Modul Dasar Manajemen dan Kepemimpinan

MODUL PERKULIAHAN
Dasar
Manajemen dan
Kepemimpinan
Pengendalian (Controlling)
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Dasar Manajemen
Tatap Muka
12&13
Kode MK
Disusun Oleh
420001
Andi Youna C. Bachtiar M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Pengendalian (kontrol) adalah salah
satu fungsi manajerial seperti
perencanaan, pengorganisasian,
pengaturan staff, dan mengarahkan.
Mengendalikan merupakan fungsi
penting dalam manajemen
Pemahaman mengenai pengendalian
(controlling)
Pembahasan
Pengendalian
Pengendalian (kontrol) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi
penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif
sehingga meminimalkan penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan
organisasi telah tercapai dengan cara yang baik.
Menurut konsep modern kontrol adalah tindakan meramalkan sedangkan konsep
awal pengendalian hanya digunakan ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen
berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif.
Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan
dengan manajemen, yaitu pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat bahwa segala
sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diadopsi, perintah yang
telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui
kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah dari berulang. Sedangkan menurut
Harold Koontz, pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk
memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan rencana yang dirancang untuk
mencapainya tercapai.Robert J. Mockler menyajikan definisi yang lebih komprehensif dari
kontrol manajerial, kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh
manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan,
rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan
mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa
manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling
efektif dan efisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.
Kontrol dapat didefinisikan sebagai “fungsi dari sistem yang menyesuaikan operasi
yang diperlukan untuk mencapai rencana tersebut, atau untuk menjaga variasi dari tujuan
sistem dalam batas-batas yang diijinkan”. Fungsi subsistem kontrol memiliki hubungan yang
erat dengan sistem operasi. Sejauh mana mereka berinteraksi tergantung pada sifat dari
sistem
operasi
dan
tujuannya.
Stabilitas
menyangkut
kemampuan
sistem
untuk
mempertahankan pola output tanpa fluktuasi yang besar. Kecepatan respon berkaitan
dengan kecepatan sistem dalam memperbaiki variasi dan kembali ke output yang
diharapkan.
Selanjutnya
Smith
(dalam
Soewartojo,
1995:131-132)
menyatakan
bahwa,
“Controlling“ sering diterjemahkan pula dengan pengendalian, termasuk di dalamnya
2015
2
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pengertian rencana-rencana dan norma-norma yang mendasarkan pada maksud dan
tujuanmanajerial,
dimana
norma-norma
ini
dapat
berupa
kuota,
target
maupun
pedomanpengukuran hasil kerja nyata terhadap yang ditetapkan. Pengawasan merupakan
kegiatan – kegiatandimana suatu sistem terselenggarakan dalam kerangka norma-norma
yang ditetapkan atau dalam keadaan keseimbangan bahwa pengawasan memberikan
gambaranmengenai hal-hal yang dapat diterima, dipercaya atau mungkin dipaksakan, dan
batas pengawasan (control limit) merupakan tingkat nilai atas atau bawah suatu sistem
dapat menerima sebagai batas toleransi dan tetap memberikan hasil yang cukup
memuaskan.
Dalam manajemen, pengawasan (controlling) merupakan suatu kegiatan untuk
mencocokkan apakah kegiatan operasional (actuating) di lapangan sesuai dengan
rencana(planning) yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan (goal) dari organisasi.
Dengandemikian yang menjadi obyek dari kegiatan pengawasan adalah mengenai
kesalahan, penyimpangan, cacat dan hal-hal yang bersifat negatif.
Dari berbagai pengertian tentang pengawasan yang telah disebutkan, dapat
diketahui jelas bahwa pengawasan berorientasi kepada tujuan perusahaan, perencanaan
dan pelaksanaannya. Pengawasan berupaya membetulkan kesalahan arah, untuk
dikembalikanpada jalur yang benar. Pengawasan men-cek apakah pekerjaan yang
dilaksanakan telahsesuai dengan arah tujuan yang sudah ditetapkan. Pengawasan meliputi
aspek penelitianapakah hasil yang dicapai telah sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Pengawasanuntuk mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan
bawahan sesuaidengan kebijaksanaan pimpinan.
Fungsi pengawasan atau yang lebih dikenal dengan Controlling tidak dapat berdiri
sendiri, melainkan selalu terkait dengan fungsi-fungsi manajemen yang lain yang
palingsederhana yaitu Planning, Organizing dan Actuating. Empat elemen dasar dalam
sistem kontrol:

Karakteristik atau kondisi yang akan dikontrol

Sensor

Komparator

Aktivator
terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga hubungan yang konsisten satu sama lain
dalam setiap sistem.
Elemen pertama adalah karakteristik atau kondisi dari sistem operasi yang akan
diukur. Karakteristik dapat berupa output dari sistem dalam tahap pemrosesan atau mungkin
suatu kondisi yang merupakan hasil dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah
2015
3
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dasar para jam kerja guru atau keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada
ujian nasional adalah contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.
Elemen kedua kontrol adalah sensor, merupakan sarana untuk mengukur
karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem kontrol pengukuran kualitas dapat
diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.
Elemen ketiga kontrol adalah komparator, menentukan kebutuhan koreksi dengan
membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang telah direncanakan. Beberapa
penyimpangan dari rencana adalah biasa dan diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi
yang dapat diterima tindakan korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan
pencegahan yang menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.
Unsur keempat kontrol adalah aktivator, adalah tindakan korektif diambil untuk
mengembalikan sistem ke output yang diharapkan. Contohnya adalah seorang karyawan
diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala
sekolah yang memutuskan untuk membeli buku-buku tambahan untuk meningkatkan
kualitas siswa. Selama rencana dilakukan dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif
tidak diperlukan.
TUJUAN PENGENDALIAN

Supaya proses manajemen berjalan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah
direncanakan.

Supaya dapat melakukan tindakan perbaikan (corective) dengan cepat bilamana terjadi
penyimpangan di dalam proses manajemen.

Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.
Proses pengendalian dilakukan secara bertahap dengan langkah-langkah berikut:
1. Menentukan Standar-standar yang Akan Digunakan Dasar Pengendalian
2. Mengukur Pelaksanaan Atau Hasil Yang Telah Dicapai
3. Membandingkan
Pelaksanaan
Atau
Hasil
Dengan
Standar
Dan
Menentukan
Penyimpangan Bila Ada
4. Melakukan Tindakan Perbaikan, Jika Terdapat Penyimpangan Agar Pelaksanaan Dan
Tujuan Sesuai Dengan Rencana
Karakteristik dari pengendalian, antara lain :

Pengendalian merupakan proses yang berkesinambungan

Pengendalian adalah proses manajemen

Pengendalian tertanam di setiap tingkat hirarki organisasi

Pengendalian bersifat memandang kedepan
2015
4
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Pengendalian terkait erat dengan perencanaan

Pengendalian adalah alat untuk mencapai kegiatan organisasi

Pengendalian merupakan proses akhir

Pengendalian membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan
Jenis Pengendalian

Membandingkan kinerja aktual vs standar
Tindakan korektif = kinerja yang diharapkan –kinerja aktual.

Mengevaluasi hasil dan tindakan korektif yang diperlukan.
Semakin besar perbedaan antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja aktual berarti
semakin besar tindakan korektif yang diperlukan. Management by exception, yaitu
memfokuskan perhatian manajemen pada situasi yang menunjukkan kebutuhan korektif
yang paling besar.
Jenis-jenis Pengendalian

Feed Forward Control
Pengendalian feed forward(pendahuluan) didesain untuk mengantisipasi masalah yang
mungkin muncul dan mengambil tindakan pencegahan. Pengendalian ini memastikan
bahwa tujuan dan sumberdaya yang tepat telah disediakan sebelum pekerjaan dimulai.
Misal: pemilihan supplier yang andal untuk menghindari rendahnya kualitas bahan baku

Concurrent Control
Pengendalian concurrentberfokus pada apa yang terjadi selama proses kerja
berlangsung.Pengendalian ini memonitor kegiatan yang sedang berlangsung. Jika terjadi
2015
5
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
kesalahan maka diperbaiki pada saat kegiatan itu berlangsung. Misal: mesin yang rusak
pada saat proses produksi segera diperbaiki

Feedback Control
Pengendalian feedback(umpan balik) dilakukan setelah kegiatan selesai.Pengendalian
berfungsi memberikan umpan balik yang dapat digunakan untuk membuat rencana
masa depan yang lebih baik.Misal: respon positif/negatif pelanggan digunakan sebagai
bahan rekomendasi untuk perbaikan di masa depan.
Strategi Pengendalian Manajerial ada 2, yaitu:

Internal Control
Pengendalian internal mendorong individu dan kelompok untukmelakukan kedisiplinan
dan pengendalian sendiri dalam rangka memenuhi tuntutan pekerjaan.Penerapan
strategi pengendalian internal memerlukan tingkat kepercayaan yang tinggi. Jika para
bawahan dibiarkan untuk bekerja sendiri, manajer harus memberi kesempatan pada
mereka untuk menjalankan pekerjaannya.

External Control
Pengendalian eksternal dilakukan melalui pengawasan langsung maupun sistem
administratif formal seperti aturan dan prosedur.Melalui pengawasan langsung, manajer
berinteraksi dengan bawahan dan dapat memberikan saran untuk hal-hal yang
memerlukan perbaikan. Pengendalian eksternal dapat memanfaatkan sistem dan
teknologi informasi, misalnya mesin berbantuan komputer untuk mengendalikan situasi
tertentu.
2015
6
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Membuat Pengendalian Efektif dengan cara : berorientasi pada strategi dan pencapaian
tujuan,
mudah
penyimpangan,
dipahami,
fleksibel,
berorientasi
mendukung
pada
sistem
ketepatan
dan
pengendalian
responsif
internal,
terhadap
mendukung
pengembangan dan peningkatan serta meminimalkan peran hukuman, adil dan objektif.
2015
7
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
2015

Winardi, (1990). Asas-asas Manajemen. Bandung: Penerbit Mandar Maju

Hani Handoko (2003), Manajemen, BPFE Yogyakarta.

Louis A. Allen, 1963, Karya Manajemen, PT. Pembangunan, Jakarta.

Luthans, F. (1985). Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill Book Company
8
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar, M.Ikom
PusatBahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id