Modul Dasar Manajemen dan Kepemimpinan

MODUL PERKULIAHAN
Dasar
Manajemen dan
Kepemimpinan
Pengendalian (Controlling)
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Dasar Manajemen
Tatap Muka
13
Kode MK
Disusun Oleh
420001
Andi Youna C. Bachtiar M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Pengendalian (kontrol) merupakan hal
yang sangat penting dalam melakukan
aktivitas suatu perusahaan.
Pemahaman mengenai pengendalian
dapat membantu perusahaan mencapai
tujuan.
Pembahasan
Fungsi pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses manajemen.
Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen.
Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini
merupakan hal yang saling mengisi, karena:
1. Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan.
2. Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada rencana.
3. Pelaksanaan rencana akan baik,jika pengendalian dilakukan dengan baik.
4. Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau
penilaian dilakukan.
Pengendalian (controlling) ini oleh para ahli didefinisikan sebagai berikut:
Earl P. strong
pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar
pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
Harold Koontz
Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja bawahan,agar rencana-rencana yang
telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.
Pengendalian merupakan salah satu fungsi yang penting diantara fungsi-fungsi
manajemen lain seperti perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, staffing, koordinasi,
monitoring, dan evaluasi. Adakalanya istilah pengendalian ini berkonotasi negatif karena
dinilai mengandung unsur-unsur pengekangan, pemaksaan, pengawasan, atau manipulasi.
Ada banyak definisi tentang pengendalian tentang pengendalian, diantaranya adalah
definisi pertama: Pengendalian ialah proses untuk menjamin (memastikan) bahwa perilaku
dan kinerja sesuai dengan standar-standar institusi, termasuk peraturan, prosedur dan
sasaran. Definisi kedua: Pengendalian ialah penggunaan kekuasaan (authority) untuk
menjamin pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Dibandingkan dengan fungsi manajemen lainnya, pengendalian sangat berkaitan
bahkan berinteraksi dengan fungsi perencanaan. Perhatikan beberapa fakta dibawah ini:

Perencanaan merupakan proses formal menyusun tujuan dan sasaran, strategi, taktik,
standard dan alokasi sumberdaya, pengendalian membantu memastikan bahwa
keputusan, tindakan dan hasil sesuai (konsisten) dengan rencana tersebut.

Perencanaan menetapkan perilaku dan hasil yang ingin dicapai, pengendalian
membantu memelihara atau mengarahkan kembali perilaku dan pencapaian hasil.
2015
2
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Para manajer dan karyawan tidak dapat merencanakan dengan efektif tanpa informasi
yang akurat dan tepat waktu, pengendalian memberikan banyak informasi penting
tersebut pada waktu yang diperlukan.

Perencanaan menunjukkan berbagai hal yang dapat dilayani oleh pengendalian,
pengendalian membantu memastikan bahwa rencana dilaksanakan sesuai dengan apa
yang dimaksud.
Peta konsep pengendalian:
1. Konsep Pengendalian
Pengendalian adalah pengaturan aktivitas organisasi agar elemen kinerja yang menjadi
target tetap berada pada batas yang dapat diterima.
Pengendalian menyediakan berbagai cara bagi organisasi untuk:

Beradaptasi dengan perubahan lingkungan
manajer mengendalikan perusahaan agar dapat beradaptasi dengan perubahan
lingkungan sehingga tujuan perusahaan tercapai.

2015
Meminimalisir akumulasi kesalahan
3
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dengan adanya pengendalian, kesalahan yang terjadi dapat ditekan seminim mungkin
karena telah tersedia batasan yang jelas

Membatasi kompleksitas organisasi
Perusahaan besar memerlukan sisitem yang canggih untuk menegakkan pengendalian

Untuk meminimalisasi biaya
Pengendalian yang baik dapat mengurangi pengeluaran perusahaan dan meningkatkan
produktivitas.
Jenis – jenis pengendalian berdasarkan area pengendalian:
1. Pengendalian sumber daya fisik
Meliputi manajemen persediaan, pengendalian peralatan, pengendalian kualitas.
2. Pengendalian sumber daya manusia
Meliputi seleksi & penempatan, pelatihan & pengembangan, evaluasi kerja, kompensasi.
3. Pengendalian sumber daya informasi
Meliputi ramalan penjualan & pemasaran, analisis lingkungan, relasi publik, jadwal
produksi, ramalan ekonomi.
4. Pengendalian sumber daya financial Meliputi hutang organisasi, penyediaan kas,
penagihan piutang.
Macam – macam pengendalian berdasarkan levelnya:
1. Pengendalian operasi
Pengendalian proses mengubah sumberdaya menjadi produk/jasa
2. Pengendalian keuangan
Pengendalian sumberdaya keuangan organisasi
3. Pengendalian piutang
Memastikan konsumen membayar hutang.
4. Pengendalian struktural
Memastikan setiap bagian organisasi berfungsi
5. Pengendalian rasio administratif
Memastikan biaya staf tidak berlebihan.
6. Pengendalian strategik
Memastikan seberapa efektif strategi yang dilakukan
Empat Langkah fundamental dalam setiap pengendalian, yaitu:
1. Menetapkan standar
Pengendalian harus diekspresikan dalam acuan yang dapat duikur
2. Mengukur kinerja
Ukuran kinerja harus valid. Kinerja karyawan dapat berbasis kuantitas dan kualitas
output.
2015
4
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
3. Membandingkan kinerja dengan standar Kinerja bisa lebih tinggi, lebih rendah, atau
sama dengan standar.
4. Menentukan kebutuhan koreksi
2. Pengendalian Operasi
Pengendalian Operasi Pengendalian operasi berkaitan dengan proses yang digunakan
organisasi
untuk
mengubah
sumberdaya
produk/jasa.
Tiga
bentuk
pengendalian
Operasional yaitu:
1. Pengendalian awal, Pengendalian awal berupaya memonitor kuantitas dan kualitas
sumberdaya sebelum proses memasuki organisasi.
2. Pengendalian selama proses, Berfokus pada standar kualitas dan kuantitas produk
selama proses.
3. Pengendalian setelah tindakan, Berfokus pada hasil setelah proses
3. Pengendalian Keuangan
Pengendalian Keuangan Adalah pengendalian atas sumberdaya keuangan seiring
sumberdaya ini mengalir ke dalam organisasi,dipegang oleh organisasi, dan
mengalir ke luar organisasi. Meliputi:

Pengendalian anggaran, Anggaran menyediakan acuan bagi pengukuran kinerja dan
dapat digunakan sebagai alat perbandingan antar departemen.

Laporan keuangan, Membuat neraca dan laporan laba/rugi yang merupakan rangkuman
kinerja keuangan organisasi selama 1 periode (1 tahun).

Analisis rasio, Perhitungan rasio keuangan untuk menilai kesehatan keuangan
organisasi.

Audit keuangan, terdiri dari audit eksternal dan audit internal.
Tiga Kategori anggaran yang penting untuk membantu mengelola fungsi pengendalian:
1. Anggaran keuangan, Rencana alokasi sumber kas yang akan digunakan sepanjang
periode kedepan.
2. Anggaran operasi, Berkaitan dengan rencana operasi
3. Anggaran non moneter, Anggaran bukan keuangan meliputi unit output, jam kerja
karyawan, jam kerja mesin.
4. Pengendalian Struktural
Dua bentuk pengendalian struktural

Pengendalian Birokratis, Pengendalian desain organisasi oleh pengaturan yang formal
dan mekanistis.
2015
5
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Pengendalian klan/kelompok bagian, kebalikan dari pengendalian birokratis.
5. Pengendalian Strategik
Pengendalian strategik secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, yaitu:
1. Aspek struktur
2. Kepemimpinan
3. Teknologi
4. SDM
5. Sistem pengendalian informasi
6. Mengelola Pengendalian
Mengelola Pengendalian seorang manajer harus dapat mengelola pengendalian agar
batasan yang dia buat tidak terlalu membebani karyawan dan membuat mereka tertekan
sehingga tercipta suasana tidak nyaman dalam bekerja. Jika suasana tidak nyaman ini
tercipta maka tujuan atau target perusahaan pun akan sulit tercapai. Langkah terbaik ialah
membuat pengendalian rasional yang tidak terlalu menyulitkan maupun terlalu memudahkan
sesuai dengan batas kemampuan optimal komponen perusahaan. Dengan pengelolaan
pengendalian yang baik diharapkan tujuan perusahaan dapat tercapai.
Pengendalian Pencegahan dan Korektif
Secara umum , pengendalian dikelompokkan menjadi dua yaitu:
1. Pengendalian pencegahan (preventive control),
Suatu mekanisme yang dimaksudkan untuk mengurangi kesalahan sehingga dapat
meminimalkan kebutuhan akan tindak koreksi. Beberapa contoh perangkat (tools) yang
akan digunakan pada pengendalian pencegahan antara lain peraturan, standar,
prosedur rekrutmen dan seleksi pegawai, pelatihan dan menerapkan fungsi program
pengembangan. Dalam konteks manajemen mutu, pengendalian pencegahan ini
dikelompokkan kedalam “perencanaan/perancangan mutu”. Menurut Juran (1988).
Manajemen mutu terdiri dari tiga pilar yaitu perencanaan mutu, pengendalian mutu, dan
perbaikan mutu (Trilogi Juran).
2. Pengendalian korektif (corrective control),
Merupakan bentuk umum yang digunakan untuk istilah “pengendalian” yang selama ini
dikenal. Pengendalian merupakan mekanisme yang dimaksudkan untuk mengurangi
atau menghilangkan perilaku atau hasil yang tidak diinginkan sehingga mencapai
kesesuaian dengan peraturan dan standar institusi. Dibandingkan dengan pengendalian
2015
6
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
korektif,
pengendalian
pencegahan
sering
lebih
efektif
dan
efisien.
Program
pengendalian korektif secara konvensional terdiri atas beberapa kegiatan sebagai
berikut:

Mengukur kinerja proses dalam menghasilkan produk atau jasa (bahan mentah,
produk antara, kondisi proses, produk akhir)

Membandingkan kerja proses dengan tujuan/spesifikas yang telah ditentukan
sebelumnya

Melakukan tindakan koreksi bila ada penyimpangan.
Proses pengendalian dilakukan dengan suatu urutan sistematis yang disebut
sebagai siklus umpan balik. Dalam bentuk yang paling sederhana, siklus ini dapat dilihat
pada gambar dibawah ini.
Siklus umpan balik pengendalian
Dari gambar diatas dapat dijelaskan urutan sistematis dari suatu proses pengendalian, yaitu:
1. Pengukur disebut juga sebagai sensor (instrument, panca indera manusia) untuk
merefleksikan kinerja nyata proses.
2. Penilai memperoleh hasil kerja nyata proses dari pengukur.
3. Penilai memperoleh informasi tentang tujuan/spesifikasi proses yang ingin dicapai,
selanjutnya penilai membandingkan kinerja nyata dengan sasaran/spesifikasi.
4. Penilai memberikan masukkan kepada penindak tentang kondisi yang terjadi.
5. Penindak mengambil langkah-langkah terhadap kondisi penyimpangan yang terjadi dan
memastikan
bahwa
kondisi
proses
kembali
kekinerja
yang
searah
tujuan/spesifikasi proses.
Contoh-contoh kegiatan pengendalian pencegahan dan pengendalian korektif:
2015
7
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dengan
1. Pengendalian pencegahan

Memperbaiki cara rekrutmen untuk memperoleh pegawai yang baik

Menyusun dan melatih Standar Operasional Prosedur (SOP) agar hasil kerja
pegawai baik dan seragam

Menyusun/menggunakan anggaran untuk memandu pengeluaran

Merancang kondidi proses agar tidak terjadi produk gagal atau cacat
2. Pengendalian korektif

Menegur pegawai yang ceroboh (kurang teliti)

Melakukan pengawasan ketat terhadap pegawai dalam melakukan kerja agar
hasilnya baik dan seragam

Melakukan pengetatan pengeluaran pada saat total pengeluaran mendekati batas
yang ditetapkan

Memisahkan produk yang gagal atau cacat dari produk yang memenuhi spesifikasi
Proses Pengendalian
Proses pengendalian adalah
1. Menetapkan standar dan patokannya.
Langkah ini meliputi standar dan ukuran untuk segala hal mulai target kerja yang harus
dicapai, penyelenggaraan kerja. Patokan ini dapat berupa peraturan, pembakuan,
instruksi, dan lain-lain. Agar langkah ini efektif standar ini perlu dirinci dalam bentukbentuk operasional, dipahami dan diterima oleh setiap individu pegawai.
2. Pengukuran hasil pelaksanaan (performance).
Langkah ini merupakan proses berkesinambungan, berulang-ulang (refetitif) dengan
frekwensi aktual sesuai dengan jenis aktivitas yang sedang diukur. Pada langkah ini kita
mengecek,
mengukur,
melihat
hasil
senyatanya
atau
juga
dapat
mengecek
pelaksanaanya.
3. Memperbandingkan antara pelaksanaan dan standarnya.
Langkah ini banyak hal merupakan paling mudah ditempuh dalam proses pengendalian,
sifat kompleksnya mungkin telah diatasi dalam langkah sebelumnya. Sehingga dalam
langkah ini tinggal membandingkan hasil yang telah dicapai dan telah ditetapkan
sebelumnya. Jika hasil sesuai dengan standar, maka dapat dikatakan bahwa segala
sesuatunya
berjalan
secara
terkendali.
Tetapi
mungkin
juga
terjadi
suatu
ketidaksamaan atau penyimpangan, ini merupakan feed back yang perlu diperbaiki.
4. Mengambil tindakan perbaikan.
2015
8
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Apabila hasil belum tercapai atau menurun, dan analisis menunjukkan perlunya diambil
tindakan. Tindakan ini dapat berupa penggandaan perubahan terhadap satu atau lebih
banyak hasil.
Langkah-langkah dalam proses pengendalian
Pengendalian manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
kinerja dengan sasaran perencanaan, mendesain sistem umpan balik informasi,
membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditetapkan, menentukan apakah
terdapat penyimpangan dan mengukur signifikansi penyimpangan tersebut, dan mengambil
tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara lebih efisien dan efektif guna
mencapai sasaran perusahaan.
Mockler (1984) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu:
1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titiktitik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja
tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi
dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan
rencana yang telah ditetapkan.
2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan,
sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat
diketahui lebih dahulu.
3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah
ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala
sesuatunya beada dalam kendali.
4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan
penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka
pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah
mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu
atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.
2015
9
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka

Abdul Halim, Achmad Tjahjono, Fakhri Husein Muh., Sistem Pengendalian
Manajemen, Edisi Pertama, Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2001
2015

Koontz, Harold. 1996. Manajemen Jilid 2. Jakarta: Penerbit Erlangga

Winardi, (1990). Asas-asas Manajemen. Bandung: Penerbit Mandar Maju

Hani Handoko (2003), Manajemen, BPFE Yogyakarta.

Louis A. Allen, 1963, Karya Manajemen, PT. Pembangunan, Jakarta.

Luthans, F. (1985). Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill Book Company
10
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id