholders’ Needs and expectations Project Portfolio 9 Knowledge Areas Core Function Scop e Mgt Time Mgt Cost Mgt Tools and Techniques Qualit Mgt Project Integration Management HR Mgt Com m Mgt Risk Mgt Project1 Project2 Project3 Project4 Project5 Procu r Mgt Facilitating Function Project Success Initiation WBS Resource Planning Setting Standards Organisation al Planning Communicati on Plans Risk Identification Source Selection Plan Development Process Definition Contract administratio n Risk quantification Information distribution Staff acquisition Quality planning Cost estimating Self organisation Organisation Project definition Duration estimation Cost budgeting Quality assurance Team development Performance reporting Response development Delivery planning Plan execution Change control Schedule control Plant/equipm ent Administrativ e closure Response control Progress control Project closure PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSESPROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN KOORDINASI BERBAGAI ELEMEN PROYEK DAPAT DILAKUKAN DENGAN SEBAIKBAIKNYA 19 MELIPUTI: • PEMBUATAN PROJECT PLAN: INTEGRASI & KOORDINASI AGAR ADA KONSISTENSI DI SELURUH RENCANA PROYEK • EKSEKUSI PROJECT PLAN: MELAKSANAKAN PROJECT PLAN, TERMASUK AKTIVITAS-AKTIVITAS YANG DICAKUPNYA • INTEGRATED CHANGE CONTROL: MENGKOORDINASIKAN PERUBAHAN ANTAR SELURUH BAGIAN PROYEK 20 PROJECT SCOPE MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSESPROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN SELURUH PEKERJAAN YANG DIPERLUKAN (DAN HANYA PEKERJAAN YANG DIPERLUKAN) MASUK KE DALAM CAKUPAN PROYEK, SEHINGGA DAPAT MENCAPAI KEBERHASILAN PROYEK 21 PROJECT SCOPE MANAGEMENT MELIPUTI: • INISIASI: MENGESAHKAN FASE PROYEK • PERENCANAAN SCOPE: MENYUSUN (DOKUMEN) SCOPE STATEMENT SEBAGAI DASAR PENGAMBIL KEPUTUSAN PROYEK SELANJUTNYA • PENDEFINISIAN SCOPE: MEMBAGI DELIVERABLES UTAMA PROYEK KE BAGIAN-BAGIAN YANG LEBIH KECIL SEHINGGA KOMPONENNYA LEBIH MANAGEABLE • VERIFIKASI SCOPE: FORMALISASI ACCEPTANCE PROJECT SCOPE • PENGENDALIAN PERUBAHAN SCOPE 22 PROJECT TIME MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSESPROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN PENCAPAIAN BATASAN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK 23 PROJECT TIME MANAGEMENT MELIPUTI: • PENDEFINISIAN AKTIVITAS: MENGIDENTIFIKASI AKTIVITASAKTIVITAS SPESIFIK YANG HARUS DILAKSANAKAN UNTUK MENGHASILKAN BERBAGAI MACAM DELIVERABLES PROYEK • PENYUSUNAN AKTIVITAS: MENGIDENTIFIKASI DAN MENDOKUMENTASI KETERGANTUNGAN ANTAR AKTIVITAS • ESTIMASI DURASI AKTIVITAS: MENGESTIMASI PERIODE KERJA YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENYELESAIKAN MASING-MASING AKTIVITAS 24 PROJECT TIME MANAGEMENT (LANJUTAN) • PENYUSUNAN SCHEDULE: MENGANALISIS URUTAN AKTIVITAS, DURASI AKTIVITAS, DAN KEBUTUHAN RESOURCE UNTUK MENYUSUN SCHEDULE PROYEK • PENGENDALIAN SCHEDULE: MENGENDALIKAN PERUBAHAN SCHEDULE PROYEK 25 PROJECT COST MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSES-PROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN PROYEK DAPAT DISELESAIKAN DENGAN BUDGET YANG DISEPAKATI 26 PROJECT COST MANAGEMENT MELIPUTI: • PERENCANAAN RESOURCE: MENETAPKAN RESOURCES (PERSON, PERALATAN, MATERIAL) DAN JUMLAHNYA YANG DIGUNAKAN PADA SETIAP AKTIVITAS PROYEK • ESTIMASI COST: MEMBUAT PERKIRAAN BIAYA DARI RESOURCE YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYELESAIKAN AKTIVITAS-AKTIVITAS PROYEK • COST BUDGETING: MENGALOKASIKAN SELURUH ESTIMASI BIAYA KE MASING-MASING PEKERJAAN • PENGENDALIAN COST: MENGENDALIKAN PERUBAHAN BUDGET PROYEK 27 PROJECT QUALITY MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSESPROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN PEMENUHAN KEBUTUHAN PROYEK 28 PROJECT QUALITY MANAGEMENT MELIPUTI: • PERENCANAAN KUALITAS: MENGIDENTIFIKASI STANDAR KUALITAS YANG RELEVAN PADA PROYEK DAN MENENTUKAN TINGKAT PEMENUHANNYA • PENJAMINAN KUALITAS: MENGEVALUASI SELURUH PERFORMANSI PROYEK SECARA RUTIN UNTUK MEMBERIKAN KEPASTIAN BAHWA PROYEK AKAN MEMENUHI STANDAR KUALITAS YANG RELEVAN • PENGENDALIAN KUALITAS: MEMANTAU HASIL-HASIL PROYEK SPESIFIK, APAKAH SESUAI DENGAN STANDAR KUALITAS YANG RELEVAN DAN MENGIDENTIFIKASI CARA-CARA UNTUK MENGELIMINASI PENYEBABNYA 29 PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSES-PROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENGEFEKTIFKAN PENUGASAN PERSONAL YANG TERLIBAT DALAM PROYEK 30 PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT MELIPUTI: • PERENCANAAN ORGANISASIONAL: MENGIDENTIFIKASI, MENDOKUMENTASIKAN, DAN MENETAPKAN ATURAN PROYEK, TANGGUNG JAWAB, DAN MELAPORKAN KETERKAITANNYA • AKUISISI STAF: MENDAPATKAN HUMAN RESOURCES YANG DIPERLUKAN UNTUK DITUGASKAN PADA PROYEK • PEMBANGUNAN TIM: MEMBENTUK KEMAMPUAN INDIVIDU DAN KELOMPOK GUNA MENINGKATKAN PERFORMANSI PROYEK 31 PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSESPROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENJAMIN PEMBENTUKAN, PENGUMPULAN, PENYEBARAN, PENYIMPANAN, DAN DISPOSISI INFORMASI PROYEK YANG SESUAI DAN TEPAT WAKTU 32 MELIPUTI: PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT • PERENCANAAN KOMUNIKASI: MENETAPKAN INFORMASI DAN KEBUTUHAN KOMUNIKASI DARI STAKEHOLDER: SIAPA MEMBUTUHKAN INFORMASI APA, KAPAN DIBUTUHKAN, DAN BAGAIMANA DISAMPAIKAN • PENDISTRIBUSIAN INFORMASI: MEMBUAT INFORMASI YANG DIBUTUHKAN AVAILABLE UNTUK STAKEHOLDER DENGAN CARA YANG TEPAT WAKTU • PELAPORAN PERFORMANSI: MENGUMPULKAN DAN MENYEBARKAN INFORMASI PERFORMANSI, TERMASUK STATUS, KEMAJUAN PENGUKURAN, DAN FORECASTING • PENGAKHIRAN: PEMBENTUKAN, PENGUMPULAN, DAN PENYEBARAN INFORMASI PADA FASE-FASE FORMAL 33 PROJECT RISK MANAGEMENT • PROSES IDENTIFIKASI, ANALISIS, DAN PEMBERIAN TANGGAPAN YANG SISTEMATIS ATAS RESIKO PROYEK. MEMAKSIMALKAN PROBABILITAS DAN KONSEKUENSI DARI EVENS POSITIF DAN MEMINIMALKAN PROBABILITAS DAN KONSEKUENSI EVENS YANG MERUGIKAN PENCAPAIAN OBYEKTIF PROYEK 34 PROJECT RISK MANAGEMENT MELIPUTI: • PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO: MENETAPKAN PENDEKATAN DAN RENCANA AKTIVITAS PENGELOLAAN RESIKO PROYEK • IDENTIFIKASI RESIKO: MENETAPKAN RESIKO-RESIKO YANG MEMPENGARUHI PROYEK DAN MENDOKUMENTASIKAN KARAKTERISTIKNYA • ANALISIS RESIKO KUALITATIF: MELAKSANAKAN ANALISA KUALITATIF DARI RESIKO DAN KONDISI UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS DAMPAK TERHADAP OBYEKTIF PROYEK • ANALISIS RESIKO KUANTITATIF: MENGUKUR PROBABILITAS DAN KONSEKUENSI RESIKO DAN MENGELIMINASI DAMPAKNYA PADA OBYEKTIF PROYEK 35 PROJECT RISK MANAGEMENT (LANJUTAN) • PERENCANAAN RISK RESPONSE: MENYUSUN PROSEDUR DAN TEKNIK UNTUK MENINGKATKAN PELUANG DAN MEREDUKSI ANCAMAN RESIKO TERHADAP OBYEKTIF PROYEK • PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN RESIKO: MEMANTAU SISA-SISA RESIKO, MENGIDENTIFIKASI RESIKO-RESIKO BARU, MENGEKSEKUSI RENCANA PENGURANGAN RESIKO, DAN MENGEVALUASI EFEKTIFITASNYA DALAM PROJECT LIFECYCLE 36 PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT • BAGIAN DARI PROJECT MANAGEMENT YANG MELIPUTI PROSESPROSES YANG DIPERLUKAN UNTUK MENDAPATKAN BARANGBARANG DAN LAYANAN BAGI PROYEK DARI LUAR ORGANISASI PELAKSANA 37 PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT MELIPUTI: • PERENCANAAN PENGADAAN: MENENTUKAN APA DAN KAPAN DIADAKAN • PERENCANAAN PERMINTAAN: MENDOKUMENTASIKAN KEBUTUHAN PRODUK DAN MENGIDENTIFIKASI RESOURCE YANG POTENSIAL • PERMINTAAN: MENDAPATKAN PENAWARAN ATAU PROPOSAL YANG MEMADAI • PEMILIHAN RESOURCE: MEMILIH PEMASOK POTENSIAL • PENGADMINISTRASIAN KONTRAK: MENGELOLA HUBUNGAN DENGAN PEMASOK • PENGAKHIRAN KONTRAK: MERAMPUNGKAN KONTRAK, TERMASUK PENYELESAIAN SELURUH ITEM KONTRAK 38 PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT • UNTUK MENGIDENTIFIKASI ORANG, KELOMPOK, ATAU ORGANISASI YANG DAPAT BERDAMPAK ATAU TERKENA DAMPAK PROYEK, UNTUK MENGANALISIS HARAPAN STAKEHOLDER DAN DAMPAKNYA TERHADAP PROYEK, SERTA UNTUK MENGEMBANGKAN STRATEGI MANAJEMEN YANG TEPAT UNTUK MELIBATKAN PARA STAKEHOLDER SECARA EFEKTIF DALAM KEPUTUSAN DAN EKSEKUSI PROYEK. • KEPUASAN STAKEHOLDER HARUS DIKELOLA SEBAGAI TUJUAN UTAMA PROYEK 39 PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT • IDENTIFIKASI STAKEHOLDER: MENGIDENTIFIKASI, MENGANALISIS DAN MENDOKUMENTASIKAN INFORMASI YANG RELEVAN MENGENAI KEPENTINGAN, KETERLIBATAN, SALING KETERGANTUNGAN, PENGARUH, DAN POTENSI DAMPAKNYA TERHADAP KEBERHASILAN PROYEK. • MERENCANAKAN PENGELOLAAN STAKEHOLDER: MENGEMBANGKAN STRATEGI MANAJEMEN YANG TEPAT UNTUK SECARA EFEKTIF MELIBATKAN PARA STAKEHOLDER SEPANJANG SIKLUS HIDUP PROYEK 40 PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT (LANJUTAN) • MENGELOLA KETERLIBATAN STAKEHOLDER: PROSES BERKOMUNIKASI DAN BEKERJA DENGAN SEMUA STEKHOLDER UNTUK MEMENUHI KEBUTUHANNYA, MENANGANI MASALAH SAAT TERJADI, DAN MENDORONG KETERLIBATAN STAKEHOLDER YANG TEPAT DALAM KEGIATAN PROYEK SELAMA SIKLUS HIDUP PROYEK. • MENGONTROL KETERLIBATAN STAKEHOLDER: MEMANTAU SELURUH HUBUNGAN STAKEHOLDER PROYEK DAN STRATEGI DALAM MELIBATKAN STAKEHOLDER. 41 PROCESS GROUP PROCESS GROUP (PMBOK GUIDE) • 5 KELOMPOK PROJECT MANAGEMENT PROCESSES: • INITIATING PROSESSES: MENGESAHKAN PROYEK • PLANNING PROCESSES: MENDEFINISIKAN DAN MENYEMPURNAKAN OBYEKTIF, DAN MEMILIH ALTERNATIF AKTIVITAS PENCAPAIANNYA • EXECUTING PROCESSES: MENGKOORDINASIKAN PERSON DAN RESOURCE LAINNYA UNTUK MENJALANKAN RENCANA • CONTROLLING PROCESSES: MEMASTIKAN OBYEKTIF PROYEK DGN MEMANTAU & MENGUKUR KEMAJUAN SECARA REGULER UTK MENGIDENTIFIKASI SIMPANGAN DARI RENCANA DAN SEGERA MEMBUAT TINDAKAN PERBAIKANNYA 43 • CLOSING PROCESSES: FORMALISASI ACCEPTANCE PROYEK MPPL Proce sses KETERKAITAN ANTAR PROCESS GROUPS 44 MPPL Proce sses PMI PROCESS GROUPS Source: Project Management Institute PROJECT INITIATION (IT PRJ MGT) • MENCAKUP PENDEFINISIAN DAN OTORISASI PROYEK • PROSES INISIASI PROYEK MENCAKUP: • PENENTUAN PROJECT MANAGER • IDENTIFIKASI STAKEHOLDER, ANTARA LAIN MENENTUKAN SPONSOR PROYEK DAN ANGGOTA TIM PROYEK • PENDEFINISIAN BUSINESS CASE, YG MENYATAKAN KEBUTUHAN BISNIS UTK PROYEK • PENETAPAN PROJECT CHARTER • PADA PROSES INISIASI, ORGANISASI/PERUSAHAAN 46 MENGAKUI BAHWA ADA PROYEK BARU PROJECT INITIATION (CONT.) • PROSES PERSIAPAN JUGA DIPERLUKAN UTK MEMPERSIAPKAN PENGAKHIRAN PROYEK. • UTK ITU HARUS DILAKUKAN: • PENYIAPAN AKTIVITAS UTK MEMASTIKAN TIM PROYEK MENYELESAIKAN SELURUH PEKERJAAN • MENGEMBALIKAN RESOURCE PROYEK • MEMASTIKAN CUSTOMER MENERIMA PEKERJAAN 47 • MEMBUAT DOKUMEN-DOKUMEN LESSONS LEARNED BUSINESS CASE 48 MENCAKUP INFORMASI: • INTRODUCTION/BACKGROUND • BUSINESS OBJECTIVE • CURRENT SITUATION AND PROBLEM/OPPORTUNITY STATEMENT • CRITICAL ASSUMPTION AND CONSTRAINTS • ANALYSIS OF OPTIONS AND RECOMMENDATION • PRELIMINARY PROJECT REQUIREMENTS • BUDGET ESTIMATE AND FINANCIAL ANALYSIS • SCHEDULE ESTIMATE • POTENTIAL RISKS • EXHIBITS (PENJELASAN TAMBAHAN JIKA PERLU) THE BUSINESS CASE • AN ANALYSIS OF THE ORGANIZATIONAL VALUE, FEASIBILITY, COSTS, BENEFITS, AND RISKS OF THE PROJECT PLAN. • ATTRIBUTES OF A GOOD BUSINESS CASE • DETAILS ALL POSSIBLE IMPACTS, COSTS, BENEFITS • CLEARLY COMPARES ALTERNATIVES • OBJECTIVELY INCLUDES ALL PERTINENT INFORMATION • SYSTEMATIC IN TERMS OF SUMMARIZING FINDINGS 49 PROCESS FOR DEVELOPING THE BUSINESS CASE 50 PROJECT CHARTER 51 MENCAKUP INFORMASI: • PROJECT TITLE • PROJECT START DATE • PROJECTED FINISH DATE • BUDGET INFORMATION • PROJECT MANAGER • PROJECT OBJECTIVES • APPROACH • ROLES AND RESPONSIBILITIES (A.L. SPONSOR, PM, ANGGOTA TIM, SERTA JIKA ADA ADVISOR, VENDOR, USER/CUSTOMER, DLL) THE PROJECT CHARTER • THE PROJECT CHARTER IS A DOCUMENT THAT FORMALLY RECOGNIZES THE EXISTENCE OF A PROJECT. IT DESCRIBES THE PRODUCT TO BE DELIVERED AND ADDRESSES THE BUSINESS NEED OF THE PROJECT. • PROJECT CHARTER: • COMES FROM “OUTSIDE” THE PROJECT AND DEFINES THE PROJECT. • UNCHANGED DURING THE PROJECT • THE CHARTER SHOULD BE SMART: • SPECIFIC • MEASURABLE • ACHIEVABLE • REALISTIC • TIME-SPECIFIC 52 PROJECT MANAGEMENT PROCESSES (INITIATION) Project Management Plan Initiation Project Charter Scope (definition) WBS Human Resources Time Cost (estimates, …) (activity diagrams, …) (RACI matrix, …) • ALSO TO CONSIDER: QUALITY, RISK, COMMUNICATION, PROCUREMENT, INTEGRATION (PMBOK® KNOWLEDGE AREAS) 53 THANK YOU!
