sekilas tentang manajemen proyek

SEKILAS TENTANG MANAJEMEN
PROYEK
Kuliah ke 2
1
A. Defenisi Manajemen Proyek
Ada beberapa defenisi Manajemen Proyek.
1. PMBOK (Project Management Body of
Knowledge) sebagaimana yang didefenisikan
oleh Project Management Institute (PMI) :
“Project Management is the application of
knowledge, skills, tools and techniques to
project activities to meet project
requirement”
2
2. Prince2 project management methodology:
“The planning, monitoring and control of all
aspect of the project and the motivation of all
those involved in it to achieve the project
objectives on time and to the specified cost,
quality and performance.”
3
3. DIN 69901 (Deutsches Institut für NormungGerman Organization for Standardization):
“Project management is the complete set of
task, techniques, tools applied during project
execution”.
4
Secara bebas Manajemen Proyek dapat
diartikan “Sebagai ilmu dan seni berkaitan
dengan memimpin dan mengoordinir sumber
daya yang terdiri dari manusia dan material
dengan menggunakan teknik pengelolaan
modern untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal, dan
biaya,
serta
memenuhi
keinginan
stakeholder”.
5
Pada prinsipnya manajemen proyek adalah:
Penerapan pengetahuan, ketrampilan “tools
and techniques” (perangkat/alat bantu dan
teknik-teknik) pada aktivitas proyek agar
persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi.
Proses-proses manajemen proyek
dikelompokkan dalam 5 kelompok, yaitu:
1.
2.
3.
4.
5.
Proses inisiasi (initiation process)
Proses perencanaan (planning process)
Proses pelaksanaan (executing process)
Proses pengontrolan (controlling process)
Proses penutupan (closing process)
6
B. Kerangka Kerja/Framework
Manajemen Proyek
Scope
Mgt
Stake
Holders
Time
Mgt
Cost
Mgt
Quality
Mgt
Project
Succes
Project Integration Mgt
HR
Mgt
Comm
Mgt
Risk
Mgt
Tools
&
Techniques
Procure
Mgt
7
C. Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek
1. Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya
maupun waktu.
2. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga
proyek bisa sesuai dengan scope, biaya,
sumber daya dan waktu yang telah
ditentukan,
3. Meningkatkan kualitas
4. Meningkatkan produktifitas
8
C. Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek
5. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil
mungkin.
6. Koordinasi internal yang lebih baik
7. Meningkatkan semangat, tanggung jawab
serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu
dengan penugasan yang jelas kepada masingmasing anggota tim.
9
D. Tiga Faktor Pembatas
1. Scope atau ruang lingkup
Scope atau ruang lingkup proyek adalah
membahas jenis dan batasan-batasan yang
ada pada sebuah proyek. Sejauh mana
batasan-batasan atau ruang lingkup suatu
proyek ditentukan.
Ruang lingkup atau batasan proyek sangat
diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini
10
akan memberi dampak pada faktor-faktor
proyek lainnya, terutama yang menyangkut
biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin
besar scope atau ruang lingkup suatu proyek
tersebut, maka secara umum akan makin
bertambah pula waktu pengerjaan, ini
tentunya berdampak pada bertambahnya
biaya yang harus dikeluarkan.
11
2. Time atau waktu
Time atau waktu adalah salah satu komponen
yang menjadi target utama dalam sebuah
proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah
bagaimana kita menentukan lamanya waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah
proyek. Komponen waktu begitu berarti,
terutama pada saat-saat yang memeng
krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk
selesai pada waktu tertentu, walaupun
berdampak pada membengkaknya biaya.
12
3. Cost atau biaya
Cost atau biaya adalah salah satu faktor atau
komponen utama proyek. Pada intinya faktor
biaya atau cost ini adalah menentukan
seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan
untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat
dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu
scope dan time.
Secara umum semakin besar ruang lingkup
dan semakin lama waktu, maka akan semakin
besar pula biaya suatu proyek.
13
Scope
Cost
Target
Time
14
MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI INFORMASI
15
PROYEK
Proyek adalah suatu upaya atau usaha temporer
atau sementara untuk menciptakan suatu
produk atau jasa yang unik.
Proyek biasanya termasuk beberapa orang yang
melakukan kegiatan yang saling berhubungan
atau terkait.
16
Konsumen utama proyek tersebut akan tertarik
pada penggunaan sumberdaya yang efektif
guna penyelesaian proyek tersebut, bila
dilakukan secara efisien dan tepat waktu.
Proyek memasukkan ketidak pastian. Karena
suatu proyek itu unik, kadang-kadang sulit
untuk secara jelas mendefinisikan: sasaran
proyek, estimasi berapa lama proyek tersebut
selesai, atau berapa biaya yang diperlukan.
Ketidak pastian ini yang menjadi alasan utama
dilakukan
pengelolaan
proyek
dalam
menghadapi tantangan, terutama proyek yang
memasukkan teknologi baru.
17
• Program adalah sekelompok proyek yang
dikelola dengan cara koordinasi untuk
mendapatkan keuntungan yang tidak
didapatkan dari pengelolaannya secara
individu.
18
Atribut Proyek
• Suatu proyek mempunyai maksud atau
tujuan yang unik. Proyek dapat dipandang
dari atributnya, yaitu:
– jangka waktu,
– maksud,
– kepemilikan (ownership),
– sumberdaya,
– peranan, resiko dan asumsi,
– tugas saling ketergantungan (interdependent
tasks),
– perubahan organisasi, dan
– pengoperasian dalam lingkungan yang lebih besar
dari proyek itu sendiri.
19
• Jangka Waktu (time frame) proyek hanya
sementara atau temporer. Suatu proyek
mempunyai akhir dan awal yang pasti.
• Maksud. Suatu proyek seharusnya mempunyai
sasaran yang tertentu (well defined objective).
Hasil dari proyek memberikan produk, jasa dan
outcome yang unik. Kegiatan proyek harus
mencapai atau melebihi kebutuhan dan
harapan dari stakeholders.
20
• Kepemilikan. Proyek harus memberikan
sesuatu yang bernilai ke individu atau kelompok
yang akan menjadi pemilik dari proyek tersebut
setelah proyek tersebut selesai. Untuk
menentukan siapa yang akan menjadi pemilik
atau bukan pemilik proyek tersebut tidak selalu
mudah. Misalnya: berbagai kelompok yang
berbeda akan berjuang untuk dapat ditentukan
siapa yang akan memiliki atau bukan pemilik
dari sistem, data, dukungan dan biaya akhir dari
implementasi dan perawatan (maintaining)
sistemnya.
21
• Meskipun suatu proyek mempunyai banyak
stakeholders (misalnya, orang-orang atau
kelompok, yang mempunyai pamrih atau
vested interest pada outcome dari proyeknya).
Suatu proyek seharusnya mempunyai sponsor
tertentu yang jelas. Sponsor mungkin adalah
end user, konsumen atau klien yang
mempunyai kemampuan dan keinginan untuk
memberikan arahan, biaya dan sumberdaya
lainnya ke proyek.
22
• Suatu proyek seharusnya mempunyai
konsumen atau sponsor utama. Kebanyakan
proyek mempunyai banyak perusahaan lain
yang tertarik dan juga stakeholders, tetapi
harus ada seseorang yang menjadi sponsor
utama. Sponsor utama biasanya memberikan
arahan dan pembiayaan untuk proyek.
23
Sumberdaya TI. Suatu proyek memerlukan
sumberdaya: waktu, uang, orang dan teknologi
yang seringkali dari berbagai area. Perusahaan
akan melakukan kontrak dengan konsultan untuk
mendapatkan masukan (input). Sumberdaya
memberikan arti untuk pencapaian tujuan
proyek dan juga bertindak sebagai hambatan.
Misalnya: Lingkup proyek, atau kerja yang harus
diselesaikan, ditentukan secara langsung oleh
tujuan proyek, Jadi apabila kita tahu apa yang
harus diselesaikan, maka kita akan bisa
menggambarkan bagaimana penyelesaiannya.
24
Apabila sponsor proyek meminta penambahan
sesuatu hal (feature) ke sistem, bagaimanapun
permintaan tersebut diragukan apakah akan
memerlukan sumberdaya tambahan dalam
bentuk kerja tambahan dari bagian yang ada di
tim proyek. Penggunaan sumberdaya proyek
mempunyai biaya yang berhubungan atau harus
dimasukkan ke dalam keseluruhan biaya dari
proyek.
Kadang-kadang orang dari luar perusahaan
seperti dari pemasok dan perusahaan
konsultanlah yang akan menjadi sumberdaya
guna memenuhi sasaran proyek.
25
• Peranan. Sekarang, proyek TI memerlukan
individual yang berbeda-beda dengan
berbagai rangkaian keterampilan. Meskipun
keterampilan ini berbeda-beda pada proyek
yang berbeda-beda, suatu proyek khusus
seharusnya memasukkan hal-hal tersebut di
bawah ini:
– Manajer Proyek
– Sponsor Proyek
– Pakar pada Materinya (Subject Matter Expert(s)SME
– Pakar Teknis (Technical Expert(s)
26
MANAJER PROYEK
• Manajer Proyek adalah pemimpin tim dan
tanggung jawabnya adalah menjamin bahwa
semua pengelolaan proyek dan proses
pengembangan teknis berada di tempat dan
sedang dikerjakan di dalam serangkaian
kebutuhan spesifik, proses yang ditentukan
dan standar mutu.
• Manajer Proyek yang baik selalu kritis
terhadap kesuksesan proyek. Manajer proyek
bekerja dengan sponsor proyek, tim poryek,
dan lain orang yang terkait dalam proyek
untuk mencapai tujuan.
27
• Setiap proyek menghadapi hambatan dalam
berbagai cara, terutama dengan lingkup,
waktu dan tujuan biayanya.
• Batasan tersebut kadang-kadang disebut
dalam proyek sebagai tiga hambatan (triple
constraints).
• Untuk mencapai proyek yang sukses, manajer
proyek harus memperhatikan lingkup, waktu
dan biaya serta keseimbangan dari ke tiga
tujuan yang seringkali bersaing ini.
• Sponsor proyek adalah klien, konsumen atau
manajer organsasi yang akan bertindak
sebagai pejuang untuk proyek dan
memberikan sumberdaya organisasi dan
arahan apabila diperlukan
28
– Subject Matter Expert(s) - SME adalah user atau
klien yang mempunyai knowledge khusus,
kepakaran khusus, atau orang yang mempunyai
wawasan terhadap area fungsional khusus yang
diperlukan guna mendukung proyek, seperti,
misalnya organisasi menginginkan membangun
suatu sistem guna mendukung keputusan pajak,
maka dengan mempunyai pakar pajak dalam tim
proyek akan dapat berbagi (share) knowledgenya dan akan lebih produktif daripada
mempunyai orang-orang teknis yang mencoba
belajar segalanya tentang akuntansi perpajakan
sambil mengembangkan sistemnya.
29
• Technical Expert (s) diperlukan untuk
mendapatkan solusi teknis pada masalah
organisasi. Pakar teknis termasuk system
analysts, system designers, network
specialists, programmers, graphic srtists,
trainers dsb. Tanpa memperhatikan
jabatannya, individu ini bertanggung jawab
terhadap penentuan, penciptaan,
pengimplementasian infrastruktur dan teknis
organisasi guna mendukung produk dari
proyek TI.
30
– Resiko dan Asumsi. Semua proyek
mempunyai elemen resiko dan beberapa
proyek lebih beresiko daripada yang lainnya.
Resiko muncul dari banyak sumber, baik
internal maupun eksternal dari tim proyek.
– Misalnya resiko internal dapat dtimbul dari
proses estimasi atau dari fakta bahwa
seorang anggota kunci tim proyek tadi dapat
keluar atau meninggalkan proyek pada
pertengahan proyek.
– Resiko eksternal pada sisi lainnya dapat
timbul dari ketergantungan pada kontraktor
atau vendor lainnya.
31
– Asumsi adalah apa yang biasanya kita
asumsikan pada lingkup, jadwal, dan
anggaran serta mengkaji resiko dari proyek.
Banyak variable yang tidak diketahui yang
berhubungan dengan proyek dan perlu untuk
mengidentifikasi dan membuat dokumen
(explicit) semua resiko dan asumsi yang dapat
memberi dampak pada proyek TI.
32
• Tugas saling ketergantungan (interdependent
tasks). Kerja proyek memerlukan banyak tugas
yang saling tergantung. Misalnya suatu
jaringan tidak dapat di-install sampai
perangkat kerasnya dikirim, atau kebutuhan
tertentu tidak dapat digabungkan ke dalam
desain sampai user kuncinya diwawancara.
Kadang-kadang penundaan dari satu tugas
dapat berdampak pada tugas berikutnya yang
mandiri. Jadwal proyek mungkin tergelincir,
dan proyeknya mungkin tidak mencapai batas
waktu (deadline) yang direncanakan
33
• Perubahan Organisasi (Organizational
Change). Proyek direncanakan bagi perubahan
organisasi. Perubahan harus dipahami dan
dikelola karena implementasi proyek TI akan
merubah cara orang-orang tersebut bekerja.
Oleh karena itu perlawanan yang potensial
terjadi/ada, dan suatu sistem yang secara
teknis sukses dapat berakhir menjadi
kegagalan organisasi
34
• Beroperasi dalam Lingkungan yang Lebih besar
dari proyek itu sendiri. Organisasi memilih proyek
untuk sejumlah alasan dan proyek yang dipilih
dapat berdampak pada organisasinya (Laudon and
Laudon 1996). Sangat penting bahwa manajer
proyek dan tim memahami budaya, lingkungan,
politik, dan sejenisnya dari perusahaan.
• Variable dari organisasi akan mempengaruhi seleksi
dari proyek, infrastruktur TI dan peranan TI di dalam
organisasi. Misalnya perusahaan/pabrik kecil yang
dimiliki oleh keluarga mempunyai budaya, strategi
dan struktur perusahaan yang sangat berbeda
daripada perusahaan yang electronic commerce
yang baru mulai (strat-up electronic commerce
company).Sebagai hasilnya proyek yang diseleksi,
infrastruktur teknis dan peranan TInya untuk setiap
organisasi akan berbeda.
35
• Tim proyek seharusnya memahami baik variabel
teknis maupun organisasi sehingga proyek dapat
diluruskan secara tepat dengan struktur dan strategi
organisasi. Lebih lagi, pemahaman variabel
organisasi dapat menolong tim proyek memahami
iklim politik di dalam organisasi dan
mengidentifikasi resiko yang potensial dan issues
yang dapat merintangi proyek tadi.
36