Modul Dasar Manajemen dan Kepemimpinan

MODUL PERKULIAHAN
DasarDasarManajemen
Perencanaan
Fakultas
Program Studi
Ilmu Komunikasi
Dasar Manajemen
Tatap Muka
04
Kode MK
Disusun Oleh
420001
Andi Youna C. Bachtiar M.Ikom
Abstract
Kompetensi
Perencanaan adalah proses
manajemen bertalian dengan
usaha melihat kedepan, menilai
peristiwa yang akan terjadi dimasa
yang akan datang dan bersiap
untuk menghadapinya.
Pemahaman tentang proses
perencanaan, arti pentingnya
perencanaan dan bentuk-bentuk
perencanaan
Pembahasan
Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah proses manajemen bertalian dengan usaha melihat kedepan,
menilai peristiwa yang akanterjadi dimasa yang akan datang dan bersiap untuk
menghadapinya.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah “planning is the selecting and relating
of factand the making and using of assumptionregarding the future in the visualization
andformulating
of
proposed
activities
believed
necessary to achieve desired result”. Perencanaan
adalah
proses
mendefinisikan
tujuan
organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan
merupakan
proses
terpenting
dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan
fungsi-fungsi lain yaitu pengorganisasian, pengarahan,
dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan.
Dari sini kita dapat menangkap hakikat manajemen yang diungkapkan oleh George
R. Terry ialah apa sesungguhnya yang direncanakan, itu yang harus dicapai. Maka dari itu
perencanaan harus silakukan sematang mungkin agar saat pelaksanaanya dapat berjalan
sebaik mungkin.
Prinsip manajemen sendiri merupakan suatu dasar yang dijadikan pemikiran
bersama untuk pedoman kerja yang sifatnya utama atau pokok dan tidak boleh diabaikan
oleh setiap manajer dan pimpinan. Dan pada saat pelaksanaan prinsip tersebut tidak
persifat kaku tetapi luwes, yaitu bisa saja diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan merupakan suatu dasar dari fungsi lain dalam manajemen untuk
melakukan penyusunan langkah-langkah untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Melakukan perencanaan tadi merupakan suatu kegiatan mempersiapkan segala kebutuhan,
memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan apa
saja kegiatan yang akan dilakukan.
Proses perencanaan itu pada hakekatnya merupakan proses penentuan tujuan,
penerjemahannya
yangsemuanya
kedalam
strategi,
mengandung
unsur
kebijaksanaan
manfaat.
dan
program/taktik
Perencanaan
organisasi,
adalah
proses
berkesinambungan yang mencerminkan dan menyesuaikandengan perubahan yang terjadi
2014
2
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dilingkungan sekitar setiap organisasi. Perencanaan yang baik mempertimbangkan kondisi
mendatang, kegiatan yang akan dilaksanakan serta periode rencana dibuat saat ini.
Kebutuhan perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi, yaitu pada :

Manajemen puncak
Mencakup perencanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi

Manajemen bawah
Mencakup perencanaan jangka pendek danpada kelompok kerja/unit
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan
keterangan kongkret.
Proses Perencanaan
Berdasarkan tahap perencanaan, maka dapat dibagi menjadi 4 yaitu:
a. Menentukan tujuan dan serangkaian tujuan
b. Merumuskan keadaan saat ini
c. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
d. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa
ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan
sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan
diperoleh.
2014
3
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan
(Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya
untuk ditentukan mana yang digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam
pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar
tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan
efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada
dengan
cara
mengawinkan
sitesa
dari
kemungkinan-kemungkinan
tersebut.
Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
Jenis – Jenis Rencana
Rencana dapat dibagi sebagai berikut:
1. Menurut waktu:
 Rencana jangka panjang meliputi waktu lebih dari 5 tahun
 Rencana jangka menengah meliputi waktu 1 – 5 tahun
 Rencana jangka pendek meliputi waktu 1 tahun atau kurang.
2. Menurut lingkup :
 Rencana strategi: Lingkup luas, komprehensif, jangka panjang, arahan.
 Rencana operasional: Lingkup terbatas, bertalian dengan sumber daya dan kegiatan
implementasi rencana strategi.
3. Menurut penggunaan :
 Beberapa kali: Menjadi pedoman kegiatan pada berbagai situasi.
 Satu kali untuk menanggulangi masalah unik.
Perencanaan Strategis, dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana
strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan
oleh manajemen puncak. Perencanaan Taktis, rencana taktis diturunkan dari misi dan
rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan
bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan
biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah. Sedangkan rencana operasional
merupakan tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana
2014
4
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak
melibatkanmanajemen tingkat bawah. Rencana operasional berisikan rencana tunggal untuk
aktivitas tidak berulang, contoh:program, proyek, dan anggaran. Dan rencana standing
untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
Bentuk-bentuk Perencanaan
1.
Rencana Global (Global Plan) Analisa penyusunan recana global terdiri atas: – Strenght
yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan – Weaknesses,
memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan. – Opportunity
yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi – Treath yaitu tekanan dan
hambatan yang dihadapi organisasi
2.
Rencana Strategik (Strategic Plan) Bagian dari rencana global yang lebih terperinci.
Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai
rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya
dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan
proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategik
ini yaitu :
a. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
b. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
c. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3.
Rencana Operasional (Operational Plan) Rencana ini meliputi perencanaan terhadap
kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. – Rencana sekali pakai
(single use plan) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan
dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan
pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan. – Rencana Tetap (Standing
Plan) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan
situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
Manfaat dan Hambatan dalam Perencanaan
Manfaat Perencanaan, antara lain:

Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama

Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
2014
5
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id

Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat

Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana
Hambatan perencanaan, antara lain:

Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

Perencanaan cenderung menunda pekerjaan.

Perencanaan mungkin terlalu membatasi situasimanajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi.

Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual
dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
Keterbatasan Perencanaan
Beberapa faktor pembatas perencanaan adalah:
a. Fleksibilitas
Yakni kemampuan untuk mengatakan perubahan atau penyesuaian terhadap situasi
yang berubah, baik ditinjau dari sudut fleksibilitas pembuat rencana maupun fleksibilitas
rencana itu sendiri. Karena itu, dituntut adanya kesiapan atau jalan keluar apabila
rencana yang disusun ternyata dalam pelaksanaanya mengalami hambatan.
b. Biaya
Yakni biaya yang dikeluarkan untuk penelitian penelitian pendahuluan maupun untuk
peramalan situasi mendatang. Dalam hal ini biaya yang dikeluarkan tidaklah kecil.
c. Waktu
Waktu yang tersedia untuk menyusun rencana pada umumnya sangat terbatas.
d. Rencana
Dibuat berdasarkan data waktu lampau dan asumsi-asumsi tentang masa mendatang.
Contoh dari perencanaan dalam bidang penjualan :
2014
6
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Apple expected to begin selling iPhone 6 in China on October 10
Reports from the People's Republic of China indicate that Apple is preparing to
introduce iPhone 6 and iPhone 6 Plus on October 10, following final approval from the
Ministry of Industry and Information Technology.
A series of reports from China have pointed to iPhone 6 sales beginning on Friday,
October 10. The date was most recently supported by a store preparation timeline
presented to retail employees in an internal training course.
The information points to product readiness and employee training that begins
October 7 to support initial sales three days later.Lower carrier subsidies will appear to
make iPhone 6 cheaper. In the report by TechWeb, the 4.7 inch iPhone 6 was reported
to be priced starting at 5288 yuan ($863, the same starting price as last year's iPhone
5s), while the 5.5 inch iPhone 6 Plus is expected to start at 6288 yuan
($1026).However, a report by Bloomberg stated that under pressure of Chinese state
regulators, carriers were lowering subsidies for new phone buyers.Black market iPhone
6 units have been smuggled into the country to sell for twice the price, at around
$1,900, while iPhone 6 Plus models can fetch as much as $3,250. The most popular
colors are gold and space grey, which can command up to a $500 premium. Apple
waiting for final certifications and approvals.The two new models achieved China
Compulsory Certification last week, but reportedly still needed network access licenses
before they can go on sale.
Dari contoh diatas terlihat bahwa sebelum produk diluncurkan di pasar Cina,
maka Apple terlebih dahulu membuat perencanaan, yaitu dengan mengadakan
program training product knowledge bagi para sales agar memiliki pengetahuan akan
produk iPhone 6, menyiapkan dan memastikan izin dari produk tersebut.
2014
7
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
 Manullang, M. 1987. “Dasar-DasarManajemen”. Jakarta: Ghalia
Indonesia
 Reksohadiprodjo, S. 1990. “Pengantar Manajemen”. Jakarta: Universitas
Terbuka
 Terry, G. R. dan Leslie, W.R. 1992.“Dasar-Dasar Manajemen”. Jakarta:
Bumi Aksara
 Wijayanti, I. D. S., “Manajemen”. Yogyakarta: Mitra Cendikia
Website :
 Artikel tentang apple
http://appleinsider.com/articles/14/09/27/apple-expected-to-begin-sellingiphone-6-in-china-on-october-10
2014
8
Dasar Manajemen dan Kepemimpinan
Andi Youna C.Bachtiar
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id